采购基础知识培训
? 采购的定义和组织架构
? 采购部门的划分
? 采购部管理总纲
? 采购工作流程
? 采购方式
·采购相关资料
一、采购的定义人员分配
所谓采购，是指根据不同的业务需求,接受采购申请书后,从公司外筹备品种的一切行为，公司目前有两中采购方式:1、货款交易的方式，即直接付款；2、置换/易货（以物易物）的方式。
采购部架构图和岗位人员分配
二、采购部管理制度
二、采购部的级别划分及工作分配
采购副总（负责采购中心的整体业务，包括产品采购、年度计划、预算等）
部门经理（负责本部门的各项事务，包括产品采购，供应商付款，协议谈判等等）
部门主管（辅助部门经理管理本部门的业务，包括产品采购，付款及协议谈判等）
采购员 （主要负责产品的采购，价格信息的搜集，整理，反馈及日常工作）
采购内勤（负责部门的日常工作，如安排供应商对帐，各种资料的完备等）
采购部门的划分
根据供应商的企业规模、企业性质和区域，采购部划分为：1终端品种配（补）采购（药店、门诊、医院）；2协议产品采购（负责工业生产、代理商的协议）；3商业采购（负责商业调拨和医院品种）：4品种剂型采购：片剂，颗粒剂，针剂，口服液等。
三、 采购部管理总纲
（一）、采购员工守则
（二） 、采购员职责
1、按照《合同法》和GSP有关要求签订合同。
2、洁身自律，廉洁奉公，杜绝腐败。
*3、严格按公司制订的存销比库存：A类20天、B类30天、C类45天，以最快的速度进货，并进行有效比价，确保品种购进的最低成本并保证品种的满足率。
4、每天整理因某种原因不能及时到货的缺货品种计划，要进行快速补货，满足客户需求。
5、积极主动与销售中心相互传递市场信息，监控所管购进品种的销量与售后的毛利率。
*6、及时处理库存管理部提出的近效期、不合格、滞销品种，确定处理意见，当月处理应达80%，避免造成损失。对因人为因素造成的损失按比例赔偿。
*7、维护好与供应商的关系，并协助采购部经理做好供应商的管理和服务工作，争取最好的资源。不定期配合营销中心举行产品促销会及推广会。
（三）、 采购管理部职责
8、每星期与营销部开票区域主管进行两次集中的信息交流会。同时每天的信息及时传递，确保信息通畅。对工作中出现的问题要及时反应，并由购进管理部经理将出现的问题汇总分析，寻求解决方案。
9、每月制订一份重点品种推荐表，配合营销部进行有力促销。
*10、主动了解市场信息，分析不同地区的用药习惯，分析竞争对手的优势品种和特色品种，取长补短，积极引进新品种，为销售的持续增长奠定基础。
*11、合理利用资金，降低资金风险，力争供应商最优惠的付款政策。
*12、根据库存的进销存情况，按照合同约定的付款时间、付款方式，按照公司规定格式认真填制付款申请单。
13、协助采购部经理进行商品销售价格（指导成本价、预估返利、整件价、零
14、配合质量部收集供应商资料。（供应商证照、法人授权委托书、身份证复散价）的制定和维护。配合物价员收集商品物价资料。印件、质量保证体系表等）
15、认真记好工作日记，内容包括当天合同签订情况/到货情况/付款情况/临时利/促销情况等一些主要业务活动返。
（四）、采购部管理制度
(五)采购部权限
1、采购经理权限
领导公司采购中心商品供应与管理工作，领导部门规划和年度采购供应计划管理工作，完成采购任务目标，深入了解市场状况，建立长期代理商（二级经销商）关系，树立公司品牌形象
协助副总经理制订营销战略规划，为重大营销决策提供建议和信息支持
领导部门员工完成库存管理、合同管理、供应商管理、应付帐款管理等工作
参与执行公司引进新品开发工作
负责业务部内部的组织管理
经营工作过程中的质量管理
完成总经理、副总经理交办的其他任务
权力：商品采购计划决定权
库存商品调整决定权
应付帐款决定权
2、采购员权限
协助业务部经理制定年度采购供应计划
搜集供应产品相关行业技术质量信息、市场供应信息，为部门或公司供应决策提供建议
根据公司年度采购供应计划，组织产品采购供应
根据采购计划、市场需求合理采购商品，加强对商品库存的管理，避免积压或短缺
完成业务部经理交办的其他工作任务
权力：部门采购供应计划的建议权
对供应商（生产企业）产品质量的考核、监督权
对供应商（生产企业）相关信息的反馈权
对商品库存管理控制的建议权
3、采购内勤责权
辅助部门人员组织商品购进工作，并进行部门内协调，跟踪库存及合同运行状况，对供应商资料进行管理。
协助部门经理、采购员制订购进计划。
协助协助进行供应方的沟通与关系维护，进行应付账发票管理与传递。
完成采购中心经理交办或的其他工作任务。
权力：采购中心流程制度修改的建议权。
4、库存管理员责权
协助部门经理、采购员制订购进计划
加强对商品库存分类的管理，避免积压或短缺
协调质量部、财务部、储运部等强化对在库商品质量管理，
协助采购人员做好促销、退厂工作
完成采购部经理交办的其它工作任务
权力：部门采购供应计划的建议权
对供应商（生产企业）产品质量的考核、监督权
对供应商（生产企业）相关信息的反馈权
对商品库存管理控制的建议权
5、合同管理员责权
负责控制和监督供应合同履行
根据公司年度采购供应计划，协助业务部经理组织产品采购供应
参与对供应商的谈判，拟订采购供应合同并在授权范围内的合同签订，负责供应合同的履行和产品采购供应实施
协助部门经理、质量部门以及相关组织对供应商（生产企业）资质认证和综合能力考评，确保供应产品质量标准，协助业务部经理建立供应管理体系
协助供应商（生产企业）对来往账，库存商品的跟踪处理，负责建立良好的供应关系
建立供应（供应商、生产企业）管理档案、质量档案、购进合同（结算）台帐管理等，提出供应管理改进方案
协助业务经理、供应商（生产企业）做好药品招投标工作
（六）、采购部考核表
采购经理考核表(____月份)
表1
总经理： 被考核人：
采购经理: 被考核人:
采购部内勤(合同.库存员)考核表(_____月份)
表3
采购经理： 被考核人：
采购部入库员考核表( 月份)
表4
采购经理： 被考
（七）、采购部报表
09年 月采购周报表
自 日至 日止
采购付款计划表 填表日期： 年 月 日
采购经理 财务经理 总经理 财务总
四、采购部主要工作流程
? 一、采购购货流程
二、采购付款流程和调价流程
? 三、新品审批流程
? 四、新增供应商流程
? 五、入库验收流程
? 六、进货退出流程
采购计划的整理
? 整理缺货划前，应查询要采购品种的当前库存及近期销售情况，结合供应商的政策和当前市场情况进行采购，还要考虑到产品是否受季节影响，产品的原料情况，因为这些因素会影响到产品的涨、降价。另外许多知名企业，他们会有规律性的做一些促销活动，所以在采购的时候一定要考虑全面，从而使我们的产品能快速，有利的周转。
产品采购及合同的签定
? 跟供应商要货时要注意的几项内容：
? 一、产品的价格是否有变动？涨价？降价？怎么办？
? 二、产品的生产批号怎样，批号过老是否会直接影响销售？
? 三、考虑在途时间，时间过长会不会产生断货？
? ……
? 签定合同时需要注意的几点：
? 一、合同双方全称、地址、开户行、帐号以及收货人和联系电话要写准确；
? 二、到站要写清楚，以免因下站费引起纠纷；
? 三、如是预付款来的货，一定要注明到货时间及责任，尤其是新开发的户，另外要时刻关注发货情况。
图一购物流程
采购付款流程
? 采购人员做付款计划（要求有月计划、周计划，并注意：应付余额、当前库存金额、有无增值税票、应收返利及临时政策金额、资料是否齐全、预计要货计划，产品政策，产品有无质量问题等）
? 部门经理审核
? 采购总监批准（根据公司资金情况合理安排）
? 财务审核（应付和税票及其他账务问题）
? 出纳付款（承兑（3个月或6个月）、汇票/电汇、转账支票、现金）
调价（补差价）流程
市场需要，供应商调价、促销，处理近效期品种等。
品种的规格，数量（库存数、调价数）要清楚。
新品审批流程
? 有新品采购时走此流程：
? 采购员写申请（产品的价格、产地、规格、主销售区域、销售量、产 品优势、付款方式、产品政策及协议量）
? 部门经理批准
? 采购副总批准
? 质量部门批准
新增供应商审批流程
? 采购员申请（供应商的名称、经营范围、经营方式、预计采购的品种、付款方式、协议政策）
? 部门经理批准
? 采购副总批准
? 质量部门批准
货到验收入库流程
? 货到验收时，要注意检查资料（随货同行，检验报告等）是否齐全，首营的供应商及产品尤其应该注意，打开包装时还要注意是否有少装现象，如有包装破损或短少应及时和供应商联系。另外进口产品必须带有检验报告。
? 有新品采购或产品有价格变动时，采购人员要及时调整价格，以免影响销
? 售。
进货退出流程
? 当有库存过大，挤压破损，批号过老，质量问题等因素产生时需要走此流程：
? 采购员打印进货退出单
? 采购总监签字核实（退货原因）
? 厂家打收条
? 财务盖章结算（核实单价，是否有应付帐）
? 厂家凭单据提货（凭白联单据提货）
? 备注：若是以物流形式退回厂家的情况必须要厂家的收条
采购员制单——采购经理审核——保管员出库——验收员复核——退回供应
‖ 财务审核
五、采购方式
目前主要的采购（联系）方式有三种：电话或网络采购、上门求购和供应商推销。其中我们以电话采购最为普遍，它适用于长期合作的供应商或自己没有销售人员的供应商；上门求购多用于商业采购，可以直接到供应商的仓库去看他们的优势产品，以便直接采购；供应商推销适用于新客户，通常这样的情况我们要看他们的产品是否适合我们的销售网络，更多的是进行政策方面的谈判，一般不会当场成交。
六、采购有关的相关资料和常识
? 一、首营企业所必备的资料有：
首营相关资料
1. 企业法人营业执照副本复印件（有工商部门最新年检印章）
2. 药品生产或经营许可证副本复印件（有变更事项内容）
3. GMP证书复印件
4. 企业组织机构代码证复印件
5. 企业税务登记证复印件
6. 法人委托书原件（对业务员的委托和对品种的委托）
7. 被委托人身份证复印件
8. 被委托人推销员证（外埠推销员要学历证或上岗证）
9. 供货企业质量保证体系调查表
10. 质量保证协议或购销合同
11. 医疗器械生产（经营）许可证（可选）
12. 随货同行单样本
13. 药品生产批件复印件
14. 药品注册批件复印件
15. 药品商标注册证书复印件
16. 药品质量标准复印件
17. 药品质量标准批件复印件
18. 新药证书复印件
19. 产品中小包装、标签批件复印件
20. 产品中小包装、说明书、标签原件及复印件
21. 样品
22. 省级药品检查报告书复印件
23. 首批进货产品出厂检验报告书（同批号）
24. 相关物价文件
首营企业需要资料
1. 供货单位生产（经营）许可证
2. 企业法人营业执照
3. GMP(GSP)达标证书
4. 产品质量保证协议书
5. 法人授权委托书
6. 业务员身份证复印件
7. 业务员上岗证
8. 质量保证体系调查表、合格供货方档案表
9. 组织机构代码证
10. 税务登记证
首营品种需要的资料
1. 当地物价批文
2. 批准文号
3. 质量标准
4. 包装备案
5. 产品说明书、标签
6. 同批号检验报告单
7. 生产批件（有效期内）
8. 条形码
9. 样盒
10. 省、市检验报告单
说明：以上资料（复印）都必须加盖供货企业红色公章
? 二、什么是GSP和GMP认证证书？
? GSP认证证书是药品经营质量管理规范认证证书；
? GMP认证证书是药品生产质量管理规范认证证书