最常用的行文格式规范要求
一、行文规范
(一)题目:方正小标宋简体, 二号字。副标题用三号楷体字,居中排印。
(二)正文:仿宋 ,三号字 ,只有一级小标题的,小标题用黑体字排印;有两级小标题的,第一级用黑体字排印,第二级用楷体字排印;有多级小标题的,第一级用小标宋体排印并加黑,第二级用黑体字排印,第三级用楷体字排印,第四级用仿宋字体排印。独立成段的小标题,末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾有句号。
(三)题目与正文空一行。
(四)正文中的序数顺序:一、 (一) 1. (1)
注意:(一)(1)后不加标点。
(五)成文日期:一般正文下空一行,需要盖章的下空4行(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),右空4字,用汉字将年月日标全。
(六)页面:A4纸,每页22行,每行28字(行高26磅)。
(七)附件:仿宋3号字。
1.正文后附件:下空一行,左空2字,3号仿宋标识“附件”,附件后用全角冒号,若有两个以上附件,冒号后可用阿拉伯数字序号,附件名称后不加标点符号。例如:
附件:1.xxxxxx
2.xxxxxx
2. 左上角的“附件”二字要顶格。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。
(八)纵向装订。
(九)印章:加盖印章时,要做到端正、清晰,上沿不压正文,下沿在成文日期之下。单一机关行文印章距正文2-4mm(印章上边缘与正文结尾行之间不得超过一行字的间隔),居中压成文日期;当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章的中心线压在成文日期上。不得盖空白章。印章与成文日期不可单独一页,可调整最后一页的行距,字间距。
(十)页码:居中,左右各放一条一字线,空白页不标注页码,不掉页。
(十一)空格:每自然段左空2字。
(十二)正文不可随意空行。
二、使用标点符号的常见错误归纳
三、几点说明
(一)向上级部门交的材料及上级部门下发的文件、通知等必须符合行文规范要求。
(二)学校的计划、总结、制度、通知等必须符合行文规范要求,档盒里材料或墙上挂的都这样做。为节约纸,教师或学生的作品、成绩统计表、试卷等材料字号、行距不作要求,其他要符合行文规范要求。
(三)为了节约纸张,正反两面打印材料。
公务活动中易用错的标点和字词
一、公文中易误用的标点
(一)在一些题序后面误用了顿号
例如:第一、第二、首先、其次、等等,顿号(、)应改为逗号(,)。
(一)、(二)、(三)、(1)、(2)、(3)、①、②、③、等等,这些序号既然用了括号,就不能再加顿号及其他标点。
1、2、3、 A、B、C、a、b、c、等等,阿拉伯数字和拉丁字母作序号时后面不用顿号,应该用下脚圆点号“.”(只有中文数字序号后面才使用顿号如“一、二、三、等”)。
2.冒号“:” 误为比号“︰”。
3.破折号误为两个一字线“——”或一个化学单键号“—”,把“——”改为“——”的方法是:将其刷黑再选择成黑体,两个一字线就连在一起了。
4.表示数量范围的数字之间误用了一字线“—”或半字线“-”,应该用浪纹线“~”,如11月1日~11月5日,2~3天,20~30人,等等。浪纹线“~”可在插入菜单中的特殊符号里查找,也可在新罗马字体下按Shift+~。
5.省略号(……)误用为(… …),省略号形状按规定应该为六个连点,还有在省略号前后保留了顿号、逗号、分号的也不对。
如:雄伟庄严的人民大会堂,是首都最著名的建筑之一,……。(省略号前后的标点符号应该删去)
6.阿拉伯数字表示时间时,小时与分钟之间应当使用英文冒号,如6:00、23:00,不能使用中文冒号,如6:00、23:00,也不能用比号(︰)。
7.公文的编号应该用“〔〕”不能用“[]”,如渝教语〔2008〕3号。
二、公文中易误用的数字
1.二〇##年不能写成二〇##年、二○##年、二零##年,应在插入菜单里面的“日期和时间”里添加。
2. 表示概数使用了错误的形式,如3、4天,7、8个人,等等。表述这样的概数应该使用中文数字,并且数字之间不使用标点,如:一两天,三四天,七八个人,等等。
第二篇:日常行文格式要求
关于日常行文格式要求的通知
一、页面设置的要求
上边距为2.4cm,下边距为2.2cm,左右边距同为2.8cm。
二、正式行文的格式要求
(一)标题要求:标题用2号宋体,加粗、居中。
(二)正文要求:
1.正文的基本字形。采用3号仿宋_GB2312字体,行间距为固定值26磅。
2.正文中的表格。以word形式, 4号仿宋_GB2312字体,表格内行间距为固定值19磅,财务报表除外。
(三)正文层级要求:
1.一级标题用3号仿宋_GB2312字体,加粗,用汉字数字“一、xxxxx
二、xxxxx”
2.二级标题用3号仿宋_GB2312字体,用汉字数字外加小括号“(一)xxxxx
(二)xxxxx”
3.三级标题用3号仿宋_GB2312字体,用阿拉伯数字 “1. xxxxx
2. xxxxx”
4.四级标题用3号仿宋_GB2312字体,用阿拉伯数字外加小括号“(1)xxxxx
(2)xxxxx”
5.五级标题用3号仿宋_GB2312字体,用特殊符号中的数字符号①②③④标注。
6.标题不允许使用自动编号;不允许使用英文字母编号。
7.要注意序数数词的写法,"一、"下面是顿号,"1."下面是圆号,而"(一)"和"(1)"括号外面是不带顿和点号。
8.在正文层次不多的情况下,第一级标题用“一、”,第二级标题可用“1.”。
9.有段落统一用“。”,例如:(1)xxxxx。
(2)xxxxx。
(四)附件1个以上的情况,样式例如:附件1:xxxxx 附件2:xxxxx
(五)年月日落款与正文内容空四行,与页边距空四格。
(六)公章要齐年压月。
三、上报材料类文件(非正式行文格式)格式要求
(一)标题要求:标题用小2宋体,加粗、居中。
(二)正文要求:
1.正文的基本字形。采用4号仿宋_GB2312字体,行间距为固定值20磅。
2.正文中的表格。以word形式,采用5号仿宋_GB2312字体,表格内行间距为固定值16磅。
(三)层级要求:同正式行文格式要求。
(四)页码要求:行文应当标明页码的顺序编号,用小5号Times New Roman体标识,标识在每一页公文的下端居中。
附件:企业公文写作教程