会议纪要的发布形式有三种:一是用专用版头印发;二是用通用版头印发;三是用其他形式印发。会议纪要的种类较多,会议纪要的写法大同小异,都要做到开门见山,实事求是,对问题的处理恰当,表述准确,观点鲜明,语言生动,文字简练,格式规范。
会议纪要一般由会议纪要的版头、发文字号、标题、成文日期、正文、参加会议人员、发送(收文)单位等部分组成。
版头。会议纪要一般用会议纪要的专用版头印发,很少用通用版头和其他形式印发。其专用版头,根据会议纪要的分类确定版头形式。在党的机关,常用的会议纪要分类及版头有:“中共xx常委会议纪要“、“中共xx委员会会议纪要”、“中共xx委常委办公会议纪要”;在行政机关,常用的会议纪要分类及版头有:“xx人民政府办公会议纪要”、“xx人民政府x长会议纪要”,“xxx办公会议纪要”等。其字体大小,与通用的版头(发文机关标识)制作标准相同。
发文字号。是指会议纪要的发文字号,由纪要类别、年份及顺序号组成,纪要类别又由组织机构所在地方代字、机构与会议简称、“纪要”三部分组成,比如,“x常会纪要[XX]4号”。用会议纪要专用版头印发的会议纪要,也可以省略纪要类别,比如“[XX]36次”,因为版头是专用的,不会发生歧义。需要引用时,连版头与发文字号一起引用。
标题。会议纪要的标题有两种形式:一是“会议纪要”前加会议主题,比如,《关于发展文化产业的会议纪要》。这种标题,适用于联席会议纪要、二是“纪要”前加会议名称,比如《xx人民政府第8次办公会议纪要》。这种标题,适用于机关、单位独立召开的会议形成的会议纪要。一般情况下,用专用版头印发的会议纪要,没有标题,在横隔线之下空两行直接撰写正文。
成文日期。会议纪要有标题的,须标注成文日期,居中标注在标题之下;无标题的,不标注成文日期。
正文。一般有开头、主体两个部分,有的还有结尾部分。
开头部分。简明扼要地撰写会议的概况,主要包括会议的目的、主题、召集单位及主持人,会议时间、地点、参加单位及参加人员,会议就什么问题进行了讨论,哪些领导干部到会并在会议上讲了活、发了言或进行了总结,会议的效果等。然后以过渡语“会议议定了以下事项”承上启下。
主体部分。撰写会议研究的问题、讨论的意见、议定的事项或作出的决定等。议定的事项包括对会议研究问题的处理意见、今后的工作任务及实施措施和要求等。
主体部分是会议纪要的核心,在撰写之前,要认真地做好会议记录,作为撰写会议纪要的依据。要根据会议的内容,认真进行综合分析、概括提炼和加工整理,把会议的主要精神和成果反映出来。其结构安排有四种方法:
①按会议研究的内容(问题)的顺序撰写,逐个说明会议研究的问题及处理意见和作出的决定等。这种方法符合综合性会议的会议纪要,一个一个问题分开写明、写清为止。
②把会议研究的内容(问题)归纳分类,然后分项撰写。这种方法符合重要的座谈会、学术会议、研讨会和会议内容比较复杂的工作会议的会议纪要。
③按事物发展的规律来写。这种方法符合专题或专门性会议的会议纪要。一般包括对过去工作的评价、对当前形势的分析、对未来工作的总要求和总任务以及应采取的措施等。
④按专题分项进行撰写。这种方法适用于研究具体工作的会议纪要,即会议研究的议题所涉及的事项要一一交待清楚,包括对研究事项的定性和处理意见等。每一个部分或每一个自然段的开头,可以用序数,也可以用冠以会议纪要的专用开头语,比如,“会议认为”、“会议强调”、“会议决定”、“会议指出”、“大家提出”等。
第二篇:会议纪要决议写作诀窍
一、在开会之前要做的工作
1、要提前了解本次会议的主要主题或议题,预测会议的主要内容和目的。
2、查阅相关会议背景资料,查阅与会议议题相关的法律规定。
二、会议过程中把握的几个问题
1、要专心做好会议记录,文字要准确,段落要清楚。
2、记录要全面,与会者的赞成意见、反对意见,会议的统一意见、保留意见。
3、会议的决定和主持人的总结及结论性意见要记录清楚。
4、同时在记录过程中录音,以便准确、尽快进行会议纪要的起草。
5、有些会议纪要或决议要在会议结束时及时做出,因此认真听会很有必要,听会的同时就要层次、段落等事项就要划分清楚。
三、会议纪要或决议的段落层次布局
1、解决某一具体问题的专题会议,纪要或决议要紧紧把握会议讨论的中心和重点。
一般用概括式的布局,将会议概况、会议内容、会议参加人员的几类观点、最后形成的主导性结论等按性质归纳成几个方面分段布局。
股东会会议决议要按照公司法的规定判断是否按照公司法的要求通过结论。
2、多个会议议题时,要分别逐个事项表述,纪要或决议写作一般采用条款式的布局,分别围绕各个议题进行,做到条理分明。
每条款一个事项及通过的结果。
四、会议纪要一般由前言、主体和结尾三个部分组成
1、前言部分(会议概况),包括会议时间、地点、主持人、发言人、参加人(参加人员包括出席人员、列席人员、缺席人员。
会议纪要的参加人一般列在结尾部分)、会议目的和任务、主要议题等。
2、结尾部分。
会议纪要的结尾部分一般标注出席人员、列席人员、缺席人员信息和文件公开属性等,和其他公文不同,会议纪要结尾不标注发文机关,一般没有附件。
股东会会议决议一般注明会议的合法性以及会议议题的通过率。
3、纪要或决议的主体部分是核心内容。
(1)会议纪要,写好主体部分决定着会议纪要的质量。
主体部分按照逻辑关系可以分成三块,一是会议的精神,一般由“会议认为”等导语开头,写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等;二是会议的成果,一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头,写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;三是会议的要求,一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。
这三块内容要分层次整理叙述,逻辑分明、条理清晰,不可以张冠李戴。
(2)会议决议,主要说明会议研究通过的各项议题,没有通过的议题也要记载明确,每个事项一个段落,便于阅读。
五、会议纪要或决议的总体要求
1、懂得取舍,简练。
会议上各参会人员的意见可能不一致,但一次成功的会议,其宗旨和意见具有统一性。
对于符合会议宗旨最终形成的统一意见,以及会议主持人的总结意见,在会议纪要中要集中体现。
2、反映会议的精神要点,既要全面细致又要提炼概括,可以根据议题的内容范围和复杂程度进行篇幅上的安排,做到简洁明快、详略得当。