公司日常备用金管理办法
V1.0
*********公司
二O一四年*月
一、目的：
为了加强各部门备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，根据公司特制定本制度。
二、管理范围：
适用于公司总部及各部门
三、备用金管理的原则
1、坚持定额管理原则
备用金的申报和借支必须在预算定额的范围内，没有列作预算的备用金不得借支。
2、专款专用原则
借款人不能编造借款理由，套取使用备用金，已提取的备用金不得挪作他用。
3、时效性管理原则
备用金的时效为一年。
4、权责对等，责任连带原则
部门负责人为其借用备用金员工的第一管理人，借款人为部门负责人的，主管领导为其第一管理人。第一管理人应根据实际工作需要审核下属借用备用金的真实性、必要性和借款标准，并督促其及时办理冲账、还款手续。第一管理人在备用金不能按期收回时负连带责任。
四、管理细则：
1、申请备用金
1）本公司备用金采取按需申请的方式，以供日常零星开支之用。
2）各部门根据需求向公司提出部门备用金需求申请，申请中必须包含备用金 额，持续备用时间。财务人员必须见总经理或财务部负责人签字，并阅读对应的文件及经办人的证件方可支付备用金。备用金发放形式可按照双方需求进行打卡或者发放现金。
3）备用金每年申请一次，并保证备用金的长效性。
4）该备用金限用于购置公司易耗品及事务性临时开支，如：支付各部门工作人员差旅费、水电费、通讯费、办公费、汽车费用等以现金方式借用的款项。其余购置办公设备、装修或金额较大的开支，均应先行呈准后始得办理。
2、备用金监管
1）备用金实行本人借支本人负责，主管领导负连带责任的管理办法，不得转给他人。借款人无法偿还时，相关损失由主管领导承担连带责任，若存在特殊情况，由借款人或主管领导写出书面申请，按法定代表人批示的意见办理。
2）借用备用金额度，由所在部门根据实际业务和本办法规定的额度标准进行合理核定，同时每半年对使用人员、额度和用途范围审定一次，审定结果报财务部门备案。
3、使用备用金
各部门若有购买或支付需求时，使用人必须提前申请，注明用途。
1）使用金额在1000元以内，需经部门负责人签字批准；
2）使用金额大于1000元小于申请备用金的需经二级领导签字批准；
3）使用金额大于申请备用金金额以上的申请需经过总经理签字批准。
备用金管理员可根据申请支付相应的资金，完成支付，由资金使用人签字确认。备用金管理员必须收好所有的申请，做好存档工作。
注：此处账务报销经过公司二级领导审批即可，无需总经理签字。
4、账务清理
1）所有账务的使用完成后，应向资金使用人索取发票或收据，并核实公司抬头、对方单位、部门负责人签字、品名、金额、数量等。对于不符合要求的发票有权拒付。备用金管理者应做好账务统计工作，所有账务从使用到报销必须保持在一个月之内；
2）资金管理员每月底将本月的费用进行统计汇总后，交由财务进行冲账，财务在接到冲账单据时，需对单据再次进行核对，确保其准确无误后给予冲账处理，并按照备用金冲账金额给予备用金管理员备用金补充；
3）公司或部门备用金管理员每月必须做好资金使用明细报表，每季度需和公司财务进行一次对账处理，财务需查看每笔资金使用申请，确保公司账务准确无误；
4）备用金管理员应每半年对备用金全额冲账和还款，由公司财务和备用金管理共同进行处理，清零后财务按照申请时间，应重新办理申请审批手续。超出规定期限不冲账或不还款者，财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日1%的比例扣罚滞纳金。
5）对于临时出差借款的，应自返回公司之日起一周内到财务部门办理报销冲账和还款手续。其他临时业务借款的，应自借款之日起二十日内到财务部门办理报销冲账和还款手续。
6）借用备用金人员应在规定期限内及时冲账和还款，超出规定期限一个月不冲账或不还款者，财务部门除在工资及其他收入中扣除借用金额外，可按每日1%的比例扣罚滞纳金。
7）财务部门的备用金管理人员每月末对备用金台账进行核对盘点，及时督促借款人冲账和还款。
8）借用备用金员工在工作变动或离职时,人力资源部门须及时书面通知财务部门核对调整相关财务手续,待财务部门反馈后方可办理员工变动或离职。
本办法未定事项，按惯例或会计一般处理原则办理。
**********************公司
2014年*月*日
主题词：
报 送：
抄 送：
行政部备用金申请
尊敬的公司领导：
为解决公司各类临时性现金支付，确保顺利完成各项工作，特向公司申请行政备用金***元，请批示。使用和监管办法附后：
附：
行政部备用金管理办法
1、 申请备用金额为****元，有效期为1年；
2、 该资金用于公司内部所需的各类临时性现金支付（包括：临时办公用品购买、公司物管费、水电气费、接待费用等）；
3、 备用金由****管理，公司行政主管监管；
4、 2000元以内的使用权限由行政主管批示使用；
5、 该资金每季度和财务进行对账处理，每半年进行清零一次；
6、 管理员必须做好账务统计及冲账工作，每月需向上级领导进行使用汇报工作；
严格执行公司备用金管理制度。
申请部门：***
申请人：***
审核：
批准：
第二篇：公司备用金管理办法
公司备用金管理办法
第一章 总则
第一条 为加强对公司各单位备用金的控制和管理，保证备用金使用的合理性与安全性，根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计制度》以及公司备用金管理办法等相关规定，特制定本办法。
第二条 本办法中所称的备用金是指公司各单位因工作需要借支给员工的个人款项或者给未设银行账户的项目经理部指定专人保管、支取的周转金。备用金必须用于与公司经营业务相关的事项。
第三条 备用金以外的其他资金支付，必须由公司财务部资金中心严格按照公司资金预算管理办法及相关付款流程统一通过网上银行对外支付。
第四条 本办法适用于公司各单位、各子公司、各项目经理部、机关各部门。
第二章 备用金分类及管理
第五条 备用金分为个人备用金和项目备用金两类。备用金借支实行最高限额内控制审批制。
1、个人备用金是指公司员工因公务需向公司借支的现金款项（包括现金支票），用于差旅费、招待费及其他一些零星支出，每次借支最高限额2万元。
2、项目备用金是指公司各级项目经理部在公司内部账户中支取的指定专人保管的周转金，用于因项目零星物资等小额采购、临时人工费、临时机械使用费、房屋租赁费、水电费等无法使用网银系统转账支付的小额费用支出。
项目备用金应按各项目半个月使用现金预算额度在其内部账户中最高限额内控制支取，且每次支取最高限额和项目总规模挂钩，每次支取最高额度如下表：
第七条 备用金借款人（以下简称借款人）应根据业务需要申请备用金，严禁任何人因私借支、挪用、长期占用备用金。
第八条 公司各级财务部门负责监督、核算备用金。各单位负责人及财务部门应及时督促借款人按时核销备用金。
第三章 备用金借支、核销流程及要求
第九条 借款时，借款人应如实、规范填写《公司备用金借款单》（附件）。备用金必须专款专用，不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。
第十条 个人备用金借支可由申请人本人或委托他人办理。
第十一条 项目备用金原则上由项目负责人支取（可书面委托其他人员代办）。借支人或代办人支取项目备用金前必须在财务部门进行身份备案，借支时应准确填列借款人的姓名、开户银行、账号，财务部门按指定账户付款。项目内部账户余额不足严禁透支支取。项目备用金存放在个人卡或存折时，卡或存折与对应密码必须由不同人员进行保管。
第十二条 备用金支取审批实行联签联批制度。个人备用金借支由本人提出申请，本单位负责人（也可授权其他人）和财务部门负责人实行联签联批。项目备用金借支由项目经理部提出申请，上级单位负责人（也可授权其他人）和财务部门负责人联签联批。
第十三条 各单位出纳应根据手续齐全的备用金借款单，经会计稽核人员审核签字后，办理付款。借款归还时，应向交款人开具收款单或返还备用金借款单（第二联）。
第十四条 备用金核销时，备用金使用内容要与借款时填写的用途一致。
第十五条 备用金实行按期核销的原则。个人备用金半个月核销一次，项目备用金每月核销1至2次，如有特殊情况，可以办理顺延手续。在季度、半年度和年度末，备用金余额应为零。
第十六条 借款人应在借款到期之前主动到财务部门按核销规定办理备用金核销或顺延手续。若逾期不办理，将以借款人的工资冲抵备用金，直到结清备用金全款为止。
第十七条 公司员工调离、辞退、辞职或离开岗位前，必须到财务部门办理备用金核销手续。否则，财务部门将不予办理离职相关手续。
第四章 监督检查
第十八条 公司计划财务部将会同监察室不定期监督检查各单位的备用金管理和使用情况。各单位每半年至少检查一次备用金余额情况，并报公司计划财务部备案。
第五章 附则
第十九条 本办法自发布之日起实行，由公司计划财务
部负责解释。
附件：公司备用金借款单
附件：
公司备用金借款单
单位公章：20 年 月 日
借款人签章： 借款于 月 日支出凭证第 号付讫
会计科目：
说明：本借款单一式三联，第一联：借款凭证；第二联：借款人报销后收存；第三联：报销后财务部门附记账凭证。