通 知
一、通知概述
（一）通知的功用。
在现行公文中，通知属于下行文种，但与其他下行文相比，通知的用途是最为广泛的。根据《国家行政机关公文处理办法》规定，通知既适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，又适用于传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。有时通知也可用于平行文。
（二）通知的特点。
1．应用广泛性。
通知的一个重要特点就是其功能多样，用途广泛，使用频率极高。其广泛性主要体现在内容、作用、使用范围、使用频率四个方面。
在内容上，通知的内容涉及面广，可以是国家大事，也可以是具体的工作事项。
在作用上，通知的作用和功能很广泛，其“多功能”主要表现为：其一，发布性，即用于发布制度和规范性文件的通知；其二，指示性，即用于要求下级机关办理和执行事项的通知；其三，中转性，即用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关办理和执行事项的通知，亦即通常所谓转发性通知和批转性通知；其四，周知性，即用于周知某一事项的通知。
在使用范围上，通知不受发文机关级别的限制，任何机关、部门都可以使用通知。
在使用频率上，通知约占行政机关下行文总数量的一半以上，使用频率极高。
2．内容综合性。
无论内容大小、综合性还是专题性，都可以发通知，而且篇幅可长可短，通知内容既可以说明一个问题或事项，也可以说明几个问题或事项。
3．指导性。
有些不适宜用命令、决定形式安排、布置工作的，多采用通知，因而通知具有一定的指导性。
4．时效性。
通知有明显的时间要求，只能在一定的时间内产生效力。与其他公文相比，通知制发快捷、灵便，它对需要办理事项的时限要求最具体，也最严格，不能提前或拖后。受文机关对需要办理或执行的事项，必须在规定时间内予以完成。一
些需要特别强调的事情，还可用“紧急通知”，以增强紧迫感和重要性。
5．发布形式灵活。
通知发布形式不受限制，既可以用文件形式印发，也可以通过报纸、电台、电视台形式刊播。
（三）通知的种类。
根据功能和作用的不同，通知可大致分为四类，即发布性通知、指示性通知、中转性通知和周知性通知。
1．发布性通知。
发布性通知，是指用于发布管理制度及标准、规范、指南、规划、预案等的通知。由于具有特定的对象，不需要向社会普遍告知，故采用内部行文的方式，以通知作载体来发布。
2．指示性通知。
指示性通知是上级机关对下级机关工作有所指示，但限于发文权限或因内容不便使用“命令（令）”或“决定”行文，而使用的一种通知。它是通知的一种，用来向下级机关就某一重要方面的工作或问题阐明我局的主要求，具有很强的指挥性。
3．转发性通知。
转发性通知用于转发上级机关、同级机关及不相隶属机关的来文。
“下转上”的来文一般都是通知，因此，这种转发文件的特点表现为“以通知转通知”；“平转平”及不相隶属机关之间相互转发来文的文种情况比较复杂，既有通知，也有函等。
4．周知性通知。
周知性通知又称一般性通知，多用于上级机关向下级宣布某些应知事项，可以是会议通知、人事任免通知、迁址办公通知、启用印章通知、成立与撤销某个机构的通知等等。但凡上级机关要让下级机关与人员知晓的一般性事务，都可以使用该文种。
二、行文要求
与其他下行文相比，通知应用范围更广，特别是周知性通知，能够用于向平级或不相隶属机关行文。但其大多数还是下行文，不能用于上行文（不能主送市政府），需要时可采用抄送市政府办公厅的形式。有时，由于工作需要，两个以上机关还可以联合向各自的下属单位发“联合通知”。因此，在使用通知时，要把握好行文关系，不能滥用。
三、写作要领
（一）总体要求。
1．讲求实效，注重实用。
其一，通知中提出的措施要体现对下级机关的领导与指导作用，所提出的任务、要求、方法、步骤、措施等不能空泛，要有针对性和可行性，以免下级机关难以理解、执行；其二、严格控制发文数量，讲求发布通知的必要性。
2．正确选择文种。
有些事项按其内容性质和发文目的应使用“函”的，就不要用“通知”代替。
3．结构严谨，层次清晰。
通知的结构或采用自然段形式，或采用条文式，但都必须条文清晰，排列有序，段落与条文之间杜绝出现内容交叉、重复现象。
4．注意内容的准确性。
撰写通知必须符合党和国家的方针政策及上级机关的文件指示精神，还要合乎卫生系统的实际情况，对有关实施的陈述，一定要确凿无误，语言表达也要合乎语法、逻辑和修辞规律。
（二）具体要领。
通知种类繁多，写法也不尽相同。
1．发布性通知。
发布性通知的正文部分较为简短，一般包括两层内容：一是用介词结构前置的句式（即“现将……”）引出被发布的规章名称；二是提出贯彻执行的希望或要求，此项内容通常使用习惯性语句，如“请认真贯彻执行”、“请遵照执行”等，旨在强调通知的内容关系重大，必须照章办事，充分体现其指挥效力。在结构安排上，一般采用篇段合一式。但也有些发布性通知的希望或要求部分十分具体详细，篇幅较长，甚至成为通知正文的主要部分。
2．指示性通知。
指示性通知的正文由通知缘由和通知事项两部分组成。
（1）通知缘由。指示性通知正文的开头部分，应交待发布通知的背景、目的、理由、依据等，为下文提出通知事项作铺垫。在用语和表达上，要简明扼要，精练概括。常用过渡语包括，“现将有关事项通知如下”等，后用冒号，开启下文。
（2）通知事项。指示性通知正文的主干部分，应明确、具体地交代出应知和应办的事项，即工作任务和要求。作为受文单位执行的依据，这部分内容在语言表述上切忌含糊笼统，令人不得要领。为此，在结构安排上，应采用分条列项式写法，用序号标明层次，作到条理清晰，便于领会、理解和执行。
3．转发性通知。
（1）标题。由于转发性通知的标题要涉及对原文标题的引用，往往字数较多，排列较长，如不妥善处理，整个标题就会繁杂冗长，不利于公文写作的规范化。解决方法通常包括：其一，压缩介词“关于”，在整个标题中只保留一个“关于”。如《关于转发×××关于×××的意见的通知》，应将“转发”之前的“关于”省略，既减少文字，又加强了转发语气；其二，压缩相同且重叠的文种。如《×××转发×××关于×××的通知的通知》，该标题文种重叠，应将发文机关的文种名称删除，即改为《×××转发×××关于×××的通知》；其三，减少中间环节，不要层层转发，直转即可。
（2）正文。转发性通知的正文一般应载明三层内容：一是写明被转发的文件；二是指明通知事项的意义，即阐述转发该文件的必要性和重要性；三是指出具体的贯彻执行的意见或要求，特别要注意的是，提出的执行要求必须具体化，具有针对性。这部分使用的习惯用语包括“请遵照执行”、“请认真贯彻执行”、“请参照执行”、“请认真贯彻落实”等。
同时，值得一提的是，发布性通知与转发性通知的公文标题和内容本身已经对批转、印发或转发的具体内容进行了标识，因而不必添加附件说明。
4．周知性通知。
周知性通知与“指示性通知”的区别主要在于告知事项的一般与重大，至于写作形式，基本相同。
周知性通知的内容一般较为简短，撰写时应根据实际情况，准确、具体地写明，做到开门见山，直截了当，用语简洁干脆。
其中，会议通知应主要写明召开会议的缘由、目的、会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、会议地点、参加人员、需准备的材料、食宿安排和其他有关事项：人事任免通知应写明是哪级组织决定，任免何人何项职务或任职期限等；设置某一机构的通知，应写明设置该机构的目的、依据、名称、组成人员、办公地址等；调整和撤销某一机构的通知要写明调整或撤销的缘由、依据等。