浅谈中小企业办公自动化
［摘要］ 随着计算机技术和信息技术的发展，全球经济给企业带来的挑战和竞争也逐渐升级，对企业而言，对信息的掌握程度、信息获取的及时性、信息能否充分利用及对信息的敏感程度等已经成为衡量企业市场竞争力的一个重要因素。中小企业为了适应信息革命的要求，力求在市场竞争中发展取胜，已经不可避免地需要脱离传统办公模式接受现代办公自动化的系统模式。那么，对于不占据资源优势的中小企业，如何建设一套完善的办公自动化系统？本文将从办公自动化的发展、作用、要求和管理四个方面分析和探讨，以期为中小企业办公自动化提供可行性建议。
关键词： 中小企业 办公自动化 知识管理
引言
Internet/Intranet应用在全球范围内的扩展性普及已经成为信息化发展的一个重要体现，各级政府、大公司和大企业凭借着雄厚资金和人才优势，顺应信息化发展的需求，纷纷建立了高质量、高效率的办公自动化信息系统，引领着市场经济的不断变革。一场华尔街次贷危机引发的全球金融危机迅速掩埋了中国沿海无数中小企业，如何发挥企业的竞争优势，成为了企业生存发展的一大难题，由此便引起了各企业集团对办公系统自动化、信息化和效率化的重视。
一、 办公自动化及其发展
（一）办公自动化
办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学等先进的科学技术，不断使人们的部分业务借助各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系统。①即通过局域网或广域网，采用各种媒体形式，管理和传输信息，改变传统办公的面貌，实现无纸化办公，从而最大限度地提高办公效率和改进办公质量及办公环境和条件，实现办公活动的自动化与科学化。
（二）我国办公自动化的发展现状
我国办公自动化自xx年代开始发展，到xx年代末期大致经历了六个发展阶段：
1.硬件配置阶段
xx年代末，企业办公过程中普遍使用的办公设备如传真机、打字机、复印机等，标志办公自动化系统开始兴起。
2.数据处理自动化
xx年代中期开始，MIS（管理信息系统）的发展标志OA进入数据处理自动化的第2代OA阶段。
3.C/S架构下工作流程自动化阶段
伴随着企业内部局域网的兴起，第3代OA开始关注并实施企业不同部门间工作流程的自动化。
4.B/S无障碍工作流程自动化阶段 ① 慧，论信息时代的办公自动化，［J］赤峰学院学报（自然科学版），20xx年x月第25卷第3期
xx年代中期开始，随着Internet技术的兴起，第4代OA实现了移动办公，企业资源不再受到通讯技术的限制。
5.协同工作型办公自动化
xx年代末期开始，旨在实现项目团队协同、部门之间协同、业务流程协同与办公流程协同、跨越时空协同的第5代OA兴起，其核心即为KM（知识管理）。
6.协同发展型办公自动化
是一种领先的企业管理思想，在实现方式上仍以工作流自动化Workfiow及KM为核心。②
二、 办公自动化在中小企业发展中的作用
(一) 在专业化效率日渐提高的今天，在办公自动化软件平台上，企业除了实现协作灵活性、时效性和管理效率的提高，同时也增添了企业工作流程的规范性，使企业最大限度降低人员离职时所带来的人事成本，实现了企业在办公自动化平台上成本最小化的发展愿望。
(二) 在管理思想日益成熟的今天，企业更加注重企业文化的传播对企业形象、企业发展的刺激升级作用，企业利用OA系统建立的企业内网（Intranet）和企业外网(Extranet)不仅可以完成日常管理工作，还可以在自动化平台上设立相应模块对企业进行宣传推广。
(三) 信息能否快速获取及整合决定着企业能否在第一时间进入市场和规避风险,OA系统对信息的高度兼容整合和快速传递为企业解决信息难题提供了一个有利的方式。
三、 中小企业实现办公自动化的基础
中小企业相对于大企业来说，建设一套系统完善的办公自动化体系是面临着巨大挑战的，因而中小企业必须在内部建立一个良好的实现基础。
（一）思想上
1. 转变领导和使用人员的思想意识。信息化带来的便利是原来利用纸张的方式无法比拟的，但是有些人认为新生事物不易掌握，存在畏惧心理，也有人认为长时间手工操作已经成为定式，没有必要换用新设备，掌握新知识。因此，企业领导思想的转化至关重要，必要时应进行一定的宣传以及企业各部门的普及培训。
2. 企业应从本质上认识到办公自动化不仅是办公过程中先进技术和设备的使用，而且起到提高管理机构决策效能的作用，企业还需明白办公自动化的建设依赖管理基础和信息积累基础，不只是技术和设备的投入。
（二）硬件上
1.办公自动化的实现体现在技术的实施上，为了更好地建设企业办公自动化，企业应加大对技术的投入及对技术人员的培训和积极引进。
2.资金是企业实施项目的基础，企业在办公自动化建设上应舍得投入资金，有舍才有得。 四、办公自动化面临的难题和解决办法
（一）安全问题
OA在计算机网络的基础上才得以实现，因而企业必然面临着OA系统的安全与保密问题。办公自动化系统所处理的信息除了企业日常工作之外，一般也会涉及单位机密和内部敏感的商业、政治、军事信息等，一旦泄漏后果不堪设想，因此安全控制和保密功能成为办公自动化系统得以投入使用的先决条件。在此，企业可以对OA系统设置具有防止非法用户侵入、权限控制存储和传输加密以及电子签名等保障性措施。
（二）技术问题 ② 于宁宁，浅谈E时代的中小企业办公自动化发展，［J］科技信息—计算机与网络
中小企业技术条件的制约，使得办公自动化建设难以达到预期目的，因而选择与世界发展潮流吻合的技术，实现标准化和开放性程度的提高，积极实现C/S结构向B/S结构的转变是企业必行之事。
（三）管理问题
传统的企业管理模式与管理理念已经逐渐满足不了现代企业的管理要求，为了实现企业办公自动化的高效管理和运行，知识管理应运而生。目前，办公自动化已经发展到了以知识管理为核心的体系，如何在工作流技术与工作流管理系统的支撑下实现OA系统的知识管理便成了企业达到快速有效接收、发送各种上下级信息，组织、协调办公系统内各种信息，为企业日常工作提供必要决策服务的关键。所以企业应重视在市场全球化、经济一体化的浪潮中知识管理的效用和积极作用。
五、结束语
随着企业各部门、企业之间和国际信息交流的日益频繁，办公自动化会越来越多的在企业管理中发挥出重要作用，对于中小企业而言，建设安全的办公自动化体系已经是时势要求，为了提高自身薄弱的市场竞争力，引进先进的知识管理思想已被证明是明智之举，通过完善的办公自动化技术，达到企业有效的资源利用，提高运营效率，完善企业内部管理机制，三者结合，必将提高中小企业的竞争实力。
参考文献：
【1】慧，论信息时代的办公自动化，［J］赤峰学院学报（自然科学版），20xx年x月第25卷第3期
【2】于宁宁，浅谈E时代的中小企业办公自动化发展，［J］科技信息—计算机与网络
【3】冯辉萍，浅谈企业办公自动化系统的安全与保密，［J］科技信息—IT论坛 20xx年第1期
【4】陈春香，论企业办公自动化，［J］现代企业文化，20xx年第24期
【5】刘亚茹、王玉花，办公自动化初探，［J］科技信息—计算机与网络
【6】闫绍文，浅谈企业办公自动化，［J］电脑知识与技术
【7】赵艳锋，办公自动化系统的实现，［J］科技资讯，20xx年第2期
【8】孙继国，浅谈办公自动化，［J］科技创新导报，20xx年第17期
【9】丁丽丽、李凯、金明，知识管理在办公自动化系统中的应用研究，［J］科技信息—计算机与网络
第二篇：办公自动化论文
办公自动化
对现代企业运作和管理的
影响
————《办公自动化》期末论文
办公自动化对现代企业运作和管理的影响
本学期我选修了一门叫《办公自动化》的课程，记得开学拿到这 门课的教科书时，我简单的翻看了这本书的目录部分，发现这门课程就是教我们怎么做word、excel之类的，这点有点类似于我们大一第一学期上的《计算机应用基础》，于是我便觉得都是已经学过的东西，何必要再学呢？可是，直到真正接触到这门课程的时候我才发现我错了，我把它想得太简单了。
《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft office软件的课程，而是一门教你在现代企业工作中实际运用Microsoft office的课程，它把office软件详细运用到企业的生产、管理、财务等各方各面。认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。
那么，实现办公自动化对现代企业运作和管理有什么影响呢？ 首先我们应当知道何谓“办公自动化”。办公自动化（Office
Automation）简称OA，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。所以要讨论办公自动化对现代企业运作和管理的影响基本可以从计算机的应用对企业运作管理的影响
开始着眼，并且“一叶知秋”，也能大概了解办公自动化对企业管理的影响。
这门课程大致讲述了计算机在办公应用中的五个方面，第一，计算机操作系统的了解；第二，Microsoft office软件高级应用；第三，其他常用办公软件和程序的应用；第四，网上办公；第五，计算机的安全和维护。而其中侧重于Microsoft office软件的应用，这也是为什么一开始让我误认为这门课程与《计算机应用基础》大同小异的原因。
如果我们把计算机当做办公自动化的主机，那么在计算机办公中扮演重要角色的Microsoft office软件应当就可以算作是办公自动化的CPU了。
Microsoft office软件主要包括Word、Excel、PowerPoint这三个软件。这三个软件的应用对企业的生产、管理、财务都有极大的帮助。企业可以利用Office Word来编辑各种文档，像制作产品说明书、拟定工作计划、商业合同、策划书等；利用Office Excel来建立各种表格，如建立和管理客户、员工的档案，制作公司的损益表和销售表，建立和管理员工的工资表等；利用Office PowerPoint来制作各种幻灯片，像制作年终总结报告、竞标演说等。通过Microsoft office软件编辑的各种文件还可以通过打印机等设备输出，方便企业对文件、信息的管理和使用。
一台计算机只是一个个体，很多台计算机只能是很多个个体，计算机网络的出现，使在这条网络中的所有计算机变成了一个相互联系的整体。计算机网络可以在企业之间，企业的各部门之间，企业与市
场之间架起一座“桥梁”。在企业之间有利于加强交流与合作；在企业内部有利于优化的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性；在企业与市场之间有利于信息的有效收集，利于企业做出正确的决策。计算机网络对现代企业的发展起着重要的作用，可以说，一个能充分利用计算机网络的企业，才能获得长足的发展，一个不善于利用网络的企业必定会被淘汰。
除了Microsoft office软件和计算机网络之外，其他如计算机安全与维护、其他办公软件和程序的应用对现代企业的运作和管理也有很大的作用，计算机的安全与维护是办公自动化过程的技术保障，而其他办公软件如Outlook、WinRAR、ACDSee、Windows Media Player等软件的应用，对办公自动化有极其重要的辅助作用。
计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？
通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，耗费大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。这其实都是办公室自动化的
基本特征。计算机的在办公领域的应用，使得企业办公效率大大提升，动用的人力也大大减少，原本需要十几个人完成的工作也许一个能熟练使用计算机技术的人就能完成的很好，最重要的还是为企业节约了办公成本，这都可以影响到企业输出的产品的成本降低，对人们生活水平的提高也有很大的影响。
办公自动化利用先进的技术，使人的各种办公活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，就像上文中提到的计算机和复印机、传真机和计算机网络的协助一样，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量、提高生产效率、降低生产成本的目的。
办公室除了是处理各种文件的场所外，还是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。如果没有计算机和计算机网络技术，信息的收集的可谓是一项很困难的工作，企业可能需要一大批的信息收集员整天在全国各地奔波收集各种市场信息，信息的更新周期也会很长。消费市场是一个变幻莫测的市场，也许信息刚刚传送到领导手里，市场就已经发生了变化，这时候领导作出的决策可能就不能适应市场的需要，甚至是背离市场的需要的。另外信息的存储、检索、处理又是文件处理的范畴了，这又会出现上文描述的情况。计算机和计算机网络技术的出现，为企业获得正确的适时的信息，为领导者作出准确的决策，为企业执行这些决策提供了很大的便利。它可以优化现有的管理组织结构，调
整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。
可以这样说，没有计算机，就没有办公自动化；没有办公自动化，就没有现代企业；没有现代企业，就没有现在我们丰富多彩的日常生活。办公自动化自提出到现在已有了20多年的发展历史。这20多年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。
在生产领域，办公自动化主要为现代企业运作和管理实现了七个功能，(一)建立内部的通信平台；(二)建立信息发布的平台；(三)实现工作流程的自动化；（四）实现文档管理的自动化；（五）辅助办公；（六）信息集成；（七）实现分布式办公。这七个功能基本就是办公自动化对现代企业运作和管理的影响的概括。 我们为什么要学习“办公自动化”？由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。越来越多的人已经认识到学会使用计算机的重要性，迫切的希望掌握计算机的基础知识和操作技能，以适应现代社会发展的需要。 不仅是我们个人，这也是现代企业所需要的，办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势。相信不久的将来办公自动化可以更加广泛的应用，新一轮的变革即将到来。
曾献文20xx010405 10级本会四班