会议管理手册
一、 总则
1、为使集团的各项工作会议有一个规范化的管理模式，进一步提高工作质量和效率，为各部门提供正确指导，特制订集团会议管理手册。
2、 本手册适用于集团与外部公司或集团内部各类型的会议
二、 会议通知
1、 会议组织部门应在会议前发出会议通知，一项会议的召开必然涉及到其它部门或其它公司人员的相应工作安排和时间资源的占用，使与会人员能够准确了解本次会议的关键信息，以便提前准备，保证会议目标的实现；经上级领导批准后，在开会之前传达给所有与会人员。可使用电子邮件形式发出。会议通知应包含以下内容：
1) 会议主题：明确说明举行此次会议要达到的效果；
2) 会议时间：包括会议的开始时间和结束时间；
3) 会议地点：明确标出会议室名称；
4) 参会人员：明确告知列席的部门人员姓名和职务；
5) 会议议程：会议内容的概略安排，关于议题安排具体事项；
2、 会议应于会议通知约定的时间召开，如议题改变、改期或取消，会议有关人员需提前通知，并根据本制度重新通知和布置。
三、会前准备
1、 议题议程的准备：主持人或发言人将要提供用到的文件，纸质或电子PPT以及有准备的发言稿都应提前准备。
2、 会议召集者就议题准备充分的资料和信息，拟就议题进行顺序及时
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间分配，确定好主持人及会议记录人。
3、 会场布置：与行政部预定好会议室后，提前布置会场，根据不同会议的形式确定桌形的摆放。
1) 回型式桌形：将会议室里的桌子摆成方形中空，前后不留缺口，椅子摆在桌子外围，中间通常会放置较矮的绿色植物，如果有投影仪，用一个小桌子放置在最前端。适用于研讨会类型的会议，前方可设置主持人的位置，以方便不同位置的参会者发言。
2) U字型桌形：将桌子连接着摆放成长方形，在长方形的前方开口，椅子摆在桌子外围，通常开口处会摆放放置投影仪的桌子，中间通常会放置绿色植物以做装饰。此种桌形容纳人数较少，适用于小范围的培训会、研讨会、演讲。
3) 剧院式桌形：在会议室面向讲台整齐摆放一排排座椅，中间留有较宽的走道。此种桌形容纳人数较多，适用于全体员工会议、演讲、培训会等。
4) 课桌式桌形：会议室内将桌椅按照排整齐摆放，按教室式布置会议室，课桌式便于参会人员作记录，适用于研讨会、培训会等。
5) 鱼骨型桌形：将会议室的桌子按照鱼骨架即八字形依次摆开，在桌子的周围摆放座椅，组与组之间留出走路的间隔，使整体样式显现出一种鱼骨的形状。 适用于分组讨论的会议内容。
4、会场环境整洁干净，所需仪器设备提前到位并调试正常。摄影摄像、席卡、纸笔、茶水、鲜花等物品根据具体会议要求提前准备。
5、大型会议的准备和布置可交由指定人员负责。
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四、会议议程
1、 主持人或会议召集者事先安排好与会人员座次，将席卡摆放到位。
2、 会议议程由主持人于会议开始时向与会人员宣布，与会人员应严格遵守。
3、 会议主持人应紧紧围绕议题按照议程去进行，确保会议总时间不变。
4、 会议主持人要及时做出结论，及时制止干扰会议的任何情况，适时宣布散会。
五、会议纪要
1、 会议记录员要在会议进行期间认真进行，对会议进行全程或提纲式记录，对结论性发言做重点记录。会议的议题、决定、决议等重要内容，记录必须准确全面。
2、 会议记录员要在会议结束后24小时内整理原始记录，形成会议纪要，交由主持人或上级签字。
3、 会议纪要由记录员送达抄送人员，转发到各与会部门/人员。
4、 会议纪要应及时、规范，按分级管理要求分发、存档。
六、会议考勤
1、 与会人员必须严格遵守会议时间，不得无故迟到、早退或缺席。会议主持人必须严格按会议召开时间主持会议。
2、 与会人员如有特殊情况不能按时到会，应提交前向会议召集人亲自以书面请假，紧急情况事先可以口头请假，事后必须补办请假手续。
3、 与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离席。
七、会场秩序与礼仪
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1、 与会人员应提前到会，不得喧哗，不得来回走动。迟到、中途离席者应轻声入、出席，尽量不干扰会议进行。
2、 与会人员均应保持良好的会风，应坐姿（站姿）端正，注意言谈举止，发言力求言简意赅，认真聆听，禁止交头接耳开小会。
3、 会议期间与会人员须将手机关闭或调至振动状态，认真听取会议内容并做好记录。
4、 与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。
八、会议结束
1、 如集团外部与会人员来访会议，会后安排拍摄人员，并组织与会人员在指定地点进行合影留念。
2、 安排保洁人员对会场的后期整理和清洁工作。
3、 如会议结束后有安排宴会，应提前与饭店确定到场时间，并指定人员做好陪同和接待工作。
九、保密事项
1、 会议召集者对会议内容的秘密事项的保密工作负总责。
2、 与会人员及记录员对会议内容的秘密事项负有保密的义务。
3、 涉及到秘密事项的会议纪要记录员应在保密地方整理，并且严格按照主持人签发的抄送人员发送。
本手册自颁布之日起施行，解释权和修订权在集团行政人事中心。
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第二篇：鑫科集团会议管理制度050630
鑫科集团公司会议管理制度
鑫科集团
会议管理制度
北大纵横管理咨询公司
二零零五年六月
鑫科公司会议管理制度
目 录
第一章
第二章
第三章
第四章
第五章
第六章 总则 ............................................................................................................. 1 会议形式 ..................................................................................................... 1 会议组织 ..................................................................................................... 2 会议效率管理 ............................................................................................. 4 会议室管理 ................................................................................................. 6 附则 ............................................................................................................. 6
附录：会议记录簿 ....................................................................................................... 7
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鑫科集团公司会议管理制度
第一章 总则
第一条 为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。
第二条 会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章 会议形式
第三条 总裁办公会
（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。
（二）周期：根据需要随时召开；
（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。
（四）主持人：总裁。
第四条 总裁质询会
（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；
（二）周期：每周一次；
（三）会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；
（四）主持人：总裁或执行总裁
第五条 全体员工会议
（一）出席人员：公司全体员工；
（二）周期：每半年或一年、或不定期；
（三）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、
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与公司发展相关的合理化建议；
（四）主持人：总裁。
第六条 每周晨会
（一）内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；
（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；
（三）主持人：总裁；
（四）周期：每周周初
第七条 工作汇报会
（一）内容：下级向上级汇报指定内容；
（二）出席人员：上下级或有关责任人；
（三）主持人：上级主管；
（四）周期：定期或不定期。
第八条 专题会议
（一）内容：某一问题讨论和商定；
（二）出席人员：有关人员；
（三）主持人：相关主管；
（四）周期：不定期或定期。
第九条 各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。
第三章 会议组织
第十条 会议程序
一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：
（一）确立会议议题；
（二）安排会议议程；
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（三）发出会议通知；
（四）会务准备；
（五）做会议记录和摄像、录音；
（六）整理会议纪要、决议；
（七）相关领导阅改、签批；
（八）印发有关部门、人员，并归档。
第十一条 确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。
第十二条 对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：
1、会议名称；2、会议主旨和目标；3、会议议项；4、会议时间；5、会议议程；6、会议主持人；7、出席人员（名单）；8、会议财务（支出收入）预算；9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。
该报告批准后方执行。
第十三条 提前发出会议通知
（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；
（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；
（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。
（四）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。
第十四条 会务准备
会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，
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投影仪、幻灯片和白板或黑板等。
根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。
第十五条 各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。 几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。 第十六条 各部门起草会议纪要的内容要求：
（一）必须全面记录会议的内容；
（二）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；
（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；
（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；
（五）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；
（六）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章 会议效率管理
第十七条 判断会议效率的高低有以下的标准：
（一）会议是否按预期进行
（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论
（三）会场准备是否完善
（四）资料是否齐全
（五）会议日程是否有计划性
（六）参加者是否预先了解主题
（七）讨论离题是否严重
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（八）会议气氛是否热烈
（九）建设性发言数量
（十）是否得出结论或对策
第十八条 提高会议效率的要领
（一）要严格遵守会议的开始时间；
（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；
（三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；
（四）在会议进行中要注意如下事项：
1. 发言内容是否偏离了议题?
2. 发言内容是否出于个人的利害?
3. 是否全体人员都专心聆听发言?
4. 发言的内容是否朝着结论推进?
（五）应当引导在预定时间内做出结论；
（六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；
（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；
（八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。
第十九条 会议禁忌事项
（一）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；
（二）不可取用不正确的资料；
（三）不可打断他人的发言；
（四）不要中途离席。
第二十条 会议管理技巧
（一）控制出席人数，与会无关者不参加；
（二）每次会议须明确主题；
（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；
（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；
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（五）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。
第五章 会议室管理
第二十一条 会议室使用登记手续
（一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；
（二）会议室预约登记手续由总裁办办理；
（三）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。
第二十二条 会议室必备的物品、用品和环境
（一）会议室备有会议桌、椅；
（二）会议室备有饮水机；
（三）会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；
（四）会议室保洁。
第二十三条 会议室使用环境卫生的要求
（一）注意保持会议室的环境卫生；
（二）严禁在会议室吃东西；
（三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；
（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。
第二十四条 会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。
第六章 附则
第二十五条 本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。 第二十六条 本办法由总裁办负责解释。
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附录：会议记录簿
（1） 重要会议，有言必录，详细记录； （2） 一般会议，可摘其要点记录； （3） 日常事务性会议，简要记录；
（4） 对于重要会议记录，与会人员须确认签字； （5） 本簿装订成册使用。