电子公文报送系统功能研究
马帅章、桑毓域 （天津师范大学）
方昀（天津市档案局）
摘要：电子政务环境下，传统纸质文件的归档移交模式与体制已经不再适应新形势下电子公文的管理活动。本文尝试结合国内外电子文件管理标准和管理模式的相关经验，解析电子公文报送系统的基本概念与结构，对报送系统面临的复杂因素和实现的多元性目标进行分析，并从电子政府公文向档案部门移交报送流程出发，构建电子公文报送系统的功能需求分析模型及技术功能要求，旨在为电子公文报送系统研究和系统开发提供理论借鉴，也为电子文件中心和数字档案馆建设提供一些参考。
关键词：电子公文 报送系统 归档
Research on the functions for the system of Electronic document submitting
Ma Shuaizhang，Sang Yuyu（Management school of Tianjin Normal University，Tianjin 300387） Fang Yun（Archives Bureau of Tianjin，Tianjin 300191）
Abstract：Under the circumstance of E-government, the transferring module and management system on the traditional paper records cannot adapt to the management activities of electronic document in new time . With the related international standards and practical experiences within and out of our country, this paper not only introduces the basic concept and structure on system of electronic document submitting，but analyzes the complex conditions the system faces and the multi purposes which the system can bring. Meantime, in this paper the author tries to create the basic module of the basic functional requirements and technological function requirements which based on the considering of the electronic document processing from the electronic government to related archival institutions. The whole paper is to give theory references for the research of electronic document submitting and system development. Another purpose is to present some references for the construction of the Records Center and the Digital Archives.
Keywords：Electronic document ；System of submitting；Filing
电子政务环境下，电子公文作为政务流程办公办事的载体，其流转、处理以及最后的归档保存关系到电子政务活动的顺利开展和有效运行。与纸质档案相比，由于电子文件自身许多新特点导致电子文件管理与传统纸质档案管理之间管理条件的限制与矛盾比较突出。从管理实践的角度可以看出传统文件归档移交机制已经难以适应电子公文的办理环境和现实条件。因而电子公文报送系统的设计和新的功能定位走进我们的视线。
一、电子公文报送系统的概念及结构分析
电子公文报送系统是对电子公文归档以及电子公文移交环节相结合的统称。随着各项政务性活动的完结，电子公文完成了公文流转的现实效用。归档环节的设置，为电子公文归档整理与报送移交之间搭建了桥梁。从电子公文归档整理环节至电子公文向档案馆的移交报送，该过程完成了电子公文从形成机关到保管单位的过渡。
从理论上讲，电子公文报送系统主要由电子公文归档环节与移交报送环节组成。根据当
前文档一体化的管理实际，我们在分析电子公文报送系统功能时要充分考虑电子公文流转这一前端控制过程，报送收尾阶段需考虑电子文件中心（数字档案馆）的接收需求。“归档是档案部门正式接管电子文件管理工作的起点，但是档案部门对于电子文件管理工作的介入要
①向前延伸，从文件生命周期的‘前端’就开始控制文件归档活动”。整体的系统设计理念会
有助于系统最后的顺利运行。法国档案学者C．诺加雷指出：“档案工作者要考虑他们在文
②件生命周期中进行干预的时机，甚至重新思考这种生命周期本身。”前端控制观点得到很多
电子文件研究者的认同。
二、电子公文报送系统面临的复杂因素和实现多元性目标的分析
（一）电子公文报送系统分析面临的复杂因素分析
作为整个报送系统的核心应用对象，公文一般具有法定性、规范性等特征。同时电子公文还有一些技术性特点：如电子公文信息的非人工识读性、对系统的依赖性、电子信息与特定载体之间的可分离性、信息存储的高内存高密度性等。
此外，我们设计架构电子公文报送系统的功能体系时还需关注以下几个问题：
①保持电子公文信息的原始记录和原始凭证问题、电子公文格式规范问题等；
②组织和管理问题；
③电子公文的法定归属和权责问题；
④系统设计原则：全程性、前端控制性等。
（二）电子公文报送系统的多元性系统目标的分析
从电子公文的移交和报送系统的传输单元来看，文件、文件夹以及数据库三级保管层需要各自采取专门保管技术措施。
从电子公文的管理模式看，在设计报送系统功能时需要考虑电子公文的形成背景和部门人员对公文的操作和控制的行为，以保障电子公文管理不影响电子公文的原始性。
从电子公文的载体看，系统设计功能目标要从技术上保证公文载体的稳定性，进而确保电子公文内容的稳定。
从电子公文的内容上分析，报送系统应该对电子公文内容的秘密等级、访问权限、可读取性等全程监测。“电子文件的可读性是指文件经过存储、传输、压缩、加密、媒体转换、
③迁移等处理后能够以人可以识读、可以理解的方式输出，并保持其内容的真实性”。技术上
需要做周密的计划和实施才能实现该目标。
三、电子公文报送系统的功能需求分析
（一）总体功能需求分析
报送系统的总体功能分析需要站在整个系统的角度，并且需要贯穿整个系统流程进行宏观的功能定位和把握。
1、应报送电子公文范围的划定
参照我国《电子文件归档与管理规范》、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等标准，根据地区实际确定捕获范围和制定捕获标准。在报送系统的接口需要设计电子公文的捕获范围数据对照和电子设备验证操作端口，按照相应的类别进行归档、移交报送。
2、电子公文报送的格式要求
系统数据管理标准应与国际标准接轨，并且要与我国电子公文形成系统兼容，这样才能确保数据的有效衔接。GB/T15489-1—20xx中元数据的定义为“描述文件的背景、结构及其
管理过程的数据。”在元数据的选择上控制电子公文的报送格式规范和管理标准能够有效保持整个系统的格式统一。
3、电子公文报送的管理和权限
按照系统的功能要求和系统运行具体阶段的划分，报送系统参与人员需做出实际的系统操作控制并注意保密意识培养和全程跟踪的谨慎态度。同时，关于电子公文的实体归属和权限应该依照相关规定执行。
（二）分阶段详细功能需求分析
1、报送前
当前我国政府机构办公系统产生的电子公文有很多问题，例如电子公文的格式标准不规范统一、电子公文的质量参差不齐等。在系统的开发阶段需要将这些问题嵌入系统功能设计中。以下是基本功能构想：
? 报送前审查：首先需要形成一个数据统计表，将立档单位准备移交报送的电子公文
做一个初步的统计和目录备份。对归档的电子公文做初步的审查，包括是否齐全、是否合乎归档的格式要求等质量初审。系统设计可以利用系统对接的机会将此功能实现，起过滤作用；
? 格式规范转化：国家正在制定长期保存的电子文件格式，电子公文在归档报送前应
将各种电子公文格式统一转换成国家规定的电子文件格式。需要注意的是格式转换前后公文内容必须保持一致。转换前原文备份可以暂时留存于立档单位，备以查考； ? 统一封装技术：统一的封装技术需要将同一份文件的不同组成部分进行绑定，以防
数据传输过程中出现错乱；电子公文的说明文件、操作日志和公文格式修改记录等需要同时封装；封装后需要数字签名，立档单位与接收部门利用CA或通过加密的电子公务邮件进行报送手续的办理；
? 统计并留下保留系统数据：封装后需要将封装的电子公文进行二次统计，以系统文
件的形式一式三份，一份立档单位留存，一份留在系统内部便于系统数据交换时的对照，另一份送至接收单位，提供质量检查的目录。
2、报送时
? 报送时机的确定：立档单位做好报送前准备工作后，封装与数据的上传时机便可进
行选择；
? 系统对接：系统对接注意接口问题以及数据上传与打包功能；
? 集成化的传输技术：集成化的条件下批量数据的传输，足够的网络技术和集成化设
备支持是基础；
? 网络应用：电子政务平台下，政务网与电子公文报送接收的档案部门之间的网络架
构需要注意网络的传输速度、网络的安全保障以及网络传输数据的保密性等；
? 安全保障技术：封装、保密、防火墙的设置；从电子公文的物理层安全控制、系统
层安全控制、应用层安全控制以及数据层安全控制进行安全防控；
? 传输中的封装管理：传输中需要进行相关操作需要及时报请系统管理人员，取得批
准后方可进行慎重的修改与更换活动，且需要记录操作日志。
3、报送后
? 电子公文封装拆包与复查：电子公文传输到档案部门后需要首先进行封装包拆除，
进行质量的检查，参照相关的标准和报送前的电子公文统计目录进行；非规范性电子公文（包括不需要报送的以及不合乎规范的）可以进行适当回流，且数据往返传输时必须采取封装技术；
? 电子公文的集中管理和存储：通过“安检”的电子公文可以直接导入电子公文数据
库中，等待下一步的操作；非在线传输的电子公文应该与在线传输的电子公文进行系统整合，形成新的电子公文目录，并及时反馈给立档单位进行备案；
? 开放条件的设定：在报送末端设立基本保管期限审核接口，传输过程一结束就应将
符合开放条件的电子公文进行标识，与政务公开网进行直接的衔接；同时将开放电子公文的文件信息和备份传入集中管理的数据库；
? 编研工作基础架构：在报送系统设计时将档案的编研要求和编研的需求考虑进去，
对电子公文采取适当的转换和整理为编研工作做基础性准备。
在功能设计全程需要全面保障系统一些最基本的技术要求的实现。首先安全保密性功能是做好电子公文保密的关键，电子公文真实完整性和可读性要求也是实现系统功能的基本保证；其次还要从技术上满足整个系统的集成化、兼容性技术支持和可扩展性要求的条件。
电子公文报送系统的功能模型需要来源于实践管理的经验。如何安全、高效、易行的实现电子公文的报送过程是整个系统功能设计的焦点。实践中我们还需要不断摸索电子公文报送系统功能，在实践中对系统进行功能的改造和技术的创新。
注释：
①王强，李振生.以归档为契机的文件、档案一体化管理战略研究[J].山西档案 20xx（5）. ②蔡利剑.电子文件的前端控制[J].中国科技博览20xx（5）.
③冯惠玲 主编.《电子文件管理教程》，20xx年中国人民大学出版社，20xx年x月第一版.
参考文献与标准规范：
① 刘越男.建立新秩序——电子文件管理流程研究[J].档案学通讯20xx（3）.
② 杜晓宇. 美国国家电子文件档案馆建设的功能需求研究及其启示[J].档案20xx（6）. ③ 张正强 翻译.美国国防部第5015.2号标准《电子文件管理软件应用系统设计标准》. ④ Model Requirements for the Management of Electronic Records.
⑤ 中华人民共和国国家标准GB/T 15489-2—20xx. 信息与文献--文件管理--第2部分：指南Information and documentation - Records management (Part 2: Guidelines). ⑥ 国家档案局6号令《电子公文归档管理暂行办法》.
⑦ ISO/TR 15489-2:20xx《信息与文献——文件管理 第2部分：指南》（英文版）.
第二篇：电子公文之心得体会(冯淑君)
《电子公文讲座》心得体会
本周我们有幸参加了有院团委主办的团干培训课之《电子公文写作》课。经过老师的一番讲解后，我对公文写作有了更深层次的体会。具体如下：
一、 注意积累
1. 养成写日记的习惯。记录生活点滴,每天写满一页纸。作为一种练笔，积累文字，让自己写文章时有话可说，同时写文章时，头脑转动思考，也是另一种收获。此外，还要多看范文，分析范文的结构和思路，总结写作方法，并尝试将方法、技巧运用到自己的公文写作中。检查其效果，加入自己的理解和思考，最后形成自己的写作风格。
2. 关心国家时事。关注时事热点，多看资讯频道以及各方报道评论，让自己的信息面扩大的同时，与时俱进，让自己的观点和看法及时得到更新，从而使自己的思想深度得以提高。这就避免了自己在写作时，思想肤浅，内容乏味的缺陷。
二、 明确公文特性
1. 公文写作一般所传达的信息一般是某一群体或某一组织发出的。因此，我们在写公文写作时，必须明确我们是代表群体活组织进行发言的，而不是代表自己。所以我们在写时，应当多考虑所代表的组织或群体的立场，从他们的角度去写作。
2. 公文写作属于行政公文，因此，我们熟悉其写作格式，多
看范文，多练笔。
3. 注重公文的实用性和严肃性。因此，我们写作时，要力求简明扼要，避免华而不实。另外，主题要突出，观点要鲜明，思路要清晰，语言要流畅，符合逻辑。
公文是政府、企业等部署和开展各项工作的最重要的载体、工具和基础性工作，也是我们以后就业不可避免要接触的工作。因此，我们必须学好公文写作，提高公文写作质量。