机关实用公文写作要领与要求
做好机关工作，“说（讲话）、写（写材料）、做(办事协调)”是基本功。文字材料是一个单位的脸面。一个单位的材料写好了，就会成为品牌，既可以给单位赢得知名度，增添话语权、增加影响力，获得上级和兄弟部门更多的物质和精神支持，又能够不断地促进材料写作人员的文化底蕴的积累、思维境界的开阔、认识水平的提高，是个一举多得的好事。
根据本人从事机关文字材料撰写二十四年来的心得和教训，并结合我委工作实际，重点介绍一下有关撰写汇报材料、领导讲话、政策意见和写作信息这四种文体的要领与要求。所谓“要领”，就是要把握关键、抓纲谋篇，使纲举目张；所谓“要求”，就是提出的具体愿望或条件，希望得到满足或实现。
由于时间有限，只能作高度归纳，不妥之处请大家指正。
一、 撰写汇报材料
汇报材料，指下级向上级领导机关以书面形式陈述工作情况。它是上级向下级调查研究、以及和下级官员进行沟通互动的一种重要途径，同时也为上级领导提供了一个考察下级的机会。对于干部特别是领导干部来说，汇报工作的能力也是一种执政能力。
（一）撰写汇报材料的要领
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主要有三点：
1. 用观点统帅材料。力求用观点统帅材料，做到主题可以不新鲜，但视角不可不独特。
人的头脑是加工厂，没有材料不行，有了材料要经过加工，要产生观点，用观点统帅材料。观点，就是视角的捕捉物，是这个材料区别那个材料的独特之处。作为汇报材料，要有独特的视角，通过观察，形成自己的观点，用观点引发出有声有色的议论。对今后的工作打算要讲远景，讲可能性。讲远景，又有高的低的间作比较。不能只讲一些数字和材料，只谈情况，罗列数据，开材料仓库，而不讲自己的观点，不进行差别分析，总之，材料文风要做到生动活泼。
从根本上说，有材料有议论，关键是要体现出分析问题、解决问题的能力。一个领导干部汇报工作，不仅要通过丰富生动的材料显示出对工作的熟悉程度，还必须善于发现和提出问题、找到解决问题的办法，显示认识和思考问题的深度和层次，显示把握情况和局势的能力，得出规律性的结论，也为领导在更高层次上的决策提供思想资源。如果做不到这一点，汇报工作就做不好，汇报者就很可能不是一个称职的领导干部。
2. 给人深刻印象。力求给人深刻印象，做到内容可以不全面，但细节不可不突出。
千人一腔、万人同调，是汇报材料的大忌。文件、文章、讲话是意识形态的表现形式，因此，写文章要有三性：准确、鲜明、生动。世界上味道最好的调料，就是盐。烹调高手最知道什么时候该放盐。 2
盐，放早了菜不香；盐，放迟了味道出不来。细节就是文章里的“盐”，没有细节，材料就会贫血；有了细节，材料的就充满着生机，撩起阅读的兴趣。可以说，细节的作用就在于它们能够把材料的观点倾向流露的更为自然，更为具体，进而加深材料反映事实的可信任度。汇报材料重要的是要使人懂。不仅要让人文字看懂、发言时要让人听懂，还应当尽量用一些工作中遇到的、了解到的直观生动的具体事例来说明自己的观点，做到材料和观点相统一，让听者明白无误地理解清楚汇报人所表达的意思。有什么办法使人听了不致忘记？首先，开头要鲜明，先声夺人，留下悬念，就连汇报材料的结尾惯有的“要求解决的问题”部分也要表述得精当得体；其次，讲存在的问题，要举事例，不举事例就就空洞，就是要有具体形象，没有具体形象，就没有生命，别人就不易懂；第三，观点要能服人。能经得起推敲，让领导接受自己的观点，直接影响领导对自身工作的指导。就我们而言，细节总是扎根在工业生产、经济运行、项目建设、节能降耗、全民创业和企业改革发展的土壤里，但是，如果对所写的对象和情况不十分熟悉，如果在写作过程中对细节的真实问题不予以高度重视，不反复推敲，大而化之，即使是写作高手，也难免会在细节上出现败笔。成功的细节运用，可以使材料突破一般化、雷同化的框子，写出极具个性化的语言来，让工作汇报这类“官样”十足的材料照样生动起来。
3. 重点突出、要言不烦。力求做到篇幅可以不求长，但风格不能不鲜明。
语言体现文章的风格，结构体现文章的层次。篇幅一长，面面 3
俱到，反而重点难以突出，暴露出语言的归纳能力弱，使领导强迫受训，浪费宝贵的时间和精力，因为汇报工作的方法不同而效果也完全不同的事例，并不鲜见，落了个领导不满意、自己更委屈、任务没完成的结局。所以要对文字不断地进行加工和提炼，去粗取精，去伪存真，“撮其要、删其余，再加润色”，在语言的锤炼上下功夫。
（二）撰写汇报材料的要求
情况总是千差万别，谋发展、做工作，不可能千篇一律、一个模式，必须吃透上情，摸清下情，找准结合部，唱好地方戏。这既是做好各项工作的现实需要，也是写好汇报材料的根本保证。主要有四点要求：
1.吃透上情
所谓“吃透上情”，就是要把上级的精神弄明白，研究透。换句话说，也可以叫认清形势。因此，要认真学习、准确理解、全面把握中央的路线方针政策和省委、省政府各项决策部署，及时了解上级的最新会议精神和工作动向，了解基本要求，真正领会精神实质、明确主要任务，而不能各取所需、随意曲解、以偏概全，做到材料具有前瞻性；吃透上情，还需要密切关注国际国内的新形势及其变化，也就是说对业务内的各项法规、政策一定要吃得透、拿得准。例如，中央提出今年下半年经济工作的目标，是要保持经济平稳较快增长，这就传递出一个信号，就是国家宏观经济调控的总目标可能会从“又好又快”向“又稳又好”转变。所以，我们要多学习、多领悟，才能吃透精神，把握要领。
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2.摸清下情
所谓 “摸清下情”，就是知道基层在想什么，盼什么，反对什么，要求什么。因此，要深入实际、深入基层、深入企业进行认真细致的调查研究，努力掌握本地区的发展基础、优势条件、制约因素以及当前和未来一个时期的热点、难点问题，掌握企业的愿望、要求和呼声，不断深化对国情、省情的了解和认识，就是对各方面情况要做到胸中有数，使各项工作建立在符合客观实际和客观规律的基础之上。
3.找准结合部
所谓“找准结合部”，把握上情，明了下情，就是通常所说的“吃透两头”。“吃透两头”是写好材料的起点。上情不清，如同行船失去航标；下情不明，如同射箭没有箭靶。因此，就是要把党中央、国务院、省委、省政府精神与本地实际紧密结合起来，创造性地提出推动经济社会又好又快发展的思路和办法。一方面，要善于把上级精神贯彻下去，根据本地区本部门工作实际，进一步研究制定落实上级决策部署的具体目标、任务、要求和措施；另一方面，要善于把基层经验总结上来，尊重基层首创精神，努力从广大人民群众的创造中汲取智慧、实践中寻找答案，并通过总结提炼形成带规律性的东西，用以指导面上的工作。
4.唱好地方戏
只有结合得好，工作才能有新意，才能真正抓住事物的主要矛盾，在工作中与时俱进，求真务实，确保各项政策得到贯彻落实，并能给上级提供有价值的参考信息，在一些节点问题取得突破。 5
（三）撰写汇报材料注意事项
撰写材料的人员就是文字美容师。工作时，就要像美容师打造美女帅哥一样精心打理经手的每一篇材料。【美女总是“五官精致、身段优美、皮肤白白、头发卷卷”，让人赏心悦目、割舍不下。写作材料也要如此，要有“闻之如是，也不觉神往”的意念，将材料写出“美女”效应。】
1.标题要醒目。就是要做到“五官精致”。大标题、一级标题、二级标题、三级标题就是材料的五官，尤其是大标题和一级标题是材料的眼睛。眼睛是心灵的窗口，脸是性格的版图，也就是说眼睛是对内心的反映，眼睛会说话，脸就生动起来。因此，要把最想表达的意思凝练到标题上来，让领导一目了然，准确理解汇报人最想表达的意见。
2.篇幅要得宜。就是要做到“身段优美”。最忌开头自然段过长，给人以压抑感。要注意各个章节的篇幅基本均匀，不要过短也不要过长，要有比例，做到序次分明。这里要提醒的是写文章有个潜规则，叫“无三不成篇”，就是说写了“一是、二是”，下面就没有了，给人以言犹未尽不完整之感，就是文章的缺憾。
3.印制要清爽。就是要做到“皮肤白白”。最忌发生排版、装订、纸张有污迹等低级错误，让领导心生厌恶。附件编好号码，列一个详细的目录清单。
4.注解要充分。就是要做到“头发卷卷”。一般而言汇报材料因为汇报时间有限，篇幅不可能过长，因此，汇报时，还要掌握方法和技巧，要把许多要汇报的内容汇总到附件里去。这样就必须事先准备领 6
导在听取汇报时，对某一问题突然发问，提出一系列问号，为此，必须未雨绸缪，对领导可能要发问的地方，事先准备时就把原文中的句号，改为问号，特别是有关数字计算、政策出处、外省市县的情况等等，诸如此类，都要做大量详细的注解，细细梳理，条分缕析，条理清晰，以便汇报人从容不迫地对上级领导的发问及时解答释疑。
二、 撰写领导讲话
领导讲话与汇报材料在内容和形式上密不可分，要注意讲话材料遣词造句的口语化，通过语言的表达方式，使得文字材料“活”起来，让文字材料中要表达的思想更准确、更鲜明、更生动，从而达到获取领导和有关部门重视与支持的最佳效果。
讲话是一种身份、是一种位置感、是代表一种水平，也是一种风格，撰写讲话最重要是要把握好“度”。总体上与汇报材料写作别无二致，均可参照上述基本内容。比较特殊的是，写领导讲话要注意把握三个环节：
1.给谁写。世上没有完全相同的两片树叶，人也如此。领导的人生历练多样、性格和禀赋不同，工作经历和学习专业各异，导致了文风不一。例如，有的领导性格豪放，感情充沛，最爱用排比句，如波涛阵阵，十分讲究气势和语流的贯通；有的领导性格温和，感情丰富，喜欢观点兼收并蓄、文风四平八稳；有的领导性格内向，感情细腻，用俗话来讲，就是喜欢把豆子磨碎了再吃，非常讲究细节的刻画，生怕漏掉了哪一小点。给领导写讲话稿，不是自己给自己写文章那样信 7
马由缰，因为讲话稿的所有权是讲这个话的领导的，他要负全责，所以写讲话稿要以领导满意不满意、答应不答应、高兴不高兴作为写作工作的根本出发点，对于写作人员来不得半点任性和自作主张。时时要有位置感，也就是适合讲话者的身份，这就是度，时时要惦量这个“度”。首先，必须适应领导的个性。就像讲方言一样，形成有差别化语言体系。时间长了，别人一看就知道这个讲话是哪位领导做的；其次，要和领导在思维领域保持交流互动。所谓“互动”，就是你对问题的认识与想法、写作意图，要让领导知晓；领导的新思维你注意及时领会，有耐心、要用心，只能意会，慢慢久了你就会琢磨出门道，自有心得，你要领会，特别是领导往往比写作人员了解上面的政策多，掌握的动态新、收集基层的情况详，如果写作人员跟不上领导的思维，情况已经变化了，你还在用老一套，领导就会不满意，自己的那些锦绣文章就像“草丛里的葫芦，没见着阳光就老了”，费了九牛二虎之力都成了无用功。互动，对于写好材料非常的重要。因此，一定要注意及时向领导汇报你的最新思想动态，不能拖太长时间，领导表面不说，其实都放在心上。第三，根据领导修改意见，反复修改。好文章都是精心打磨的结果。要坚定信心、耐住性子、不惧繁琐、逐字推敲、锻造精品。
2. 写给谁。就是说这个讲话的受众是谁。自己的和受众的身份、地位这些因素很重要。【中华文化讲究身份，君君、臣臣、父父、子子，丝毫不能紊乱。通俗的说：该说话时说话是一种水平，不该说话时不说话是一种聪明，知道什么时候该说话什么时候不该说话是一种 8
城府。该干时会干是一种能力，不该干时不干是一种智慧；知道什么时候该干什么时候不该干是一种“成熟”。该靠前时靠前是一种派头，不该靠前时不靠前是一种知趣，知道什么时候靠前什么时候不靠前是一种修炼。】给上级领导和上级机关讲的，就要注意分寸，少讲道理，
【领导艺术，就在于会讲清道理给下级，又会及时要求下级报告工作的结果，并且重结果轻过程。】从专业的角度，多举一些来自实践第一线鲜活事例，实事求是，用数字说话，用别人的话说我想表达的事，多发现现象背后的本质，多揣摩表面背后的趋势，多留意利弊转换的规律，多分析一些不确定因素和隐患，对可能出现的变数，提出自己规避和消除的有效对策和建议。对同级和平行部门讲的，要虚心、真诚，不卑不亢，讲清需要支持的缘由，减少不必要的互相肘制，营造和谐氛围，以争取最大帮助为最高目标。对下级部门和基层群众讲的，就是要紧密围绕形势怎么看、问题怎么办、工作怎么干来谋篇布局。要有工作的总结，重在鼓舞；要透彻解剖存在的问题，旨在警醒；要讲清面临的形势和阐述一定的道理，意在指明方向；对下步工作目标、任务要明确，工作部署要洗练干脆，归根结底，贵在抓好落实，并在落实中见成效，使领导讲话的目的得以真正实现。
3. 谁来写。材料当然不是从天上掉下来的，不是计算机里自动生成出来的，是写作人员一个字、一个字地从脑袋瓜子里“抠”出来的。写材料既是脑力劳动也是时间持久的体力劳动。在解决了上述给谁写、写给谁的前提下，要安排相对熟悉这位领导的人员来写初稿。【有勇气就会有奇迹！这里有个激励同志们写材料的问题。谁都不是天生 9
会写材料的，也不是谁天生就不会写材料的，关键在于打掉笼罩在他心头上的一个“怕”字，方式上采取一个“逼”字，方法上给予一个“教”字。对初写材料的同志，首先，要克服他对材料的畏惧感，怕字当头，就会畏首畏脚，思路就打不开。这时重在鼓励鞭策（毛主席曾讲过：“革命的队伍是一支英雄辈出的队伍，这支队伍具有一往无前的精神，它要压倒一切敌人，而决不被敌人所屈服。”在撰写材料遇到困难时，确实要有这种气吞山河、压倒一切、攻无不克、战无不胜的英勇气概）；其次，初稿拿出来后，要不留情面的当面批评，稍加点拨后，再逼他接着再去写。如此三番五次，让他吃不下饭、睡不着觉，甚至小病几场，大哭几次，弄得他心无旁骛、一门心思想着这个文章怎么写，直至将他头脑中固有的错误写作模式全部摧毁掉，搞得他不知道怎么写了，头脑中一片空白；最后，再在一片“废墟”上，教他怎么写，建立起符合领导意图的崭新的写作模式，催生他创造的激情、点燃他智慧的火花、喷发他灵感的源泉，这就是“一张白纸好绘最新最美的图画”的道理所在，如果三年过去，初写材料的同志能挺过了这一关就行了。过去拜师傅学徒三年就是这个道理，只有这样才能从师傅那里学到一点不走样的手艺，也只有这样古老技艺才能传承下来，人们一看作品就知道是那个师傅教的，否则，样子早就走完了。可以说，在写作材料的征途上从来就没有捷径可走，在座能够出徒为师的各位都是这样走过来的。】首先，要尽快拿出写作提纲。在征求领导意见之后，写出初稿，有一稿就不愁二稿、三稿，直至几十稿到最后的定稿；其次，处室局的主要负责人要有“炸碉堡”的勇气亲自上阵写。一般来讲，事 10
不过三，文稿修改到三稿后，部门的负责人就要以自己动手为主，别人帮助为辅来进行修改了。 如果由于其他原因，实在不能亲自写，也要自己出主意、出思路，让别人去写，不能当甩手掌柜。第三，发给各部门传阅，提意见，再作修改，直到领导审定后定稿。【丑媳妇迟早见公婆，不必怕丑。尊重别人就是尊重自己。别人既然能提出意见总有经过思考的，有他的道理，多多益善。】现在看来，一个领导讲话材料要写好，前后没有10多次的大大小小的修改是不行的。
三、撰写政策性意见（文件）
撰写政策性意见，是一项极具探索性、极具创新性、极具挑战性、极具风险性、极具艰苦性的工作。
写作政策性意见的要领和要求
撰写政策性意见，周期长、环节多、程序多，工作量大；表述规范，政策制定要有依据，讲究来源去脉；文字要求高，法规式语言，多一字显累赘，少一字意思表达不到位，要达到一字不易的地步，总之，要注意斟酌详细、推敲层次，作到尺寸得宜，序次分明。文体一般分简约的导语（依照或贯彻什么出台）、出台此项政策对推动工作的重要意义、指导思想和目标任务、政策条文（分类表述）、保障措施等部分。虽然分为几个部分，但条文序号可以一以贯之，最后成为多少条，既简洁又明朗。
写政策性意见的过程就是摸清现状、找准症结、认清形势、统一思想的过程，天下事最难莫过于统一思想，因为各有各的立场、各 11
有各的利益、各有各的诉求，因此，起草的过程也是部门之间相互博弈的过程，是一项极为艰苦、辛苦、劳苦的工作。【王国维在《人间词话》说：“古今之成大事业、大学问者，必经过三种之境界：?昨夜西风凋碧树。独上高楼，望尽天涯路?。此第一境也。?衣带渐宽终不悔，为伊消得人憔悴。?此第二境也。?众里寻他千百度，蓦然回首，那人却在，灯火阑珊处?。此第三境也。”】可以说，写政策性意见就得需要进入到这三种境界。
1. 必须有执着的追求。登高望远，瞰察路径，明确目标与方向，要了解到制定的新政策所涉及的党中央、国务院、国家部委办局、兄弟省市、本省省直各部门、各市县以往的有关所有政策的概貌。这是一个庞大的政策系统工程。都要认真学习，一个都不能少，少了，人家就要跟你挑战，说你不了解方针、政策、法规，讲了外行话，违背了法律法规，没有做到依法行政。
2. 必须有坚定信心。写政策意见，往往是代省委、省政府立言，决不是轻而易举，随便可得的一件事，一来程序太多，二来打破平衡后的创新之处，各部门角度不同，观点认识就不一样，总是异议太多。因此，要行动上要坚定不移、坚忍不拔、不能有丝毫的气馁，经过一番辛勤劳动，废寝忘食，孜孜以求，直至人瘦带宽也不后悔。非得要有一副“如欲平治天下，当今之世，舍我其谁也”的架势，否则，坚持不下去。
3.必须有专注的精神。反复追寻、研究，下足功夫，自然会豁然贯通，有所发现、有所发明、有所创新，就能够从必然王国进入自由 12
王国。
四、 写作信息
写作信息具有快捷性、政策性、严密性和准确性，现在，还具备了评比激励性，信息的采用率，已经代表了一个单位在上级领导和上级机关心目中的位置和形象，成为单位之间相互打擂台、比高低的法宝。
（一）写作信息的要领
主要有三点：
1.时效第一。时效是信息的生命。信息的价值及时就是黄金，过时就是黄泥巴，打的就是“闪电战”。必须增强对经济发展的新情况、新问题的敏锐性，关注“热点”，把握“难点”，掌握领导的“关注点”，捕捉信息、撰写信息、报送信息，不断吸引领导目光。
2.广收博采。全方位地掌握各类写作素材。俗话说：巧妇难为无米之炊。这“米”就是大量的、零碎的、粗糙的第一手原始写作素材。一事一议，观点鲜明，坚持用数据说话，着力在“新”上做文章，极力在“快”上下功夫，争取做到“人无我有、人有我先、人有我新”，重在成果发布的实效性、震动性。
3.语言高度凝练 。以小见大选角度，精雕细琢写短文。主题不准推倒重定，文理不通返工重写，对可改可不改的坚决改，可删可不删的坚决删，可压可不压的坚决压。
（二）写作信息的要求
主要有三点：
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1.换位思考。要具有敏锐性，以较强的政治敏锐力和分析判断力，关注小事，成就大事。在日常工作中就要注意研究新情况和新问题，纵横比较，借鉴提高，站在上级领导的角度去想问题、看问题，去分析问题，准确把握上级的工作思路、工作动态和工作走向，并提出解决问题、处理问题的办法和建议，供决策参考。
2.写出新意。创新就是本领。上情与下情结合得好，信息撰写就会有创新。撰写信息容易，但要写好并非易事，尤其是写出新意更是难上加难，容易犯结合不紧密、内容太空洞、语言不简练的毛病。内容要“实”。实在是信息的生命。具体来说，就是必须做到目的明确，一看就知道为什么要报这个信息；必须做到内容清楚，一看就知道要报这个信息做什么，提出了什么符合实际的新观点；必须做到指向具体，一看就知道报送的这个信息将由谁来做，什么时候应做什么，什么时候完成，一目了然。这样的信息，才有操作性，才能受到领导的欢迎。
3.写出精品。语言要“精”。信息是用语言来表达的，高度再大，新意再强，内容再实，观点再明，语言表达不准确、不精练，不是好信息。因此，写好信息，一定要坚持在语言上求“精”，力求做到简明扼要、具体准确，最忌讳长篇大论，关键看内容、看质量，是不是符合上级的要求和本单位的实际，离开了这一点，写得再长也没有用。总的原则，就是要用最简练的语言，表达最完整的意思，做到准确、鲜明、生动就行，不能像写议论文一样，先提论点，再找论据；也不能像写记叙文一样，详细讲述过程和故事情节，能用一个词的，不用 14
两个词，能用一个字的，不用两个字，必须惜墨如金。怎么算是好信息呢？好的信息，必须语言简练，大家一看，清清楚楚。
（三）写作信息注意事项
坚持“特件特办、急件急办、平件快办”的原则，分秒必争，高效率、严要求报送省委办公厅、省政府办公厅。提高信息传输效率，密切与两办信息处的联系沟通，增强和谐，以提高上报信息的采用率。
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