第四章 采购部工作手册
第一节 概述及组织机构
一、 概述
采购部是负责编制酒店各部门物品物料的采购预算、计划和采购等工作的重要后勤保障部门，对采购成本及采购资金进行严格控制，并保证酒店各部门物品物料的正常运行。结合本酒店实际，特制定此工作手册。
二、组织机构
第二节 职位说明及岗位职责
一、采购经理
岗位名称：采购经理
直接上司：总经理
管理对象：采购员、司机
具体职责：
1.根据酒店各营业部门物资要求及消耗情况，编制酒店全年度的采购预算和采购计划，报总经理批准以后组织实施，确保各项采购任务的完成。
2.建立完整的采购档案保存制度（包括供应商资料档案、供应商质量信誉档案、物品的价格资料档案）
3.负责与仓库联系，及时处理产品的质量问题，协调督促供应商及时送货。
4.协助上司比较供应商的报价和整理供应商资料。
5.搜集各类采购物料的样板和安排供应商的示范工作。
6.配合仓库对物品进行验收，确保物品符合申购的要求。
7.对供应商的各种单据进行审核和整理。
8.负责部属人员的思想、业务知识培训，开展员工的职业道德、法制观念教育，完成上级分配的其它工作。
素质要求：
1.基本素质：遵纪守法，有协调能力；有责任感，不以权谋私，保守业务机密。
2.自然条件：年龄25岁以上，品貌端正，待人和蔼、
3.文化程度：中专以上。
4.语言能力：国语流利。
5.工作经验：具备3年以上酒店工作经验，两年以上采购工作经验。
6.特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。
二、采购员
岗位名称:采购员
直接上司：采购经理
管理对象：无
具体职责：
1.了解各营业部门物品需求及各类物品市场的供应情况，掌握财务部对各种物品的采购成本及采购资金的控制要求，熟悉了解各种物品的采购计划。
2.了解部门和仓库各类物品的消耗情况，根据采购计划，对各种物品进行价格调查。
3.搜集市场上各类物质的价格信息，作好资料的存档工作。
4.协助仓库作好物质的验收工作，对质量不合格价格不符的产品给予退货。
5.与有关供应商作好积极的沟通，保持良好的合作关系。
6.严格执行酒店财务制度，遵纪守法，不索贿，不受贿，在平等互利的下开展业务工作。
7.完成上级分配的其它工作任务。
素质要求：
1.基本素质：遵纪守法，不以权谋私，不假公济私。
2.自然条件：年龄在25岁以上，品貌端正，身体健康。
3.文化程度：高中以上学历。
4.语言能力：国语流利。
5.工作经验：具备2年以上酒店采购工作经验。
6.特殊要求：对工作认真负责，勇于克服困难。
三、司机
岗位名称：司机
直接上司：采购经理
管理对象：无
具体职责：
1.钻研业务，熟悉车辆性能，对负责车辆进行日常维护，保持车辆整洁，保证车辆良好的状态。
2.坚守岗位，遵守行车制度，遵守值班制度，听从行政办指定车辆调度人员安排。
3.提前5分钟到达调车指定地点。
4.主动为乘客服务，严格遵守保密规定，对乘客谈话做到不介入，不传播。
5.本着努力为酒店节省费用的原则，凡属于自行保养的(如换机油等)要及时自行做好。
6.每天上岗检查所分管车辆的车况，认真擦洗，随时做好出车准备。
7.车辆有故障要及时向直接上司报告，填写《车辆维修申请单》，领导审批后到指定厂家维修，严禁开带病车上路。
8.严格执行交通安全法规和有关条例，确保安全行车。
9.严格执行酒店关于在岗人员仪表着装规定，执行《酒店司机及车辆管理规定》，优质高效完成出车任务。
10.认真填写用车报表，做好行车记录。
素质要求：
1.基本素质：有信任感，有责任心。
2.自然条件：年龄22岁以上，身体健康，仪表端庄。
3.文化程度：高中以上。
4.语言能力：普通话流利。
5.工作经验：五年以上驾龄，持B型驾驶执照，熟悉周边的交通地理。
5.工作经验：具备3年以上酒店工作经验，两年以上采购工作经验。
6.特殊要求：熟悉采购程序和采购内容。
第三节 工作程序及标准
一、采购工作程序及标准
（一）入库物品的采购工作流程及标准：
1.入库物品的采购申请
营业部门根据本部的日常经营需要，由申请人填写《采购申请单》，并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量、品牌及参考价等。部门负责人对所需采购物品签字确认，必要时对采购物品进行删减和增补。《采购申请单》一式四联，一联作采购物品用、一联作验收凭据．一联作仓库备查、一联作部门备查；仓库根据本月的仓库物质库存情况和营业部门月用货量情况、由仓库保管员填写采购申请单，并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量、品牌及参考价等；仓库负责人对营业部门或仓库所下的采购申请单进行初步审核并签字，对于仓库有存货的物质或代替品知会各申请部门，将《采购申请单》的分类整理归档；
2.入库物品的采购审批
采购员或采购主管每天到仓库拿取《采购申请单》，将仓库和营业部门的《采购申请单》分类整理，并在《采购申请单》上注明供应商名称，没有供应商的注明原因，并检查所有所需采购是否有参考价，没有参考价的注明参考价；
3.入库物品的采购实施
采购员或采购主管对经总经理审批后的《采购申请单》进行采购有固定供应商的，应书面通知供应商供货，并按照供应商与酒店物价小组签订的合同对供应商的供货期限进行跟踪，务必使供应商及时送货；
对于没有固定供应商送货的日常用品等由采购员或采购主管组织采购，并在《采购申请单》下达2－－3天内完成采购。
4.入库物品的采购验证
供应商或总办采购部购回物品，由仓库通知验货部验货，验货部及时组织验货人员按照供应商提供的样品或验收标准、《采购申请单》、有关供货合同等对所到货物进行验收。验收合格品入库；
对于验收不合格物品由采购部与供应商协调退货，并对退货品种以书面记录，作为对供应商考核的依据。
(二)直拔物品的采购工作流程及标准：
1.直拔物品的采购申请：
直拔物品包括蔬菜类、海鲜类、肉类、部分餐料等；
部门申请人根据每天用货情况和部门仓库的库存情况填写《采
购申请单》，并详细注明所需采购物质的名称、规格、数量等；
于当天下午8：00交给行政总厨；
行政总厨对《采购申请单》进行检查，必要时作删减和增补并
签字确认后于当日下午9：00之前交给部门经理审批。
2.直拔物品的采购审批：
部门经理对行政总厨的审核过的《采购申请单》进行审批。
3.直拔物品的采购实施：
部门申请人将经部门以理签字后的《采购申请单》于当日
下午9：30之前交采购部作为第二天供应品种。
4.直拔物品的采购验证：
各供应商到货时间
员工食堂蔬菜、肉类及餐料供应商到货时间为：每天上午8：30
中餐肉禽类供应商到货时间为：每天上午9：00
中餐海鲜类供应商到货时间为：每天上午9：30
中餐蔬菜类供应商到货时间为：每天上午9：30
供应商到货，由部门申请人通知验货部验收，对于验收不合格品种予以退货，并作好相关的退货记录作为对供应商考核依据。
(三)临时物品采购工作程序
1.临时物品的采购申请：
临时采购物品必须是在营业部门运行过程中的某些突发需求（包括客人的某些需求和酒店本身产生的突发需求，例工程维修配件等）
部门申请人详细填写《采购申请单》，注明所需采购物质的名称、
规格、数量等
2.临时物品的采购审批：
部门负责人签字审核，检查所需采购物品的名称、数量、规格等必要时进行删减和增补，并注明急需采购的原因。
3.临时物品的采购实施：
采购员或采购主管根据部门所下的《采购申请单》直接采购，部门急用的物品采购须在当天完成；
采购员或采购主任将部门所采购物品购回后，需将采购申请单交给物价小组和总经理补签字手续。
4.临时物品的采购验证：
采购部购回物品，验货部给予优先验收，验收合格入库后交与营业部门领用。
二、车辆出车程序与标准
1. 准备工作
① 上班第一件事：检查所负责车辆的清洁卫生、油量及其他基本车况，及时加油、洗车。
② 在办公室等候出车。
2.司机接到出车任务单后要仔细阅读，尤其是对等候地点、出车时间、乘车人及其去向要了解清楚。
①持汽车使用调度单领取车钥匙和有关证件。
②提前做好车辆的内外清洁卫生，检查储油量和水电及其仪表运转情况，符合要求再出车。
3.载客行驶
①衣、发整洁。
②待客人入座，放好行李后，关上车门，发动车辆。
③如客人中途要求下车需问清等候的时间及地点。
④有礼貌地回答客人所提问题，热情帮助乘客解决临时遇到的困难。
⑤行车到达目的地后，打开车门请客人下车，与客人告别并目送客人离开。
⑥驾车返回前检查客人坐位，如有遗忘物品及时送还客人。
4. 收尾工作
① 完成出车任务后，回酒店将车辆停放在指定位置，检查车况，如未到下班时间和没有出车任务则安排加油、洗车。
② 关闭电源，锁好车门。
③ 将车钥匙交回保安部值班室，填写出车记录表。
④ 回到办公室，向主管简单汇报出车情况。填写用车日报表，包括去向、出车时间、行驶公里等。
⑤ 保管好出车任务单，月末统一结算。
⑥ 在办公室等候出车任务。
第四节 管理制度
一、酒店司机及车辆管理制度
1.管理规定：
①司机由行政办统一管理，定期考评；
②人车相对固定，车辆专人保养，专人管理；
③建立车辆管理档案，实行一车一档专人管理；
2.司机资格
司机必须持有B牌驾照，并有三年相关工作经验。
3.司机守则与权限
①热情接待，小心驾驶，遵守交通规则，确保交通安全。
②作息时间须服从工作需要，接到出车指令后，迅速做好出车准备，不得无故拖延出车时间，或拒绝接受出车指令。
③为客服务时，主动招呼，开关车门；乘车者携行李较多时，主动予以帮助。
④确认目的地后，选择最佳的行车路线，准时、快捷到达目的地。
⑤乘车人下车办事时，司机一般不得离车。
⑥未经批准不得私自开车外出，或擅自将车借给他人驾驶，否则所发生的一切责任由司机承担。
⑦提倡微笑服务，对内服务酒店各部门，对外宣传、维护酒店的良好形象。熟悉了解酒店经营信息，随时在车上备有酒店宣传资料及地图等。
⑧有权谢绝没有派车任务或私人私事的用车要求。
4.违规处理
①违反交通规则的一切罚款由司机自行负责。
②任意放置车辆导致违反交通规则、损毁、失窃，由司机赔偿损失。
③意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后，再视实际情况由司机与酒店共同负担。
④违反《司机守则与权限》条款的视情节轻重予以处罚。
5. 费用报销
①停车费、路桥费及维修费凭证实报实销。
②车辆维修、清洗、打腊等报批后到指定维护厂家维修保养，否则维护费一律不予报销，自行修复的，可报销购买材料零件费用。
③车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复时，视实际情况需要进行修理，无迫切需要应请求批示，否则修理费不予报销。
6.部门用车程序
①部门用车必须提前书面申请，部门经理签字，经办人持“申请单”到行政办办理用车手续。批准后，按时到指定地点出车。
②行政办统一组织日常车辆的调度，用车部门必须服从安排，不得擅自对司机提出用车要求，或强行要求行政办调配车辆；司机不能无派车任务出车。。
7.部门特别用车程序
①各一线部门经理在12:00-14:30和17:30-8:00，如有紧急需要，可以持部门经理签名申请单直接通知值班司机。
②值班司机立即向行政办车辆调度人员报告，如无其他特殊情况，司机按确认出车。
③司机有权拒绝没有调度人员签字或紧急口头通知的出车任务。
8.司机出车程序
①司机凭车辆调度单到保安部领取车匙及相关行驶证件，出车完毕后及时交回，不得私自带着车匙下班。
②出发前，先检查车灯、水箱、刹车系统、轮胎、油等及核对登记公里数，如发现不符及损坏，应向主管报告。
③按时到指定地点候人，并为服务对象提供优质服务。
④出车后报告主管，并按规定填报行车记录、出车时间、返车时间及公里数做好所负责车辆的日常检修、保养工作，并将车辆停放在指定位置。
9.汽车保养与检查
①每次出车后及时清理车内卫生，防止易燃易爆物品留在车上，做到车内无异味，无杂物。
②每天上旗开得胜，司机第一件事检查指定车的车次(卫生、机油)，视情况洗车、加油。
③汽车一周未使用时，由车辆保管人发动一次，温车5分钟。
④定期保养。
二、用车管理制度
1.申请
①用车部门逐项填写内部用车申请单，经部门经理审核、签字。
②将用车申请单转到总办，根据需要和车辆调度情况派车。
2.审批权限
①使用小车由总经理审批.
②使用其它车辆由行政办主任签批.
③值班、节假日用车持部门经理签字的申请单出车，并报行政办备案。
3.车辆使用原则
凡出塘厦区域车辆,提前一天申报,以便总办统一编制长途用车计划,提高车辆使用率.
4.市内用车原则
①凡属部门正常用车(如每周、每月例行用车)，应提前半天将用车申请单报总办。
②本着节约的原则，凡路途较近，时间允许又不需载货的，一般不派车。
5.凭用车申请单派车
①一般情况下，必须凭内部用车申请单向行政办申请派车。
②遇特殊情况，由行政办公室主任电话通知，可先出车，但事后须及时补单。
③未经批准，禁止无调度单（特殊情况为申请单）找司机出车。一经发现私自出车现象，用车人必须按酒店出租车费标准付费，同时扣发司机部分效益工资。
三、车辆维修保养检查制度
1.司机在完成日常出车任务回队后，需对所管的车辆做到勤检查、勤擦洗、勤保养外，在车辆月检前，需进行认真系统的检查保养。
2.检查的项目有月行驶里程、全车卫生、机油、水、刹车油、变速油及轮胎气压等，如果不合格则予限期完成并停驶，在停驶期限内将对司机的福利待遇做相对扣发。
3.对于汽车正常的维修或保养如换机油等需由司机本人完成。
4.对于确需送修理厂进行修理的汽车需同主管提出申请，经总办同意、总经理审批方可修理。
5.对于修理回来的车辆，本车司机需对车辆认真检查，是否合乎标准，修理厂所收费用是否合理，主管部门领导具有审查的权力。
6.对车辆的月检更换某种部件、年检进厂修理车需详细的记入本车技术档案。
7.对于按汽车尾号要进行年检的车辆，需领取车辆年检表。对车辆进行年检合格后，要迅速去交管部门领取年检合格证贴于汽车前风档的右前方。
四、高速公路、机场通行费和审核车辆暂存费的报销制度
司机出车需经过上述路段或暂存时，所必须交纳的费用回队后需将票据如数交给主管审核并说明缘由，对于驾驶路线与票据不相符的，由总办进行审核，不合理的费用将不予报销并追究当事人责任（每月报销一次）。
五、安全行车奖励制度
对司机当月做到安全行车的，给予适当安全奖，如出事故则扣发或不发。年终被酒店评为先进驾驶员的，将按有关规定给予奖励。
六、车辆随车工具管理规定及用车管理制度
1.所配发的随车物品均由司机本人保管，如丢失，照价赔偿，需要更换的以旧换新。
2.不经领导批准，司机出车无论多晚一律将车开回酒店。
3. 任何人将车开出酒店，都要向主管打招呼并领取调度单。
4.车辆如有碰坏需立即报告领导，如隐瞒不报加重处罚。
七、司机着装
司机的着装好坏一定程度上影响酒店形象，因此必须做到：
1.上岗前按酒店规定穿工服、穿皮鞋、着深色袜子。
2.上岗发型必须符合酒店仪表仪容要求。
3.个人卫生符合酒店要求。
八、司机管理处罚规定
1.服务质量违纪处罚：
①不按规定着装经提醒不改正者处以罚款。
②未提前5分钟到达出车地点或因需加油等情况而延误出车者处以罚款。
③凡因服务态度、服务质量不好，受到宾客或用车人投诉者处以罚款。
2.安全行车违纪处罚：
①凡发生交通违章行为（以交通管理部门违章通知为准），扣除当月安全奖。
②如发生酒店开车或将车交非司机驾驶，将给以罚款。因酒后开车，非司机开车、开车办私事而发生的交通违章和事故，一切责任和经济损失完全自负。