广 州 市 机 电 高 级 技 工 学 校
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教案内容
附录：
第二篇：会务接待
会务接待组织架构图
1
1.1
1.2 会议场所岗位职责 做好会议场所的日常清洁工作。 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务
工作，确保各项工作高效优质无差错。
1.3
1.4 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任
性，确保会议的圆满召开。
1.5
2
2.1
2.2
2.3 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。 贵宾接待厅岗位职责 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切
实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。
2.4
2.5 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配
合和服务。
2.6
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3.1
3.2 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。 会议场所岗位职责 做好会议场所的日常清洁工作。 了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务
工作，确保各项工作高效优质无差错。
3.3
3.4 按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。 服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任
性，确保会议的圆满召开。
3.5
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4.1
4.2
4.3 做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。 贵宾接待厅岗位职责 负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。 按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。 了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切
实做好接待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。
4.4
4.5 在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。 加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配
合和服务。
4.6
1 严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。 制订目的
规范@@@@@@接待管理，发挥@@@@@@的总体功效。
2 适用范围
适用于@@@@@@的会务接待工作。
3
3.1
3.2 责任归属 人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。 人事行政部：负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。其中：会务接待主要职责
如下：
3.2.1 接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为
访客提供收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。
3.2.2 管理接待设施，保证设施时刻处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、
茶水间、卫生间及其附属设施等。
3.3
3.4
总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。 物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。
4
4.1 接待流程 访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。惠生科技园原则上不接受
无关人员的参观考察。
4.2 访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公
区域。该特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。
4.3
4.3.1 接待流程： 计划和预约
良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。为提高工作效率，预约可通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、访客类别、需用设施等。
4.3.2 接待准备
会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设备、白板、纸笔等。电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。
4.3.3 迎接和联络
访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。
4.3.4 商务性招待
会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包括必要时在会议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。
4.3.5 访客送行
根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。
4.3.6 接待区域清理
访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。
4.4
4.4.1 订餐流程 计划和预约
访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午10:00前完成，重要客人应尽可能提前一天预约。任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。
4.4.2
登记与准备
会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准
备。
4.4.3 就餐
访客就餐须由负责接待的员工陪同，否则餐厅有权拒绝供餐。
4.5
4.5.1
4.5.2
4.6
4.7
4.8 公司重大活动期间宾客来访由人事行政部负责牵头提前准备和安排。 接待区域应时刻保持安静，严禁大声喧哗。 访客接待期间，如无重大事项，一般不得安排找人和找人接电话，必要时可由会务接待负
责记录和转达。
4.9 惠生科技园活动中心在业余时间对员工及其亲属开放，由物业管理处负责维持秩序和管
理，并进行人员登记。
5
5.1
5.1.1 接待规范 接待/秘书 基本礼仪 访客进入大厅，主动上前礼貌询问，确定是预约客人，应主动表明："您是与××预约的
××先生/小姐吗？欢迎您的到来，请走这边。"
5.1.2 为访客引位时，应主动拉扶会议室门把手，请访客入座，然后轻声询问茶饮需求进行准备，
并请访客稍候。
5.1.3 倒茶时八分满，用托盘端茶杯，送茶点时先宾后主，递茶时手握杯柄或杯肚，不可握杯口，
将茶杯轻放至访客的右边，茶柄调整于访客的45度位置，并说："先生/小姐，请用茶（咖
啡）。"上茶结束后，礼貌退出，并视情况在门外适当等待2-5分钟，防有特别需要。
5.1.4 仪表举止端庄、得体、热情、大方，提供接待服务时保持"三轻"（走路轻、讲话轻、操作
轻）。
5.1.5
5.1.6
5.2
5.2.1
临时访客接待 会务接待负责礼貌询问访客的事由和被访人，并安排访客在指定区域等待。 会务接待及时通知被访者，并根据被访者的回复安排或婉言回绝访客。 送客时，应陪同被访者送访客至车前或门口道别，并目送访客离去（视访客类别而定）。 确保到公司的每一位访客都得到应有的礼遇。 保安人员 基本礼仪 时刻保持仪容仪表整洁、规范，有礼貌地迎送进出科技园之访客。
5.2.2
5.2.3
6 对于来园区之无关人员，应婉言劝离，保证正常秩序不受打扰。 以标准手式引领来访车辆进出和停靠。 备用资源
会务接待应事先准备交通图、车船航班信息、雨伞、常用药品等物资，以备不时之需。 1 制定目的
规范会务、接待活动的组织与开展，满足业主的需求。
2 适用范围
适用于各类会务、接待工作的组织与开展。
3
3.1
3.2
责任归属 管理处是会务、活动工作的归口管理部门。 各部门提供协助。
4
流程图
5
5.1
5.1.1 操作要求 接受任务 管理处接受任务，明确会议或活动的人数、标准，确定活动的日期、时间及活动形式，了
解其他特殊要求。
5.2
5.2.1 拟定详细的方案 管理处根据所接受任务的具体要求，布置工作内容（包括人员配置与分工；场地布置方式；
照明、空调、电梯等供应要求；环境装饰；安全保卫；所需物品品种与数量等）。
5.3
5.3.1
5.3.2
5.3.3
5.3.4 准备物品、布置场所 各相关部门根据所分配任务，做好相应准备。 会务接待按要求场所布置，会议或活动所需用品的准备，与业主的有关联络等。 环境管理部负责清洁、绿化布置、清洁设施的安排。 设备管理部负责设施保障，保证照明、音响、空调、供水、电梯等正常运作，协助挂放会
标、横幅等。
5.3.5
5.4
5.4.1 安保管理部负责对所有准备作安全方面的检查、认可，确保安全；并协助场地布置。 准备工作的总体验收 各部门负责人组织人员对所有的准备工作作最后的确认，发现问题及时通知有关人员纠正
补救。
5.4.2
会务接待将会议或活动的用品数量详细记录于“会议、接待活动用登记表”内以备查。
5.5
5.5.1
5.5.2
5.5.3
5.5.4
活动过程的实施 管理处根据会议或活动标准确定接待人员名单，监督、实施会务或文化活动的方案。 各部门和责任人按分工提前30分钟到岗，各负其职。 设备管理部确保活动过程中活动场所内设备、设施运转正常并及时处理突发性事故。 会务接待确保环境卫生的维护和对客的交流与服务（茶水供应等）。
5.6
5.6.1 清场工作 会务接待负责安排场内物品的整理，并将会议情况记录在“会务、接待接待工作日报表”
上。
5.6.2 环境管理部负责安排场地及场内物品清洁，检查场地向否有客人的遗留物，如发现应及时
向保卫科汇报。
5.6.3
5.6.4
5.6.5
6 设备管理部负责关闭所有应关闭的设备。 安保管理部做安全检查，确保安全。 各部门负责人对各负责工作进行最后的检查确认，发现问题及时安排纠正、补救。 相关文件
《会务接待服务操作规程》
7 质量记录
“会议、接待活动用品登记表”
“会务、接待活动工作日报表”