PPT的三大工作区域及应用
张剑悦
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通过学习本课程，你将能够：
●学会大纲中快捷键的使用；
●懂得应用放映显示区；
●掌握打印备注的操作方法。
PPT的三大工作区域及应用
在演示文稿中，主要以编辑区、备注区和大纲区三个可编辑文字的区域为主，它们是PowerPoint的工作环境。
编辑区、备注区和大纲区的大小可以通过显示比例分别进行调整。以Office20xx版办公软件为例，显示比例实际是针对不同区域进行调整。如果把光标定在大纲区，就可以针对缩略图或者大纲所占区域大小调整显示比例；把光标定在备注区，可以针对备注文字大小调整显示比例；如果把光标定在编辑区，就可以针对编辑区大小调整显示比例的大小。
演示文稿的制作方式主要有两种：一种是以编辑备注为主的工作模式，当鼠标拖动备注区的时候，就可以把幻灯片的编辑区缩小；另一种是以大纲为导向制作演示文稿的方式，把大纲区拉大，幻灯片就会变小。
一、大纲区的应用
演示文稿的制作最终会形成幻灯片的流程和模式，仅在大纲区就能够实现整个演示文稿的大纲文字和结构效果。
1.大纲中的快捷键使用
以大纲为导向制作演示文稿，需要用到两组快捷键：第一组是Ctrl+Enter（回车）键或者直接是Enter键；第二组是Tab（table的缩写）键或者Shift+Tab键。其中，第二组快捷键在大纲中应用得非常广泛。
Ctrl+Enter键和Enter键的使用
首先，打开大纲，把范围拉大，光标定位在大纲区，文字的位臵已经确定，用快捷键代替鼠标，直接编辑大标题，按Ctrl+回车键把光标切换到副标题，填写副标题的部门、姓名、年月日等信息。接着，建第二张幻灯片。通常每张新建的幻灯片都是由标题和文本两个文字框组成，即标题框和文本框，只要用Ctrl+Enter键就可以打开第二张幻灯片。文字框从副标题到下一个文字框，就是新幻灯片的大标题。当完成大标题的文字，想把光标移到下方的文本时，还是用Ctrl+Enter键，把光标从上一框移动到下一框。同样，当把文本做完，需要将光标移到下一个标题时，还是按Ctrl+Enter键。
Ctrl+Enter键，实际是让光标的位臵随着标题和文本框向下移动。如果光标在幻灯片的大标题，向下移动就到了文本，再让光标向下一个文字框移动，实际就是到了下一张幻灯片的大标题。在大标题打字，Ctrl+回车把光标挪到文本，当前的文本会带有一个黑点。这种文本是有级别的，设臵了项目符号，叫做一级文本。
Table键和Shift+Tab键的使用
把光标还原到左边的大纲，每次回车都是一个新级层。事实上，文本是可以做成多层级的，想让文本进行升级或者降级，需要用到第二组快捷键，即Shift+Tab键。
先按回车键，之后可以看到一级文本的黑点，然后在打字之前按Table键，此时的文本就变成了二级。需要降到三级，就在Enter之后按Table键。如果想要升级，就在Enter之后按Shift+Tab键，文本就回到二级，Enter之后继续按Shift+Tab，文本就回到一级。这种带层级的幻灯片会更清晰和突出重点，让人一目了然。
对大纲中的文本进行升降级，应该在打字之前使用快捷键，升级使用Shift+Tab键，降级直接按Tab键。这两组快捷键不仅应用到幻灯片大纲中，在实际工作中也会经常用到。比如，Office中常用的Word软件，同样也有级别问题。在Word中做了多级文本，想进行升降级也是用这两个快捷键来完成。
在大纲中使用快捷键的目的，是为了解大纲的应用，更重要的是应用规律。在实际办公时，使用快捷键可以节省很多时间，从而提高工作效率。
2.幻灯片中的快捷键使用
快捷键在幻灯片中一样可以使用。在幻灯片中，选取带有级别的文字，把光标放在一个地方按Table键，把当前文本进行降级，再按Table键又降一级，直至降为一级。想升层级时，按Shift+Tab键。这些快捷键在Word中也可以同样使用，但是要注意前提——必须有级别，否则升降级就没有意义。工具栏中有一个项目符号和编号的按钮，在使用时用光标点击整个文本框，取消当前的项目符号，文本就没有级别，再升降级层都没有任何意义，只能让文字进行跳动。也就是说，只有在项目符号或者项目编号的状态下才能进行升降级。
通常情况下，第一张幻灯片默认的是标题版式，即上面是大标题，下面是副标题，根本就用不到升降级，只有对于上面是标题，下面是有级别的文本框的幻灯片，才需要用快捷键来完成。
输入标题时快捷键的使用
光标放到大纲处，在文本框打字，按Ctrl+Enter键会再建一个新幻灯片，不排除光标又跑到标题的可能。在做幻灯片时经常会出现这样一种情况：幻灯片只有一个大标题，下面不是文本，而是图表、表格、图片或者流程图，这时只要光标在标题框直接按Enter键，就会换到下一张新建幻灯片的标题。
在Enter、Ctrl+Enter和Table、Shift+Tab两组快捷键中，前者的作用是让光标位臵进行移动，从一个框到另一个框的移动，一个标题到下一个标题移动；后者的作用是把下方的文本进行层次级别的改变。掌握好这两组快捷键，就能既控制光标的位臵，又控制文本的级别。有人曾总结：“光标如果在下方文本，按Enter键会进入下一个文本，也就是下一行、下一段；如果光标在标题，按Enter键就会进入下一个标题，也就是下一张幻灯片。”
添加对象内容时快捷键的使用
所有幻灯片的文字完成之后，接下来回到缩略图，为每张幻灯片添加不同对象和内容。以在幻灯片下方插入图表为例。操作是这样的：首先，插图图表不需要文字框，可以通过“格式”菜单选择“幻灯片版式”，此时幻灯片的右边会出现幻灯片版式的调整和选择，选择只有标题的版式，把文字框取消。根据幻灯片内容更改版式，这是非常重要的。接着，在Excel中把图表复制粘贴或者直接在PowerPoint中选择插入图表：在Excel窗口中修改图表数据和内容，然后点击空白处，图表就会直接出现在幻灯片中；在幻灯片下方插入表格，通过工具栏中“插入图表”的方式画一个所需要行列数的表格，松开鼠标后就可以看到一个表单出现在幻灯片里，然后填写内容就可以了。
模板设臵时快捷键的使用
在整个幻灯片内容做完之后，打开“设计”菜单里的“幻灯片模板”选项，可以从中选择自己喜欢的模板（很多模板都是微软自带的，也可以把自己企业和常用的一些模板放入。）随便选择一个效果，通过点击，幻灯片的背景、文字格式和颜色风格会形成整体一致的变化，只有封面幻灯片是与众不同的。
添加动画时快捷键的使用
对于演示文稿，添加动画也是必备的动作之一。动画的添加和模板的设臵没有顺序性，先套用模板或者先做动画都是可以的。如果选好模板后再加动画，在最后放映之前应该从上到下把每张幻灯片的动画逐一做好。
放映时快捷键的使用
完成内容、背景、格式和动画后，接下来需要的就是放映技巧和经验。把这些都合在一起，就是完美演示文稿的制作过程，而且效率是最高的。
很多人建立演示文稿，在标题框打字需要转行把字缩小的时候，会选择用“字号”来调节。实际上，更简单的方式是使用快捷键“Ctrl+中括号”，左边的中括号使文字缩小，右边的中括号使文字放大。用快捷键代替鼠标选“字号”调整文字大小，会节省很多工作时间。通常情况下，字体、字号都是根据情况掌握，不要机械、死板地记忆，选择快捷键调整要比“字号”灵活方便。
在日常工作中，很多人的做法是，建一张幻灯片，输入文字，改字号大小，改背景颜色，设计动画，接着建立第二张幻灯片，输入文字，做格式美化，设计动画，再建第三张幻灯片……每张新建幻灯片如此循环，多一张幻灯片，整个工作都要做一个循环。这种方式的工作效率非常低，是不可取的。在公司，之所以分部门工作，就是要形成一条流水线，每个部门都做各自的事情，不干涉其他部门工作，协调一致才能够稳步向前。因此，幻灯片设臵和应用也要考虑这样的方式，切忌做低效率的事情。
二、编辑区的应用
在PowerPoint的三个工作区域中，编辑区是人们最熟悉的区域，然而很多人尽管使用PowerPoint多年，却不见得很了解，甚至从来没有离开白色页面，也没有调整过幻灯片的显示比例。
1.放映显示区的应用
Office中Word软件主要是对文字进行编辑，中间的白色区域就是编辑区，很多人在Word中编辑文字，只在页边距之内的版心完成工作。事实上，想要出页边界很容易，只要选中“标
尺”的右缩进按钮，用鼠标向外拖动，就可以看到一条黑线，松开鼠标，这段文字的右边界就出来了，用同样方法，把缩进按钮向左边调整，文字的左边界也就会出来。虽然文字可以写到版心边界，却不能出白色区域。否则无论是在Word中直接看，还是打印出来，都不能看到纸外面的字，即使用文本框插入照片拖到灰色的地方，也是看不见的。
幻灯片与Word不同，显示比例可以自由缩小和调大，可以把文字拖出来，也可以直接在外面绘制文字、插入图片、表格甚至直接绘制图形，总之，离白色区域再远都可以。也就是说，你的心有多大，编辑区就有多大，它没有具体的边界。值得注意的是，对白色区域之外的图片进行动画放映，是看不到的。
【操作演示】
在幻灯片白色区域外画一个圆形，开始放映，看不到圆形的变化；把圆形的1/4
放入白色区域，做扇形动画，开始放映，可以看到图形的变化。左侧幻灯片缩略图只显示了1/4的图形，所以放映的时候只能看到圆的1/4部分。把圆形放到白色区域内，幻灯片的两边就为圆做一条切线，此时直接放映，就能看到整个圆了。
以上的操作演示说明：一是幻灯片的白色和灰色部分都是编辑区；二是幻灯片的白色部分是放映时能看到的区域，通常被称作“幻灯片放映显示区”。
Word编辑完成之后，可以打印出来直接在纸张中观看，E-mail给别人，或者直接以电子文档的方式进行浏览。与之不同，幻灯片的命运基本只有一种——放映，所有演示文稿都是通过投影放映观看，没有人会看编辑状态。
2.放映显示区外的应用
放映幻灯片时，显示区之外的图形、表格、文字不会被看到，但并不意味着不需要引起重视，相反，其往往发挥更重要的作用。
概括来说，其作用主要有两个：
第一，配合动画效果，画面更加生动。试想一下，在放映幻灯片时，一个球从天而降，文字从下方缓缓向上方移动，星星亮光从左下角快速划到右上角，增加这些是什么感觉？虽然一些图形、表格等放在放映显示区之外看不到，但是通过动画的配合就会使画面更加生动。调整幻灯片的大小，就是为了配合动画效果的实现。很多效果的制作是要配合周围空间完成的，如果不改变幻灯片编辑区的大小，那么很多效果都将做不出来，这样的幻灯片会显得很单调。
第二，遮挡的艺术，增添幻灯片的美感。
【操作演示】
画一个椭圆形，把它拉得比幻灯片再大一些，图形上方会出现绿色空点，通过鼠
标旋转绿色空点，将这个椭圆变成一个斜向的安排，把椭圆再拉大，大到盖住幻灯片左边的角，再向右拖动它的大小，盖住右上面的角。
整个椭圆做好之后，所露出的只是左上角和右下角两个斜角，这两个斜角暂时是
白色的，在空白处点右键选择“背景”，改变背景颜色，选定一个颜色之后（比如蓝色），点击“确定”，再点击“应用”，幻灯片两个斜角就变为蓝色。把当前的椭圆选中，填充“纯白色”，外边的线条颜色通过“线条色工具”做成“无线条颜色”，这时轮廓线就被删掉了。然后在椭圆上点右键，点“臵于底层”—“臵于底层”，这样之前的文字就会显露出来。点击“放映”，幻灯片中出现了两个斜的弧角效果。
这就是“遮挡的艺术”，概括起来就是看得见部分和遮挡部分的配合使用。很多电视节目中弧角的效果也是这么做出来的。当然，还有很多效果都是通过灵活运用实现的，这里就不再一一列举。
总之，在制作幻灯片时，要充分利用好编辑区，无论是在幻灯片放映显示区之内还是之外的图片或文字，都能为幻灯片增加色彩。
三、备注区的应用
幻灯片的备注区域，主要是针对幻灯片的内容所做的备忘或者注释，统称为备注。备注的使用方式包括放映备注和打印备注两种。
1.放映备注
以Office20xx版本为例，备注的应用模式表现为：选中幻灯片，在下方添加备注信息；第二张幻灯片备注也以同样的方法添加。完成备注后，在Office20xx中直接放映，想要看到备注文字，只需在下方点击右键，就会打开一个独立的窗口，显示在第一张幻灯片中所书写的备注文字，将幻灯片切换到第二张也会看到相应备注信息。可见，每张幻灯片的备注都是独立的。事实上，这种应用备注信息效果并不好。虽然备注字比较小，观众看不清文字内容，但通过投影却能看到演讲者正在看备注，这是没有提前做好功课的典型表现。
对此，更好的提示方法是做出“双屏”，通过双屏的效果“独享备注”，即只有自己看备注信息，观众在投影上看到的是全屏。
2.打印备注
除了放映备注外，打印备注也是一种非常重要的方式。虽然不是每个人都有打印的需求，但其同样是PowerPoint很重要的功能。
幻灯片中的打印，直接进入“打印预览”就可以看到打印效果。通常来说，不会用一张A4纸横着打印一张幻灯片，而是选择不同内容分别打印。在“打印内容”选项中，比较常用的选项是“讲义（每页3张幻灯片）”和“备注页”。
“讲义（每页3张幻灯片）”
点击该选项后，通常看到的幻灯片讲义左边是幻灯片的缩略图，右边是很多横线网格，以方便打印出来之后让观众记录笔记，即对应每张幻灯片记录信息。如今很多会议和培训的讲义经常会采用这种打印效果的幻灯片。
采用这种方式打印幻灯片讲义，有两个非常重要的建议和经验：第一，直接打印时要调整页面大小。选择窗口上方“选项”—“根据纸张调整大小”，一旦勾选该选项，当前页面上下的页边距会被充分地利用，幻灯片页面就会相对大一些。第二，做讲义之前不要直接打印预览，而是对母版进行调整和设臵。选择“视图”—“母版”中的“讲义母版”，讲义母版可以插入照片和文本框，输入固定的信息，比如作者信息、公司名称、网址电话、公司Logo等。由于是母版，每张讲义的效果都是同步的。
在讲义母版中，最重要的就是调整固定的信息，和Word中做页眉页脚类似。一旦关闭回到幻灯片，在幻灯片中没有任何变化，但是再进入讲义去看，如果之前在打印讲义时勾选了“根据纸张调整大小”，纸的上下边距会被充分地利用，而且提前做了讲义母版，因此，每一张幻灯片的左上角、右上角都有相同的信息。
因此，想做好讲义，就要把页眉页脚做好，即调整好讲义的母版，使打印的讲义都符合讲义母板。
“备注页”
在打印内容中，倒数第二项是“备注页”。点击此选项，在幻灯片中添加备注，幻灯片缩略图下方就可以看到备注文字。做讲义调整讲义母版，也是同样的道理，打印备注就应该先调整“备注母版”。备注母板版可以添加图片和固定的文字内容，并进行一系列的设臵，如缩小、下调文字框的位臵，放大文字，拉大幻灯片缩略图，左上角添加备注文字等。关闭幻灯片，同样没有变化，进入“打印”页面就会发现每张备注的内容、页面都是一样的效果。
无论打印备注还是讲义，打印之前都要调整好母版，这是打印时的必要准备。实际上，Word才是真正做排版的软件，所以，对于非常重要的讲义、讲稿，建议不要在幻灯片中直接打印，应该通过发送的方式，放入word，这样是最好的方法。
总之，在PowerPoint整个工作环境中进行各种设臵之前，应该先熟悉环境，对幻灯片进行整体的把握，并对界面有一个整体了解。