商务电子邮件写作 在现今的商业社会中， 电子邮件已成为当今世界上使用最频繁的商务通讯工具。 根据国际数 据公司(IDC)2006 年的统计，全球每天发送约 840 亿封电子邮件。然而，在全球每天发送几百亿 封电子邮件的今天，人们却很难感受到电子邮件的高效性。阅读、撰写、管理电子邮件会占据人 们大量的时间。美国管理协会（American Management Association）和电子政策研究所（The ePolicy Institute）进行的调查表明：如今人们每天花 30 分钟到 4 个小时甚至更多的时间来处 理电子邮件。 垃圾邮件是造成该问题的原因之一。 但另一个更重要的原因是人们不知电子邮件的 注意事项和写作技巧。如果邮件中充满了错误、矛盾、难懂的语言，读者就会失去阅读的耐心， 而且这种毫无纪律、没有重点、无法让人信任的沟通会使你面临信誉扫地的危险，也可能会导致 公司商机的丧失。所以良好的写作技巧不仅能够改善沟通品质，提高工作效率，而且能够增加个 人和公司的竞争力。这一点在如今的商务领域中已经得到了广泛的认同。所以在职场中，如何有 效地利用电子邮件为个人和公司创造更多的机会、 拥有更多竞争优势呢？职场中电子邮件的使用 应该注意以下问题：

一、 电子邮件是不是传递该信息最合适的选择 方便绝对不是使用电子邮件传递某些信

息的好理由。 电子邮件是一种公共媒介。 每次寄出或 接收电子邮件时，信件的副本都会复制到服务器上，这样，收信人以外的其他人也有可能会看到 你的邮件。所以，邮件内容要格外谨慎。

一般不要通过电子邮件传送以下信息：

（一） 公司或个人的秘密信息 电子邮件中没有所谓的隐私权。 在你将公司的机密或他人的隐私放入邮件中前， 要想想万一 有人将其刊登在报纸上会怎么样。

（二） 敏感的话题 电子邮件不是面对面的交流。由于没有面部表情、肢体语言和语调的暗示作用，你无法意识 到信件的内容对对方而言是伤害还是冒犯。 而且有时电子邮件中的内容是在电话或面对面交谈中 不会说的。所以，如果发送前不考虑收件人的感受，会很容易使人产生负面情绪。

（三） 复杂的信息 信件的主体最好不要传递复杂信息，比如详细报告。因为在屏幕上读这样的信息很费劲、很 耗时，所以最好将其作为附件发送，而邮件主体主要描述或概述附件的主要内容。此外，发现需 要回复的问题不只一个时，最好能够根据情况采用面对面会谈、及时通讯如 MSN、QQ 或电话等比 电子邮件更适当、更有效率的方式。

二、 写邮件的目的是什么 人们写电子邮件常常是出于习惯，而没有考虑为什么写。其实邮件写作的主要目的有两个：

（一） 影响收件人的行为 告知或说服收件人实施某个行为。例如： 1.请于周五前将我的提议意见发给我。 2.请于会议前三天发放议事日程。 3.请重新安排我的约会。

（二） 通知收件人 提供收件人所需的信息，如关于一个主题、行为或决定等。例如： 1.我公司将于明年春季推出三款新产品，详细信息请参阅附件。 2.您星期五转交给我的查询信，我已回复。 3.董事会于上周做出了一些重要决定，我已总结如下。

三、 对收件人了解有多少 沟通是双向的——只有当你的信息被对方接受并理解后， 沟通才能完成。 没有能够清晰地进 行交流的主要原因是没有考虑收件人的信息。 收件人的信息有助于决定邮件的内容、 写作的语气 和写作的方式等。对收件人的考虑有：

（一） 与收件人的关系。

（二） 收件人是否希望收到这封邮件。

（三） 收件人对这一主题的信息。

（四） 收件人读信后的反应。

（五） 收件人对这一主题的兴趣。

（六） 收件人收到这封信的感受。 如果给了解的人写信， 上述问题就容易回答多了。 但

是如果给了解不多甚至是毫无了解的人 写信时， 就需要根据一些其他信息， 如此人工作单位、 职位、 与你或你单位的关系来做一些假设。 这些假设会让你的邮件更具有针对性并且获得好的效果。例如： 如果收件人是对你公司的产品进行询问的潜在客户， 说明他们对你们的业务有所了解但需要 更详细的信息来确定产品是否符合他们的需求。 如果收件人是另一行业询问有关项目信息的经理， 说明他所感兴趣的是有关项目的主要观点而不是每个细节， 并且他可能已具有一些相关但并不那 么专业的知识。

四、邮件中的重要讯息是什么 在今天的职场中，人们每天都需要不停地应对、处理各种问题。时间的紧迫迫使人们不得不 以尽可能高的效率处理手头上的工作。 阅读邮件时， 人们常常仅仅读几行就决定这封邮件是否值 得再读下去。所以务必将要点放在信件的开头，然后是对有关要点的事实和观点的陈述。 下面这些问题可以帮助确认邮件中的重要信息。

（一） 要询问什么问题？

（二） 要发送什么文件？为什么要发给对方？

（三） 要陈述什么观点？

（四） 要征询什么意见？

（五） 要给予什么建议？为什么对方要接受？

（六） 要推销什么产品？为什么对方要购买？

（七） 为什么要表示感谢？ 用两三个能简洁地表达主要观点的句子来开始你的邮件。 但是有时候需要几个词或一两个短 句来引出要点。例如： 1.约定的期限快到了。你方何时能够汇报项目的进展情况？ 2.很高兴在上周的会议中与您相识。 我对您关于明年四月份举办筹款活动的建议非常感兴趣。 如果你回复一个问题，可以先将这个问题陈述或概括一下，然后再进入要点。例如： 你方曾询问如果提前一周完工，开销将会增加多少。据我方估计，开销将会……

五、收件人需要知道什么 很多人在抱怨： “不停地读邮件让我感到疲惫。 为什么人们认为我应该了解跟他们一样多的 东西。只要提供我需要的信息就够了，其他的就不必了。” 大多数人只是在写重要的邮件时， 才会停下来思考收件人究竟想要什么样的信息。 因此， 我们的电子邮件中常常包含了很多不必要 的信息或者省略掉了很多重要的信息。 这主要是因为我们的注意力总是集中在想让收件人了解什 么样的信息而不是他们需要什么样的信息上。 但是如果从收件人的角度来写邮件， 你会发现邮件 应该回答收件人的所有问题，而且只能是这些问题。想弄明白那些问题是什么很棘手。除非你回 答的是收件人提出的具体问题，否则得仔细考虑收件人可能问的问题。 要点和收件人所提问题的答案就构成了邮件的主要框架， 这使得写一封清晰、 简洁的邮件变 成一件很容易的事情。例如： 我提议小组组长们每个月举行一次自备食品工作午餐会。 这样每个人能够及时了解项目最新 的进展情况。此外，我们也有更多的机会讨论如何解决问题。 你的意见如何？ 卡尔

六、邮件中如何组织信息 一封好的邮件应该简明扼要、层次清晰、逻辑性强。要点出现在最开始，其他信息都和要点 相关，这样收件人不需费劲就能知道邮件的主题。但是在组织信息时也会存在困难，不妨考虑下 面因素：

（一）是否没有考虑写作的目的、收件人的信息、写作的要点、收件人可能质疑的问题就直 接写作了。 如果是这样，要试着将信息组织一下，重新安排，否则这封邮件将令人费解。

（二）是否有多余信息。尽管仔细思考了，但是大多数人还是会将所有的内容放在邮件中， 好像我们所说的内容对收件人来说都很有趣。 牢记： 正文应该是对重要信息的支撑、 解释和扩展。 如果不是，就赶紧省略。

（三） 是否中途变换方向。有时我们开始是让收件人做一件事，但突然间，我们跳到一个 完全不同的话题。这样会使收件人困惑，也会使你困惑。

（四） 是否想要呈现太多的信息。每封信都关于一个话题或主题，每封信都针对一个收件 人（群）。如果想在一封信内发送所有信息，在开头列出要点，然后用标题帮助收件人（群）迅 速地找到具体的细节。如果写的内容太复杂，最好独立成一个文本然后作为附件发送，而邮件仅 提供简要的说明。

七、将信息写出 如果你遵循了以上建议，那么写一封清晰、简洁的邮件就像倒杯咖啡一样简单。写邮件时， 需要注意：

（一） 在敏感的、复杂的、机密的情况下，要再三考虑电子邮件是否是传递信息的最好方 式。如果是，使用文字处理系统起草一封邮件。这样的话，在写好之前不会发送出去，而你会首 先并且务必进行拼写、语法、标点的检查和文本的编辑。

（二） 使用清晰、简洁、主动、具体的语言使你的邮件能够尽可能快速准确地传达。避免 使用行话。

（三） 确信你的要点和最重要的信息放在开头。如果必要，加一些词或短句构建起上下文 （如四所述）。

（四） 如果发现包含很多多余的信息，再筛选一下。或许你没有充分考虑收件人的需求。

（五） 不要急着挖空心思寻找词语来表达观点，而应该首先考虑收件人和你的写作目的。

八、使用模板 充分利用模板。模板使用得当，可以节省大量时间。模板提供了基本的词汇和结构，你只需 根据特定的情况来改变内容即可。注意模板的使用原则：

（一） 模板需根据你要不断发送的基本信息来生成。

（二） 不断更新模板：删掉不需要的信息，或者修改信息。

（三） 只在适合的情况下使用模板。因为有时修改模板比重新写新邮件还慢。

（四） 仔细校对模板信息，确定没有陈旧的、不相关的信息，没有使用他人名字或忘记变 更日期等等。 当今，对于正在从事跨国业务的公司和员工来说，客户对你的第一印象多半来自电子环境， 而这正建立在员工的商务写作水平的基础上。 一间美国大型企业首席执行官说： “在工作上能够 不断精进的，是那些拥有绝佳表达技巧的人。”因此，对于许许多多的员工来说，良好的写作技 巧是职场获胜不可缺少的利器。具有良好写作技巧的员工对公司来说也是一笔宝贵的财富。

第二篇：如何撰写商务电子邮件

电子邮件

邮件组成部分主题

称呼与问候

正文

附件

结尾签名

收件人、抄送人、密送人回复

转发

主题

一定不能空白主题

主题要简短，不能冗长

不要使用含糊不清的标题，文字要和内容相关，体现关键字；问问自己：读者在没有详细阅览内容之前，仅从标题或第一句话就能了解你的意图？合理使用【紧急】【重要】【参考】* 等特殊字符

不可出现错别字及不通顺之处

回复对方邮件时，可以根据回复内容需要适当更改标题，不要出现回复:回复：回复：一大串

举例

称呼与问候

邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应

在多个收件人的情况下可以称呼各位、大家、Team、All等

如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚

不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络称呼通常写在第一行定格

称呼与问候

开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写“*经理，你好”或“*经理，您好”；针对客户可以写“*总，您好”，再尊敬就写“尊敬的*会长，您好”

结尾通常写“顺祝商祺”或“顺颂商祺”、“生意兴隆”、“祝您顺利”等商业祝语

“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。

正文

邮件正文要简明扼要，行文通顺，思路清晰，把要说的叙述清楚

分清建议或意见；问问自己：我是不是已经在邮件中告诉收件人我的看法或者可供读者回应的选择？如果没有，为什么我会假设他们能了解我的思想？若要表达对某件事的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见但若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议

有时，因信息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动；问问自己：有哪些我写的东西是收件人已经知道或者应该知道的？我是不是下意识的没有表达清楚？如果答案是肯定的，那么他们会对我之后说的东西表示迷惑也就不奇怪了

正文

尽量使用商务用语，不要用口语，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达；避免使用太多的标点符号

如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明；也可以正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述同时要谈几件事，更要注意主次分明，有头有尾，详略得当，最好是一件事一段落，不要混为一谈；保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论；

根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适

正文

尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现，电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观

在一次邮件中把信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，避免不必要的麻烦

尽可能避免拼写错误和错别字，这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误

不要任意使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读

正文

选择便于阅读的字号和字体。中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana或Arial字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体

不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

小心幽默的使用。在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意发信人的幽默被误解与扭曲

如果你不想让你发给对方的邮件被转发出去，可以设置不被转发功能

附件

如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

如果不希望收件人对附件做修改，如是报价书、技术公报、正式公文等，可以将文件转换为DPF格式再附上发送

附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用不同企业邮箱容量大小不同，发送前需确认对方可以接收多大容量邮箱

结尾签名

每封邮件结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然认识你的人可能从发件人中认出你，但不要为收件人增添这方面的麻烦电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在Foxmail、Outlook中设置多个签名档，灵活调用

企业可以统一员工的签名格式

发送、抄送、密送

发送人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应如果发送人是你的领导，一般不要抄送给别人，由收件人决定是否要转发抄送人只需要知道邮件内容，通常不需要对邮件予以响应；如果抄送人有建议，当然可以回复该邮件；抄送一般是给领导，以及需要知道此事的其部门同事

秘送只有当事人知道，收信人和抄送人是不知道你发给了密送人的。一般情况下不要密送某人，除非情况特殊

发送、抄送中各收件人排列应遵循一定规则。如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象

好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象

回复

收到邮件后，即刻回复对方一下，往往是不可少的，这是对他人的尊重；理想回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要邮件。对于一些优先级低邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时

如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了

如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作

回复复杂问题时，把相关问题抄到回件中，然后附上答案。应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源

回复

对方发来大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，是非常不礼貌的。建议回复10个字以上，显示出你的尊重收发双方就同一问题交流回复超过3次，说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。邮件有时并不是最好的交流方式

对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越回越高，导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时发件人应及时对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息

只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应回复大家，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情

回复

如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的回来复去，与发件人讨论。讨论好了再告诉大家

不要向上司频繁回复没有确定结果的邮件

回来复去的邮件，可能双方多在扯皮、推诿，甚至可能会互相指责。对复杂事情，最好的还是当面沟通；设法开个正式或非正式的会议，大家见面沟通最好。限于条件不可能见面，建议使用多方通话（电话）或电话会议

转发

确认收件人是否需要阅读这封邮件，并把转发原因和要求告知收件人，让收件人明白收到这封邮件后应该做什么

转发给多人时，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人

如果有需要还应对转发邮件内容进行修改和整理，以突出信息。不要将回复十几层的邮件发给他人，让人摸不着头脑

其它

定期查阅与整理个人的電子邮件信箱

一天最少查阅信箱两次应是合理的要求

经常整理信箱，回覆该回覆的，去除该去除的

限制自己的信箱于规定的容量中，以避免因超载而无法收悉新的邮件对于重要的邮件，亦可考虑下载至硬盘，或打印存贮亦可

邮件替代不了面对面沟通过、电话、会议，滥用邮件只能增加负担，降低效率

谢谢！