酒店行政人事管理制度

第一节、银河酒店人员编制及组织架构图

根据银河商务店的定位及倡导的特色化、个性化服务目标，本着人事匹配，合理，降低成本，节约资金的宗旨，对全店的人员编制拟定如下：

第一条 组织结构图

第二条 部门人员编制

A、行政人事部（29人）：经理1人、人事主管1人、培训主管1人、行政主管1人、文员1人、宿舍管理员3人、员工餐厅厨师3人、勤杂5人、驾驶员2人、保安员11人。

B、财务部（12人）：财务部经理1人、总帐会计1人、成本1人、出纳1人、日审1人、夜审1人、采购1人、仓库员2人、西餐收银员3人。

C、工程部（24人）：经理1人、工程主管1人、弱电主管1人、弱电领班1人、水电领班1人、空调领班1人、锅炉领班1人，三项工1人，档案技术员1人、全能工11人、内保主管1人、内保员3人。

D、前厅部（46人）：前厅经理1人、总机/预订兼总机经理1人、大堂副理4人、接待主管1人、礼宾部主管1人、宾客主任2人、接待领班2人，接待员12人、礼宾部领班2人、行李生/门童10人、总机领班2人、接线员5人、预订领班1人、文员2人。

E、管家部（58人）：经理1人、主管1人、客务中心3人、贴身管家6人、客房服务员27人、制服房4人；PA主管1人、领班2人、服务员13人；

F、餐饮部（48人）：行政总厨1人、冷岗2人、热岗2人、中炒2人、褛花1人、饼房3人、打荷2人、烘烤1人、楼面经理1人、楼面主管1人，楼面领班2人、咨客3人、服务员20人、酒吧领班1人、酒吧员3人、勤杂3人。

G、营销部（7人）：经理1人、销售代表6人。

H、健身会所（12人）：康乐高级主管1人、领班1人、服务员10人。

2005年度酒店总编制为237人，包括拟聘外籍员工3人，但未计算劳务工和旺季接待所需要的临时用工。届时，根据各运营部门的经营状况，可作+5%的调整和控制。

第二节 招聘制度

第一条 原则

1、以岗设人，用人所长、容人所短、追求业绩、鼓励进步为宗旨；以面向社会，公开招聘、全面考核、择优录用为原则进行招聘；

2、采用面试的方法招聘员工，并进行必要的知识和技能的测试。

第二条 招聘程序：

1．提交需求

各部门根据用人需求情况，由运营总监和行政人事部经理起草招聘流程和招聘计划，报总经理批准后，由行政人事部统一组织招聘。

2．材料准备行政人事部根据招聘需求，准备以下材料：

（1）招聘广告。招聘广告包括本企业的基本情况、招聘岗位、应聘人员的基本条件、报名方式、报名时间、地点、报名需带的证件、材料以及其他注意事项。

（2）公司宣传资料。发给通过初试的人员。

3．选择招聘渠道 ：刊登报纸广告、参加现场人才招聘会、人才中介、校园招聘。

4．填写登记表

应聘人员带本人简历及各种证件复印件来公司填写《应聘人员登记表》。《应聘人员登记表》和应聘人员资料由行政人事部保管。

5．初试

1）主管级以上员工初试一般由行政人事部经理、运营总监主持；

2）主管级以下人员初试由行政人事部、用人部门负责人主持；

6．复试

通过初试的人员是否需要参加复试，由运营总监或总经理决定。复试原则上由总经理主持，复试的程序与初试的程序相同。

面试权限：

7、安排人员入职

1）通知拟聘人员到滨海市卫生防疫站体检，办理《健康证》；

2）体检合格后，携带相关资料到酒店行政人事部办理报到手续，并填写和签署：

a、入职登记表；

b、《员工手册》保证书；

C、主管级以上人员签订《保密协议》。

3）安排入职培训

4）培训结束后，同酒店签订劳动合同（一式两份），并到工作部门报到。

第三条 招聘责任

1、行政人事部负责招聘流程管理；

2、各面试负责人应实事求是介绍酒店情况及岗位职责要求，并充分体现银河酒店的企业文化精神。

第三节 薪酬制度

一、薪酬原则

第一条本制度所称“薪酬”是包括基本工资、浮动工资、加班工资、津贴、绩效工资在内的劳动报酬总和。

第二条酒店根据按职定薪、按绩考评、按效分配原则制定薪配制度。

第三条酒店为引进特殊人才，经总经理审核，报董事会审批，可不受本制度薪酬标准的限制。

第四条本制度适用于滨海银河酒店全体员工的薪酬确定和发放。

二、薪酬结构

第五条 酒店高级主管级以上员工实行职级年薪制，并推行管理人员年终绩效考评制度；高级主管级以下员工实行岗位工资制。

第六条 酒店发放的薪酬为税前薪酬，员工应当依法缴纳税金和社会

保险中应由个人缴纳部份，且由酒店统一代扣代缴。

第七条 薪酬构成：

1、部门经理职级员工薪酬由基本工资、业务招待费和年终绩效工资构成；

2、部门经理职级以下员工薪酬为基本工资、浮动工资。

第八条 员工基本工资根据各职级薪酬总额的70%确定，是员工加班费、病事假扣罚的依据。

第九条 试用期内员工的月工资按职级工资总额的80%标准发放。

第十条员工因业务需要而产生的交通费、通讯费、培训费、招待费、书报费、食宿费等费用，应当根据财务制度填妥报销凭证，凭发票原件向财务部报销。

第十一条各部门经理职级管理人员绩效考评工资根据各职级薪酬标准和年度/季度/月业绩指标确定，每年/季/月经考评，依考评成绩发放。

第十二条 属以下情况者，不设立绩效考评工资：

1、酒店开业一周年以内，部门经理以下职级的员工；

2、考评开始时尚处于试用期内的部门经理；

3、考评开始前离职的部门经理；

4、停薪留职的员工；

5、劳动合同明确约定或总经理批准不参与考评的员工；

三、薪酬等级设置

第十三条 酒店根据员工职级设置十五级薪酬标准。员工的具体薪酬金额由行政人事部拟定，总经理审批。

第十四条 酒店行政管理职级分为以下十一级：

1、总经理

2、总监

3、一级经理

4、二级经理

5、三级经理

6、高级主管

7、主管

8、一级领班

9、二级领班

10、技术员工

11、一般员工（A、B、C、D、E级员工）

四、年终考评

第十五条 年终考评内容：

1、经济指标：（1）营业指标；（2）费用指标；（3）成本指标；（4）利润指标。

2、管理绩效：（1）宾客投诉；（2）员工违纪；（3）工作效率；（4）服务质量；（5）培训效果。

3、个人表现：（1）专业知识；（2）领导才能；（3）遵守纪律；（4）、组织才能；（5）、判断能力；（7）培养下属；（8）工作完成情况。

第十六条 考评时间和考评方法：

1、考评时间：每年十二月一日至十二月二十日为考评阶段，十二月二十一日至一月五日为汇总及总经理审批阶段。

2、考评方法：

（1）个人自评：填写年/季度工作情况报告表；

（2）分级评估：按管理权限分层次评估，即部门经理评估副职，总监评估辖下部门经理，行政人事部评估全体管理人员，并汇总呈报总经理审批。

（3）总经理年终考评由董事会进行。

第十七条 考评结果

1、考评成绩分“合格”、“不合格”两种；

2、酒店向考评合格的员工全额发放考评工资；

3、考评不合格的员工，经总经理审批同意后，扣发当年考评工资。

第十八条 考评意见和考评成绩为保密信息，除考评责任人/责任部门外任何人不得主动接触或了解，考评责任人/责任部门不得泄露，违者经查实按酒店有关处分制度处理。

五、薪酬发放

第十九条 员工薪酬于每月10日以货币形式足额发放，如遇节假日顺延。

第二十条 考评工资于次年公司年会召开完毕后的最近一个发薪日与月薪一起发放。

六、薪酬调整

第二十一条 员工薪酬随但任的职职级变动而调整。

第二十二条 职务调整并不等同于晋职，而是针对员工的工作表现和业绩，不断寻找最能体现按能定岗原则的职务契合点，使职务调整能真正达到人尽其才的目的；同时，为了培养有潜能的员工，也可以职务调整的方式实现后备管理人员的轮岗培训。

第二十三条 如员工获得晋职，该员工的薪酬自晋职次月晋升到新职级的标准；如员工职级下调，该员工的薪酬自降职次月下调到新职级的标准。

第二十四条 酒店一般在年终根据市场薪酬水平的变动情况和酒店经济效益，由总经理确定是否对下一年度全体员工新酬水平进行普调。特殊情况下，也可能随时对个别部门或员工的薪酬进行调整。

第四节 福利制度

第一条社会保险

酒店正式员工按有关规定，可享受社会保险的各项福利待遇。

第二条医疗福利

1、在酒店连续工作满一年的主管职级以上人员，由酒店出资组织参加常规性健康检查；

2、在酒店连续工作满一年以上的员工，由酒店出资办理《健康证》。

第三条 带薪休假类福利

1、法定节假日

所有员工每年享有十天政府规定的法定节假日：

元 旦 一天（公历一月一日）

春 节 三天（农历正月初一、二、三）

国际劳动节 三天（公历五月一日、二日、三日）

国庆节 三天（公历十月一日、二日、三日）

2、工龄工资

在酒店连续工作一年以上员工，经部门评估考核，由行政人事部审核后，可计发工龄工资，标准为：普通员工50元/年；领班80元/年；主管100元/年；经理150元/年。

加薪年限为五年，连续工作五年以上者则按五年执行。

3、年假：

所有在酒店连续工作满一年的正式员工，根据规定享有带薪年休假福利。部门经理职级员工假期为10天，部门副经理、部门主管职级员工假期为8天，普通员工假期为5天。原则上年假在本年度一次性休完，且不包括法定假期，所跨周六、周日不再另外补休。员工申请年假需提前十五天向部门提出申请，并报行政人事部备案；

4、婚假：

在酒店连续工作一年以上的正式员工，凭结婚证书享有3天有薪婚假。婚假需提前15天向本部门及行政人事部提出申请，并提供结婚证明原件及复印件报行政人事部备案。

5、产假：

在酒店工作一年以上且符合计划生育有关政策的正式女员工分娩，可享受国家有关规定的3个月的产假。

6、慰唁假：

员工的直系亲属（包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹、祖父母、外祖父母、配偶父母）不幸逝世，可凭相关证明，酒店给予3天有薪慰唁假。

7、工伤

员工因工受伤应视情况送酒店指定的医院治疗，并立即报告部门经理和行政人事部。事后12小时内须将工伤报告报送行政人事部，获批准的工伤假期内的薪金照发；

第四条 制服、工鞋

1、酒店给正式入职员工配备两件上衣、两件衬衣、两条裤或裙（特殊岗位如厨师、工程部、管事部可配备三件上衣，三条裤），并免费提供外套制服洗涤。

2、酒店每年给员工发放皮鞋两双，连裤袜每月两双或短袜三双。

第五条、生活服务类福利

1、膳食：酒店免费为员工提供两餐工作餐。

2、宿舍：酒店为需要住宿的员工提供集体宿舍。

3、康乐活动：酒店将定期或不定期为员工开展生日活动及其他文体活动。

第六条、员工奖励

酒店将向下列员工颁发奖励证书和奖品：

月份优秀员工

年度优秀员工（银河之星）

微笑大使

拾金不昧或其他突出成绩而获特别奖励的员工。

第七条、教育培训

酒店为在职员工提供入职、技能、外语、晋升及其他方面的培训机会，受训人员在合同期内必须为本酒店服务，否则须按酒店制定的《教育培训制度》赔偿由酒店为其支付的培训费用。

第五节 考勤制度

为严明纪律，真正做到奖罚分明，特制定考勤制度如下，希各部门员工严格遵守执行。

第一条 考勤实施方法：

1、各部门指定考勤员，每天如实、依时、认真对员工进行考勤记录；

2、每月考勤时间：当月1日至30日或31日；

3、各部门考勤员须于每月2日前将经部门经理签名认可后的员工考勤汇总表，连同考勤卡送交行政人事部；

4、考勤内容包括：迟到、早退、旷工、事假、病假、加班等；

5、行政人事部根据“酒店岗位工资级别方案”，核算工资，每月10号由财务部以银行转账形式发放。

第二条 考勤细则：

1、迟到（或早退）：

1迟到/早退五分钟为迟到或早退，签发〈过失单〉，并罚处20元；

2凡一个月内迟到（或早退）累计五次，按旷工半天处理；

③ 当月累计旷工三天以内（含三天），则每旷工一天扣减三天工资；

④ 当月累计旷工达三天以上，作即时自动离职处理。按实际出勤天数扣除旷工处罚后，计算该月工资，不作任何其他补偿。

2、事 假：

原则上员工无特殊事由不得请事假，确需请事假必须提前一至三天向所在部门经理申请，说明事由，并根据审批权限，经批准后方可休假。

主管级以下员工请三天以内事假由部门经理批准并报行政人事部备案；三天以上须报行政人事部或总经办审批；主管级以上（含主管级）员工请事假，须报酒店总经理审批。

请事假1至4天（含4天）者，按实际出勤计算工资。

当月累积事假4天以上者，按实际出勤计算工资，并扣除基本工资的n/100(n代表事假的天数)。

3、病 假：

员工每月有一天有薪病假，休病假须于本市公立医院就诊并开具病休证明方可有效。请病假者需提前书面通知或在当天及时通知本部门，并将医生证明、病历交部门经理审核，三天以上需交行政人事部、总经室审批。

A、当月累计病假五天以内，按实际出勤计算工资；

B、当月累计病假五天以上者，按实际出勤计算工资，并扣减基本工资的n/200（n天代表休病假的天数）

4、员工工伤按国家有关规定执行；

5、凡病休期间兼职，或经医生鉴定假病者，作即时除名处理，不给任何补偿；

4、加 班

1、员工或领班、主管加班必须得到其直属上级允许才算加班。加班时间以一天为计算单位，一天以下安排补休；

2、原则上各部门的加班安排补休，确实不能安排补休的可填加班统计表，经部门经理审核签名后与考勤月报表交行政人事部；

3、在部门不能安排补休的情况下，领班级以上职位人员每月申报加班天数不超过三天，其余补休，其他人员按实际加班天数申报；

4、加班工资计算方法：基本工资÷法定出勤天数×加班天数

5、外地员工休年假视部门工作情况，可安排年假、补休一起休（补休不能超过7天，休探亲假则不能享受年假）；

6、要求辞职的员工需提前一个月（试用期需提前7天）填报《辞职申请表》，经所属部门经理、行政人事部、总经办批准后，方可离店。否则扣除七天或一月工资作代通知金。若员工有违酒店有关规定被辞退、除名等均不给任何补偿。

7、员工试用不合格，按自动离职处理，按实际出勤计算工资，不给任何补偿。

8、新员工入职，须交“入职申请表”，身份证复印件1张、相片4张、健康证、学历证明及未婚证等证件，手续办妥后方予安排工作并做考勤，并交物品保证金300元（领班职级以上交500元）。试用期满签合同，合同期为一年。合同期满或按酒店规定办妥辞职手续后可退回保证金。如员工严重违反酒店规定或给酒店造成损失的，被开除或劝退，均不退还。

9、每月十日核发工资，遇节假日顺延。

10、本制度暂于2005年 月 日起开始执行。

本制度有未尽之处，酒店将予以修订和补充。

第六节 保密制度

第一条 目的

为确保酒店正常的经营和管理秩序，防止因不能对外公开的事项随意泄露而给酒店造成经济或名誉上的损失，特制定本规定。

第二条 酒店保密事项

1、集团公司下发到酒店的种类机密文件；

2、酒店工程、设备招标、招租中的对策及标底；

3、酒店新经营项目的建议书、可行性研究报告；

4、酒店财务预算、决算、价格策略等不宜公开的资料；

5、重要人士入住本店的日程安排、房号及其他有关信息；

6、酒店重大事故调查情况及分析报告；

7、酒店查处重大违纪案件的工作计划、请示、报告、内部讨论记要及未公布的调查报告、处理决定等；

8、酒店计算机应用中所涉及到的口令、密码，涉及机密数据的存储、处理、传输和载体等；

9、酒店年度、季度、月度工作计划与总结，酒店营销工作计划与总结。

10、酒店营业情况分析、住店客人档案史；

11、酒店与各旅行社、商务公司、长住客签订的销售合同；

12、酒店内部各种规章制度、管理措施、内部资料和文件以及印章、证件；

13、酒店内发生的有损客人利益或酒店形象事件的内部通报与分析；

14、酒店员工人事档案；

15、酒店尚未实施、处于讨论阶段的各项改革方案；

16、酒店领导家庭住址及电话号码。

第三条酒店保密规定

1、不与无关人员谈论保密事项，不在公共场所谈论保密事项；

2、不擅自翻印、复印、抄录酒店的保密材料；

3、不得将酒店领导正在研究和酝酿的事项随意公开，不得将正在讨论修改的文件、会议材料擅自发送；

4、对查询酒店领导、住店客人情况的不能随便回答，应将电话转至行政人事部进行处理；

5、酒店领导的亲启信，未经本人授权，其他人员不得启封。

6、发现因违反酒店保密规定，造成或可能造成失密、泄密后果的事件时，要及时向酒店行政办公室、总经理室外报告，采取补救措施，并对失泄事件进行严肃处理。

7、离职人员须将自己保管的保密文件、资料、笔记本、磁带、软盘等全部移交给部门领导指定的人员，不得带走或私自转让。

8、严格遵守酒店安全、防火的有关规定，确保各种保密文件、资料的安全。

第七节 酒店教育培训制度

银河酒店为所有合格及有潜质的员工创造发展的机会，帮助员工设计未来的职业生涯，并提供一系列培训活动，使员工不断提高自身素质和业务技能。受训人员应自觉遵守酒店制定的教育制度。

一、酒店为新入职的员工提供严谨、统一的岗前培训，以帮助员工初步了解酒店概况、规模、组织机构、功能设施、酒店星级服务标准和规范以及礼仪规范等知识。根据“先培训、考核后上岗”的原则，对于培训考核不合格者，将不予上岗；

二、酒店根据运营情况，定期开展酒店常规课程培训，旨在提高在职员工的业务技能、英语水平及个人综合素质；

三、适当时，酒店将出资选送员工到有关教育培训机构进行观摩或学习；

四、凡酒店出资组织参加培训的员工，必须为酒店服务至合同期满，并与酒店另订服务承诺协议，培训结束后必须为酒店服务二至三年（员工二年，管理人员三年），劳动合同期限随培训协议变更。

五、由酒店出资参加培训的员工，成绩不合格者，培训费用（一般包括学杂费、证书费、资料费、伙食费、住宿费及其他费用则）由其个人承担。

六、由酒店出资参加培训的员工，其培训合格的证明、证书，应交由酒店行政人事部统一保存，待员工劳动合同期满后交与员工本人。

七、受训员工在协议期内辞职或自行离职，须向酒店赔偿违约金。

八、具体赔偿比例如下：

a)二年合同期限的员工，半年内离职，须赔偿全部的培训费；半年以后则按：培训费用÷24月×未足月数进行赔偿；

b)三年合同期限的员工，半年内离职，须赔偿全部的培训费；半年以后则按：培训费用÷36月×未足月数进行赔偿；

c)本制度提及的培训费用一般包括学杂费、证书费、资料费、伙食费、住宿费及其他费用。

九、如员工拒付培训费，酒店将暂停办一切离职手续，必要时提交劳动争议仲裁委员会申请仲裁。

十、本规定作为员工培训协议的附本连带生效，是合同双方共同遵守、共同执行的法律依据。

甲方（盖章）： 乙方（签字）：

负责人（签字）：

签约日期： 年 月 日

第八节 文件管理制度

第一条 目的

为了提高酒店文件处理的效率和质量，迅速、准确地传递内外信息，使文件更好地为酒店的经营和管理服务，特制定本制度。

第二条 适用对象

（一）以酒店名义传递的各类文件。

（二）政府部门、集团公司或其他单位来文处理。

（三）以部门名义传递的各类文件，可参照本规定有关内容执行。

第三条 文件种类

（一）请示：用于向上级请求指示或批准。

（二）报告：用于向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议；答复上级

的询问。

（三）决定：用于对重要事项或重大决策做出安排；奖惩有关部门或人员。

（四）通告：用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。

（五）通知：用于颁布规章和措施；转发政府部门、上级或不相隶属单位的

文件；批转下级文件；要求下级办理、执行的事项；任免和聘用干部。

（六）通报：用于表彰先进；批评错误；传达重要精神或情况。

（七）批复：用于答复下级请示的事项。

（八）指示：用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。

（九）会议纪要：用于记载和传达会议情况、议定事项和主要精神，要求有

关部门共同贯彻、遵守、执行。

（十）简报：用于反映公司经营、管理情况和重要活动等信息。

（十一）函：用于向同级或不隶属单位询问、洽商、答复问题和业务联系。

第四条 文件形式

文件的形成过程，包括拟稿、核稿、签发、打印、盖章、登记发送等。

（一）拟稿

1.文件格式

文件一般由文件由发文单位、文件字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、落款、抄报、抄送等部分组成。

●发文单位，应写全称或规范化简称；联合行文，主办单位的名称应当排列在非主办单位名称之前。

●文件字号，具体表达方式如下：

1）发文字号：中置酒发（年份）顺序号；

2）收文字号：中置酒收（年份）顺序号；

3）合同字号：中置酒合（年份）顺序号。

●标题，应准确概括文章的内容、事由和文件种类。

●主送单位，应写全称。

●正文，表达文件的内容，是文件的主体和中心。

●附件，附属说明正文的文件材料。附件应与正文一起合订，同时发送。

●落款，包括公司印章和发文日期，公司文件除会议纪要以外，一律需加盖公司印章。

●抄报、抄送，对需要了解文件内容的上级单位用抄报，同级、下级或不相隶属单位用抄送，单位名称写规范简称。

2.行文规则及要求

1）公司根据业务发展需要，可以向政府部门、上级单位、与我公司有业务往来的单位、银行等单位行文。

2）公司各部门为了联系工作，洽商业务，可以公司名义按有关程序办理发文手续。

3）公司发布各类规章制度或其他必须遵守的规范性文件、任免通知、情况汇报、会议纪要等，可以办理发文手续。

4）一文一事，具有可操作性。

5）请示一般只送一个主送单位，如需送其他单位可以抄送形式。

6）“请示”与“报告”不得混淆，需要批复的用“请示”，“报告”不得出现“请批复”等字样，向有关单位说明情况用“报告”或“函”，不得用“情况说明”等不规范的文种。

（二）核稿

核稿的重点是：

1. 是否需要行文。

2. 是否符合国家法律、法规及地方的有关规定。

3. 内容是否确实；提出的要求、措施、意见和办法是否切实可行。

4. 文件种类、文件格式、文字表述、发送范围是否恰当。

（三）签发

文件必须经公司领导签发后才有效。签发人对所签发的文件负责。

（四）打印

打印格式按统一标准：

1. 发文号： 字体——宋小五、居左；

2. 签发人： 字体——宋小六、居右；

3. 标题： 字体——黑小二、居中；

4. 正文： 字体——宋小四、段落标题——宋小四加粗；

5. 落款： 字体——宋小四、居右；

6. 抄报、抄送：字体——宋小四、居右；

7. 文字的间距一律用标准，行距可以根据文件篇幅的长度作适当的调整。

（五）盖章

文件盖章要端正、清晰。

（六）登记发送

发送事要登记发文字号、文件标题、发送单位、分数、日期等内容。

第五条 收文程序及文件处理

（一）外单位送至公司的文件、资料、刊物、简报、信件等，由行政人事部按规定登记、分发。通过会议等途径收入的文件，收文者应及时交行政人事部登记处理。

（二）凡需要传阅的文件填写“文件传阅单”，送行政人事部负责人拟单，需要拟办的文件填写“文件拟办单”由行政人事部负责人提出拟办意见，送至有关部门处理。

（三）下列文件可以不登记：

1. 各种公开和内部不保密的出版物；

2. 一般性文件；

3. 各单位发来的情况简报，参考动态；

4. 行政事务性的通知、便函、介绍信、请柬。

（四）有关部门文件阅后要送至行政人事部，不要横传，以免文件丢失。

（五）行政人事部对文件负有催办、检查和督促的责任，承办部门应予以配合。

（六）文件处理完毕后，应根据档案管理有关要求，及时分类立卷、归档，便于保管和利用。

第六条 发文程序

（一）以公司名义对外发文，要严格按文件的有关要求进行拟文。

（二）部门经办人拟稿后，交部门负责人核签，如文件的内容与其他部门的业务相关时，需要其他部门会签。

（三）文件经核签或会签后，由拟稿部门将文件按文件打印格式打印出来后，文稿交行政人事部核稿，经审核通过后报送总经理签发。

（四）总经理签发后，由行政人事部按文件字号、打印、盖章、发送。

第七条 办文时限

（一）一般收到文件在三个工作日内流转完毕，急件在一个工作日内完成。

（二）领导批示给有关部门处理的文件，主办部门应当在三个工作日内完毕，有时间限制的应在规定时间内办复，如需延时应及时向有关领导说明情况。

（三）发文一般自送至行政人事部后三个工作日内办毕送出，急件在一个工作日内办毕送出。

（四）文件（公司发文、收文、拟办、传阅、合同）办毕后送至行政人事部归档。

第八条 销毁

没有存查必要的文件，经过鉴别和总经理室的批准，由行政人事部定期销毁。

第九节 档案管理制度

第一条 目的

为加强酒店档案管理工作，有效地保护和利用档案，从而更好地为酒店经营管理服务，特制定本制度。

第二条 档案管理机构和职责

（一）酒店建立档案室，在行政人事部经理领导下，开展工作。档案室负责集中统一管理酒店的档案工作，对其他职能部门的档案工作进行监督和指导。

（二）档案室的主要职责:

1. 认真贯彻执行国家《档案法》和有关档案工作的方针政策，根据酒店实际情况，制定和完善档案管理制度。

2. 负责对各部门形成的档案材料进行分类、编目、整理、组卷和保管。

3. 建立必要的检索工具，编制参考资料，为各部门查阅档案提供服务。

4. 参加有关工程竣工验收及设备仪器的开箱等。

5. 对酒店各部门和分室的档案管理业务进行检查督促和指导。

6. 严格执行酒店保密制度，不失密、不泄密。

（三）各部门的主要职责：

1. 熟悉本部门的归档范围，收集、整理本部门有保存价值的文件、资料和图纸等，按规范要求立卷、编制目录和保管，并按归档手续向档案室移交。

2.严格执行酒店保密制度和各项档案管理规定。

3. 参加酒店档案管理的各项业务活动。

第三条 档案材料归档时间及要求

（一）归档时间

1．文件资料等分类立卷后，于次年上半年归档。

2．声像、实物档案在各项活动后随时归档。

3．会计档案由财务部立卷后保存一年，期满后归档。

4. 人事档案由行政人事部根据有关规定整理归档。

5.各种设备的随机材料、图纸在开箱验收时接收归档。

6.计划、统计报表在第二年3月份归档。

（二）归档要求

1. 归档的档案材料必须保持成套性和完整性。

2. 归档的档案材料必须真实反映企业各项活动。

3. 归档的档案材料必须符合形成规律。

4. 归档的档案材料必须符合书写格式标准，字迹端正、图样清晰，不得涂改，禁止使用铅笔、圆珠笔。

5. 归档的档案材料一般一式一份，比较重要的、利用频繁的一式两份。

第四条 档案管理

（一）档案保管期限

根据档案管理有关规定，酒店档案保管期分永久、长期（16～50年）、短期（15年以下）三类。

（二）档案分类

1. 具体分类可分为：行政管理类、经营管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类。

2. 编号设置如下：

[年度代号（项目类号、设备台号、实物类型等）.保管期限.案卷号]

（三）档案的保管

1. 接收档案必须验收，并办理交接手续。

2.档案存放必须采用专用柜、架，排列方法要科学和便于查找。

3.底图除修改、送晒外，不得外借。修改后入库，要认真检查修改情况。

4.库房内温、温度要适宜，保持良好的环境卫生，并有防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和污染等措施。

5.每年对库藏档案校对清理一次，做好帐、卡、物相符，对破损和载体变质的档案要及时修补、复制。

6.计算机磁盘档案每两年重新拷贝一次，以防磁记录丢失。

（四）档案查阅制度

1. 酒店员工借用、查阅一般档案可直接到档案室，按有关规定办理手续。

2.酒店员工借用、查阅保管档案时，必须经酒店领导批准，不得遗失，按期归还，并不得私自外传和外借。借阅人员遗失档案要写遗失报告，并根据损失情况酌情赔款。

3.外单位人员要查阅酒店档案时，需经酒店领导批准，并一律不准借出。

4.如需复印档案，必须经酒店领导批准。

5.对档案要爱护，不得在档案上加注、做记号、涂改，不得私自拆卷、复制。如有损坏、丢失，要根据损失情况酌情赔款。

6.严格遵守酒店保密规定，严防酒店档案遗失和泄密。

第五条 档案鉴定、销毁、统计制度

（一）档案鉴定、销毁由酒店组织专人定期进行。

（二）对鉴定后无保存价值的档案编制销毁清单，经酒店领导审批后方可销毁。已到保管期限的档案，经鉴定，认为仍有保存价值的，可延长保管期。

（三）档案部门负责统计档案的收进、移出、销毁、留存、利用等项目，每年填写统计报表。