第3章日记账的处理

日记账又称序时账，是按业务发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿。本章将介绍如何运用Excel20xx来制作日记账。

本章将要介绍的Excel20xx的知识点如下：

CONCATENATE()函数 VLOOKUP（）函数 定义名称

粘贴名称 插入批注 编辑批注

冻结窗格 插入剪贴画 查找命令

数据的排序 数据的筛选 数据的分类汇总

3.1 建立日记账表格

本节将介绍建立日记账的基本操作。

3.1.1 编号的自动显示

日记账中的每一笔业务都要输入相应的年月日序号和编号，下面将介绍如何根据年月日序号来自动显示编号，其具体操作步骤如下：

1.新建Excel20xx工作簿，并将其重命名为“日记账“，将Sheet1工作表更名为”日记账“。在工作表中输入文本并设置表格格式。

2.选中B、C、D、E列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，弹出“单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“文本”选项。

3.单击“确定”按钮返回工作表，分别在B4、C4、D4、E4单元格内输入数据，选中F4单元格，单击“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，在“或选择类别”下拉列表框中选择“文本”选项，在“选择函数”列表框中CONCATENATE选项。

4.单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，在该对话框中输入函数的参数。

5.单击“确定”按钮，返回工作表，此时在F4单元格中将根据所编辑的公式自动显示编号。

3.1.2 自动显示会计科目名称

可以使用模板向导来建立数据库，其具体操作步骤如下：

1.为了便于编辑公式，将前面制作完成的“会计科目表”工作表复制到工作簿中，将F列和G列的数据复制到C列和D列的下方。

2.单击“插入”|“名称”|“定义”命令。

3.此时将弹出“定义名称”对话框，单击“引用位置”文本框右侧的折叠按钮，在工作表中选择引用的单元格区域。

4.单击折叠按钮，返回对话框，在“在当前工作簿中的名称”文本框中输入文本“会计科目表”。

5.单击“添加”按钮完成名称的定义，单击“确定”按钮，关闭该对话框。

6.选中H4单元格，单击“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，在“选择函数”列表框中选择IF选项。

7.单击“确定”按钮，将弹出“函数参数”对话框，在IF选项区的第一个和第二个文本框中输入如图所示的文本。将光标置于函数参数的第三行，单击花生有左侧的插入函数下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择VLOOKUP选项。

8.此时将弹出“函数参数”对话框，在函数参数的第一个文本框中输入G4，再将光标置于函数参数的第二个文本框中，单击“插入”|“名称”|“粘贴”命令。

9.此时将弹出“粘贴名称”对话框，在“粘贴名称”列表框中选择“会计科目表”选项。

10.单击“确定”按钮，返回“函数参数”对话框，“会计科目表”将显示在函数参数的第二个文本框中，继续输入函数的其他参数。

11.单击“确定”按钮，返回工作表，当在G4单元格中输入科目编码时，H4单元格中会自

动显示会计科目的名称。

12．将H4单元格内的公式复制到H列的其他单元格中，在G列的其他单元格中输入科目编码时，H列相应的单元格中将显示相应的科目名称。

3.1.3 插入批注

当工作表中的单元格内有公式存在时，经常会因为某些错误操作而导致公式被删除，因此需要在单元格上添加一些提示信息，提示使用者该单元格有公式存在，应小心操作。添加信息可通过插入批注的操作来实现。具体步骤如下：

1.选中需要插入批注的单元格H4，单击“插入”|“批注”命令。

2.此时，H4单元格右侧将出现批注文本区，根据需要在该文本区内输入文本。

3.选中文本区内的文本，设置文本的字体和字号。

4.在 该文本区上双击鼠标左键，将弹出“设置批注格式”对话框，切换至“字体”选项卡，设置文本区内文字的字体、字号、下划线和 颜色。

5.切换至“对齐”选项卡，设置文本的水平和垂直对齐方式，并且设置文本的方向。

6.切换至“颜色与线条”选项卡，设置批注的填充颜色和线条等。

7.单击“确定”按钮，返回工作表。

8.如果要隐藏批注，可以在插入批注的单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“隐藏批注”选项。

9.此时，批注被隐藏，插入批注的单元格右上方将显示红点，表示此单元格内有批注插入，将鼠标指针移至有红点显示的单元格的上方时，可以自动显示批注的内容。

3.1.4 工作表的美化

经过前面的设置，日记账工作表的设置已经基本完成，下面要进行的工作是完成表格中数据的输入，并美化工作表。其具体操作步骤如下：

1.在H4单元格内编辑公式，能够自动显示会计科目。将鼠标指针置于H4单元格右下方，待鼠标指针变成十字形状时，向下拖曳鼠标，即可将H4单元格内的公式复制到H列的其他单元格内便会自动显示相应的会计科目。

2.选中J列和K列，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，弹出“单元格格式”对话框，切换至“数字”选项卡，在“分类”列表框中选择“会计专用”选项。

3.单击“确定”按钮，返回工作表，在J列和K列单元格内输入金额。

4.根据实际业务情况输入数据。

5.当日记账中输入的数据较多时，需要向下拖曳滚动条，如果不想让表格的标题栏随屏幕的滚动而滚动，可以选中第四行单元格，单击“窗口”|“冻结窗格”命令，这样，当向下拖曳滚动条时，屏幕将从第四行开始滚动。

6.参照上述方法，选中G列，单击“窗口”|“冻结窗格”命令。当向右拖曳滚动条时，屏幕将从第G列开始滚动。

7.为工作表添加分割线。单击“插入”|“图片”|“剪贴画”命令，工作表的右侧将显示“剪贴画”任务窗格，单击“管理剪辑”超链接。

8.此时将弹出剪辑管理器窗口，打开分割线文件夹，选中所需要的图形，并在选中的图形上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”选项。

9.返回工作表，在工作表中执行两次“粘贴”命令，便在工作表中粘贴了两条分割线。

10.调整分割线的位置和大小，分别将分割线置于工作表的上方和下方。

11.选中表格区域，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”选项，弹出“单元格格式”对话框，切换至“边框”选项卡，设置边框格式。

12.单击“确定”按钮，返回工作表。

13.为工作表填充颜色。

3.2日记账的高级操作

本节将介绍日记账的高级操作.

会计账目的输入都要遵循有借必有贷、借贷必相等的原则，在该原则的基础上再进行日记账的借贷平衡检验，其具体操作步骤如下：

1.打开Sheet3工作表，将其重命名为“平衡检验”，为工作表输入文本并添加边框。

2.在B4单元格中输入文本“20xx年x月”，选中C4单元格，在工具栏中单击“自动求和”按钮。

3.切换至“日记账”工作表。

4.选择完成后，按[Enter]键确认，C4单元格内将显示合计金额，同时在函数编辑栏中显示了所编辑的公式。

5.随着业务量的增加，日后需要的日记账中继续填充数据，因此需要对公式进行修改。在C4单元格的函数编辑栏中修改公式为“=SUM(日记账!J:J)，其含义为对日记账表格中J列中的所有数据求和。

6.参照上述方法编辑D4单元格内的公式，得到贷方合计的计算结果。

7.选中E4单元格，编辑借贷差额的计算公式。

8.选中F4单元格，单击“插入函数”按钮，在弹出对话框的“选择函数”列表框中选择IF选项，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，在该对话框中输入函数的参数。

9.单击“确定”按钮，返回工作表。当借贷平衡时，F4单元格中将显示“平衡”字样。如果前面的输入有误，则借贷不平衡，在F4单元格中将显示“不平衡”字样。

10.选中F4单元格，单击“格式”|“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框，该对话框中设置各项参数。

11.单击“格式”按钮，弹出“单元格格式”对话框，切换至“字体”选项卡，设置条件格式的字体。切换至“图案”选项卡，设置单元格底纹颜色。

12.单击“确定”按钮，返回“条件格式”对话框，此时可以预览所设置的格式。

13.单击“确定”按钮，返回工作表。当F4单元格内显示“不平衡”字样时，单元格就使用所设置的条件格式。

14.为工作表填充颜色。

3.2.2日记账的查询

在实际工作中，经常需要对日记账中所记载的经济业务进行查询，查询的方法有如下两种： 方法一：执行“编辑”|“查找”命令，其具体操作步骤如下：

1.单击“编辑”|“查找”命令。

2.弹出“查找和替换”对话框，切换至“查找”选项卡，在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的业务，如输入订于“支付工资”。

3.单击“查找下一个”按钮（或按[Emter]键），此时，工作表会自动查找文本“支付工资”，并且该文本所在的单元格将处于选中状态。

4.如果发现某项业务输入错误，可切换至“替换”选项卡，在“查找内容”下拉列表框中输入要查找的内容，在“替换为”下拉列表框中输入需要替换成的内容。

5.单击“查找下一个”按钮，此时，工作表会显示所查找的内容，单击“替换”按钮完成替换。

方法二：执行“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令，其具体操作步骤如下：

1.选中B4单元格，单击“数据”|“筛选”|“自动筛选”命令。此时，工作表第四行中的所有单元格右侧都出现下拉按钮。

1.单击“科目编码”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择要查找的科目编码，如选择

10002。此时，工作表中将显示所有科目编码为10002的业务数据。

3.如果要查找所有现金和银行存款的业务数据，可以单击“科目编码”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉菜单中选择“自定义”选项。

4.在弹出的“自定义自动筛选方式”对话框第一行左侧的下拉列表框中选择“大于或等于”选项，在其右侧的下拉列表框中输入10001；在第二行左侧的下拉列表框中选择“小于或等于”选项，在其右侧的下拉列表框中输入10002，同时选中“与”单选按钮。

5.单击“确定”按钮，返回工作表，此时，工作表中显示所有现金和银行存款的业务。 6.单击“数据”|“筛选”|“全部显示”命令显示所有数据。

3.2.3 数据的分类汇总

完成日记账数据的输入后，就可以对日记账中的数据进行分类汇总分析了，下面将介绍如何对日记账中的会计科目进行分类汇总，其具体操作步骤如下：

1.单击“数据”|“排序”命令。

2.在弹出的“排序”对话框中设置“主要关键字”为“科目编码”，并选中“升序”单选按钮。

3.单击“确定”按钮，返回工作表，此时，工作表中的内容将按照科目编码的升序排序。

4.单击“数据”|“分类汇总”命令。

5.在弹出的“分类汇总”对话框中设置“分类字段”为“科目编码”，“汇总方式”为“求和”，在“选定汇总项”选项区中选中“借方金额”和“贷方金额”复选框。

6.单击“确定”按钮，返回工作表。

7.单击工作表左侧的“2”按钮，显示汇总结果。

第二篇：第3章知识点整理

第三章 数据库与表的创建与使用 主要知识点

3．1 数据库概述

1) 表之间的关系：一对一、一对多、多对多

2) 纽带表

3) 数据库的组成：表、本地视图、远程视图、连接、存储过程

4) 双向链接：前链、后链

5) ODBC：开放式数据互连

6) 元数据

3．2 数据库的创建、打开与使用

1) CREATE DATABASE

2) OPEN DATABASE

3) SET DATABASE TO

3．3 表的创建与使用

1) 数据库表、自由表

表结构的创建与修改

2) CREATE TABLE – SQL语句（书101页）

3) ALTER TABLE – SQL语句（书102页）

4) MODIFY STRUCTURE

数据库表的扩展属性

5) 字段的扩展属性：标题、注释、格式、输入掩码、默认值、字段的有效性规则和有效性信息

6) 数据库表的扩展树型：长表名、表注释、记录的有效性规则和有效性信息、触发器

7) 触发器的使用：插入触发器、更新触发器、删除触发器

表的打开与关闭

8) 工作区

9) SELECT nWorkArea│cTableAlias

10) SELECT 0

11) 表的打开命令：USE TableName

12) 表的关闭命令：USE

13) CLOSE TABLES ALL

表记录的处理-----插入记录

14) INSERT – SQL语句（书87页）

表记录的处理-----浏览记录

15) BROWSE [FIELDS FieldList] [FOR lExpression]

表记录的处理-----筛选记录与限制对字段的访问

16) SET FILTER TO [lExpression]

17) SET FIELDS TO [FieldList]

表记录的处理-----记录定位

18) 三个控制标志：记录开始标志、记录指针标志、记录结束标志

19) BOF( )、EOF( )、RECNO( )、RECCOUNT（ ）

20) 记录指针的最小值是1，最大值是表中记录总数+1

21) 表打开时记录指针情况（书90页，表3-6）

22) GOTO n

23) GOTO TOP

24) GOTO BOTTOM

25) SKIP n

26) SKIP（等价：SKIP 1）

27) LOCATE FOR

表记录的处理-----修改记录

28) UPDATE – SQL语句（书92页）

29) REPLACE命令

表记录的处理-----删除记录

30) 彻底删除表中记录的两个步骤

31) DELETE FROM – SQL语句（书94页）

32) DELETE命令

33) RECALL命令

34) PACK

35) ZAP

索引的使用

36) 索引文件类型

37) 索引类型

38) 索引表达式的注意点

39) SET ORDER TO

3．4 永久性关系与参照完整性

1) 创建永久性关系的一般操作方法

2) 参照完整性的三种规则

3) VFP的三类完整性：实体完整性、参照完整性、用户自定义完整性

3．5 有关数据库及其对象的常用函数

1) DBGETPROP（ ）

2) DBSETPROP（ ）

3) DBC（ ）

4) DBUSED（ ）

除整理知识点外，完成第三章习题！