ERP环境下手工记账凭证编号方法总结
Summarization of Manual Accounting Voucher Numberings
under ERP Environment
资产财务部
杜海冈
摘要： ERP环境下会计档案的管理，是当前众多大型企业财务部门在信息化过程必须面对的一个重要课题。其中手工会计凭证编号的方法在财务人员较多、凭证量庞大、板块分开核算、部门档案单独保管的情况下就显得较为棘手。仪化公司SAP上线近十年以来，各板块财务人员在实践中总结出了输入凭证流水号法、手工打印凭证流水号法、利用SAP原始凭证号法，最近又开发出了按板块自动给号法。这些方法各有利弊，本文对这些经验和方法进行初步的探讨和总结，提出一些管理建议，意欲对同行起到抛砖引玉之效。
Abstract：Accounting archives management under ERP environment is an important subject faced by financial sectors of many large enterprises in their informationization process. Under the circumstances of excessive financial personnel, piles of accounting vouchers, separate accounting and
archive-keeping needed for different financial divisions, manual accounting voucher numberings appear to be especially difficult. Since putting SAP into operation over the last decade, personnel of different financial divisions of Yihua (“SINOPEC Yizheng Chemical Fibre Company”) have concluded useful working methods such as inputting voucher serial numbers, manually printing voucher serial numbers, utilizing SAP original serial numbers, and automatic numbering by different financial divisions which is newly developed recently. Despite the advantages and disadvantages of these methods, this paper aims to look into these methods and summarize them, come up with suggestions as spurs to induce colleagues of the same trade to make valuable contributions to the industry.
关键词：会计档案；凭证；编号 ；SAP
Key Words: Accounting Archives, Accounting Voucher, Numbering, SAP
20xx年财政部专家在仪化调研SAP时就已提出：ERP环境下会计档案的管理是一个需要持续研究的课题。财务凭证的编号是会计档案管理的必要组成部分，对档案的安全、完整起着重要的作用。我公司从20xx年上线至今已安全运行了十年，但会计记账凭证的编号问题一直困扰着财务人员。虽然财务部门的各个业务板块从实际工作出发总结出了不少经验和方法，但都存在一定的问题和缺陷。随着业务量的递增和人员的紧张，手工凭证编号的问题愈来愈突出，解决这一难
题已迫在眉睫。今年x月份财务部报销中心启用了客制化的部门凭证自动给号功能，虽然还在试用期，尚有一些亟需解决的事项，但毕竟为记账凭证编号问题的解决带来了一些帮助。下面就凭证编号问题做一下简单回顾和总结，以资参考。
一、会计凭证编号问题溯源
1、凭证类型与数量的变化
传统会计凭证分为五种类型，且全部由财务人员制作；而目前我公司SAP中配置的凭证类型为52类，常用类型19类，可手工记账并打印编号的18类，今年1-10月份SAP系统中会计凭证数已达1,102,471份；考虑到一些业务尚未发生，预计全年总量在140万份左右，其中：系统集成凭证103万份，手工凭证37万份。由于其他模块与财务相关的每一个操作都会产生一张会计凭证，不能像非ERP环境下可以由财务将多笔业务汇总做账，导致凭证的类型和数量是上线之前的数十倍以上。而全部纸质化管理需要投入大量的人力和财力，且没有实际意义，所以目前上线企业对集成凭证都采取电子档案保管，与之相关的原始凭证仍作为一般档案管理，而财务手工制作的凭证必须打印、编号并归档管理。
2、制度要求与实际操作
《会计基础工作规范》第五十一条规定：填制记帐凭证时，应当对记帐凭证进行连续编号。《仪化公司ERP会计凭证和账簿管理实施细则》规定：公司凭证编号，即是指基于公司代码下的凭证编号，要求记账凭证在公司代码层次实行统一连续编号；为了便于管理，可以在上述规定的基础上进行一定简化，但需要符合连续编号的等效原则。目前，中国石化股份公司所属企业普遍采用财务一级核算、二级单位作为利润中心、同时在一套帐上进行账务处理；且二级单位一般物理位置较远，档案大都单独装订，分开保管。因此，结合公司的实际，为了满足内部管理和外部监督的需要，各企业可以根据自身管理模式，选择适合的编号规则对记账凭证进行连续编号。
二、仪化公司ERP会计凭证编号的方法与经验
经过认真的实地调研与总结发现：ERP环境下会计凭证的凭证的编号问题可以归结为：SAP手工会计凭证流水号的编制方式问题。目前，这个问题存在四种解决办法：第一类：由制证人在做凭证时手工输入流水号，以资产板块、报销中心和物流公司为代表；第二类：由专人每月在按顺序将整理好的凭证上手工打号，
以采购和销售板块为代表；第三类：启用自动给号功能在保存凭证时自动编制流水号，今年x月份起报销中心在试用；第四类：用SAP系统的原始凭证号，全公司统一凭证装订和管理，不再分板块，以原经纬公司为代表。下面就各部门和各类方法的流程、优缺点、应用条件及范围做一下总结分析。
1、会计管理室的做法。目前会计管理室负责会计、资金、成本、稽核四个业务板块的凭证管理。凭证编号方式是：先按所属板块，分大类；再按各板块的制证人分小类；最后按制证人当月凭证的记账先后顺序排列；整理好后，装订成册。由于凭证量大，只有一人来管理，所以没有统一编制除SAP系统凭证号外的其他号码，如果再加上流水号，就是一种不错的编号方法。优点：（1）、工作量小；（2）、按板块和制证人分类，按SAP系统记账时间顺序排列，凭证查询和调阅非常节省时间。缺点：仅适用于凭证量较小的单位。
2、手工输入流水号法。目前资产管理板块和物流公司在用，报销中心十月份之前使用该方法。每个月初，在做当月凭证之前，由专人根据经验编制一份本科室当月手工凭证流水号清单（最大号为根据经验估计出来的凭证数），然后本部门做凭证的人根据凭证时间先后顺序依次销号，并将销掉的编号在做ERP手工凭证时，输入到凭证抬头中的参考凭证字段。由于凭证业务量大，每做一张凭证就要销号，造成效率较低下。根据经验，目前的做法是圈号，就是每个人一次按顺序销去一批号，用完后再销。月结结束后由凭证管理员按当月流水号排序，在每一册凭证前面附一张SAP凭证号和当月流水号的对照表，方便查询。
这种方法目前在股份公司各种方案中是最优做法。符合公司会计档案管理的要求，也方便查询。不足之处：（1）、若月初的流水号不够，需要及时补充；（2）、个人销号过多，需要及时和同事调剂，否则就会造成空号，为了号码的连续，需要对部分凭证重新分配流水号；（3）、凭证流水号与记账时间无关，SAP凭证号不按由大到小的顺序排列
3、手工打印流水号。目前采购和销售板块在用。所有财务人员手工过账凭证（AB类清帐凭证除外）每月按凭证类型分大类，然后每个类别再按SAP凭证号大小排序，从系统打印出本部门当月凭证清单，验证完整性后，编排打印流水码，装订成册。同时再手工编制ERP凭证号和手工流水号的对比表，需要说明的
是：这份对比表并没有按每册凭证编制，而是每月编制一份，单独装订和归档。
这种做法的优点是：（1）、省去了月初排流水号、输入参考凭证号、销号和因空号引起的凭证修改等工作；（2）、手工会计凭证按月度的时间先后排序。不足之处：（1）、每册凭证盒上的起止号为手工打印的流水号，且对照表单独按月或按季装订，凭证查询费时费力；（2）、手工打号劳动量较大，且出错后校正困难。
4、启用自动给号程序。设计思路为：根据制证人用户名规则识别需连续编号的凭证对象，按照保存所制凭证的系统时间先后给定流水号。该方法是将手工输入流水号的方式用程序来替换。该方法拥有手工输入流水号方法的各种优点，且省去了大量手工工作。但目前该程序处于试用阶段，还存在两个人同时输入凭证号时会重号、保存凭证时自动给号的速度较慢等问题，但随着程序的不断改进，这一方法会日趋完善。
5、利用SAP系统的原始凭证号。这一方法是最符合制度规定的方案，也是最省时省力的方法。它实现了在同一公司代码下的统一编号（按凭证类型）但它的实现受到一定的条件限制：（1）、集中后凭证量大，需成立专门的单据装订部门，且需全公司财务人员一地办公，或物理位置不能太远，方便会计档案的安全流转；（2）、由于业务量大，转移次数多，容易丢失，需设专业部门和人员来管理;（3）、对于既有手工又有集成的凭证类型，需要按顺序打印出集成凭证或用集成凭证流水号替代（4）、按月装订凭证时，需对月结时因两个期间同时打开造成上下月凭证号交叉的情况，需在当月最后一册和下月最初一册凭证中做出说明。年度交接时也存在类似问题。
上述方法各有利弊，可根据各企业规模、人员、业务等特点予以选择。ERP在中国的大规模应用是在20xx年之后，而目前国家《会计电算化工作规范》是19xx年颁布，许多新情况和新问题并没有在规范中体现出来，政府和企业都处在探索和积累经验阶段，相信随着制度的完善和经验的探索，包括凭证编号在内的一系列问题都会得到妥善解决。
参考文献：
【1】 SAP财务管理大全/王纹。孙健著. 北京：清华大学出版社.20xx
【2】 仪征化纤FICO模块管理制度.20xx