会议接待服务流程
一、会议接待程序:
1、了解会议的时间、地点、人数、性质及会型等,根据通知要求准备茶水、饮料、矿泉水、鲜花、水果、投影、话筒、演讲桌。
2、严格按照要求布置好会场,摆放好物品。
3、提前30分钟布置好会场,并调试好各项设备,以保证会议正常使用,提前20分钟在门口迎接客人并引领客人至会议室。
4、主席台按照自左向右,自前向后的顺序斟茶。
5、会议开始后,尽量避免打扰客人,一般会议可以间隔20—30分钟添加茶水一次,并注意在更换烟缸时正确使用托盘。
6、会议接待中,服务人员应面带微笑表现地大方、得体(重要会议除非有通知或特殊要求,一般不可随便进入)。
7、主动征求会议负责人及客人的意见,做好记录及时向上汇报。
8、及时做好恢复和准备会场工作,会议室门口要及时更换会议名称,电梯口设好指示牌。
9、会议结束时,服务人员应及时打开会议室的门,面带微笑站在门口内侧,客人离开会议室时,礼貌道别并引领送别客人。
二、会议准备程序:
1、会议室灯光及设施设备提前半小时进行检查。
2、接待服务人员提前30分钟在会议室及电梯口迎接客人。
3、客人到达时服务人员引领客人入会场并送上茶水。
4、贵宾到达时,1分钟内把香巾、茶水送上。
5、所有会议室备足茶水、纸笔及椅子。
6、所有茶具消毒后方可使用,确保卫生质量。
7、确保会议接待物品地齐全。
8、确保茶具、烟缸等物品齐全、清洁、无污渍、无破损。
9、香巾消毒,(贵宾配备香巾)。
10、根据需要备好签到桌、座牌、白板、投影、幕布、话筒、火柴等。
11、任何部门需要使用会议室开会,必须经部门经理同意方可使用会议室。 图如下:
第二篇:宾馆会议接待服务流程
会议服务流程
一、会前准备
1、掌握会议情况。根据饭店公关营销部门或餐饮预定部门送发的“会议通知单”了解并掌握会议的有关情况。
(1)会议主办单位及会议名称。
(2)参加会议的人数和会议时间。
(3)会议主席台的人数、名单、身份等。
(4)会议的茶水、水要等要求。
(5)会议室布置要求。
(6)会议的服务要求,等等。
2、会议室布置:
(1)搞好会议室的清洁卫生工作。
(2)布置好会议主席台人员的会前休息室。
(3)按主办单位要求悬挂会标。
(4)按主席台人数布置主席台。
(5)按会议客人人数排好会议桌及座椅或沙发。
(6)备好话筒,调试好扩音设备。
(7)以盆景花草装饰主席台及会议室。
(8)调好会议室温度,应控制在22摄度到24摄度。
3、准备用具并摆放:
(1)根据会议人数准备足量的热水瓶、茶杯、茶叶、毛巾、巾篮、烟灰缸等用具,并按规定整齐摆放,应确保茶具的卫生与完好无损。如会议需用矿泉水等饮料,则应准备相应的水杯或吸管。
(2)会议材料及文具(纸或笔记本、笔)等应按主办单位要求事先摆好。
(3)如主席台需用名卡,则应按主办单位要求制作并摆放。
(4)如会议需用水果,应按主办单位要求的品种与数量准备并摆放(用保鲜膜包盖)。
(5)做好会议主席台人员会前休息室的茶水、毛巾、水果等的准备。
(6)搞好公共洗手间的卫生,各种卫生用吕供应充足。
(7)搞好衣帽间的卫生,并备足衣架、存衣牌等物品。
4、检查。上述准备工作完成以后,应作一次全面而又仔细的检查。如发现有错漏之处应及时纠正。最好能与会务组或大会秘书处的工作人员一起检查。最后整理好自己的仪且仪容,恭候客人的到来。
二、会议服务
1、迎领服务:
(1)客人前来,迎领员应站在电梯口或会议室门口迎接客人,礼貌问候。
(2)及时引领客人进人会议室,请客人入座,以免大量客人拥堵会议室门口。
(3)根据需要提供衣帽服务。
(4)如有需要,应协助会议工作人员分发会议材料。
(5)将会议主席台人员引入会前休息室,休息室服务员在礼貌问候后提供茶水、点心或水果服务。
(6)会议客人全部进入会议室后,应及时关上会议室的门,但应事先明确会议工作人员的所坐位置,以便能及时联络。
2、会中服务:
(1)客人入座后,会议室服务应由里到外依次为客人斟倒茶水,撤去水果盘上的保鲜膜。
(2)适时续水。一般要求会议室服务员半小时为客人斟倒一次茶水。
(3)适时换毛巾。一般要求在会议中途休息时为客人更换一次毛巾。如主办单位要求,还应在会中提供点心服务。
(4)会中休息时还应及时清理会议桌上的果皮等杂物,并撤换烟灰缸。
(5)注意观察会议室温度及音响效果,如有不当,应及时报告上级或通知工程维修部门。
3、会后服务:
(1)会议结束时应及时打开会议室的门,服务人员应热情送客、礼貌道别。如客人 衣帽寄存,应及时取递,协助穿戴。
(2)将会议中的场租费、茶水费、水果费等费用的汇总账单请会议工作人员签单,并及时送交饭店财务记入会议总账。
(3)询问会议工作人员下次会议的有关事宜,以便做好相应的准备工作。
(4)向会议工作人员征求服务方面的意见和要求,以便改进工作。
(5)迎领员应将客人送出会议室门口,并引领至电梯口,按好电梯,示意客人进入电梯后道别。
三、会后整理
1、待会议客人全部离开后,关闭空调,打开会议室的门窗通风换气。
2、检查有无尚未熄灭的烟蒂及客人的遗留物品,如有则应正确处理(方法与餐厅相同)。
3、将茶具、毛巾等物品分类整理,及时送至工作间进行清洗消毒。
4、检查设备、用具有无短缺或毁损,如有,则应开具赔偿单请会议工作人员签单后交财务入账。
5、清理后有垃圾,搞好会议室的清洁卫生,必要时进行消毒。
6、关上窗户,、拉好窗帘,关闭电灯等所有电器的开关,锁好会议室的门。
四、注意事项
1、如有年老体弱客人参加会议,应提供特殊服务,并密切关注其情况。
2、应做好主席台人员的休息室服务,在会前、会中休息时提供茶水、毛巾、点心、水果等服务。
3、主席台讲话人如有更换,应及时调换茶具并斟倒茶水。
4、如会议内容不便让服务人员知道,服务人员应及时退出会议室,但应备足开水、饮料等。
5、与会议工作人员随时保持联系,以便及时了解会议客人需要,从而做好相应的针对性服务。
6、会前、会中如客人要租借设备、物品,或要求其他代办服务,应尽量满足客人要求。
7、在会议进行中,如有电话找与会客人时,应通过会议工作人员寻找客人,不能大声寻呼。
8、在会议进行过程中,应保持会议室周围的安静, 以确保会议安全。