外企年休假争议劳动仲裁办案札记
客户是一家全球500强企业，员工林某为该公司某部门总监，新加坡国籍，月薪为150,000元。按照公司规定，林某每年可以享受的年休假为30天。林某于20xx年x月主动提出辞职，离职前尚有20xx年度未享受的年休假27天。公司办理离职时，一次性向其支付了27天的工资186,207元作为年休假工资的补偿。之后，林某将公司告到北京市劳动争议仲裁委员会，要求公司按照日工资300%的标准补发年休假工资558,621元。
庭审中，对于林某应享受的年休假总天数双方均无异议，即均认可其30天的年休假天数。但是，对于这30天的年休假性质却发生了严重分歧，公司认为，这30天中，5天为法定年假，剩余25天为公司作为福利给的额外年假，而且公司在《员工手册》中对于额外年休假的待遇有明确规定，即未休部分按日工资予以补偿，因此，不应该适用日工资300%标准的法定年休假待遇。同时，公司认为，由于本案中林某已经休了3天的法定年假，因此，企业只承担再支付25天的按日工资计算的额外年假工资和2天的按日工资300%标准计算的法定年假工资的义务（即150,000/21.75×25＋150,000/21.75×2×200%=200,000）。但林某认为，一方面，《员工手册》的相关规定显失公平，企业在法律规定之外自行约定年休假待遇的做法侵害了员工的合法权益，因此，不予认可；另一方面，即便根据《员工手册》分为法定年假和额外年假，其本人法定年假部分也应是15天，而非5天，另外，其已休的3天也应当属于额外年假而非法定年假，因此，要求企业再支付27天的按日工资300%标准计算的年假工资（即150,000/21.75×27×300%=558,621）。双方上述争议之间的差额为358,621元。 围绕上述争议焦点，仲裁员当庭提出了一系列问题要求双方举证和展开辩论，分别是：
（1）法定年假和额外年假的假别天数如何确定？谁负有对工作年限的证明义务？
经过双方激烈辩论，仲裁庭最终认为，首先，企业有权在法律规定的年假标准之上和员工约定额外的年假，包括对其工资补偿标准和应休未休的处理作出约定，这种约定受到法律的保护。同时，企业也有权要求员工提交工作年限证明，来用作确定法定年假的长短，如果员工原因导致未提交的，企业可以使其承担适用较低年限的法定年假的不利后果。但上述处理措施应明确规定在劳动合同或员工手册中，即在员工充分了解和认可其应承担的义务以及不作为所带来的后果的基础上，企业才有权援引和适用相应的规定。本案中，公司《员工手册》中虽然明确了员工应承担证明其工作年限的义务，但没有对员工不提交证明的处理做出明确规定，因此，这种情形下，公司直接适用最低年限的法定年假是欠妥的，同时鉴于林某的实际年龄，综合考量应当按照最高工作年限的法定年假，即15天来确定林某的法定年假，剩余15天则可以约定为额外年假。
（2）林某已休的3天到底是法定年假，还是额外年假？
公司《员工手册》中对于法定年假和额外年假哪个先休，哪个后休没有做出明确规定，同时，公司内部的请假申请单中，也只有年假一项，未写明是法定年假，或是额外年假。由于对此无法承担举证义务，因此，林某认为已休3天是额外年假的主张被仲裁委认可。
综上，仲裁委裁决公司共应向林某支付年假工资补偿289,656元，其中，15天的按日工资300%标准计算的法定年假工资206,897元（即
150,000/21.75×15×200%）；12天的按日工资计算的额外年假工资82,759元（即150,000/21.75×12）。鉴于公司已支付年假工资补偿186,207元，因此，应再补发年假工资差额103,449元。
反思本案，我们认为，针对类似企业的年休假的条款约定及实务操作， hr应当务必理顺和做好以下三方面的工作：
一、《员工手册》应约定明确
Hr在起草和修订《员工手册》中的年休假条款时，应尽可能准确和清晰，尤其应当写明以下几个问题：
1、员工的年假天数和核定依据；确定年假天数时，应首先确保全体员工能享受根据其工龄而依法享有的法定年假，在此基础上，可以根据职级划分，为高级别的员工规定额外年假或者叫福利年假。对于额外年假，企业可以自行约定相应的年假工资补偿标准，请休流程和应休未休的处理。
2、“工龄”证明的提交，以及提交不了如何处理；
企业可以要求员工提交其工作年限的证明，包括其在国外工作期间的年限证明，并且单位有核实的权利，一旦经核实发现有任何虚假或不符，单位有权要求其重新提供真实的年限证明。对于员工本人确实无法提交或不愿提交的，企业可以规定直接按照较低工作年限确定其法定年假天数。当然，在这种情况下，从人力资源管理的角度，我们还是建议企业尽量结合员工的实际年龄来确定相对合理的法定年假天数，避免引发员工过多的负面情绪。
3、年假如何申请，何种年假先休；
在规定员工的年假申请流程时，应区分法定年假和额外年假的请休顺序，即员工先休法定年假，休完后再休额外年假。
4、当年年假未休完如何处理，离职时所剩未休年假如何处理。
无论对于当年未休完的年假，还是离职时尚未休完的年假，《员工手册》都可以明确规定，企业有权要求员工在一定时间内休完，如果员工主动提出不愿意休的，可以要求其出具书面申请，这种情况下未休年假的，企业无需支付年假工资。这里需要注意的是，不少企业《员工手册》中关于年假未休完就按作废处理的规定，存在很大的法律风险，应当及时予以纠正，否则一旦发生争议，将很难得到法律的支持。
二、请假流程写明假别
hr在设计请假申请单时，可以将法定年假和额外年假分开列明，员工请休时，应在假别中写明请休的是法定年假，还是额外年假。
三、离职巧处理，免纠纷
需要特别提醒hr的是，即便上述两个方面的工作都做得不好或有漏洞，对于年休假争议来说，还有一个最为简便且保险的解决办法，就是员工离职时，做好未休年假的处理。一般来说，员工的离职日期不是hr能决定的，或者是员工主动离职，或者是和其直接上司沟通好了离职时间。但是经由hr办理离职手续时，应休年假是否休完却是hr必须审查的项目之一，如发现尚有未休年假，应及时和离职员工的主管领导沟通，在确认没有其他阻碍事项及风险后，告知员工以其休完剩余年休假的日期作为正式离职日期，公司将结算工资至该年休假休完之日。上述做法，既保障了员工的年休假权益，又避免了企业额外支付2倍年假工资的法律风险。(来源于周丽霞律师 法律周刊）