前台管理规定

一、目的

为规范公司前台管理，提升集团品牌形象，特制定本管理规定。

二、适应范围

集团及下属公司前台工作人员。

三、管理规定

（一）工作管理规定

1.电话接听

1）电话铃声响起时应在第一时间接听电话，拿起电话即说“您好，弘阳集团”，保持轻松、愉快的声调，传播亲和力，体现公司形象；

2）电话用语：接起电话后应礼貌应答，常用“您好”、“请稍等”、“对不起，让您久等了”、“请问”、“再见”等礼貌用语；

3）电话过程中，认真仔细的做好记录工作，及时准确转达；

4）对话结束后，应在确认对方已经挂线后再挂线，并轻拿轻挂电话；

5）前台电话时间不宜过长，尽量保持待机状态。

2.来人接待

1）领导/参观人员

①来访前，应检查前台接待环境，按时更新、撤回欢迎标语，及时补充接待所需物品等；

②来访时，应起身迎接，鞠躬微笑致意，双手自然交叉放至小腹部，必要时引导至电梯或送至来访接待室；

③参观结束后，应起身恭送，鞠躬微笑致意，直至领导/来访人员离开方可入座；

2）一般来访者

①一般来访者来访，应面带笑意，起身询问被访者所在部门、姓名，即刻与被访者联系，待确定受约后方可请来访者登记，并发放来访证；

②若被访者正忙，应表示歉意并引领至休息区，入座倒水等，若时间较长，应告知被访者，并表示歉意；

③若被访者不在或不方便接待，应询问来访者是否需要帮助，可详细记录代为转达；或礼貌拒绝来访者；

④熟悉各楼层领导及员工门号座位、电话号码，对来访者做好指引工作。

3）来访人员登记管理

①仔细指导来访人员登记，根据来访性质发放来访证；

②每日下班前完成来访卡的清点工作，核对卡片数量；

③定期整理来访人员登记表，制订成册并封存。

3.会议室管理

1）前台人员需保管辖区内会议室钥匙、音响、投影仪及窗帘遥控器，及时了解辖区会议室的预约情况，提前检查所需会议室，确保与会的正常进行；

2）有会议预约时，应在与会前15分钟打开会议室，提前通风并调试好投影、音响话筒等设备；

3）会议期间负责及时给与会者上茶添水，如有茶点水果，应及时清理果皮垃圾；

4）会议结束后，按会议室管理标准检查会议设备设施使用情况，及时安排保洁清扫卫生，检查关闭相关设施，关好门窗，并做好记录。

4.接待区域管理

1）定时检查各自接待区域内的所有设施（沙发、茶几、报刊架、擦鞋机、花草植物、展览物品等）使用状况及卫生情况，及时整理、更换区域内各种书籍杂志，确保物品摆件整洁有序；

2）与员工接待来宾，要及时为主、客倒茶添水；

3）公共雨伞及伞架要留心保管，员工借用时要办理登记手续，外借雨伞要按规定收取押金；

4）前台及时检查电梯内的卫生状况，及时提醒相关人员更换电梯内的地垫；

5）时刻关注门厅和接待区的卫生，如有异物需及时处理；；

6）工作人员离开座位时需将椅子放入桌内，前台台面无私人物品，并保持清洁有序。

5.报刊杂志、信件等收发

1）按时接受报刊杂志，及时分发；

2）每日应清点刊物数量，内部刊物应及时申领，定期更新；

3）私人信件及包裹应妥善保管，做好收发记录，禁止非收件本人随意翻阅、领取；

4）对各楼层/各部门当日未领取的报纸信件等要及时处理，不得累积。

5）对非本公司、调离或已离职员工的信件及包裹，要及时采取退还或落实熟悉人员转交等办法处理，切勿乱丢乱放，以免丢失。

6.文印室管理

1）及时检查文印室卫生，清理废弃纸张，确保文印室环境的整洁有序；

2）发现遗留打（复）印件应及时寻找失者，无人认领时应及时回收或清理，做好登记，提高保密性；

3）检查打印机的纸张使用情况，及时增添纸张，并做好纸张申购记录；

4）如文印室设备损坏需及时报修，以保证文印工作正常开展；

5）打印人员多时，要维护好秩序，分轻重缓急给予合理安排。

（二）职业礼仪管理规定

1.语言表达：接听电话时一律使用普通话，口齿清晰，语气温和，声音甜美；

2.着装要求：工作期间一律穿工作服，没工作服着深色正装，保持服装的干净整洁；

3.仪容仪表：所有前台人员统一化淡妆，涂淡色指甲油，保持面部清爽，头发扎好，最好盘起；站姿挺拔，坐姿标准，在工作期间不得有化妆，修甲等随意、散漫的动作；

4．在工作中不得相互高声聊天、嘻戏、打闹等。

四、本管理规定由集团总裁办负责解释

五、本管理规定自20xx年4月1日起试行。

集团总裁办

二○一一年四月一日

第二篇：关于前台的管理规定修改

关于办公室前台的管理规定

第一条 目的：

为规范办公室的日常管理，特制定以下规定。

第二条 细则：

一、针对外来人员，前台管理规定如下：

（1）上班时间不可随意离开工作岗位，如特殊情况，须向上级主管申请获批准、并做好待岗交接工作后方

可离开；

（2）外来人员因公务需进入公司，前台应先电话联络受访者，经受访人员同意后，凭外来人员有效证件

（如身份证、护照、驾照、退伍军人证等），准确填写外来人员进出登记表，佩戴＂来宾证＂方可进入

公司；

外来人员访谈结束后，在外来人员登记表中签署离开时间，归还“来宾证”方可离开。（外来人员进出 登记表详见附件1）

（3）对于着装怪异、不填写或不如实填写《外来人员进出登记表》的外来人员，前台应禁止进入公司；

（4）对于未能及时联系上受访谈人员的外来人员，前台应安排至接待处等候，协助联系上受访人并确认后，

方可进入公司；

（5）对于推销等非业务需要的来访人员，前台有责任劝说离开；劝说无效的，前台应立即向上级主管汇报，

并通知保安协助；

（6）重要的文件、资料要妥善保管，不许乱放乱丢，发现员工未经申请携带公司相关资料离开公司，应立

即向上级主管反馈，严防泄密；

（7）对于携带u盘等电子设备的外来人员，做好登记，贴上标签，放置物品存放处，待外来人员签署离开

时间时，归还相应的电子设备；因业务需要确实要携带电子设备，请填写申请表，经上级主管批准后，方可带入；对于未经批准，携带电子设备，将给予受访人员全公司通报批评，并做相应的责任处罚；

（8）发生任何疑难问题或突发事件要尽快协调处理，并向上级主管汇报。

二、针对公司员工和外地至分公司出差人员，前台管理规定:

（1）公司员工不得随意携带外来人员进入公司，不得私自带领参观公司，前台安排外来人员至前台接待区

域等候；

（2）公司员工在接待来访人员时，必须要求来访人员遵守公司的规章制度，前台做好接待安排；

（3）根据出差名单，填写资料，并提前准备好门禁卡，做好门禁卡的发放和管理。

三、电话管理规定：

（1）培养良好的电话礼仪，应恰当的使用带有敬语的规范用语，如：“您好”“请问”“请稍等”“好的”

“再见”等，同时注意语音的适中，语调的平稳，态度的谦和有礼；

（2）接听电话时，先问候再自报公司名称，仔细聆听对方讲述并记录要点，无法处理的问题，应做出基本

判断并转给相关人员；

（3）应礼貌的为来电人员转接，弄清对方是谁，找什么人，并告知“请稍等”，并迅速转接；

（4）对方寻找人员不在，且要求代为转告，应做好电话记录，记录完毕后，最好向对方复述一遍，以免遗

漏。

（5）要有保密意识，对于竞争对手打探公司消息或无关联业务，应委婉拒绝；

（6）不得外泄所有员工的手机号码，主管级以上人员的固定电话号码不得外泄；

（7）每月定期更新公司通讯录，并邮件发送给总经理，运营总监、人力资源部经理；员工电话号码的变动

应及时更新。

（8）规范用语：

? 拨打电话时：“您好！我是（瑞芯微）xx部的xx，请问xx在吗？

? 接听电话是：“您好！瑞芯微。”

? 请对方等待时：“对不起，请稍等。”

? 代接电话时：“不好意思，xx现在不在，有什么可以帮助您的吗？”

? 接到打错的电话，温和有礼的告知：“不好意思，您打错了”。

四、客户来访接待规定：

（1）客户或来访者进门，前台应热情主动接待；

（2）确认客户或来访者后，引导至接待室就座，面带微笑，递上一杯茶水或温水等， 在没有公司员工陪

同下，不允许访客自行进入办公区；

（3）客户离开公司时，应面带微笑道别；

（4）接待礼仪：

? 接待态度：保持微笑，主动打招呼，做到真诚、友好。交谈时应全神贯注，目光正视来客，仔细倾听； ? 交谈用语：使用敬语及表示尊敬和礼貌的词语。不能污言秽语、用词粗鄙；

? 称呼用词：尽量称呼对方为先生、小姐、女士，如果知道对方姓氏，应称呼其姓氏，避免直呼其名或是绰号；

? 名片交换：职位低或者拜访者先递名片，交换名片时应起立，双手接，双手递；不要将对方的名片随便乱丢或拿在手里把玩。

五、前台仪容仪表规定：

六、前台会议管理规定：

1. 为避免会议时间的冲突，前台应提前根据会议召开的时间、与会人员名单做好统一安排。

2. 会前，前台文员负责通知与会人员，并告知会议主题，以便准备好相关文件资料。

第三条：注意事项

前台作为公司对外联络的一个窗口，同时也是沟通公司内部各部门与办公室工作之间的桥梁，应注意：

（1）本着热情、大方、活泼待人的礼貌态度；

（2）服装自然、端庄，注重色彩搭配，要合乎身份，忌过分裸露、透视、短小、紧身；

（3）化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。；

（2）熟悉公司的组织架构，主要业务内容；

（3）保持前台区域的整洁，对陌生来客要提高警惕性，注意公司和员工财务安全。

第四条、罚则

违反以上规定的，将给予相应的通报批评。

福州瑞芯微电子有限公司上海闽芯微电子分公司

二零一二年三月二十八日

附件1

外来人员进出登记表

外来人员进出登记表

外来人员进出登记表

外来人员进出登记表