办公室日常行为规范
一、 目的:
为加强公司管理制度,维护公司良好形象,营造干净、舒适、和谐的办公环境,特制定此规范。
二、 适用范围:
公司全体员工
三、 职责范围:
行政部、各部门负责人全面实施监控
四、 管理程序:
4.1办公室行为要求
1、员工要衣着整洁、大方。日常工作日不允许穿背心、短裤和拖鞋上班。
2、工作时间严禁在办公室内大声喧哗、嬉戏打闹。
3、正常工作时间不允许玩游戏,发现一次罚款100元。
4、接听电话应及时,座机一般响铃不应超过三声,如受话人不能接听,离之最近的员工应主动接听,重要电话做好接听记录,严禁占用公司电话时间太长,严禁用公司电话接打私人电话。
5、办公室内所有区域(包括卫生间、会议室等)禁止吸烟,发现第一次罚款50元,第二次罚款100元,以此类推。
6、办公室内要随时保持桌面和地面的卫生环境,严禁乱扔乱丢和随地吐痰等不文明行为。
7、在打印、复印过程中应节约使用,禁止打印、复印与工作无关的东西,一经发现罚款100元。
7、最后下班的人要确定办公室门窗、登、空调已经关好,并确定公司大门已锁好再离开。
8、各部门的办公用电设备(如照明灯、电脑、打印机、饮水机等)下班后要关闭、断电,一定要做到人走即关,服务器可以例外。行政部将不定期检查,一个月内发现两次及以上,对该行为者罚款100元。
9、发现办公设备(包括通讯、照明、电脑、桌椅等)损坏或发生故障时,员工应及时向行政人员反应并报修,以便及时解决问题。
10、公司员工要自觉爱护公司设备,节水节电,和谐相处。
4.2办公秩序
1、公司所有办公电脑都要进行加密后使用,员工有责任和义务为自己的各项工作保密。
2、上班期间所有员工要保持FastMsg等客户端在线,保证信息通畅,及时沟通交流。
3、员工在公共区域用餐时,请保持餐桌卫生,餐后及时清理,以免妨碍会客接待事宜。
4、员工手机在工作时间要主动调低音量并随身携带,以免打扰其他人的正常工作。会议期间手机应调震动或静音。
4.3网络使用
1、计算机(笔记本等终端)日常维护由使用者负责,电脑整洁、干净、不得有污垢、灰尘现象。爱护计算机和网络设备,如有因人为因素发生设置非正常损坏,除对当事人进行处罚外,另有当事人按照损坏程度进行赔偿。
2、严禁擅自在计算机中安装非工作软件,严禁擅自删除计算机中的系统文件,由此可能导致数据丢失或计算机操作系统破坏,以致计算机瘫痪而影响工作。
3、网络用户如有中毒、操作系统缓慢、死机等问题时,应向系统管理人员提出口头请求,接受请求后的系统管理人员应及时提供维护服务,并查明出现故障的原因,如因上网浏览不良网站、看电影、下载与工作无关的东西等原因造成,根据情节进行处罚。
4.4计算机病毒防治
1、计算机必须安装防病毒软件,防病毒软件应及时更新。
2、使用U盘前,必须对U盘进行病毒扫描,确认无毒后方能使用。
3、计算机对于外来软件的安装、图纸和文件的使用,在试用前要进行病毒扫描。
4、送外维修和将要连入公司局域网的计算机必须经过病毒检测后,方可连入网络。
5、为了防止病毒侵蚀,员工不得从internet网下载游戏及与工作无关的软件,不得在微机上安装、运行游戏软件。
4.5上网行为管理
1、上网用户必须遵守《国家计算机信息系统安全保护条例》,在公司网络上进行任何干扰网络用户、破坏网络服务和破坏网络设备的活动。严禁通过互联网传入或传出内容不宜的信息(如政治上敏感的或反动、浮秽、封建迷信等违犯国家法律和中国道德与风俗的内容),也不传播收到的此类信息。不得浏览、传播违法和不健康的内容,违反规定的用户将被终止上网权利。
2、上班期间的网络要求
公司日常的信息交流主要是通过邮件和FastMsg进行,要求每位员工在上班期间都要打开邮箱客户端和FastMsg(不要隐身),以便能及时收到公司和其他同事的信息,技术支持人员能够及时提供在线支持等。
3、对在上班时间下载电影、软件等与工作无关的,或者在线音乐、在线视频等,严重占用网络宽带,导致网络堵塞,提醒两次仍然不改正的罚款100元。
4、对由于访问了不明网站,病毒、蠕虫、木马、恶意代码及间谍软件等通过网页、Email、聊天工具、下载软件等方式,侵入到内网的各个角落,严重影响公司网络的正常运行,一经发现罚款100元。
5、未经许可私自修改电脑IP地址,导致局域网出现IP地址冲突,电脑掉线现象,严重影响了局域网的稳定和畅通。经提醒后仍然不改正,进行罚款50元/次。
4.6保密工作
1、严格保密本公司的数据和文件,未经上级部门允许严禁外来人员对计算机数据和文件拷贝或抄写。也不得私自通过互联网发送本公司涉密的数据和文件。如工作需要,必须经过领导同意方可以进行操作。
2、关于使用加密磁盘软件的注意事项
公司员工个人电脑上面必须安装“TrueCrypt v7.0简体中文版”,并在电脑中创建加密磁盘,有关公司的所有产品资料 (销售部:公司和产品介绍资料、客户资料、合同等;产品服务部:产品资料、技术文档、技术报告、程序等),必须存放在加密磁盘中,以防止病毒的感染和木马的入侵,造成相关资料的更新,加密磁盘一律不要打开。在需要时从中复制出需要查阅和浏览的资料,需要使用的程序,看完后直接彻底删除掉。产品服务部每月底进行安全检查,一经发现涉密文件未放入加密磁盘,罚款60元/文件。
3、关于笔记本电脑的注意事项
公司提供笔记本为了方便相关人员出差和平时工作使用,但是在使用期间本人不在电脑旁,一定要关机或待机状态(必须有密码设置),以防别人恶意种马或拷贝数据,出差期间要保证笔记本随身携带,防止无谓的丢失而造成巨大损失。
4、关于公司资料安全和邮件安全的注意事项
公司员工在进行资料传输和对外邮件交往时,涉密内容和文件必须使用WinRAR进行压缩加密,且加密的密码须使用强密码,例如:纯数字密码、手机号码不要作为加密的密码,应该参杂一些相关字母和特殊字符,推荐使用汉字。
5、关于工作性质和内容的注意事项
①不要询问客户和工作无关的涉密信息;
②不要和不相关的人员谈论工作内容和性质;
③不要向亲戚、朋友谈论和透露工作内容及涉密信息等。
4.7加密狗管理
1、使用加密狗的相关人员,需要对自己所领用的加密狗适时妥善安放并保管。严禁随意乱放,发现一次,罚款500元。
2、开发商狗需由专人负责保管,并且保管在保密区域。每一次使用均需填写《开发商狗使用登记》,并交总经理或者分公司负责人签字。使用完以后,立刻交还。
3、外出出差需使用加密狗统一由销售申请认领。
第二篇:办公室日常行为规范
办公室日常行为规范
行为准则
一、爱岗敬业,恪尽职守,高质高效地完成工作任务。对各项工作任务不折不扣的按程序办理,不省略、不简化、不拖拉。领导交办的事务要迅速处理,并及时汇报办理结果,做到件件有着落,事事有回音。
二、严守工作纪律,遵守作息时间。不迟到,不早退,有病有事要请假。不在办公时间串岗闲聊,不做与工作无关的事。
三、尊敬领导和同事,待人真诚。同事之间友好相处,平等对待,虚心学习他人的长处和优点,互相团结,互相帮助。
四、关爱集体,爱护公物。积极参加各项活动,维护企业荣誉和形象。
五、不断提高自身素质,刻苦学习,勤奋工作,主动承担任务,创新工作方法,甘于吃苦,自觉奉献。
六、诚实守信,言行一致。做到“今日事、今日毕”,“当日情、当日报”。
七、工作时间内不脱岗,迅速、准确、及时地做好上情下达,确保政令畅通。
八、请假人员须事先安排好工作,非特殊、紧急情况,不得用电话或请人代假。
九、正常工作期间,办公室人员外出要向部门经理及总经理告知去向,并保证通信畅通,便于联系。
十、要“懂规矩”。不该说的不说,不该做的不做,不该问的不问,做到办事有规距,不能破规矩。
十一、自觉保持办公环境的整洁有序,离开座位时,将椅子推进桌斗并保持桌面洁净。
来宾接待
一、本着热情、周到的原则,认真做好来宾接待工作,给来宾留下良好印象。
二、当客人来访时,应主动从座位上站起来,礼貌询问来访事由,如有具体业务应引领至相关部门,如探访领导,应先请客人在办公室接待区等候,告知被探访领导,经同意后引领至领导办公室。如领导无意会见,应委婉谢客,请客人另约时间。注意应始终面带微笑。切忌态度生硬。
三、客人落座后,应及时为其送上饮料。递送水杯应把水杯把手递向客人,退后一步后再转身退出。
四、客人来访应注意介绍礼节。介绍行为应大方得体。介绍的原则是将级别低的介绍给级别高的;将年轻的介绍给年长的,将未婚的介绍给已婚的,将男性介绍给女性,将本国人
介绍给外国人。介绍同行人员应先介绍级别高的,再按职位高低依次介绍,也可以先介绍女士或年长者。
五、递送名片时应用双手拇指和食指执名片两角,让文字正面朝向对方,接名片时要用双手,并认真看一遍上面的内容。如果接下来与对方谈话,不要将名片收起来,应该放在桌子上,并保证不被其他东西压起来,这会使对方感觉你很重视他。参加会议时,应该在会前或会后交换名片,不要在会中擅自与别人交换名片。
六、与人握手时应注意:愉快的握手是坚定有力,这能体现你的信心和热情,但不宜太用力且时间不宜过长,几秒钟即可。如果你的手脏或者很凉或者有水、汗,不宜与人握手,只要主动向对方说明不握手的原因就可以了。女士应该主动与对方握手,同时不要戴手套握手。
电话礼仪
(一)重要的第一声
当我们打电话给某单位,若一接通,就能听到对方亲切、优美的招呼声,心里一定会很愉快,使双方对话能顺利展开,对该单位有了较好的印象。在电话中,只要稍微注意一下自己的行为就会给对方留下完全不同的印象。同样说:“你好,这里是XX公司”。但声音清晰、悦耳、吐字清脆,给对方留下好的印象,对方对其所在单位也会有好印象。因此要记住,接电话时,应有“我代表单位形象”的意识。
(二)要有喜悦的心情
打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。
(三)清晰明朗的声音
打电话过程中绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。
(四)认真清楚的记录
随时牢记5WIH技巧,所谓5W1H是指 ① When何时 ② Who何人 ③ Where何地 ④ What何事 ⑤ Why为什么 ⑥ HOW如何进行。在工作中这些资料都是十分重要的。对打电话,接电话具有相同的重要性。电话记录既要简洁又要完备,有赖于5WIH技巧。
(五)了解来电话的目的
上班时间打来的电话几乎都与工作有关,公司的每个电话都十分重要,不可敷衍,即使对方要找的人不在,切忌只说“不在”就把电话挂了。接电话时也要尽可能问清事由,避免误事。我们首先应了解对方来电的目的,如自己无法处理,也应认真记录下来,委婉地探求对方来电目的,就可不误事而且赢得对方的好感。
(六)挂电话前的礼貌
要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再挂电话,不可只管自己讲完就挂断电话。
二、使工作顺利的电话术
(一)迟到、请假由自己打电话;
(二)外出办事,随时与单位联系;
(三)外出办事应告知去处及电话;
(四)延误拜访时间应事先与对方联络;
(五)用传真机传送文件后,以电话联络;
(六)同事家中电话不要轻易告诉别人;
(七)借用别家单位电话应注意,借用别家单位电话,一般不要超过十分钟;遇特殊情况,非得长时间接打电话时,应先征求对方的同意和谅解。
文件管理
一、文件的起草要全面、客观、完整地体现领导意图,合理使用文种,符合格式要求,重点突出,观点鲜明,结构严谨,条理清楚,语言简洁,通俗易懂。
二、文件在送领导审批或签发之前,必须反复校对确保无误。
三、打印、发放文件必须经相关领导审核后方可印发。
四、凡正式行文应加盖单位公章。使用印章必须报经总经理批准同意,对需加盖印章的文书内容必须认真审阅,尤其是一些特殊情况用印,更要审阅清楚,严禁擅自用印,非特殊情况不得携印外出。盖印要严肃认真,盖出的印章要端正、清晰、直观便于识别,不能盖歪和颠倒,不能压正文。印章不能盖在空白纸上。对有像片的证书、证件用印,不宜将印章盖人脸部,文件用印应压年盖月。
五、打印文件要注意保存原稿,应将原稿与一份成文一并存档保留,以备查阅。
六、印发文件要做到文面清晰,字体适当,用纸规范,美观大方。
七、按照档案管理工作要求,及时做好各类文件归档、留存及销毁工作
会议礼仪规范
一、着装整洁大方。
二、 提前到场。事先阅读会议通知,提前到达会场,自觉签到,不得早退。
三、 保持安静。进入会场后,将移动电话关机或置于静音状态,不随意接、打电话,如确实需要接、打电话,应轻步走出会议室。
四、专心聆听。做好记录,不与周围的人私下小声说话或交头接耳,不在会议上看报纸、玩手机、打瞌睡。
五、切题发言。发言要先做好准备,发言次序遵从议程表或主持人的安排。发言音量适中,以参会人员都能听到为宜;发表见解要言简意赅,不脱离主题。
六、文明礼貌。会议结束,让上级领导、客人先离开会场。离开会场时,座椅归位,清理好自己区域内卫生。