XX县烟草专卖局(分公司)

档案工作规范化管理

晋升省特级

情

况

汇

报

二 O一一年十一月

XX县烟草专卖局(分公司)

档案工作规范化管理晋升省特级情况汇报

各位领导、各位专家：

今年年初，在 “省一级”基础上，我局（分公司）继续坚持把档案管理工作纳入重要议事日程，做到常议常抓，提出了“全面提高档案工作管理水平，确保局档案管理晋升省特级”的工作目标。为此，我们对全局档案管理工作进行了认真的摸底自查，邀请市、县档案局专家现场指导，针对薄弱环节，一次又一次地进行整改，努力把档案工作推上一个新台阶。经过一年来的努力，我局的省特级达标准备工作已基本就序，现将有关情况汇报如下：

一、基本情况

自成立以来，我局领导高度重视档案管理工作，配备了专、兼职档案管理人员，落实了档案管理专项经费，逐步规范档案管理工作，19xx年被评为省一级。近几年来，我们进一步加强档案管理的基础建设、组织建设和制度建设，档案管理工作实行了制度化、规范化、标准化，机关档案在管理水平和利用效率上得到了大幅度提升。20xx年4月，我们顺利通过了档案规范管理省一级复查验收。今年以来，为实现邵阳市烟草系统“所有县级局档案管理工作晋升省特级”的工作目标，我们在上级主管部门和市县档案部门的大力支持下，又抽调精干力量组织工作专班对机关各门类档案按机构进行

重新分类整理并录入计算机，实现档案管理、查询、利用微机化、自动化。目前，我局共存储各门类档案、资料5271卷（盒、册、张、件）。其中：文书档案共有248卷（盒），（永久保管1984—20xx年的52卷，2001—20xx年的34盒。长期保管1984—20xx年的47卷，2001—20xx年48盒。短期保管1984—20xx年的16卷，2001—20xx年51盒）；会计档案2258卷册；业务档案2387卷，基建档案22卷；声像档案143张（盒）；人事档案70盒；图书资料153册；共录入微机8000余条，做到了组卷合理，保管期限划分准确，卷内文件排列有序，目录清晰，案卷标题明确，装订规范整齐，为促进XX烟草“卷烟上水平”起到了积极作用。

二、主要做法

（一）创新机制，团队聚力

为切实加强对档案工作的领导，我局（分公司）党组坚

持把档案工作列入重要议事日程，作为规范化、精细化、痕迹化管理的一项主要基础性工作来抓。成立了以单位一把手为组长的档案管理工作领导小组，分管领导任副组长，各部门负责人为成员；同时各部门明确一名兼职档案员，从而形成了以机关档案室为中心，各部门兼职档案员分工负责的管理网络，营造了一个上下贯通、前后互融、左右相连、纵向到底、横向到边的档案工作新格局，为有效开展档案工作提供了可靠的组织保障，有力地推动了档案工作的全面落实。

针对过去旧机制中仅档案部门“单兵团作战”，其他部门“壁上旁观”，导致档案资料收集不及时、整理不齐全的状况，

我局（分公司）有效灌输团队理念，建设档案管理团队体系，培育团队精神，变“单兵团作战”为整体推进，把档案管理工作按人事档案、会计档案、专卖档案、销售档案、文书档案等进行分类，各业务部门均设立一名兼职档案员，负责对口档案的整理，逐月分类，按季复整，半年上缴，全年归档。此举极大地提高了各类档案的收集、整理、立卷工作效率。

（二）规范运作，精细管理

档案工作是一项程序烦琐、内容系统、操作严谨的工作，因此，我局（分公司）从五方面着手力促档案规范运作、精细管理。

一是加大投入，改善设施。在硬件建设上，我们实现了办公室、查阅室、档案室三分开，配备了防盗门窗、空调、除湿机、温控仪、防磁柜、消毒柜、保密柜、装订机等设备，购臵了计算机档案管理软件，实现了微机、复印、扫描、刻录、打印一体化。值得一提的是，我局原三楼档案室总面积仅40平方米，为实现省特级升级目标，党组班子果断决定，诚邀市县档案局专业人员对档案室进行设计指导，将该档案室搬迁至六楼，并扩建装修成100平方米的综合档案库房1间、30平方米的陈列室1间。

二是加大培训，提升素质。为提高档案工作人员的业务水平，我局（分公司）坚持“请进来，走出去”的方针，一方面专门聘请地方档案部门的专家为技术顾问，进行业务指导，并集中进行了相关业务培训；另一方面组织有关人员赴

档案工作先进单位参观取经，开阔眼界，增长见识，提高了档案管理员的综合素质和业务能力。

三是建章立制，编绘检索。为使档案工作有法可依、有章可循，我局（分公司）根据《湖南省机关档案工作规范化管理评估内容及评分细则》的要求，制定了《XX县烟草专卖局（分公司）档案目标管理申报省特级工作方案》；根据《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规，先后建立健全了《档案库房管理制度》、《立卷归档制度》、《档案资料查阅利用制度》等一系列规章制度，并根据新的归档方法，重新修订了《XX县烟草专卖局机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确保了档案工作的顺利开展。同时根据实际需要，建立完善了案卷目录、全引目录、全宗介绍、文号索引等检索工具，极大的提高了档案的检索效率。

四是及时归档，严格保管。我局（分公司）始终坚持高标准、严要求把好档案入库关，每一份档案资料，均由兼职档案员初次把关，而后由档案室工作人员进行验收，不符合要求的档案不准入库，退回补充、纠正，直到达到要求为止。为了保管好、维护好档案，除了采用设备进行防盗、防火、防尘、防潮外，还做到了四勤：即勤察看、勤整理、勤回收、勤修补，使档案达到了不散、不乱、不丢、不坏，有力保证了档案的完整和安全。

五是信息管理，推进“数字化”。20xx年至20xx年，在单位领导的重视和支持下，档案室及时配臵了符合档案软

件要求的硬件设施，安装了《紫光档案信息管理系统》软件，完成了20xx年以来OA系统所有文件的数据转换，并对国家和社会有保存和利用价值的电子公文等电子信息，进行集中采集、归档，统一管理，做到数据规范、安全保密。今年3月，我们在市、县档案主管部门的大力支持和指导下，从机关各部门抽调人员对历年来的档案进行重新整理、编目，并对20xx年以来的的所有永久和长期（30年）档案进行扫描和挂接，录入微机条目8000余条，实现纸质档案与电子档案应用同步，逐步将档案管理工作推向了“数字化”的快车道。

（三）立档致用，促进发展

档案记载了历史，如实地反映了企业发展的轨迹，以史

为镜，可以指导当前和未来的工作走在正确的轨道上，是推行痕迹化管理的重要支撑。档案如不加以应用，那么就失去了工作的实质和意义。我局（分公司）始终把“实事求是，尊重历史；立足现在，营造未来”作为档案工作的指导思想，注重以“利用”为中心，一方面积极开展档案信息资源开发利用，编纂了《大事记》、《组织机构沿革》、《基础数字汇编》、《XX烟草志》、《历届领导名录》等编研资料和拍摄了《烟叶生产专题宣传片》《优秀基层单位创建宣传片》DVD/VCD专题资料；另一方面档案管理还为企业经营决策、基础管理等提供了有力保障，在今年全市系统固定资产清查时，我局（分公司）发现20xx年建成的机关大楼的房产证未予办理，机关档案室积极协助办公室抓好此事，对照国土部门办

理证件相关要求逐一查找用地审批文件、竣工图纸等原始资料，促使本单位在最短时间内补办房产证手续。

在晋级的准备过程中，我局（分公司）得到了市局（公司）和市、县档案部门的大力支持和指导，尤其是县档案局多次派出专家现场指导，并及时提出了许多宝贵意见，为档案工作的晋级指明了方向，在此，我代表县局（分公司）党组表示衷心的感谢。

通过开展档案管理升级工作，极大地提高了机关档案管理工作水平，但还存在着一定的问题。一是档案资料特别是在照片、实物资料的收集上还需要加大力度；二是档案管理自动化水平还需进一步提高。针对上述问题，我们将以这次档案升级工作为起点，进一步提高认识，强化管理，迎头赶上，做好档案管理的保管、保护和开发利用工作，发挥档案的历史借鉴和教育作用，促使XX烟草档案工作向更高目标迈进，为实现XX烟草又好又快发展做出新的贡献。

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第二篇：档案工作晋升一级汇报材料(第3稿)

档案工作晋升省一级的工作汇报

各位领导、同志们：

首先，我们对省档案局的领导来我部检查指导工作表示热烈的欢迎，同时，对省档案局几年来对我们工作的大力支持和指导表示衷心地感谢。我部自19xx年成立机关档案室以来，在省档案局的指导、部领导的重视、各处室的大力支持下，经过全处及管档人员的共同努力，于20xx年8月1日晋升为省二级先进单位，20xx年、20xx年度连续两年荣获标兵单位的称号。去年，部领导在我部晋升省二级先进单位之后决定，趁热打铁，再上一个台阶，向省一级单位努力。一年多来，围绕档案工作的规范化管理和等级考核标准，我部又集中人力、物力、财力，在省二级单位的基础上做了大量工作，并取得了一定成效。下面，我受部领导委托，就我部档案工作晋升省一级的有关情况汇报如下：

一、基本情况

（一）职能及人员情况

我部机关档案室是19xx年10月正式成立的，按照组织部机关处室职能的划分，当时归办公室管理，20xx年9月我部成立了信息中心，由于职能调整，文书档案划归信息中心管理，20xx年5月信息中心改为信息管理处。档案室现有专职档案员1人，晋级准备工作期间外聘2位有经验的档案专家。

（二）档案室现状

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1、库房：档案室现有用房四间，面积100余平米。为晋升省一级单位，我们将一个房间整理成荣誉室，实现了办公室、阅档室、荣誉室、库房四室分开。

2、案卷资料：档案室现有档案资料： 6171卷（册、盒），其中：文书档案3914卷，财会档案825卷册，各种资料、文件汇编及二套卷1183余卷册，实物及声像档案155件（盒）（其中：照片档案19册1016张），设备档案5盒，各种检索工具89册。20xx年立卷方法改革后，文件按件数统计，20xx年度归档文件计2188件。

3、档案设备：档案库房安装了12列48架密集架，配备了实物档案柜和铁制档案柜，整体订制了卷帘式窗帘和阅档桌、办公桌，真皮椅及真皮沙发。

4、档案防护设备：档案室安装了防盗门及不锈钢防盗窗栏杆。配备有空调，消毒柜、去湿机、加湿器、吸尘器等。档案室安装了防盗及灭火感应报警系统设施，并定期投放防虫防鼠药。

5、档案管理工具及材料：档案室制定了各种规章制度，建立健全了组织领导及档案工作网络，编纂了自19xx年以来的组织沿革，编制了卷内目录、案卷目录、文件分类目录、文件字号索引等各种检索工具，并实现了微机检索功能。

6、档案服务设施：为提高档案工作的现代化管理手段，档案室及时安装了档案管理软件，并配备了微机、复印机、激光打印机、碎纸机、摄像机、照相机等现代化办公设备。

我部综合档案室经过几年的不懈努力，基本上实现了档案整理、制作、查询、复印、借阅、利用等一体化服务，档案管理工作逐步纳入了规范化、科学化的轨道。

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二、 主要工作

1、提高认识，不断加大工作力度。我部档案管理工作由于部领导的重视，全员档案意识明显增强。省委常委、组织部长骆琳要求严格，分管部领导多次听取汇报，并亲临现场，了解档案工作的进展情况，对档案工作提出要求。部领导经常强调：档案工作是机关建设的重要组成部分，是做好机关工作的基础，要求我们严格按照《档案法》及《机关档案室工作等级具体考核标准》要求，认真做好档案工作。今年，省直机关工委、省档案局将档案工作做为省直机关目标责任制年度考核内容之一，通知下发后，常务副部长杨树槐亲自在文件上做了批示，并同涉及到的办公室、人事处、机关党委、信息中心等处室负责人签定责任状，层层抓落实。

2、以晋升省一级单位为契机，做好案卷的收集、整理工作。在各处室和各部门的主动配合下，将具有保存价值的资料和文件存入档案室。办公室将非常珍贵的19xx年-20xx年以来的组织工作文件选编80余本送到我们档案室做资料保管；调研室在每次的会议之后都主动将会议有关材料及录音带提供给档案室；干部教育处将保存了多年的近三铁柜的有关干部培训、专家疗养、知识分子、职称评定工作大检查、省科技副县长任职审批及名册等，以及各类培训会议、政策、文件等有价值的材料提供给我们；机关党委帮助我们收集了各处室的奖状、奖杯、牌匾、锦旗、证书等实物档案30余件；电教中心提供了一年来会议的录相片；部里的各种会议和活动，负责档案管理的工作人员都全程参加，从而保证了资料收集的及时、齐全。在我们的努力下，终于将散放在各处室多年的有价值 3

的文件材料收集上来，整理立卷127卷，新增资料103卷。并增加了检索工具。按照进馆要求，年初我们对1977-19xx年共502卷要求进馆的永久档案，认真细致地做了必要的调整，每卷重新粘贴卷背、填写备考表。进馆验收时，省档案馆对我部整理的文书档案给予了高度评价。

3、以开发利用为重点，不断提升档案管理水平。档案收集整理的目的在于应用。截止到去年底，为部内各处和有关部门提供利用档案183人次，810卷次。为中纪委调查慕马案件，了解有关马向东任职问题；为调研室编写文件合订本；为辽宁省组织史编写；为解决省直离休老干部享受副省级医疗、住房待遇；为处理上访信件及解决某些单位办理社保缺少个人资料等问题提供了可靠的依据，查阅了大量案卷资料。

4、以需求带应用，以应用促发展，不断拓宽新领域。档案室在现有的编研和档案开发利用工作方面不满足现状，坚持以需求带应用，以应用促建设，跳出传统的、狭窄的档案管理模式，从全局角度，重新审视综合档案管理工作，不断拓宽新领域。编写了会议简介、组织沿革和档案利用效果实例等编研材料。结合工作实际，建立了省管干部的照片和录像资料信息档案。在局域网中设立了部内文件、部机关建设简报、辽宁组工信息、部长办公会纪要等栏目，利用局域网将档案管理与信息化建设有机地结合起来。从长远考虑还拟将档案管理电子化，实现档案在网络上传输、查阅的等功能，这一设想拓展了综合档案电子化管理的功能。开发了领导干部名册查询系统，与信息化技术相结合，延伸了档案的使用功能。该系统 4

是专门为主管干部工作的书记、部领导和分管干部工作的处室设计的，它可以迅速、准确、及时地查阅各单位领导班子状况和每个干部的自然情况、简历、培训、奖惩、家庭、工资和考核详细信息。该系统具有我部工作职能性质的特点，也成为档案工作中一道亮丽的风景线。电子档案如何管理与应用，对我们来说也是一个不断探索、不断总结的新课题。

5、依法治档，不断完善各项规章制度。我们在做好日常管理工作的同时，注意完善各项档案管理的规章制度。依法治档是档案事业发展的根本保障。我们根据《档案法》有关规定并结合新的形势需要，制定了《文书材料归档范围与立卷分工》、《文书档案立卷说明》、《会计档案立卷说明》以及档案接收、保管、查阅利用、统计、保密和库房管理等档案工作制度。在工作实践中，我们根据我部工作的特点，结合立卷制度改革的新方法，对工作制度逐一对照修改，使各项工作制度更加科学、更加便于操作。这些制度均已装订成册，下发各处室，其中岗位责任、库房管理等已做为主要规章制度制作成版张贴上墙，使档案室的管理工作有法可依。

6、做好安全工作，不断增强防范意识。为做好安全工作，档案室除做好日常的“八防”工作外，还加强对防盗、防水、防漏电的管理工作。每逢节假日前夕，以常务副部长为组长、部内有关人员组成的安全检查小组，对安全工作进行细致的检查，提出要求，尤其强调了档案室安全的重要性，部领导的重视使我们将档案室安全放在首位，先后采取了一系列防护措施：

措施之一：节假日前夕，我们将整块塑料布罩于档案密集架上， 5

以防止楼上漏水，假期时间较长时，我们在假日期间定期来档案室巡察。

措施之二：档案室内装有防火防盗报警系统，保卫部门24小时闭路电视监控，如有情况发生，会自动报警，闭路电视会监控来往人员情况。

措施之三：档案室工作人员都能自觉做到人走时关闭所有电源。

措施之四：严格执行“八防”制度，并定期更换防虫、防鼠药，每天记录温湿度。

7、加大资金的投入力度，不断改善档案室工作条件。我部档案室自成立以来先后投入资金近30余万元。一年来，围绕晋升省一级单位我们在加强软件配备的同时，在现有的硬件设施基础上，部领导决定，再拨出一部分资金使档案室工作条件进一步得到改善。更换了微机和打印机，购置了实物档案柜，将一个房间整理成荣誉室，档案室更换了新型防盗门，地面重新铺放了地板，进一步改善了工作环境。为保证案卷质量，我们在档案装具方面舍得投入，只要对档案工作有利，在经费方面领导都能给予大力支持。

8、加大对部属事业单位培训工作的力度，不断提高档案人员的政治素质及业务能力。部里要求档案管理人员积极参加档案局的培训班，不断强化档案意识，补充档案新知识，学习现代化的档案管理手段，除此之外，还要求我们提高个人文化修养，学习现代科学文化知识。部领导经常强调：有为才能有位。档案工作虽然是一项默默无闻的工作，但任何岗位都能做出一番事业，只要努力就会 6

有收获。为适应不断发展的新形势需要，我们要求档案管理人员能够多角度全方位的参与不同岗位的工作。

总的看，组织部的档案管理工作通过上下积极努力，尤其是两年来大家的奋力拼搏，应该说有了长足的进步。

三、 几点体会

经过几年来的工作实践使我们感到：档案工作是一项非常重要的基础性工作；是一项无头无尾的长期工作；是一项光荣而艰巨的繁重工作；更是一项可持续发展的事业。回顾这些成绩的取得，我们有以下四个方面的体会：

一是部领导的重视和支持是做好档案工作的根本；

二是省档案局的有力指导是做好档案工作的关键；

三是部内各部门的积极配合是做好档案工作的保障；

四是坚持以需求带应用，走综合档案与信息化建设有机结合的路子是方向。

四、 下步工作打算

如何面对信息化、数字化、网络化对传统的档案管理手段提出的挑战，使这项工作更加适应新时代的要求，将档案管理工作做大、做细、做好、做活，我们下步工作总的想法是认真做好“一二三四五”。

一就是确立“一个目标”：我们工作的目标是做好服务工作。组织部综合档案所面对的服务对象主要是部领导和各处室及省直部分单位。怎样才能做到组织放心、服务对象满意？这是我们工作的出发点和落脚点。

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二就是两加强，即“加强领导，加强管理”。加强对档案工作领导，加大工作力度，将综合档案纳入工作日程，定期听取工作汇报，及时解决实际问题；加强管理，合理分工，明确责任，不断完善各项规章制度。

三就是“三抓”，即：“抓机遇、抓落实、抓创新”。抓机遇，以晋级为契机；抓落实，严格按省档案局目标管理的规则办；抓创新，开拓新领域，适应新形势、新任务变化，不断满足工作需要。

四就是“四好”，即“收集好、整理好、保管好和利用好”。收集好是基础、整理好是关键、保管好是手段、利用好是目的。

五就是“五到位”，即“认识到位，人员到位，资金到位，管理到位、服务到位”。

我们设想，省委组织部综合档案管理如果做到了以上这“一二三四五”，发展前景一定会更加美好。

20xx年10月10日

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