合同结算管理制度

总则

适用于公司所属房地产开发项目工程施工合同、咨询合同、材料设备采购合同以及补充合同和其他房地产开发建设费用合同结算支付。 合同结算基本原则：

1、结算总价＝合同价款（合同包干价或综合单价×数量）＋合同外补充、变更、签证合价

2、严格遵循合同约定价款和计算规则以及相关调差、增减签证约定原则。

3、尊重事实、注重依据，谁申请、谁举证的原则。

一、结算工作流程

1.1 由合同乙方（承包方、供货方）在合同约定内容（含补充合同）全部完成后并取得工程验收合格报告（内部）或主办部门出具的履约办结书面证明后方能书面申请办理合同结算，书面申请需附结算一览表和相关结算签证资料，申明在结算申请表外无任何遗漏事项，若有遗漏即视为自动放弃结算权利。

1.2 由合同甲方（发包方、采购方）或代甲方合同主办部门负责签收结算申请，经审查资料齐全后告知申请人有关结算办理须知。

1.3 合同主办部门（工程项目部或项目公司工程部；集团公司工程技术部或项目公司；行政部或项目公司综合部；采购部；其他相关主办部门）接收乙方结算书面申请后应在合同约定时间内牵头组织相关部门依据合同（含补充合同）内容对申请人提出的结算事项合同内承包工作内容、实际

完成数量、履约完成时限、合同外签证增减等进行逐一核实并填制《合同结算初审意见表》并附结算申请、验收合格相关资料递交至集团公司合同造价部。

1.4 集团公司合同造价部签收合同主办部门提交的《合同结算初审意见表》和相关资料后按公司规定进行审计确认，在审计过程中合同主办部门和申请人须配合做好抽查、征询工作，合同造价部完成审计后填制下达《合同结算审核确认表》至合同主办部门。

1.5 合同主办部门收到《合同结算审核确认表》后通知申请人签署确认意见，若无异议，即可办理支付流程。

1.6 合同主办部门收到《合同结算审核确认表》后通知申请人签署确认意见，若有异议，由主办部门将无异议部分按1.5条流程OA提交《合同结算审批表》先行办理。对有异议事项与申请人进行初步协商并拿出部门处理意见提交合同结算专题会议讨论（分管领导、主办部门、合同造价部、申请人参加、总经办秘书记录），双方达成一致意见后报经集团公司总经理批准后执行。

二、 审核工作要求

2.1 可能影响项目公正审核的人员应当回避，不得参加申请人邀请的各类消费活动或收受礼品、礼金。

2.2 合同主办部门接收申请人送审的结算资料，必须填写《结算资料交接清单》,办理资料交接手续。

2.3凡参加审核的人员必须熟悉了解送审资料和认真对照合同条款, 必要的须进行施工现场或实物勘察。

2.4 对上一程序部门审核有不同意见时，可召集申请人、主办部门、

相关人员共同会商，尽量在签署审核前就有关问题达成明确意见，并形成几方人员书面签署的《合同结算审核会商纪要》，提高工作效率。

2.5 尽量达成一致意见，避免进入司法程序。若仍未达成一致意见，可按合同约定申请仲裁或调解，也可依法向人民法院提起诉讼或应诉。

三、 部门工作说明

3.1 合同主办部门主办人员需对送审的合同结算事项逐项进行审核，编制合同结算计算书或相关计算式，拟写初审意见，填制《合同结算初审意见表》（按项目编号）交主办部门负责人复核并签署同意后方能递交下一程序。

3.2 合同造价部门成本专员签收后认真查询相关图纸、资料、合同，核实清楚无误后方能编制《合同结算审核确认表》（按项目编号），合同造价部负责人复核并签署同意后方能递交至合同主办部门。

3.3 合同主办部门主办人员分类：

a、施工劳务分包、消防暖通工程、场平土石方工程、景观工程、二次装修工程、水电气配套工程、人防工程、节能工程、其他零星工程等施工合同。

b、工程材料设备合同（钢材、水泥、砂石、商砼、水电设备材料、装饰材料、门窗、电梯、成品栏杆、机具设备租赁、成品烟道、无动力风帽、监控设备、门禁系统、道闸系统、其他零星材料）。

c、设计、勘察、监理备案合同、沉降观测、资料编制、施工图审查、技术咨询、总承包备案合同。

d、造价咨询备案合同、造价审计咨询、造价劳务服务。

e、环评、水保、节能评估、白蚁防治、防雷接地、工程强制保险、农

民工工资担保、劳务承包备案合同、前期物业服务备案合同、房产测绘合同、安措费等其他前期工作费用缴纳退费。

f、策划咨询、推广宣传、广告制作。

3.4 各部门负责人为各部门经理或主持部门工作的副经理、经理助理、主任工程师；集团公司驻地所设工程项目部项目经理（或现场代表）；外地项目公司分管副总经理、总经理助理、部门经理。

3.5 分管领导为集团公司副总经理、总经理助理、项目公司总经理或主持工作副总经理。

四、资料归档办理

合同结算工作完成后, 由合同造价部成本专员参照公司档案资料规定进行收集、整理存档资料，按公司档案管理制度向档案员提交存档资料和电子版，档案员按公司档案管理制度和立卷规则汇总组卷、编号，装订成册，统一管理。

五、结算所需资料

5.1 结算报告和合同复印件；

5.2 经审查批准的施工竣工图（应严格按国家、行业的规范、标准进行绘制）和有关签证资料；

5.3 开工通知、竣工验收合格证和竣工图、工程竣工验收单及质量评定书、竣工报告等；

5.4 工程招投标过程和工程施工中往来文件；

5.5 施工组织设计或施工方案（应明确具体的现场施工情况和施工工艺）及其报审表；

5.6 图纸及图纸会审记录；

5.7 变更通知单、工程停工报告、监理工程师指令；

5.8 施工记录、原始票据、形象进度及现场照片等；

5.9 隐蔽工程施工记录（工程内容应表述清楚）；

5.10 各种设备材料合格证，出厂试验报告, 材料设备供应情况及加工定货合同(或确认价)；

5.11 工程安装调整试验合格报告；

5.12 咨询类成果（施工图审查意见、地勘报告、环评报告等）复印件；

5.13 拆除工程量签证单、拆除原始照片；

5.14 设计变更通知单（工程内容应表述清楚）；

5.15 工程现场签证单（工程内容应表述清楚）；

5.16 工程领料单和退料单、调拨单；

5.17 核实的施工单位采购的原始材料凭证复印件；

5.18 策划、推广成果复印件或原件，室外广告发布照片。

5.19 工程的工期、质量、建筑材料价格、奖惩等规定要以承包合同和补充合同或其他形成的协议条款，局部更改和隐蔽工程相关的资料佐证。

六、不予结算事项

6.1 结算资料不完整，结算书所依据的资料不完全反映出现场实际情况，审核过程中所需要的资料不充分。

6.2 竣工图没有全面体现工程实际情况,部分关键数据没有显示，甚至在相对施工图有较大改动的情况依然直接以施工图代替竣工图或在施工图上做简单更改,使图纸面目全非,无法计算；

6.3 设计变更手续不全,缺少变更通知及经济签证；设计变更、签证等资料所签数目、不实,少数设计变更和签证数目明显过大,缺乏真实性。

6.4 隐蔽工程现场验收无正式签证手续。

6.5 原始资料保管不善,或因工期拖延,有关人员变动大,没有很好的交接,使有些资料丢失有些只口头更改、承诺,事后未及时办理签证单,杜绝做“回忆录”办理结算。

七、 结算控制重点

7.1 结算资料中的内容是否符合招标文件、合同条款；

7.2 工程量计算是否准确；

7.3 套用的定额及结算综合单价是否正确

7.4 各项收费是否按国家颁布的有关政策、规定执行

7.5 材料价格是否按合同或现场核价计算。

7.6设计变更造成的合同价调整应资料齐全，内容表达清楚，有具体的变更部位、变更原因、变更项目、数量，以及特殊情况的技术处理意见等。若设计变更需办理调差支付，需同时计算增减工作量。

7.7 审查签证是否准确。有无把不属签证范畴的内容列入签证参与结算的情况，例如：施工单位自身原因返工的项目，施工现场临时设施项目，及施工单位现场用工等。

7.8签证要尽可能做到详细，准确计算工程量，凡是可明确计算工程量套价的内容，只能签工程量而不能签人工工日和机械台班数量。

7.9凡是不宜套用定额计算工程量的内容，可只签所发生的人工工日或机械台班数量，实际发生多少签多少，并清晰描述完成工作内容，现场旁站签证完备。

7.10现场签证费用应及时处理，以免由于事后引起不必要的纠纷。

7.11在办理签证单时，必须注意签证单上的内容与设计图纸、合同中

所包含的工作内容是否有重复，对重复项目内容不得再计算签证费用。

7.12凡涉及经济费用支出的停工、窝工、用工签证、机械台班签证等，由现场负责人或现场代表认真核实后签证，并注明原因、背景、时间、部位等。

7.13工程签证单甲方要及时备份，避免添加涂改等现象。并且要求施工单位自行编号报审，避免重复签证。

第二篇：采购部管理制度和工作流程

采购管理制度与工作流程

第一条 为统一公司的采购工作，使其合理、高效，特制定本制度。

第二条 各请购部门应根据“营业”、“工程”、“生产”，计划及办公用品的预算表或库存不足部分开立请购单，须将品名、规格、用途、数量、生产厂商、商标及交货期等详细填写，并依采购核决权限表的规定呈准后办理

第三条 请购单由请购部门编列号码，并将请购单送采购部门或直接办理采购。

第四条 请购部门对于所请购材料，需变更规格或数量时，必须立即通知采购部门。如因已订购，而于事后变更的，采购部门须立即回复已订情形，并洽请购部门设法收受，或由请购部门负责会同采购部门与承售商协调解决，但应尽可能避免这种情况。

第五条 采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，并将询、议价结果记录于请购单，然后将请购单呈准，必要时须事先送请购部门签注意见

第六条 请购单呈核后送回采购部门向承售商办理订购，必要时应与承售商签订买卖合同书一式四份。第一分正本存采购部门，第二份正本存承售商，第三份副本存请购部门，第四份副本及暂付款申请书送财务部供整理定金用，如不需支付定金时，第四份副本免填

第七条 采购部门订购手续办完后，应立即填写订货收料单一式三联，并将第一、二联送请购部门登记及验收手续

第八条 因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部门应立即通知请购部门。

第十条 请购部门于厂商交货时，先将供应厂商的托运单据与请购单查封，并实际清点品名、型号、规格、数量及质量，相符后签收，如发现不符时，立即通知采购部门会同处理。

第十条 请购部门于厂商交货时，立即通知使用部门(或质检部门)派人验收品质，验收合格后于订货收料单内验收栏加盖印章，并将第二联及供应厂商单据、#5@p等一并送采购部门整理付款。

第十一条 分批交货以分批方式收货时，必须以“分批收货单”(一式三联)办理收货，其手续与本制度第十条规定相同。

第十二条 采购部门将已办妥收货的收货单第二联与#5@p单据等并在一起核算，然后送财务部整理支付传票转出纳付款

第十三条 承售商领款时，须将托运单据签收联缴回出纳，经出纳人员核对无误后，再凭对供应厂商资料卡上公司章及领款人私章领款。

第十四条 建立好供方及用户档案，并做好工作记录。

第十五条 建立、建全比价制度，保证采购设备的质优价廉。

第十六条 建立客户资料管理（表）册，新客户开发一览表，竞争同行动向一览表，售后服务管理表。 第十七条 每周末将上周付款、欠款、欠票情况进行汇总在周例会上做总结，并提出本周用款计划。 第十八条 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货，应将原因提前十日通知销售内勤 第十九条 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。

第二十条 采购部负责所采购货物的入库手续。货到后应在一个工作日内办理入库手续。验货完毕后，及时按操作规程准确记录存档。

第二十一条 采购部每月5日前，将上一月的采购合同编号整理成册

第二十二条 违反上述规章制度，视情节罚款50-500元。

第二十三条 本制度由有限公司负责解释。

第二十四条 本制度自年月日起实施。

采购部主要职责

1、审核采购需求；

2、决定合适的采购方式；

3、分配、选择和维护潜在供应资源；

4、负责供应商的调查和实地勘察，评估供应商的生产能力；

5、采购合约与订单的起草，签发以及管理；

6、根据采购需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪；

7、解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付货款问题。

采购经理的工作重点

1、制定采购谈判的策略和方案并加以实施；

2、处理质量问题，以及退货方案的实施；

3、同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系；

4、对公司采购管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议；

5、运用一些战术性的方法如供应商伙伴关系；供应链管理等建立良好的供应商关系；密切与供应商的合作关系，做到投入、细致、深知，达到低价、快速、及时供货。

6、处理供应商的问讯，异议及要求；

7、实施对新供应商的开发和扶植工程；

8、此外，采购经理的工作常常能够体现出采购部门对整个公司所起到的关键作用和真正价值所在，这些有影响力的工作包括：保证产品质量，降低生产成本等等.

9、配合财务在整体上用的付款策略，如：

①整理，控制及存储原物料；

②立库存量与及时供货策略；

③决库存矛盾；

④理废弃或过剩的设备与物料；

⑤发并实施标准化程序；改善流程；降低成本；规避成本以及成本的固定；

⑥进新产品和改良产品或服务之间的协调。

10、负责制定工作计划，监督工作计划的执行及完成情况

11、buyer（采购）要严格按流程执行并做到货比三家，控制降低buyer（采购）成本，对供应商进行管理及考评，每年按一定比例更新供应商（形成表单）。

12、组织本部门员工业务培训

13、树立公司的专业形象，保证公司的名誉不受到侵害。

采购主管的工作职责

1．新产品、新材料供应商的寻找、资料收集及开发工作。

2．对新供应商品质体系状况（产能、设备、交期、技术、品质等）的评估及认证，以保证供应商的优良性。

3．与供应商的比价、议价谈判工作。

4．对旧供应商的价格、产能、品质、交期的审核工作，以确定原供麻商的稳定供货能力。

5．及时跟踪掌握原材料市场价格行情变化及品质情况，以期提升产品品质及降低采购成本。

6．采购计划编排．物料之订购及交期控制。

7．与供应商以及其他部门的沟通协调等。

采购部人员职责

1、严格遵守公司规章制度，树立、维护公司的专业形象，保证公司的名誉不受侵害。

2.热爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，注意市场信息的积累。

3.廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节约，讲究职业道德。

4.负责公司生产及办公所需材料的采购工作。

5.负责供应商的开发、管理及维护工作。

6.坚决执行各项采购工作制度及公司各项规章制度。

7.大项批量材料必须做多家供应商进行选择。

8.积极了解材料的短缺、发货、验收等实际情况，做到早知道，早处理。

9.及时协助财务部对照欠款数额或者合同要求安排对供应商进行付款。

10. 具体工作完成后，按规定时间及时汇报本部门经理。做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。

11.完成领导交办的其他工作及临时任务。

12、参加本部门员工业务培训。

采购员工作流程

我公司采购的物品大致分成：常用的工具材料、常用办公材料、常用的生产材料、新的配件材料，四种类型其中常用的生产材料，新的配件材料按照以下流程。常用的工具材料及办公材料直接填写请购单，由部门经理和总经理签名后直接申请资金采购。

一、下单：

1、请购单

“请购”是进货业务的起点。

请购部门需要根据目前的生产状况制订进货计划，填写好请购单后在相关部门审批，送到采购部。

2、讯价

接到请购单后对请购单上的产品进行多家供应商讯价，并且记录相关信息和意见，以供总经理核准。

3、下定单

总经理核准后，采购员对核准的供应商下定单，同时根据采购情况向财务部门申请资金的支配。向供应商签定合同。

二、稽催

采购定单完毕以后，采购员根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司

三、入库

1、实物入库

采购员协助请购部门及质检员对供应商提供的产品进行核对，再入库。收材料之前需确认供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，定单号，存货编码，数量；如定单上的信息与采购定单不符，需根据合同进行协商或退货处理。

2、单据入库 采购员根据收货单据进行整理入档，安排付款计划。

四、对帐

1、月结表

每个月月初，各供应商将上月月结表送至我公司，采购员根据我公司收货员签字的送货单，我公司的入库单据和单价表核对月结表。

2、增值税#5@p

校对#5@p上的以下信息：我公司的全称，帐号，税号，#5@p上的材料名称，数量，金额。

五、付款

根据手中单据及付款周期编制付款计划，安排付款