论文书档案管理存在的问题及对策

摘 要：文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作，属于服务性工作，单位领导在做出重大决策时都要依据此工作，它是历史的记载与再现。文章首先分析了目前文书档案管理工作存在的问题，进而提出几条加强文书档案管理的工作对策。

关键词：文书；档案管理；问题；对策

文书档案管理工作在目前的单位管理中是最基本的工作，属于服务性工作，单位领导在做出重大决策时都要依据此工作，它是历史的记载与再现。随着计算机技术的不断发展，对于广大的文书档案管理工作者提出了更高的要求，就是如何使文书档案管理工作更加规范化、程序化和数字化。文书档案管理工作是一项非常重要的工作，其主要特点是政策性、保密性和专业性都非常强，尤其是在我国目前经济快速发展的大环境下，单位各项事业能否得到长足发展都要受到文书档案管理工作的影响，因此有必要引起文书档案管理工作者和单位领导的重视。

1 文书档案管理工作存在的问题

1.1 对文书档案管理的重视不够

由于我国传统文化的影响，我国对档案管理工作的重视不够，认识上存在很大误区，很大一部分人，包括一些干部人员对文书档案管理工作认识不足，对档案管理工作存在很大歧视，认为文书档案管理人员的工作就是保存好文字资料，抄抄写写和处理相关事务，没有在单位主要工作范畴内。而且在我国市场经济飞速发展的背景下，档案管理工作不能给企业带来明显的利益，导致一些档案管理人员对自己的工作也采取了忽略的态度，仅仅做一些档案管理的表明工作，例如保证不泄密文字，不丢失资料，通过外调检查，查档资料齐全等等就可以。这无疑中也影响了档案管理工作的质量，造成了文书档案管理的困难。

1.2 对文书档案管理工作的管理不足

我国的文书档案管理工作水平与发达国家相比非常落后，管理方法单一，管理力量也较为薄弱，我国目前的文书档案管理工作者对档案管理工作仅停留在表面的认识上，缺乏对专业档案管理知识和技能的掌握，没有深刻认识到工作的重要性，对一些相关业务严重掌握不熟，对档案资料的收集、管理意识也相对薄弱。加之受我国传统思想的影响，对文书档案管理工作的重视程度不够，导致没有专门的档案管理工作人员，档案管理工作者往往身兼数职，不能全身心地投入到档案管理工作中，最终降低了工作效率和水平，影响了档案管理的质量。此外，由于档案管理人员工作精力不集中出现一些将材料归档错误或者错误传达信息的问题出现，这些都体现出文书档案管理工作的不足。

1.3 文书档案管理工作的规范程度过低

目前，文书档案管理工作的规范程度过低是很多档案单位及大中型事业单位中普遍存在的问题，主要体现在：案卷名称、卷宗分类、文件档号不规范等，还经常出现档案文件的卷宗组卷不规范，缺少卷内目录等现象。除此之外，普遍存在的问题是文件档案检索的效率较低，目前大多数单位主要采用两种类型的检索方式：即电子检索和人工检索，而目前多数单位选择的是人工检索的方法，而且很多文书档案管理人员经过多年的工作实践也逐渐研制了多种检索工具，但是文书档案管理工作的质量不是多运用检索工具就能够得到提升，而是要求精而非求多。

1.4 文书工作与档案工作的衔接不够紧密

文书工作与档案工作是对立统一，密不可分的，二者是相互独立又相互联系的，要确保文书与档案管理工作正常有序开展的方法就是进行分体式管理模式。从目前来看，很多单位对文书档案工作的管理方式是分块式管理，这种方式在过去的工作中存在一定的优势，但是在实际工作中会使文书与档案管理之间的距离越来越大。加上很多文书人员没有深入了解认识档案管理工作，档案管理工作者也不是很了解文书工作，这就导致很多矛盾和问题出现在文书档案管理工作中。

1.5 单位各部门之间的配合不够密切

文书档案管理工作需要各个部门的密切配合，可是在实际的档案管理过程中，各个部门之间的配合不够有效，这就严重影响了文书档案管理的质量。以文书档案的归档环节为例，这项工作需要收集各个部门相应的文件资料，但是一些部门却因为自身利益或本部门的利益等因素隐瞒上交，收集文件资料的工作频受阻力，长此以往，文书档案管理人员就会因为力不从心放弃收集文件资料，最终导致无法找回一些重要文件，为单位损失更多的利益。

1.6 文书档案管理的配套设备不到位

由于我国对文书档案管理的重视程度不够，导致很多文书档案管理的设备陈旧，很多老旧的档案管理设施依然坚持在工作岗位上，设备更新慢，这就严重影响了文书档案管理的质量。还有一些单位的文书档案设备没有配备齐全，造成硬件设施服务不到位、质量差，而且相关部门没有想办法去解决，甚至个别单位还没有设立专门的档案室。此外，文书档案还存在丢失、销毁和霉变等情况，这是由于没有及时采取防潮、防湿的举措，不但影响了档案的整洁、美观，还会困扰今后的工作。因此，相关部门有必要高度重视文书档案管理的设施问题，并及时改进。

2 加强文书档案管理工作的对策

2.1 提高单位管理人员的重视程度

文书档案管理工作属于服务性质的工作，因此，要努力提升文书档案管理人

员的服务水平，增强服务意识，并逐步更新服务理念，用最新的理念和服务态度积极主动地面对新时期的新挑战。衡量文书档案管理工作者职业道德标准的重要尺度就是服务质量，要想充分发挥好档案管理工作的作用，就需要文书档案管理工作者努力提升自身的服务水平，服务于社会主义现代化建设，单位的各个领导也要加大对文书档案管理工作的重视程度，这直接影响着文书档案管理工作的质量。此外，文书档案管理工作者也应将自己的工作情况及时汇报给单位的管理者，将文书档案管理相关的政策法规传达给单位领导，使单位领导能够更深入地认识到档案管理工作的重要性，从而全力支持此工作。文书档案管理应被单位的领导者纳入到单位的重点项目之中，加大对文书档案管理工作的支持力度，从而实现文书档案管理工作从传统模式向现代模式的转变。2.2 规范文书档案管理工作

首先要仔细检查显存的文书档案资料，对于部分陈旧失效的卷宗要及时剔除掉，以免在使用电脑管理时发生重复，降低档案管理的效率和水平；其次，要再次组合文书档案资料，再次编排那些组卷较为混乱的卷宗，尤其是重新组合、编排那些有关联的档案，重新填写无页码、无标题的档案资料，确保文书档案资料的规范性；最后，要统一对不清楚或者命题存在重复的档案资料进行命题，杜绝在电子管理时难以识别的情况发生。要想解决目前我国文书档案管理存在的问题，就要义不容辞地建立相应的档案制度。但是从目前档案管理的现状来看，在现代文明下体现档案管理工作的特色，建立科学、合理的档案管理机制，完善档案制度不是一件轻松的事情。建立规范化的文书档案管理工作要拥有较高的可操作性和实用性，为以后工作的执行提供便利，这样才能更好的发挥其效用。

2.3 紧密联系文书工作和档案管理工作

档案管理的基础工作时文书工作，档案管理工作质量的高低在很大程度上取决于文书工作水平的高低，如果文书工作效率不能得到有效提升，那么就无法谈起档案管理的工作质量。所以档案管理工作的基础是建立在文书工作的规范之上的。此外，文书工作人员也要提升自身的业务素养，加深对档案管理工作的认识，能够保证文书材料及时有效地进行归档立卷处理。紧密联系文书工作和档案管理工作，对于文书档案管理的质量要进行科学控制，更要第一时间内处理部分帐外资料，确保文书档案管理工作的高效、高质。

2.4 提升文书档案管理人员的综合素质

素质的提升，人员的管理是管理的根本，因此，从目前我国文书档案管理的现状及档案管理人员的组成来看，我国急需改善档案管理队伍，应将更多技术过硬、专业技能过强、为人可信正直的人员加入到文书档案管理的队伍中来，并培养一批具有较高的政治信仰和较高素质的专业档案管理人员，注重档案管理人员素质的多角度提升，将档案管理工作的创造性和积极性充分地调动出来，从根本上改变目前的档案管理工作现状。随着信息技术的不断发展，网络和电子计算机也逐渐深入到档案管理的领域，这无疑给文书档案管理工作带来了机遇和挑战，这需要一批具有更高业务能力的文书档案管理人员才能驾驭信息技术带来的便利条件。因此，相关部门领导一定要注重提升文书档案管理人员的业务水平，要提供各种学习培训的机会，不仅让文书档案工作人员对档案管理工作的知识和技

能精通，还要对一些基础的计算机知识进行了解，使工作人员能够熟练地运用网络这个便利条件进行档案管理工作。

2.5 加强相关部门的协同合作

文书档案管理的资料是从各个基层部门采集而来，因此，文书档案管理人员要对各个不同的部门深入了解，不能只埋在资料堆里，要了解各部门的实际情况，将有价值的文件资料第一时间内收集，并及时归档。此外，文书档案管理人员还要协调各个部门之间的关系，成为单位各部门联系的纽带，实现自身工作的价值。总而言之，就是要更高效地发挥文书档案管理部门自身的功能和职责。

3 结 语

随着社会经济的发展，文书档案管理工作的重要性无可厚非，这需要单位领导和档案管理人员都要加强重视此工作，我们要采取措施彻底改变文书档案管理工作中出现的问题：例如管理不规范，领导不重视以及部门的不配合，对于这些妨碍文书档案管理工作顺利开展的因素要立刻清除，提升文书档案管理人员的综合素质，加强领导对档案管理工作的重视和加大部门之间的配合沟通。总之，我们要重视文书档案管理工作，提升文书档案管理工作的效率，健全文书档案管理工作的流程和管理机制，为推动单位各项事业的发展做出贡献。

参考文献：

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[6] 张萍.浅谈文书档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务，20xx，（4）.

第二篇：货币资金管理存在的问题及对策

货币资金管理存在的问题及对策

口李瑞科 货币资金，通俗地说，就是钱，就是单位所拥有 的现金、银行存款和其他货币资金。不言而喻，不论

是什么单位，管好自己的钱既是保生存、促发展的客

观需要，也是义不容辞的责任和义务。但遗憾的是，

古往今来，尤其是近年来，资金违法案件频频发生，

如邯郸农行金库被盗案，人民银行河北任丘支行杨

淑华1, 500万元特大贪污案，这些典型的例子昭示

我们，若货币资金缺少有效的内部控制制度，则很容

易遭受损失，发生差错和舞弊。然而，目前在一些单

位货币资金管理上存在一些问题，这些问题如果不

加以重视，不采取相应的措施，将会给单位造成很大

的损失。

一、目前货币资金管理上存在的主要问题

(一)存在的问题。一是财务人员任用上存在

一定问题。例如，一些单位出纳人员携巨款潜逃;

还有，在一些单位发生出纳人员挪用公款炒股，因

无力归还挪用的公款而出逃。这些痛心疾首的例

子说明，个别单位在任用财务人员上存在一定问

题。二是现金收入不入账，形成小金库。三是出租

出借银行账户，收取好处费。四是未按规定分别保

管票据和印鉴，有些单位存在#5@p没有设备查登

记，对#5@p的领用存也没有严格的管理使用，致使

有关人员私开#5@p，和业务经办人员侵吞公款等不

法现象，使单位的利益受到损害。五是未定期清查

盘点货币资金，未将定期清查盘点货币资金制度

化。六是随意开立账户，截留收入。七是公款私存

和私借公款，将公款存入私人账户或以业务为名借

公款，长期不还。

(二)存在问题的主要原因。一是单位领导认

识不足、重视不够。有的单位领导没有认识到货币

资金管理的重要性，货币资金管理制度没有很好的

得到执行，因而货币资金管理漏洞很多。二是财务

人员职责不清。有些单位财务人员一个人办理货币

资金业务的全过程，这无形中就给了有关人员公款

私存获取利息，甚至挪用公款的机会。三是违反现

金管理规定，现金支出超出规定范围，有些单位甚至

上万元的开支都用现金结算，有些财务人员与业务

经办人员互相勾结，套取现金，侵吞公款。四是原始

凭证虚假现象严重。随意编造青苗补偿费、临时工

工资，甚至用假#5@p报销，使得真假难辨，会计监督

困难。

二、加强货币资金管理的措施

(一)把好财务进人用人关。财政部发布的《内

部会计控制规范一货币资金》归确规定:“单位办

理货币资金业务，应当配备合格的人员，并根据单位

具体情况进行岗位轮换。办理货币资金业务的人员

应当具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵

纪守法。客观公正，不断提高会计业务素质和职业

道德水平。”本文认为，单位在任用财务人员上应当

考虑以下几个方面:( 1)他的工作、学习经历和生活

背景如何，有无不良经历和记录?有无不良嗜好?

( 2)他是否胜任货币资金管理业务?是否有会计从

业资格证书?( 3)是谁把他推荐介绍来的?推荐介

绍过程有无不正当交易或行为?尤其在出纳岗位

上，一般最好任用那些知悉家庭背景情况的。再者，

要始终相信任何个人都同万事万物一样，都在不断

运动、变化和发展，因此，坚持以动态的眼光看人，以

不断完善的制度管人。 (二)提高会计人员的整体素质，提升职业道德 水平。会计人员是货币资金管理的具体执行者，会

计人员素质的高低直接影响货币资金管理的效果。

提高会计人员的素质，首先得加强会计人员学习有

关财务会计专业知识和企业会计制度、会计准则及

其他相关的财经法规，丰富会计人员的业务水平和

业务技能，如有条件的话，每周让所有财务人员集体

学习，认真总结自己的不足，经常同其他单位财务人

员交流经验，来促进财务人员整体水平的提高。再

次，奖励那些考取较高水平资格证书的人员，来带动

学习的积极性。“无知者无畏”，所以要多让会计人

员集体学习有关案例，通过学习增强会计人员的法

制观念，增强职业道德观念。市场经济越发展，对会

计工作的职业道德水准要求越高，朱铭基曾经题写

过“诚信为本，操守为重，坚持准则，不做假账”的校

训，这也是对广大会计工作者提出的基本职业道德

要求，所以应该广泛开展会计职业道德宣传教育，全

面提高会计职业素养和执业质量。

(三)加强有关财经法规法纪的宣传学习，提高

单位管理者的法制观念。新的桧计法别现定:单位

负责人对本单位会计工作和会计资料的真实性、完

整性负责。财政部发布的纳部会计控制规范—

货币资金划现定:单位负责人对本单位货币资金内部

控制的建立健全和有效实施以及货币资金的安全完

整负责。这意味着，单位负责人已经成为本单位会

计工作、货币资金安全性管理的第一责任人。所以

说，单位领导素质的高低是一个单位货币资金管理

制度是否执行的最关键因素。单位领导应该重视货

币资金内部控制制度，加强有关财经法规的学习，提

高法制观念，让单位领导充分认识到只有加强货币

资金管理，才能充分确保货币资金的安全完整，也只 有这样才能形成良h循环，不断地发展壮大。

(四)建立健全货币资金管理制度并严格执行。 要建立和完善适合各单位特点的、切实可行的会计 内部控制制度，避免会计内部控制制度与实际应用 相互脱节，在执行过程中，应针对易发生问题的环 节，重点从以下几个方面有效防范差错及舞弊行为， 保护货币资金的安全。

(五)不相容职务相互分离控制。单位应当按 照不相容职务相互分离的原则，合理设置会计及相 关工作岗位，明确职责权限，形成相互制衡机制，从 组织机构设置上确保资金的安全。出纳、会计不能 相互兼职，应有严格的岗位分工，不得有一人办理货 币资金业务的全过程。会计负责分类账的登记、原 始单据的复核和记账凭证的编制，出纳人员负责现 金的收付、保管、签发银行有关票据和登记日记账， 内审人员负责定期审计账目和现金的突击盘点及银 行账的定期核对等，会计主管负责收支项目的审核、 保管单位预留银行的财务专用章及单位负责人的印 章，单位负责人负责审批收支预决算的各项支出。 此外，对于重要的货币资金支付业务，应当实行集体 决策和审批，并建立责任追究制度，有效防范货币资 金被贪污、侵占、挪用，对未经授权的机构或人员，要 采取各种措施严禁其办理货币资金业务或直接接触 货币资金。建立有效的财务稽核对证制度。会计业 务的各个环节应当通过核对办法，来保证账证相符、 账实相符、账物相符，以避免舞弊行为发生。稽核人 员票据是否连号使用，金额是否正确，有无错记和漏 登。检查原始凭证的真伪，必要时向对方单位求证; 检查业务登记入账是否及时，对于收现金的业务，如 果没有及时入账，应引起高度关注。要重视事后财 务监督检查，对各个岗位、各个业务进行日常性和周 期性的检查，对各个单位现金和银行存款的控制、票 据印章的保管、审批手续是否完备等情况进行检查 监督，以保证内部会计控制执行过程的完善和严密。

(六)实行岗位轮换制度。首先，单位要把政治 思想好、业务能力强、职业道德好、具备从业资格和 任职资格的人员放在财务岗位上。其次，还必须建 立定期换岗、轮岗制度，防止一个人在财会部门长时 期做同一个工作，通过换岗轮岗，既使财务人员学习 了新业务，掌握了新知识，经验更加全面，阅历更加 丰富，综合能力进一步提高，又使常年不“挪窝”易 滋生的懒散习气和小团体势力得到克服和抑制，还 可能使一些长期隐蔽的违法犯罪活动因人事变动、

新人接手而揭示出来，进行岗位轮换还可避免员工 因长时间驻留某个岗位产生麻痹而可能导致的差

错，还能挖掘职工的潜力，培养职工较全面的业务能 力，成为各单位的复合型人才。再次，必要时实行强 制体假制度，尤其是出纳岗位，做到防患于未然，规 避货币资金管理的风险。