日常办公用品管理方案

 

范例1

XX公司日常办公用品管理方案

一、            办公用品的购买

1.         所有办公用品的购买，都由行政办公人员统一负责。

2.         办公用品库存量情况以及消耗水平定期向行政办公室主管报告，确定订购数量。如果办公印刷制品需要调整格式，或者未来某种办公用品的需要量将发生变化，也一并向主管提出。

调整印刷制品格式，由使用部门以文书形式提出正式申请，经办公室审核确定大致的规格、纸张质地与数量后，到专门商店采购，选购价格合适、格式相近的印刷制品。

3.         在办公用品库存不多或者有关部门提出特殊需求的情况下，要选择直接去商店购买或订购的方式。

4.         在各部门申请的办公用品中如果包含有需要订购的办公用品，申请部门需另填一份 订购单，经办公用品部门确认后，直接向有关商店订购。

办公室依据订购单，填写“订购进度控制卡”，卡中写明订购日期、订购数量、单价以及向哪个商店订购等。

5.         按订购单以及订购进度控制卡检查所订购的办公用品在预定日期内送达与否。

6.         所订购的办公用品送到后，按送货单进行验收，核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后，在送货单上加盖印章，表示收到。然后，在订购进度控制卡上做好登记，写明到货日期、数量等。

7.         收到办公用品后，对照订货单与订购进度控制卡，开具支付传票，经办公室主管签字盖章，做好登记，转交财务部门支付或结算。

8.         办公用品由公司统一采购、分发给各个部门。如有特殊情况，允许各部门在提出“办公用品购买申请书”的前提下就近采购。在这种情况下，办公用品部门有权进行审核，并且把审核结果连同申请书一起交付监督检查部门保存，作为日后使用情况报告的审核与检查依据。

二、办公用品的申请、分发领用及报废处理

1.    各部门的申请书一式两份，一份用于分发办公用品；另一份用于分发领用用品台账登记。在申请书上写明所需物品名称、数量与单价金额。

2.    办公用品的分发领用

（1）       接到各部门的申请书（两份）之后，行政办公人员要进行核对并在申请受理册上做好登记，写上申请日期、申请部门、用品规格与名称以及数量，然后再填写一份用品分发传票给发送室。

（2）       发送室进行核对后，把申请所要的全部用品备齐，分发给各部门。

（3）       用品分发后做好登记，写明分发日期、品名与数量等。一份申请书连同用品发出通知书，转交办公室记账存档；另一份作为用品分发通知，连同分发品一起返回各部门。

3.    对决定报废的办公用品做好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项。

三、办公用品的保管

1.       所有入库办公用品一一填写台账（卡片）。

2.       清楚地掌握办公用品的库存情况，经常整理与清扫，实行防虫等措施。

3.       办公用品仓库一年盘点两次（6月与12月）。盘点工作由办公室主管负责。盘点要求做到账物一致，如果不一致要查找原因，然后调整台账，使两者一致。

4.       印刷制品与各种用纸按照盘存的台账为基准，对领用的数量随时进行记录并计算出余量。一批消耗品用完后，应写好报告递交行政办公室主管。

5.       对公司各部门所拥有的办公日用低值易耗品，主要针对各种用纸与印刷制品进行调查。调查方式是，每月5日对前一月的领用量、使用量以及余量“未用量）作出统计，向上报告。办公室对报告进行核对，检查各部门的统计数据是否与仓库的各部门领用台账中的记录相一致。最后把报告分部门进行保存。

四、办公用品使用的监督与调查

1.       对公司各部门进行调查，调查内容包括：

（1）             核对用品领用传票与用品台账。

（2）             核对用品申请书与实际使用情况

（3）             核对用品领用台账与实际用品台账

2.       对办公用品使用的监督包括

（1）             核对收支传票与用品实物台账

（2）             核对支付传票与送货单据

第二篇：日常办公用品的基本管理方法

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日常办公用品的基本管理方法

一、

日常办公用品为低值易耗品，分为消耗品及管理品两类。

易耗消耗品为：铅笔、胶带纸、圆珠笔、原子笔、签字笔、笔芯、笔记本、胶水、油性笔、别针、信纸、涂改液、橡皮、曲型针、电池、打印色带、传真机色带、复印机墨粉、纸张等物品，其特征是一次性使用后即丧失价值；易耗管理品为：磁盘、剪刀、钢笔、纸篓、笔架盒、票据夹、文件夹、插电板、钉书机、计算器、手电筒、打印机墨盒等物品，其特征是：虽然价值不高，易损耗，但一般情况下可重复使用的物品；

日常办公用品的分类：

二、办公用品的申购、采购流程

各部门员工在每月底向部门主管上报申领物品计划，统一汇总后编制申请单，部门经理依据该部门实际情况审核签字，而后将申领物品清单报行政部，行政部依据库存情况，列出待购物品清单，经行政经理批准后，方可购买；

行政部在购买日常办公用品时，应本着经济节约，确保质量的原则，确定办公用品供应商时，应提供三份以上的报价，结合以前购采情况，进行对比选择，财务部定期对购买情况进行审核并向公司常务经理提交调查情况；

三、办公用品的记帐与保管

行政部采购日常办公物品后，依照实际采购数量汇总编制清单，而后依照类型转入明细分类帐目《公司物品领用表》，各类物品增减情况、领用情况、结余数量应帐目清晰，帐实相符。

四、办公用品的合理运用

各部门主管审批办公用品领用计划时应以历史记录为依据，结合实际情况进行调整，行政部保留对不合理申领行为质询、驳回的权利；

五、办公用品的领取时间

办公物品一般情况下以部门为单位在月初领取，物殊情况下，员工可以在获得部门主管同意后到办公室申领；

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六、对于旧办公用品的处理

易耗管理品由于具有可重复使用性，员工在申领办公用品时，应以旧品来替换或以其它方式证明原领用品已无使用价值；

七、办公用品私用将受处罚

办公用品未经批准不得私用，一经发现公司将依据实际情况予以处罚；

八、离职员工缴还办公用品

员工离职时，应将剩余办公用品缴还公司，由该部门依照残旧程序、可利用价值等实际情况对物品进行再分配。并在《离职通知书》相关栏目中予以确认后，方可报财务部办理结算手续。

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