秘书工作初体验
一﹑秘书为什么要有丰富的常识
1、常识对秘书有什么意义
秘书在日常工作中常常会遇到这种情况：客人按预约的时间来访，可上司一时还离不开，要么是与前面的客人没谈完，要么是在打一个长途，需要让客人等一会儿。在这个时候，你就得替上司招待客人。在客人等待的时候，你让客人干等是很不礼貌的。如果客人有几位，他们自己可能会聊点什么；如果只有一位客人，你让他干等，他就会越等越急躁。因此，秘书在这个时候应该跟客人聊点什么。在这种情况下，客人一般会主动提一些话题，范围则可能从克隆人到世界杯。这时，秘书应根据客人提起的话题与他进行交谈。如果能与客人进行这种交流，客人不仅不会焦急，而且会对你本人产生一种信任感。
作为秘书，与客人交谈是一项很重要的日常工作。作为一个优秀的秘书，你不仅在与客人的交流时能听懂客人说话的内容，而且还应能根据客人的兴趣，进行深入的交流，不是只会说“真的吗”或者“是的”这几个字。如果你老是说这几个字，就会让客人感到兴趣索然。
又比如，你陪上司外出办事，上司年纪大了，突然心脏病发作，或者出现脑溢血等紧急情况，在这种紧急情况下，你应该是掏出手机，凭直觉就拨１２０电话。如果你把急救电话号码忘了，还要问旁边的人，或者查效率手册什么的，浪费了宝贵的抢救时间，别说几分钟，就是几秒钟，都可以说是你的失职。
当然，在秘书的日常工作中，像这种危险的突发性事件很少出现，但是，有大量的特殊情况需要秘书凭直觉来处理。比方说上午十一点钟，上司正在会见客人，一个客户公司的秘书电话说，原定于今天下午两点他们的老总到公司来会谈，由于种种原因，他们的老总脱不开身，希望你到他们公司去谈。下午能不能过去，请马上答复他们。在这种情况下，就要求秘书在向上司汇报之前，凭直觉拿出自己的腹案，因为给上司考虑的时间也不多，而且在这种情况下去请示上司，上司的脑筋也不一定一下子就转得过弯来，也会感到左右为难。要在很短的时间内作出判断，只能凭直觉了。
秘书在工作中常常要凭直觉办事。秘书的直觉从哪里来？当然，首先要有丰富的经验，再有就是丰富的常识。因此，作为秘书，必须具备丰富的知识，特别是要具备丰富的社会常识，这类常识包括身材比较丰满的最好注意少穿颜色较浅的衣服，患有糖尿病的人注意少喝洒，出现火情马上打119报警，等等。如果秘书平时对上司工作的职责、负责的范围、思考问题的方法和为人处世的态度有比较多的了解的话，就能很快作出判断，向上司提出自己的想法。没有丰富的常识和经验作储备，你就产生不了正确的直觉，一遇到特别一点的情况，你就只能把矛盾上交，让领导自己一个人去为难。
作为企业内外一个信息交流枢纽，秘书每天都在与企业内外各式各样的人物打交道，所以，秘书不一定要具有某一方面的专长，但一定要是个“杂家”，上知天文地理，下懂风土民情，前三百年能说出个甲乙丙丁，后五百年也能道出个ABCD。每一种社会职业都有自己的特长，销售部的人会做买卖，开发部的人会搞科研，而秘书部门的人特长是什么？秘书的特长应该就是有非常丰富的常识，特别是一些常识要非常渊博，这也可以说是秘书这种社会职业的特点。一个优秀的秘书，可以说是一个伟大的常识家。具有非常丰富的常识是秘书的职业特征。常识是直觉的邻居。
2、秘书如何丰富自己的常识
给公司领导安排日程，是秘书一项很重要的工作。上司乘车外出办事，如果秘书不熟悉交通情况，不知道什么地方容易堵车，不知道什么时候是车辆高峰期，不知道在哪个地方是单行线，就不能准确计算出上司在路上所花的时间；你安排路上的时间多了，是浪费上司的时间；你安排的时间不够，把上司搞得像去机场赶飞机似的，还有可能因堵车而误事。但是，像北京的这样的大都市，交通情况那么复杂，谁也不可能一下子把它们搞清楚，所以，像熟悉北京市的公交情况这类常识，秘书不可能像准备考托福那样，搞突击死记硬背；秘书的知识和经验只有靠平时的积累。比如，你平时坐在出租车里，你就应该留心哪个路口容易堵车，什么时候容易堵车，这样，在工作中就心里有数。要想成为一个优秀的职业秘书，没有什么诀窍，也没有什么捷径，除了向别人请教，就是自己多留心，多积累；积累多了，悟性也就高了。
秘书的工作具体而繁杂，从待人接物到给领导安排工作日程，如何作到恰到好处，很大程度取决于秘书的经验；而这种经验又很难从教科书上得到，因此，除了年纪大的同事言传身教，只有靠自己在实际工作中去摸索和积累。秘书的工作不仅面宽，而且接触的人多，从各部门到公司领导，从公司内部到外来客人，因此，这也就给年轻的秘书积累经验创造了条件。在日常工作中，只要处处做个有心人，学会观察周围的事，就会有收获。
因此，作为秘书，你每做一件事，每接触一个人之后，都要细想想，哪些把握好了分寸，哪些还有待改进；保持像海绵一样的心态，通过这种日积月累，你的能力就会在无形中提高。秘书大多年轻，在工作中容易出差错。但只要每次出差错后认真反思，吸取教训，学到的东西反而会更多。因此，只要坚持留心，常识和经验就会越积越丰富，进步也就会越快。
要想成为一个优秀的秘书，必须具备良好的自我学习和积累的能力。古人说“处处留心皆学问”。留心皆学问，就是平时要多留心。留心就是眼勤、耳勤和嘴勤，也就是多看、多听，多问，最后多想。二﹑ 社会常识
1、生活常识
秘书必备的生活常识至少应包括这么几个方面：
a.风土人情
公司来了一对欧洲的客人。他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对北京自然充满了强烈的好奇心；先生与公司谈判，而太太不仅希望能够饱览北京的风光、购买一些珍贵的纪念品，而且还想了解一些有关中国传统京剧、瓷器、武术等方面的知识。这样，秘书实际上就成了翻译兼导游，因此，这就要求秘书是个“百事通”，不仅对传统戏剧、名胜古迹，就是对北京那些像全聚德有特色的老字号商店要能做到如数家珍。
b.科学素养
现在科技发展日新月异，报纸上电视里，一天到晚都是新名词、新信息。诸如“纳米”、“克隆”、“干细胞”、“ＤＮＡ”、“转基因”之类的新名词在媒体上层出不穷，这就要求秘书平时注意多学习。这既是工作的需要，也是日常生活的需要。比方说，有外地来的客人问你，北京为什么那么多风沙，或者为什么要保护大熊猫和其他珍稀野生动物，如果没有一定的科学素养，回答就很难到位。
作为秘书必须具备一定的科学素养。不过，科学素养并不是会背几个新名词，还包括了用科学思想、科学精神、科学方法去看问题和思考问题，用科学的观念来看待科学进步对我们工作和生活的意义和影响??
c.艺术修养
对于工作紧张、心理压力大的秘书来说，通过欣赏艺术作品，无疑是使身心压力得到宣泄的一种最佳方式。艺术就像一座收藏着无数奇珍异宝，又永远敞开大门的宫殿，你可以自由地进入，可以和她沟通，通过和她的对话抒发情怀，达到修养身心的目的。不管是忧伤，还是高兴，起伏的心绪就会渐渐平静。现代人的工作生活压力都很大，对于一个需要宣泄情绪的人来说，与艺术对话是最好的选择，这就是古人说的修身养性。久而久之，人们就能够平心静气地看待社会和人生。知道怎样调整自己的情绪，并能选择恰当的方式抒发自己的感情，是秘书必备的基本技能，也是她做人成熟的重要表现。
秘书通过提高自己的艺术修养，拓展自己的想像能力。富于想像力，就会有利于收集并获得广泛、大量的信息与知识；开拓思维方法及观察的视野，提高自己的创造性和创新能力。如果你陪外国客人看京剧时，不能把“四大名旦”介绍为刘德华等人??
d.餐饮知识
懂一些饮食方面的知识，对于一个秘书来说非常重要，因为招待宴请客人也是秘书的一项日常工作。秘书在招待客人时，不仅要能根据客人的籍贯、年龄和性别等方面的不同，选择适合他胃口的菜馆，而且要能对一些名菜做一些相应的介绍，一方面是能显示出秘书的素养，另一方面也能创造一些气氛，给客人宾至如归的感觉。比如宫保鸡丁这道家常菜，一般人都爱吃，它就有一段关于袁世凯的故事，如果你能边吃边介绍，就会让宴席增添许多气氛。
2、人情世故
说一个人太“世故”就是指一个人太势利眼，作为秘书不能太世故，但是，作为秘书又不能不了解一些世态炎凉，因为企业是在现实中生存和发展，企业的领导人每天都在与社会上各式各样的人物打交道，他们在处理一些问题时，为了企业利益的最大化，常常会非常现实；而这种“现实”在一些外人看起来就非常“势利”。比如，上司明明知道张三不学无术，是个典型的花花公子，但还是安排张三进了策划部，因为他老爸是公司最大的广告客户??
这类人情世故，实际上是生意场上的“风俗习惯”，或者说是潜规则。不仅在生意场上，就是在一个公司内部也有许多类似的“风俗习惯”。这类“风俗习惯”，它们实质上也是一种价值观，是生意场上或公司里多少年一代一代沉淀下来并将传续下去的一种职场文化。虽然这些“风俗习惯”一般不像买卖合同那样写得很清楚和有强制性，但它为大多数人所认同。不遵守这些“风俗习惯”的话，就会遭到大多数人的排斥。所以，作为公司秘书，一定要了解一些生意场上和公司内部的“风俗习惯”。即使有些“风俗习惯”非常丑陋落后，你也得首先去适应它。
三﹑ 经营管理常识
1、公司的决策机构
目前一般的公司都是“有限责任公司”。所谓“有限责任”是指公司出资人仅以自己出资部分来承担偿还债务的责任。由于投资者仅仅作为股东出资，不参予日常经营，因而他们的决策大多以股东大会和董事会的方式来进行。
a.股东大会
有限责任公司的最高决策机关是公司的股东大会。一般的股东都不直接干预公司的经营管理，投资的所有权与公司的经营权是分离的，公司的决策经股东大会讨论认可，委托给董事会和监事会管理。在每年一度的股东大会上审议并决定以下重要事项：规章制度的变更，资本的增减，公司的解散和合并，股份的转让，股东分红，董事会及监事会人员的任免，财务报告的审计和确认，公司董事的薪水等其他利益分配方案。股东大会原则每年召开一次，从某种意义上说股东大会仅是形式上的最高决策机关。
b.董事会
公司董事会是公司经营决策机构，也是股东大会的常设权力机构。董事会向股东大会负责。董事会主要有这么些职责：如决定公司的生产经营计划和投资方案；决定公司内部管理机构的设置；批准公司的基本管理制度；听取总经理的工作报告并作出决议；制定公司年度财务预、决算方案和利润分配方案、弥补亏损方案；对公司增加或减少注册资本、分立、合并、终止和清算等重大事项提出方案；聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务部门负责人，并决定奖惩，等等。
c.监事会
公司监事也是由股东大会所选派委任的，其作用是监督董事会的工作是否正确和经营班子是否称职。因此公司（包含子公司）的董事会成员不得兼任公司的监事。一些公司的监事会不仅要对公司财务方面进行监督，而且也对公司业务方面进行监督。上市公司还要接受来自公司以外的财务审计。
2、企管经营常识
企业经营管理方面的知识主要是指企业的组织结构和业务分工，如老总与几位副老总是怎么分工的，经营决策的程序如何，市场部与销售部的分工各是什么。研发部在从事什么产品的开发，公司主要的合作伙伴有哪些公司；公司下一步朝什么方向发展等等。对于企业经营管理情况有一定的了解，对秘书辅助上司的工作非常有益处。
作为秘书，你还必须了解本公司的历史、发展的过程、注册资本、领导人姓名、具体的业务内容、具体产品或服务的价格、年销售额、各地的分支机构，总员工人数等等。
不仅要了解本公司的一些基本情况，而且对公司的同行也应该有所了解。比如你是一家电视机生产厂商的老总秘书，你不仅要知道有多少同行，而且要了解它们的总产量、大致价格、新开发的技术或新产品等，并对整个行业的发展趋势有一定的了解。
3、其他经济常识
a.股票常识
对于一个职业秘书来说，应当具备一些股票和期货方面的知识。在现代经济生活中，特别是股票市场，它可以说是经济生活的晴雨表。股票市场价格的涨跌和市场板块结构的变化，既反映了国家宏观经
济发展的趋势，也预演着投资市场的未来走向，因此，作为一个现代企业的领导人，不管是上市公司还是没有上市的公司，都会关注股市的潮起潮落。作为上司的助手，如果不具备相应的知识，那也就说不过去了。
b.外汇金融常识
随着加入ＷＴＯ，企业的国际化进程加速，作为上司的助手，秘书具备一些国际金融方面的知识是最起码的要求。虽然秘书的工作不需要像具体业务部门的人那样，天天盯着计算机上那些外汇变化曲线图，但当自己的领导为某项具体的贸易或投资业务而关注汇率变化时，如果你一点国际金融知识也没有，那你也就不配称为“领导的助手”。
d.法律常识
稍为有规模的公司都聘有法律顾问，所以有些秘书认为自己法律知识多一点少一点关系似乎也不大。其实这是误解。法律知识它包含两层意思：一是知法懂法；二是运用法律，这两者是相辅相成的。作为秘书，你并不一定要像律师那样精通法律，但必须具备起码的法律常识，遇到问题时能够有意识地利用法律加以解决。
在公司经营活动中，如何对公司法律权利的获得、行使与保护、如何避免出现法律纠纷以及出现法律纠纷后如何解决，这些都涉及专门而又复杂的法律条文，必须由专门的律师来处理。但是，这并不等于秘书不需要具备一些法律知识。企业对法律知识的需求，不仅是在签订那些事关全局的协议或合同时候，更多的是在普通的日常工作中，律师往往只是最后把关。从各种协议与合同的起草，到与客户的常规谈判，如果秘书具备了一定的法律知识，就能使自己在辅助上司决策和处理日常工作过程中，给公司领导提供自己的建议，使上司在日常经营活动中能够及时判断什么事可以自己解决，什么时候需要律师的帮助。这样，就可以避免一些法律困惑和纠纷，大大降低公司法律需求的成本。特别是在目前的现实生活中，由于法制还不是很健全，有理的不一定合法，合法的不一定有理，在经营企业过程中这种法律上的陷阱非常多，更需要秘书具备相当的法律知识，提醒上司依法办事。
四﹑ 财务常识
1、财务常识
作为秘书应具备一定的财务常识。在公司内部，一般都设有财务部门，他们专门负责财务方面的工作，除非你的上司直接负责这个部门，作为秘书没有必要具备专门的会计知识。但是，为了让上司在企业经营过程中，掌握企业的经营动态，通过财务报表了解企业经营状况，因此，作为秘书对财务知识多少要有些了解。上司通过财务报表知道企业的实际状况，预测企业的未来，如发现企业经营不景气，就可以采取措施降低费用，从这个意义上来讲，秘书具备一定的财务知识大有好处。
2、资产负责表和损益表
按我国目前的会计准则，企业每月主要是上报资产负债表和损益表这两个主要表格。
资产负债表主要是表现了资金的使用情况。通过看这份表，就知道企业的资产，有多少是库存商品、有多少是固定资产，等等。通过了解各种资产结构，就好把握如何调度资金以及在运营过程中下一步应采取的措施等。如果资产增长幅度较大，就表示企业经营状况良好；相反，如果企业经营状况不理想的
话，资产就不会有什么增长；如果出现资产减少的情况，那不仅是增增减减的问题了，那就要采取相应的措施，重新检查公司运营方针，在资金调度、投资方向和企业管理等方面进行调整。
损益表主要是反映企业的盈利状况。通过这份表，能了解企业在一定时期内的“利润”情况。为了具体了解企业的利润情况，必须了解企业在这个时期的销售收入和经营费用的情况，而这种状况通过记录经营状况的损益表上的营业收入、费用、利息等指标的对比，就能了解企业经营的效率。通过损益表可以看企业收入的构成，一般来说，营业收入增加的话，营业费用和利润也会相应增加。销售收入与销售进价之间的比率，反映了企业成本的构成。能从销售费用、一般管理费用占总销售收入的比重中，可以看出企业的负担和经营管理的水平来。
3、现金支出和报销
秘书在日常工作中经常要与财务部门打交道，如临时购买办公用品、招待客人、市内交通费和为上司报销出差费用等。由于办公用品和市内交通费一般金额都不大，现在似乎都是个人先垫付，之后实报实销。
当然有时为接待客人也要预借些现金，这样，事后就需报销费用，根据规定，一笔一笔地细算。作为秘书主要报销工作，主要是要经常替上司报销差旅费。
上司准备出差时，应根据上司出差目的地和时间的长短，为上司做一个差旅费预算，根据预算，填好借款单，向财务部门的负责人提出申请，在上司出发之前把现金准备好。在作差旅费预算时，主要是交通费、住宿费和出差补贴这几项。出差补贴，公司一般都有现成的标准，根据职位高低，有各种不同的补贴标准。
上司出差回来后，秘书要代替上司报销差旅费。将上司所有出差票据整理好后，按财务部门指定的单据填好，分门别类地算出来，将报销单交财务部门负责人审核签字。根据出差之前预借金额和出差发生的实际费用，多退少补。
五﹑现代文秘应该具备的基本素质
摘 要：现代秘书岗位是一项综合性工作岗位，对从事秘书工作者的素质要求愈来愈高。要做一名合格的办公室秘书，必须具备扎实的文字功底，敏锐的政治头脑，刻苦的学习态度，较强的交际能力，熟练的协调技术，务实的工作作风。
关键词：文秘，基本素质
近些年来，随着形势的发展，秘书工作内容越来越丰富，工作领域越来越宽广，工作要求越来越严格。这就需要我们不断与时俱进，开拓进取，进一步增强“讲学习、讲奉献、讲责任”的工作意识，倡导“团结、务实、创新”的工作精神和树立“精、紧、细、严”的工作作风，只有这样，秘书人员才能取得领导的信任和支持、赢得群众的认可和拥护，才能不断树立务实、创新、高效的新形象。要做好秘书工作，必须具备以下基本素质。
首先，要有扎实的文字功底
秘书作为领导的助手和参谋，一是记录和抄写；二是文稿起草。记录，有领导的口授记录，有接待来访者的记录，还有会议记录和电话记录等等；抄写，即对字迹潦草或因在起草过程中经反复推敲、多次修改和勾划的文稿进行誉写以便于继续修改或交付打印。帮助领导攥写稿件使之能腾出时间去做其它工作，这是秘书应尽的责任。起草文稿，是秘书工作的主要部分。文稿的起草过程，常常是由领导和秘书合作进行的。有时，是领导亲自动手，秘书帮助誉写。以及做一些收集、补充和核实；有时，是领导口授主要内容，秘书记下后负责文字的加工整理；有时则是领导只口授一个要点，或者同秘书一起在讨论中形成一个要点，然后由秘书据此去收集材料、推敲观点，形成文字。这最后一种，领导只是出题目，而从拟定提纲、收集材料、起草文稿到讨论修改，则都由秘书单独负责。特别需要指出的是，在起草文稿的时候，秘书不但可以在酝酿和讨论文稿的时候提出自己的意见供领导参考，而可以在起草时直接把自己的想法写上去，形成初稿，让领导人去决断，而不是照葫芦画瓢，这样形成的文稿才能真实、全面、生动地反映传达领导的决策、方针、意图等，并使之成为群众性的行动。
其次，要有一个敏锐的政治头脑
一是坚定的政治头脑。文秘工作涉及到的每一个方面，政治性都很强。在很大程度上，代表着一个部门的主张，反映着本部门的形象，连接着单位和职工的切身利益。对事关政治性的问题，善于从政治上观察、分析和处理问题，在大是大非面前头脑清醒，旗帜鲜明，立场坚定，不随波逐流、人云亦云。二是丰实的理论头脑。一个人的理论素养越高，预测、把握和解决问题的能力就越强。必须善始善终地把学习放在第一位，扎实、认真地学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论、“三个代表”重要思想和科学发展观。三是辩证的思维头脑。随着改革的深入和社会生活的变化，人们的思维方式和价值取向正在经历一场变革，办公室秘书应在这场变革中走在前面。这就要求我们观察问题要多视角、研究问题要多方位、解决问题要多方法。要注意思维的超前性。四是求实的科学头脑。实事求是是我们的一大工作作风，也是职业道德，工作纪律。办公室秘书想问题、提建议、当参谋、写文章、办事情，都要符合客观实际。切实做到一是一、二是二，不夸大、不缩小，真实地反映客观事物的本来面目。五是精明的效益头脑。在工作措施上，要以最少的投入争取最好的效果，用最短的时间做更多的事情。在工作运作中，要讲效率、科学有序、操作规范、线条清楚。在工作效果上，要多出精品、减少次品。
第三， 遵循几项原则
1、尊重而不迎合尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重，倒有个“度”的问题。尊重领导的根本，一是维护领导的威信，从内心里敬重领导；二是给领导补台，尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中，要从维护领导的团结和威信出发，一视同仁，不能看人行事，厚此薄彼。不能在这个领导面前说那个领导的短处，更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。但也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。2、服从而不盲从前边说过，秘书工作和领导工作在目标上是一致的。所以，秘书对领导的指挥必须服从。秘书的每一个行动必须与领导合拍，为领导决策的每一个环节进行有效地服务。要做到服从而不盲从，一是认真领会、忠实体现领导意图；二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意，服从不是人身的依附，不是唯唯诺诺地趋附。3、参与而不干预秘书参与决策，必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项，提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳，秘书也不能认为这是在决策，更不能产生这是与领导共同决策的错觉。这种错误思维会使自己错位，甚
至干预、干扰领导的决策。也不能以秘书工作的主动性和超前性为借口，把超前的服务当成超前的决策，而只能看作是领导决策前的服务。
第四，要有一种务实的工作作风
一是对事业有春天般的热情。既然有幸走上这个岗位，就要义无反顾地投入春天般的热情，爱岗敬业，任劳任怨，执着地追寻它，尽力地干好它。只要每一件工作当成一种事业去追求，就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报，我们的精神境界就会得到升华，人生价值就会得到实现。二是对他人有大海一样的胸怀。做好秘书工作离不开方方面面的配合与支持。对人虚怀若谷、宽厚容人，就会走出世俗，接近崇高。这是秘书的美德。俗话说：“有容乃大，无欲则刚”，我们要容人胜己，不嫉贤妒能，甘为他人做嫁衣、作铺垫，以“甘为人梯”的风格送温暖、献爱心，只有这样，才能赢得更多同志对我们工作的支持与合作，你工作的环境也才会更加宽松、和谐。三是对自己像旁观者一样清醒。能不能知己所长、知己所短，是衡量办公室秘书是否成熟的重要标志。知己所长，是要保持一种乐观向上的自信心，而不是感到高人一等。知己所短，是要不断反省自我，扬长避短，取长补短。要坚持正确的思想导向，大力提倡埋头苦干，任劳任怨的奉献意识。要经得住诱惑，耐得住寂寞，以苦为荣，以苦为乐，把精力用在想事干事上，要通过默默无闻的工作，实现自身的价值，赢得社会的尊重。
总之，作为一名合格的办公室秘书，除了要具备良好的职业素质外，更要不断提高自己的观察力和实践能力，不断提升自己的综合实力，在工作中与同事建立融洽的协作关系，增强同事对你的信任感和认同感，与大家和谐相处，就一定能成为一名合格的办公室秘书。
六﹑如何处理好与领导的关系
一、命题的实质
我们中国秘书工作的主体是各级领导机关的办公厅（室）及其秘书工作机构。这是个群体。与此成一个体系，也有其个体，这就是在领导人身边工作的秘书。个体与群体，做的都是秘书工作。我们现在常说的秘书，是在党政机关和社会团体中工作的人的一种职务名称。担任这个职务的人是一级组织按工作需要和国家规定为领导人派任的。一般地说，他接受同级办公厅（室）秘书部门或其他相应部门和直接服务对象（领导人）的双重领导。前者一般是业务指导和组织生活领导；后者则体现在领导人使用秘书，秘书在工作上为领导人服务。这种群体与个体的关系，这种公派及其双重领导，是中国秘书体制的一大特征，与资本主义国家公司部门的个人秘书的雇佣关系根本不同。
研究秘书如何处理好同领导人的关系，首先要弄清楚秘书与领导人（指直接服务对象。下同）是什么关系。我以为，从体制上、职务上说，两者的关系只有一种：工作关系。这种工作关系，在职能上，秘书要为领导人服务，即做领导人工作上的助手和参谋，具体任务就是办文、办会和办其他的事；在组织上，秘书与领导人是上下级关系，领导人领导秘书，秘书执行领导人的指令。许多文章中说的同志关系、朋友关系、诤友关系、互助关系、互补关系等等，都是对的，是从怎样处好领导的共事关系这个角度提出的要求，是指秘书同领导人关系中应当体现的一种政治本色和道德精神，不是指两者的组织隶属和工作职能。在我们现代中国，秘书与领导人都是同志，多半还都是共 产 党员，都在为同一伟大的事业工作，在这个意义上两者是平等的，没有高低之分，也没有从属之别。然而，应当看到，秘书与本机关、
本部门的其他一切人也应是这种关系。秘书与其服务的领导人则不同，他们除与领导有共事中的互助互补、诤友关系外，更主要的还是受组织之派去为领导人服务的。他们要接受领导人的指令，而且还要按照派任组织和办公厅（室）的要求进行工作。什么是秘书？它是人的一种职务，担任这种职务的人，是受组织派任，在领导者身边为其工作服务而从事办文、办会、办事的助理性、参谋性工作。这是他们之间的本质关系。
接下来，我们还应弄清秘书应当同领导处理好什么关系。从已发表的大部分讨论文章看，不管语言是怎么表达的，他们希望的是秘书与领导人应当体现出一种融洽、和谐和友谊的关系。而建立这种关系的目的是为了处理好工作。因此，讨论的最后结果，应该使读者共同认识到，秘书怎样才能出色地做好为领导服务的工作。
秘书如何处理好与领导人的关系，是个经验问题，也有理论和共事艺术，有重要的现实意义，是一篇大文章。由于一个领导人一个样子，他们的气质、性格、习惯、要求、喜好和能力等等都有千差万别，道理可以说上千百条，临到具体的人，要做好服务工作，还要靠秘书自己去摸索。但是，从总体观察，也可以找出一些普遍性、规律性的东西在行动中遵循。
我们就多数人的经验概括：秘书要处理好与领导的关系，关键在有效的服务，而做一有效的服务，决定因素是：才干、品德、性格。才干、品德合为秘书的总体素养，是搞好同领导人关系的基础。
二、才干素养是重要因素
我们先从业务能力，即通常说的才干同服务的关系谈起。什么是秘书的职业才干？它首先应包括秘书的一定政治水平和文化水平。政治水平指的是马克思列定主义理论修养，认识问题的能力，对现行政策的理解和掌握。文化水平指的是基础知识、文字能力等等。这些是秘书才干的土壤和肥料，也是才干的构成部分。一个秘书，如果不懂一些马列主义基础知识，不充分了解党的现行方针、政策，那简直是不可思议的。这就给秘书人员提出了对学习的认识和态度问题。学识、文化功底，是秘书的必需条件。学习，才能掌握学识。很多人知道，曾长期担任过秘书的田家英同志，就是靠勤奋学习和勇于实践，才从一个普通小店员成就一位有名的学者的。古代也有一些苦学而既有才干又有品德的秘书。唐代当过记室、学士、秘书监的虞世南，读书精思不懈，至累旬不栉；后来从政则文词、学识和德行都有很高素养。唐太宗称：世南于我犹一体，拾遗补缺，无一日忘之，今其亡去，再难找到这样的人了。（见《新唐书虞世南传》）旧中国有一位研究公牍学的许同苄先生，主张写公文积学，要晓事。他的世界观，我们并不赞成，但他讲的这个道理我们还是可以借鉴的。晓事，按我们的说法，就是知晓世界上的事物，知晓事物的道理；就是具有广泛的知识，有认识事物、辨别是非的能力。晓事，也可叫通情达理。当秘书要懂事，要审时度势、通情达理，才能把工作做得恰如其分，才能搞好同领导人的关系。有一个故事，说是在北宋仁宗状历年间，欧阳修（任枢密副使、参知政事）等欲推荐一位叫石介的人当谏官。也是任参知政事的范仲淹反对说，石介此人性格怪异，不晓事理，如果让他当了谏官，必然以难以办到的事强要上边采纳；如不按他的意见办，他就会怒而撩起衣襟，踹断门槛而去。古代人并不比我们高明，帝王政权与我们人民政权更是天壤之别。讲点古人的例子只是为了更好地讲清秘书必须有常识、有才干的道理。 才干是做秘书的基本功，若是你不能胜任秘书职务，不能完成任务，比如说：办事，丢三拉四、拖拖拉拉；传话，天南海北、走弦跑调；写材料，词不达意、不知所云；出主意，云里雾里，不得要领，等等。这样的人、这样的事，一次两次也许没多大关系，三次、四次还是这样，总会导致领导人的不满意，哪里还会处好关系！秘书的才干，大体上分为三种类型：一是办事型，要求精明强干、思路敏捷，办事利落。大部分秘书人员应是这种类型。二秀才型，是主事写文章的，他的办事能力不一定很强，但
写文章很擅长，同样要求思路清楚，头脑灵活，有学有识。有的秘书，兼有办事、写作两种才能，那更受欢迎。三是技术型比如打字、印刷，办公设备（传真机、计算机、电话机）使用和维修、机要译电等。三种类型的人员，都要把自己的本事掌握好，达到熟练程度，才能胜任愉快，才能与领导的需要相适应，也才能把关系搞好。现在，研究、讨论秘书工作的各种文章、讲义、讲话，反反复复讲得最多的是秘书的参谋职能。这虽然没有什么不可。但是，秘书人员的基础职能是办事，参谋多半也是在办事中体现的。因此，决不可忽视秘书的办事职能。而秘书的办事才干有许许多方面，即使是如领会能力、语言能力和了解领导这样在日常生活中常用上的本事，也同搞好与领导的关系有直接影响。秘书与领导人共事，经常接受任务，汇报工作。领导人说话各自有不同的特点：或简或详、或快或慢、或直或曲，千差万别。有时，他说了，就认为秘书懂了。而事实上，秘书听到的与领导人头脑中想的总是有一定差距。这当中就全靠秘书领会了。把领导人的意图领会了，把握准确了，才能很好地执行。如果秘书一知半解，懵着去干，不是不周全，就是把事情弄拧了，后果可想而知。自己也会疙疙瘩瘩，不愉快。不是所有的秘书都能熟练地写文章，但所有的秘书必须有语言表达能力。秘书在日常工作中不管是对上对下，都不能说话过快、过慢、罗嗦、冗长，词不达意，更不可夹杂件（不文明的口头语），使人费解，引出歧义，导致双方都不愉快。精明的秘书，说话应当简练明白，富于感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。不管你是在县里，在市属厅、局、还是在厂矿企业；不管你是为一位领导人当秘书，还是同时为几位领导人服务，你对领导人的作风、性格、办事习惯、起居规律、思维路子、语言特点和生活爱好，甚至他的工作经历，都应当了解得清清楚楚。这样，就可以把服务工作做到恰到好处，就容易配合协调，节拍一致。与这一点有连带意义的一个问题，是秘书人员不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力，尽可能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的。领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐，或喜欢看戏，或喜欢下棋，或喜欢绘画书法，或喜欢体育；或擅长研究理论、总结经验，或擅长写文章，或擅长讲话，或擅长到基层调查，找人谈话，等等。秘书不妨设法同领导人的这样那样的兴趣一致起来，不会也要学会，以便有共同语言，从生活上能打成一片，工作上便于服务。假如秘书对领导人的专长和爱好，既不了解又不感兴趣，而且处处躲闪回避、不闻不问，至少会导致相互淡漠如水公事公办之外，就互无往来了。
三、品德素养是更重要的因素
秘书人员的职业品德，最主要的一条是在政治上与党中央保持高度一致，即坚持四项基本原则，坚持执行党的路线、方针和政策。秘书人员是绝对不能偏离党的政治轨道的。
其次，秘书人员还有职业性的高尚品德。比如说，热爱事业、安心工作、为事业献身的精神。比如说，按领导意图办事和谦虚待人的精神。还有严守本份、严守纪律、严守机密，等等。为处理好同领导人的关系，以下各点是应当经常注意的：
诚实而不做假弄权。做秘书，根本的一条就是踏踏实实、尽心尽责地工作。邓颖超同志曾经为《秘书工作》杂志写过一篇文章，说秘书的高尚可贵之处，恰恰在他的献身精神、埋头苦干精神、热爱事业的精神、不计较报酬待遇的精神。秘书，总得要一心一意对待工作。旧社会也讲到从政立诚为本。旧中国封建政权和半封建、半殖民地政权的反动统治者都是口是心非、欺骗舆论、欺骗人民的。但是，也有些政治家讲过一些颇为高明的话。唐初，有人上书唐太宗，建议他清除身边的佞人。唐太宗说：我不知道谁是佞人。上书人出语说，你只要借个缘由佯装发怒就会试出来：凡是不畏雷霆、直言进谏的就是正人；顺意阿旨者就是佞人。按我们现代话说，这显然是个荒唐的馊主意。唐太宗拒绝说蚀其源而求其流之清，不可得矣。君自为诈，何以责臣下之直乎？（《通鉴纪事本末》第二十九卷）诚，是有立场的。
我们说诚，是指对待我们服务的领导人而言。设想秘书对领导人有所虚假，那还有什么好关系可言！有个别秘书传假旨，冒用领导人名字批条子、签字等，就是做假弄权的行为，已构成违反纪律，弄大了还是犯法的。有的同志在文章中要给秘书一定的自主权。不管原意是什么，这提法恐怕是不妥的。
当参谋而不是自以为是。有人提过这样的问题：当秘书，按领导意图办事与当参谋有时会产生矛盾，若是领导人的意见是错的，他又不采纳我的参谋意见，怎么办？这里有三点要注意：一不要指望领导人采纳秘书人员的一切建议；二不要以为自己的意见就是对的；三要明确认识，领导人是决策者，秘书无权强要领导人采纳自己的意见。小平同志说过：我们的组织原则中有一条，就是下级服从上级，对于上级的决定、指示，下级必须执行（《邓小平文选》第页）。
补而不以正确者自居。领导人的指令、意见，在出台前秘书如发现有不足之处，应当提出补正意见供参考。这是正当的。有的文章提出：对领导不能无原则地服从，不能做唯唯诺诺的庸人。这种提法，在一般意义上不能说有什么不可。小平同志也说过上级对下级不能颐指气使，尤其不能让下级办违反党章国法的事情。（同上）但是，讨论问题不能离开主题。我们一方面讨论如何处理好同领导人的关系，以便做好服务工作；一方面又把领导人置于有错误的境地而端起架势与其作斗争，这恐怕是不协调的。我们这个职业，还是要讲究为领导人服务，为领导人的工作做补工作。秘书同领导人应该是个亲密、融洽、和谐而充满友谊和支持的工作关系。
顾全大局而不介入矛盾。讨论文章中有一种观点引起了争论。就是：当几位领导人有了意见分歧、有了个人矛盾时，秘书怎么办？一种意见是宁可当和事佬，另一种意见不同意当和事佬，而应??不必讳言，在领导人之间，特别是在中下级领导人之间，有时是会有分歧、有矛盾的。而在中、下级机关，常常是一个秘书同时为几位领导人服务。所谓神仙打仗，凡人发慌，秘书夹在当中是会很为难的。但是，这里有一条原则：秘书不能也不允许介入领导人私人间或工作中的分歧和矛盾。秘书介入这种纠纷，支持一方、反对一方，不但于事无益，而且会把事情搞得更复杂。秘书人员不能在领导之间说不利于团结的话。如回避不了，最多只能表示：领导之间的事，秘书人员不便说什么，希望以党的利益为重，相互谅解、搞好团结。这算不算和事佬倒不要紧，重要的是，秘书就是秘书，秘书的原则是不能介入领导之间的矛盾和纠纷。如果领导间在工作上有分歧，临到秘书非执行不行时，就只能按组织原则，执行主要决策人的意见。
公正而不搬弄是非。秘书在领导人身边工作，随时随地需要向领导人汇报情况，提供对事物的看法。这种工作条件要求秘书公正、客观、超脱。涉及人事，绝不可借工作之便挟私向领导人说这个人那个人的坏话。其实，如果是挟私、有偏见，说别人的好话，也是不应当的。这是一条美德，也应是一条纪律。 谦虚而不傲上凌下。秘书同志都是经过挑选而派任的。一般都是老老实实工作，很守本份，对上尊重，对下谦虚。也有个别同志自以为地位重要，对下口大气粗、盛气凌人，使人反感。有的同志傲上，性格急躁，自以为正确，有时会同领导人顶撞、争吵起来。好的性格也是处好关系的因素。但性格、脾气，多半也能纳入品德修养的范围。如果秘书人员自恃有才干，而不注意职业品德修养，也是搞不好关系的。我在一篇文章中讲过三国时祢衡的例子。此人很有才能，很会写文章，但是性格怪僻、傲慢无羁。他见曹操，嫌礼遇不厚就把曹大骂一顿；转到刘表那里，又多次冒犯刘表；再到江夏太守黄祖处当秘书，黄重用他，很佩服他的文采，但终究在下棋时又把黄祖骂了，导致不可收拾的后果。
受批评而不急不怨。有的秘书同志风趣地说：我们做工作挨批评是常事；如果有一段时间不挨批评就是事实上的表扬。工作做得不好，挨批评是应该的。有时，领导人的要求、批评也有弄错情况的。这时，最好不要急于争辩、急于解释，而是暂时冷静一下，等气氛稍微缓和一下再用适当方式说清楚。有
时，情况不说自明。这样，对处好以后的关系做好服务工作是一个良好的因素。
其他，如办事要忠于领导意图不要按个人喜好随意增减，画蛇添足，把事情办走了样；也不要在执行一位领导人的指令时而去问另一领导人的意见，节外生枝把事情搞复杂。这些都是特别忌讳的。
四、领导人的关怀
讨论的命题是从秘书方面提出、从秘书方面要求的。今年的《秘书》第期，发表了李庆云、傅忠耀两位中层领导同志从使用秘书方面写的文章，这就使讨论更趋于全面了。这两位同志讲了很多可贵的意见。其中一条，是领导人作为关系的一方，也要关心秘书。提出：对秘书不但有要求，也应有给予；不但有使用，也应有关怀。这可能是秘书同志们很满意的意见。现在，从基层到更高一级都有秘书人员。他们是个不小的队伍。不管在哪一级机关，不管给谁当秘书，他们的工作性质和面临的问题，基本上都是一样的。领导同志从政治上、工作上、生活上关心他们，就更有利于调动积极性，鼓励他们好好工作。这是一个问题的两个方面，各自有各自的要求会更好些。邓颖超同志的文章就提出，领导同志要主动关心秘书同志，关心他们的工作和生活。