计算机信息管理系统基本情况介绍和功能说明

我公司于20xx年06月01日升级完善了计算机控制程序，增添了必备的设施、设备和仪器，规范和完善了经营质量管理操作程序，保障了在库商品的质量。

在质量管理控制模式上，采用国内先进的时空超越KSOA供应链管理系统，配备了服务器、终端机和移动硬盘，建立了各部门、岗位之间信息传输和数据共享的局域网；有符合企业管理实际需要的应用软件和相关数据库；各类数据的录入、更新、保存等操作程序均符合授权范围、管理制度、操作规程的要求，能保证数据原始、真实、准确、安全和可追溯。

一、计算机系统概况：

我公司采用KSOA用友时空企业业务管理软件，更换了浪潮英信NF-5220服务器、UPS不间断电源、40台各岗位终端机、数据备份硬盘、打印机等， KSOA主要包括了采购管理、销售管理、往来管理、仓储管理、商品会计、综合查询、统计分析、质量管理、基础信息等功能模块，能对医疗器械的购、销、存等质量控制环节进行全面规范管理，对购进医疗器械的合法性，购货单位资质审核，首营企业审核，首营品种审核，对采购、收货、验收、储存、在库检查、出库、销售、运输等过程进行有效控制。

计算机管理系统能为经营业务过程、质量控制提供支持，覆盖了经营管理全过程，满足了医疗器械经营管理活动的质量控制。对医疗 1

器械的流向可追溯，保证了医疗器械质量管理活动有序高效地运行。计算机管理系统的设计、使用和验证情况：

（一）、质量管理基础数据管理模块

1、供货单位数据管理模块

（1）.首营企业资质录入、审核、审批

由业务员收集整理供应商资质，在KSOA系统中填写“首营企业审批表”，由业务部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将资料存档并在系统中维护供应商业务委托人信息后方可进行医疗器械的采购业务。

（2）.供应商更新与维护

当供货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据业务人员递交的供货单位资质变更材料及时在KSOA系统中进行资料变更登记的动态信息的维护。

（3）.质量控制功能：供应商任意一个资质过期或者超经营范围系统都能够自动拦截，自动锁定该供货企业不能采购，制作采购订单时能够准确提供拦截原因。

2.购货单位数据管理模块

（1）.购货单位资质录入、审核、审批

由业务员收集整理购货单位资质，在KSOA系统中填写“客户资质登记表”， 由医疗器械经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员将资料存 2

档，并在系统中维护购货单位业务委托人信息后方可进行医疗器械的采购业务。

（2）.购货单位更新与维护

当购货单位资质信息发生变更时，质量管理员根据业务人员递交的购货单位资质变更材料及时在KSOA系统中进行客户资料更新登记的动态信息的维护。

（3）.质量控制功能

购货单位任意一个资质过期系统能够自动拦截相关过期信息，自动锁定该销售企业不能销售，制作销售订单时能够准确提示拦截原因。

3.首营品种资料数据管理模块

（1）.首营品种录入、审核、审批

业务员负责收集首营品种资料，包括：产品注册证及附件、备案证明等在KSOA系统内进行填写“首营品种审批表”； 由医疗器械经营部负责人、质管部负责人、质量负责人进行系统审批。系统电子层签流程完成后由质量管理员进行信息的下发，并将资料存档方可进行首营品种的采购业务。

（2）.商品资料更新与维护

当器械资质信息发生变更时，质量管理员根据业务人员递交的资质变更材料及时在KSOA系统中进行商品资料更新登记的动态信息的维护。

（3）.质量控制功能：

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①、设定商品类别与经营范围匹配，能够实现与供应商及客户的经营范围相对应，能够自动拦截超经营范围业务。

②、设定储存类别，根据设定入库时自动存放于不同的库区。

（二）、采购管理

1、采购业务模块

（1）、采购订单制订、审核：采购员在KSOA系统中制作采购订单后，经医疗器械经营部长审核采购订单，自动生成采购记录。

（2）、采购环节质量控制

①、采购订单的实现受控于质量管理基础数据库，经营范围、产品类别、合法资质自动识别与控制。

②、采购订单确认后，自动生成采购记录，能够由收货员查询、调取数据。

2、收货、验收、入库

（1）收货员在KSOA系统中核对采购记录并提取采购订单对实物进行收货，自动生成收货记录。

（2）质检员在KSOA系统中提取相应收货数据对实物进行现场验收，验收合格确认后自动生成验收记录。

（3）保管员在KSOA系统中提取验收合格商品进行确认入库，并在系统中生成库存。

3、购进退出管理模块

（1）、购进退出单制作、审核

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业务人员在KSOA系统中选择单位提取原入库单据，对需要退货的医疗器械填写购进退出申请单，录入采购退出数量、退货原因后，存盘记账。质管部长对购进退出申请单进行审核，购进退出申请单自动生成购进退出记录。

（2）、购进退出出库复核

提货人员依据购进退出单据中品种的批号、数量、效期等信息将退货品种提至退货区由复核人员进行复核，复核完毕后存盘生成购进退出出库复核记录，并通知其他保管员进行出库记账确认。

（三）、销售管理模块

1、销售业务模块

（1）、销售订单制订

开票员根据客户要求登录KSOA系统进行销售订单制作，输入单位名称助记码、商品名称助记码、数量、价格等信息，生成销售订单，确认后生成销售记录。

（2）、销售出库环节质量控制：

系统自动对销售客户资质的有效性进行控制，与经营范围、产品类别或者诊疗范围关联，自动识别、锁定该销售企业经营行为，并准确提示拦截原因。

2、销售出库模块

（1）、发货人员依据销售订单和提取的销售记录进行发货，由复核人员复核无误后确认，在系统中生成销售出库复核记录，并通知其他保管员进行销售出库确认记账。

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（2）、销售出库环节质量控制：遵循“先产先出”、“近期先出”、“先进先出”，并拦截超过有效期的商品出库。

3、销售退回模块

（1）、销售退回单据的制订、审核

医疗器械经营部人员在系统中直接提取销售记录以及出库复核记录进行核对，确认为本公司销售商品后，提取相关数据并填写退货原因、数量，生成销售退回申请单，由质管部长在KSOA系统中对销售退回申请单进行审核。

（2）、销售退回收货验收管理

质检员在KSOA系统中选择相对应的销售退回单据，根据实物验收的结论确认是否入库，保存后自动生成销售退回验收记录，并提交保管员进行入库确认记账，生成库存。

4、商品退换货管理

购销商品的退换货程序，按医疗器械购进退出/销售退回模块操作。

（四）、仓储管理

1、盘点作业

盘点记录直接在KSOA系统中打印库存盘点表由储运部进行盘点并将盘点数据录入系统，经财务部审核后，由财务人员将盘点结果在KSOA系统内进行入账。

2、在库储存与检查

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（1）、计算机系统对库存品种的有效期进行自动跟踪和控制，距有效期180天自动预警提示，距有效期30天自动锁定停售。

（2）、检查员在KSOA系统中提取检查计划，检查计划是由系统自动生成。检查员按照检查计划表对实物进行检查。

（3）、在库商品发现疑似不合格，由质检员对该品种进行锁定停售，报质量管理部进行处理。由质量管理部进行复查确认，合格品种自动解除停售，确定为不合格商品移入不合格区。

（五）、运输管理模块

车辆基础信息登记：可在KSOA系统内录入企业的车辆信息，在登记运输单据时可自动提取相关的车辆和驾驶员信息。

1、配送车辆基础信息登记：主要是经过审核或验证的车辆信息在KSOA内进行登记，确保信息的准确性，方便数据的录入。

2、运输记录登记：根据医疗器械部的商品配送情况由配送员予以登记。

3、公司针对库房制定了安全防护措施，可对无关人员进行可控管理。

（六）、计算机系统管理模块

各操作岗位均采用输入自己的用户名、口令登录系统，实现权限控制管理。更改权限或增加权限由部门提出申请，经质管部长、质量负责人、企业负责人审批后，由信息部进行授权。

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第二篇：计算机信息管理系统基本情况介绍和功能说明

计算机信息管理系统

的基本情况介绍和功能说明

系统简介

中国现在正在进行医疗体制的改革，从体制上来保障市民的健康和医疗体制的合理性。为了适应和促进医疗体制的改革，药店的经营也本着利民、便民的宗旨出发，利用现代信息社会中各种先进的高科技手段，来更好的为社会服务。为了适应这一新的历史形势，必然对药店的管理以及辅助管理的计算机系统提出了新的要求。

拟采用的系统主要是引进先进的信息处理技术，提高企业的自动化程度和信息共享度，提高工作效率，降低成本；更重要的可以从根本上改变企业的战略发展，在经营和管理上更上一个台阶。

系统需求

系统总体目标是为企业实现六统一建立一套高效可行的信息管理系统，六统一指的是：统一品牌；统一进货策略；统一配送策略；统一财务结算；统一价格策略；统一管理流程。具体在设计上应满足下列需求：

? 各独立核算企业均要实现信息管理系统，并完成有关财务、业务数据的核算，汇总和集成

? 通过有效的网络体系实现各企业间的信息共享、信息交换、信息监控 ? 能为各个业务环节提供快速的信息分析决策功能

? 能为各个独立核算企业中的工作人员提供有效的绩效评价 ? 实现进、销、调、存各业务环节全过程的监控和信用管理 ? 满足行业规定和国家规定（如GSP管理要求）

? 建立物流配送体系和电子商务平台

? 企业科室办公自动化

? 满足企业不断扩快速发展在信息管理上的需要

系统应用环境

系统应用主体业务分为单体店；企业业务系统已经使用了计算机管理，系统的使用除了保证原业务的开展之外还需要拓展一些新业务（如配送系统）， 系统业务特点

? 药品的管理： 由于药店内药品的种类繁多，数量大，手工的管理模式难以收集到有关药品的准确信息，因而也不能对药品进行科学的管理。在药品管理上系统均对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录及有关质量方面的内容作详细的记录； ? 物流的管理：由于药店数目多，药品在仓库、药店内的流动量大，手续繁琐，手工管理容易出错，并且商流与物流没有分开，影响药品的流通； ? 店员素质低，现行管理不能满足对人员、销售、商品进行有效监控； ? 与供应商的结算：和供应商之间的结算要按照批号，按批次，分品种进行算。 系统设计的原则

? 总体可行性原则

总体可行性原则包括实用性、可靠性、可推广性、可扩充性、先进性等。对所有这些性能的综合考虑，并将实用性放在首位，以保证系统能够达到预期的目标。

? 有限合理性原则

我们一方面应看到，信息技术的应用将不可避免地需要对企业中一些沿袭已久的观念和思想、工作程序和方法，甚至责权关系和组织结构做一些必要的调整；另一方面也应看到，信息技术只是一种手段，因此，对企业及业务流程的重组和调整要结合实际情况有条不紊地进行。

? 柔性组合原则

按信息系统的功能来设计功能子系统，用功能子系统来组合符合业务要求的部门职能子系统，以提高系统的柔性，使其能够适应职能部门的改变和用户的业务变化。这也是开放系统的概念（应用级的开放和组件设计方法）。

系统业务功能

做到信息传递顺畅，数据高度共享，以提高办公效率和决策科学性；及时采集企业经营活动中的各种信息并及时有效的处理，增强经营机制和及时决策能力，控制经营活动中的人、财、物和进、销、调、存，提高企业的现代化管理水平，达到全面提高企业的经济效益的目的；在条件许可时与社保局和医院连网，允许医疗卡在国家政策许可的范围内适度消费，积极配合及促进医疗体制的改革。 这一总目标主要体现在以下几个方面：

? 加强对药品的管理

系统将药品的基本信息，药品供应商信息，药品的购进、调拨、销售等物流信息以及有关的统计分析报表融为一体，使管理人员能够随时掌握有关药品的全面信息，从而对企业的经营管理及时作出科学的决策。

? 加强物流的管理

改进药品的流通环节，规范和明确每一环节的任务和要求，使药品在企业各部门之间的流动更合理、更快捷；对药品的流通环节进行监控，对药品库存及配送进行科学的管理，以提高经营管理水平，减少企业的经营成本。

? 加强和供应商之间的结算

把供应商结算同供应商的药品销量情况两者紧密地结合起来，使和供应商之间的结算更科学、准确；同时记录每一笔和供应商之间的往来明细帐，做到帐目清楚，避免混乱，减少差错。

? 提高管理科学化的水平

药品销量统计、药品销量排行榜等统计分析报表，对企业的经营管理提供辅助决策支持，以不断提高管理科学化的水平。

系统实行单品核算、批次管理，符合药品GSP规范

各分店实行严格监督机制，防止虚假数据

企业内部使用电子单据，增加效率，提高工作质量，减少人手，降低成本，提高效益

联系各部门，减少重复劳动，节省人力、时间，提高数据准确性和共享性 系统采用轨迹法进行业务跟踪，减少差错，阻塞漏洞，杜绝物品、药品的丢失，节省人力，提高财、物管理水平，增加经济效益，提高服务效率和服务质量。

系统使用目标

界面友好，操作方便快捷，通过基本计算机操作培训的人员可上机操作。 功能齐全，各子系统配置灵活。

经济实用，在贴近各类具体需求的同时，在让使用者少敲一个键、少费一遍事、少用一寸纸、少上一台设备上下了苦功。

高效运行，突出一个“快”字。对简化操作、提高系统运行速度、提高打印速度等进行特殊设计。

扩展性强，系统具有与其它数据库的接口。对社会医疗保险进行了专门设计，预留了相应接口。考虑了与影像等设备的数据接口。

集中设计，从基础数据入手，充分考虑了数据一致性，数据逻辑性，数据安全性，及数据标准化，为数据信息共享奠定了基础。

异地维护，可实现远程异地维护及软件升级，远程数据查询。

采用的技术与模型

传统的通过电话线拨号、专线方式，要支持上百家连锁药业的正常业务运作，费用极其昂贵，或者是不可行的。系统采用基于INTERNET的解决方案，解决了以上问题，该系统是针对医药行业的业务特点和商业模式，首先建立起满足管理需求、符合市场客观规律、适应以“客户”为中心要求的企业管理模型，然后按照客观市场环境的要求，根据有效地实现对药业供应链的管理、有效缩短各环节响应时间、有利于降低成本、有利于提高服务质量的指导思想，并采用现代先进信息科技建立起来的、实用而有效的信息系统。该系统使用了如下一些先进的软件与管理技术：

引入工作流管理，实现了数据流驱动业务流

将数据库技术和基于电子邮件的流程管理技术结合起来，利用电子邮件来串联一项工作的不同阶段。各种单据完成后，系统自动生成邮件发送到下一阶段的工作人员的邮箱中；下一阶段的工作人员将会在他们的邮箱中看到自己所负责工作的当前状况， 并且可以选择其中任意一项工作(邮件)切换到相应单据进行处理。 采用轨迹跟踪技术对药业供应链全过程进行监控管理

按照GSP标准，在采购批发、配送中心及各零售门店等业务部门的日常业务过程中，系统均对药品的品名、规格、生产批号、生产单位、批准文号、经办人、购销对象、检验记录、退换货记录等有关质量的内容作详细记录

采用配伍禁忌策略对药品进行安全性检查，以求最大限度的降低经营的风险 在前台销售系统中，会自动对销售的药品组合进行校验，对有禁忌的药品组合进行报警提示（配伍禁忌）

采用三层权限控制技术力求数据安全而不降低系统的运行速度

系统具有全方位的严格的权限管理（物理层，网络层，用户层），可以控制用户对每个功能模块的操作权限。独特的授权机制，使管理人员可以真正控制住一般用户对系统的使用。日常的营业数据分两级存放于网络内，为保证数据安全，系统还专门提供数据备份和历史数据转存的功能。