文秘工作管理程序

一、目的

为加强文秘管理工作，不断提高文秘人员素质，确保文秘工作高效运转，特制定本程序。

二、适用范围

本程序适用于文字材料撰写、收发文管理、机要管理等工作。

三、职责

1．负责年度（季度、月度）工作总结、综合性汇报材料、主要领导讲话的撰写和信息调研工作。

2．负责厂级会议记录、会议纪要、党政发文的审核、排版印发、上网发布；

3．负责发文编号、登记、存档工作，上级来文处理；印章管理、机要管理等工作；

4．负责OA系统公文收发模块的维护服务工作。

四、工作程序 本管理程序包括的管理／作业活动有：文字材料撰写、公文收发、印章管理、机要管理。具体要求如下：

（一）文字材料撰写

撰写月度、季度、半年度、年度工作总结及工作计划，草拟厂主要领导讲话、整理会议纪要并印制下发；列席厂长办公会、党政联席会、月调度会，并负责会议记录。

（二）公文收发

发文审核、编号登记、排版印发、存档工作，来文接收、登记、传阅、转呈、回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂文件办理规定》、《兖矿鲁南化肥厂公文处理暂行办法（暂行）》和《兖矿鲁南化肥厂会议制度》。

（三）印章管理 厂印章、党委印章、厂长名章的使用和管理，具体执行《兖矿鲁南化肥厂印章管理规定》。

（四）机要管理

管理、使用好厂部传真机，上级机关机要文件、资料，传阅、存档回收等工作，具体执行《兖矿鲁南化肥厂保密制度》，机要文件由机要秘书做好相关领导的传阅。

五、适用的法律法规和上级公司规定

《煤化公司办公室系统标准化建设内容及评分标准》

六、支持性文件

无

七、流程图

无

八、记录

收文登记簿

发文登记簿

收到传真登记簿

第二篇：保安工作管理程序

保安工作管理程序

1．目的

建立一支训练有素的保安队伍、加强所辖区域的保安管理。

2．范围

适用于公司各管理处

3．职责

3．1部门经理保安工作的全面指导、检查、监督和考核。

3．2保安主管负责保安管理工作的具体组织、落实、建议和培训。

3．3保安班长负责保安工作的具体实施。

4．方法和过程控制

4．1来访人员的管理

4．1．1任何来访人员进入小区（大厦）、须在来访登记处进行登记。

4．1．2来访人员必须服从小区（大厦）管理人员的合理管理、不得无理取闹、发生争执由管理处协调解决。

4．1．3凡来访人员不可携带易燃、易爆、剧毒等物品进入小区（大厦）。

4．1．4执行公务的部队、公安、政府公务员等人员、因公进入小区（大厦）、也应出示证件并登记入册。

4．1．5无明确探访对象的人员、在未明来意之前、不得进入小区（大厦）。

4．1．6来访人员进入小区（大厦）内应爱护公共设施、维护环境卫生。

4．1．7小区（大厦）内所有设施、游乐场地等、只为住户开放、来访人员未经管理处同意不得使用。

4．1．8所有推销、收破烂等闲杂人员、未经管理处允许、不得进入小区（大厦）。

4．1．9外来参观人员如事先未与小区管理处取得联系、应请其办妥手续后再进入小区（大厦）。

4．2进场施工人员的管理

4．2．1所有施工人员凭管理处签发的《临时出入证》进入小区（大厦）。

4．2．2保安员在检查《临时出入证》时、应核对相片、施工人员姓名、证件有效期及管理处公章。

4．2．3若出入证丢失、施工人员应到管理处补#b@2件后方可通行。

4．3内部员工管理

4．3．1内部员工应自觉服从保安人员的治安管理、主动提供配合。

4．3．2内部员工须使用指定的员工通道和专用电梯。

4．3．3内部员工离开辖区时、如有必要、应自觉接受安全检查。

4．3．4内部员工在辖区内各项活动要严格遵守各项规章制度、保安员在各自工作岗位范围有权指出员工各种违章违纪现象。

4．4要害部门（位）的管理

4．4．1凡能影响全面安全的部门（位）均为要害部门（位）、包括：高低压配电房、发电机房、消防中心、财务部、文件资料室和总经理室等、要害部门（位）要有明显标识。

4．4．2其它人员因工作需要进入要害部门（位）、需经值班人员批准方可进入。

4．4．3凡在要害部门（位）工作的人员要忠于职守、具有强烈的责任心、认真学习岗位技术、消防知识、熟悉并严格遵守操作规程。

4．4．4一切要害部门（位）、严禁携带易燃、易爆等危险物品进入。

4．4．5消防设施、器材要加强管理、经常检查、保持完好、严禁移动或挪作它用。

4．4．6机械设备、线路管道、仪表、阀门、开关等要建立定期维修保养制度。

4．4．7主管需定期对要害部门（位）的安全落实情况进行检查。

4．5对拾遗物品的管理

4．5．1员工在小区（大厦）内捡获任何物品都必须及时交到管理处。

4．5．2管理处当值人员在接到物品时、必须将所捡物品进行详细记录。

4．5．3所拾物品均由质检员负责保管并张贴拾遗物品启示通知顾客。

4．5．4贵重物品保留一年无人认领时、由部门经理上报公司另行处理、一般物品保留三个月无人认领时、由部门经理做出处理决定并报公司备案。

4．5．5顾客认领失物时、须说明失物的内容、失物地点和出示其他有效证明后方可签字认领。

4．6控制中心的管理

4．6．1控制中心是整个大厦的控制枢纽、负责对接收到的信息进行处理、及时调度、安排有关人员执行。

4．6．2控制中心人员必须熟悉大厦各类管理人员的职责范围和特长、熟悉大厦基本结构、设备、器材布置及其控制范围。

4．6．3了解各类人员每天工作安排及行动去向。

4．6．4通过各类通讯设施、及时通知有关人员处理有关事宜及与公司的工作联系。

4．6．5受理顾客投诉、及时调配人员处理并做好记录。

4．6．6密切监视、熟练操作消防控制主机、及时处理火警、故障信号、并做好记录。

4．6．7检查消防控制主机回路、分区、隔离点、故障状态及原因、检查消防联动柜监控性能及信号灯状况。

4．6．8通过监视器密切监视出入大厦人员情况、发现可疑问及时通知附近有关人员注意和处理、并记录在案。

4．6．9做好大厦公用房、设备房钥匙的管理。

4．6．10指挥处理任何紧急情况、下达作战方案、必要时通知有关领导或向社会机构求援、并做好详细记录。

4．6．11协调好保安、保洁管理工作。

4．6．12每天7：00收听新闻及天气预报、8：00~22：00按规定音量播放背景音乐、检查控制中心各设备是否处与正常位置。

4．6．13做好交接班记录。

4．6．14顾客装修或专业技术人员需暂时隔离某报警点时、应积极配合、及时恢复并做好记录。

4．6．15严格遵守设备保养计划。

4．7对停车场的管理

4．7．1小区（大厦）内停车场属于私家停车场、原则上外来车辆不得进入。

4．7．2顾客可根据需要向管理处申请租用车位。

4．7．3顾客申请经管理处经理审批后、签订《停车场车位租用协议书》。

4．7．4停车场保安凭管理处签发的《车辆出入证》对车辆进行检查、《车辆出入证》上须有车主及其车辆的相片、姓名及车牌号码、车位号码、车主房间号码等资料、若资料有所变动、应及时知会管理处重新办理。

4．7．5经同意进入小区（大厦）停车场的外来车辆、须服从车场保安的调度指挥、不得乱停乱放、扰乱车场秩序、若出现不服从管理者、保安员应立即通知部门主管以上人员进行处理。

4．7．6外来车辆停放时间超过半小时应按收费标准收费。

4.7.7出租车接送顾客进入后应马上离开如需等候、应停靠在指定位置、司机不得下车离开停车场或在小区范围内走动。

4．7．8进入车场的所有车辆都必需经车场保安员进行车辆外观检查、并做好记录。

4．7．9车场内车辆如发生交通事故、保安员应立即保护现场、通知部门主管以上人员到现场处理、必要时须请交通部门进行处理。

4．7．10车场内车辆若发生故障、小型维修可在车场内进行、维修完后应清理周围环境、其它维修禁止在车场内进行。

4．7．11车场内车辆如出现漏、滴油情况、车场保安员应立即通知车主进行检查并处理、若通知不到车主须将情况上报部门主管、并按排保洁员进行清理。

4．7．12车场内严禁试刹车、驾驶练习。

4．7．13因车主原因造成车场内公共设施、设备损坏时、要追究车主责任、并赔偿一切损失。

4．7．14因保安员原因造成车场内车辆损伤、追究保安员责任、情况严重时将追究刑事责任。

4．7．15违章处理方法采用警告、锁车、罚款等形式。

4．8对参观游览客人的管理

4．8．1进入小区（大厦）的参观游览客人应衣冠整齐、注重礼仪、爱护小区（大厦）环境。

4．8．2参观时应在指定范围内活动、按指定路线行走。

4．8．3参观游览客人不得在小区（大厦）内高声喧哗、不得成群结队、堵塞交通。

4．8．4损坏公物、照价赔偿。

4．9突发事件的管理

4．9．1保安当值期间发现可疑情况或发现纠纷事件应及时与当值主管及其他同事联系。

4．9．2对于正在发生的刑事案件或可疑情况应及时制止并由当值主管组织人员对可疑人员进行查问。

4．9．3保安员对刑事犯罪现场进行保护、并征得部门经理同意后将可疑人物交公安部门处理。

4．9．4对纠纷事件、保安员应稳定事态的发展、并对当事人双方进行劝阻、以制止事态的扩大。

4．9．5如纠纷是由顾客与我方意见不和而产生、我方当事人应礼貌地进行解说并等待上级领导到场处理。

4．9．6保安员因队友处理纠纷事件到场协助、首先应了解事情的原因、发生经过、当事人的身份及申诉的理由、再行协助处理。

4．9．7当值主管到场后应了解情况、组织人员维护现场秩序、控制事态发展、对纠纷双方进行劝解、以缓和事态、如事态不得以解决、应将纠纷双方请到管理处、以将事情控制在最小范围内。

4．9．8部门经理对纠纷双方进行处理、调解、如若不能得以解决、将当事人双方交有关部门处理。

4．9．9如若出现伤亡现象、部门经理组织人员保护好现场并将伤者送到医院、并向公安机关报案。

4．10物资放行的管理

4．10．1由顾客到管理处办理物资搬运申请手续、管理处当值人员需详细填写搬运物资名称及搬运顾客资料、若非顾客本人办理、须有顾客在《物资搬运放行条》上的签名或委托书、当值人员除查验申办人的身份证外、还需与顾客本人联系确认。

4．10．2由质检员核对、追收尚未交缴的各项费用、并签字认可。

4．10．3由保安员随申请人到现场核实所搬货物与申请内容是否相符、保安员登记搬运车辆车牌号、司机证号、身份证号、手续完善后、予以放行。

4．11夜间查岗的管理

4．11．1夜间查岗工作是保安管理的一项主要内容、目的在于检查高管理处的保安员夜间工作状况、保证夜间的保安工作质量。

4．11．2夜间查岗按照计划制定和人员配置情况分为“A级检查”、“B级检查”和“C级检查”三种、A、B级检查事先必须制定年度检查计划、为保证查岗情况的真实性、须对制定的检查计划设立相应的保密范围。

A．“A级检查”系全公司范围内的检查、计划由品质管理部运每年x月出31日前制定完成、报管理者代表审批、由部门经理级以上人员担任查岗人员、计划保密范围至总经理、管理者代表及品质管理部、由品质管理部于计划实施前段时间24小时内通知查岗人员、由管理者代表监督执行、“A级检查”必须保证每年至少六次。

B．“B级检查”是以各部门为单位的内部检查、计划由各部门经理于每年x月出31日前制定完成、报品质管理部审批、由主管级以上人员担任查岗人员、计划保密范围至总经理、管理者代表、品质管理部及部门经理、由部门经理于计划调节24小时内通知查岗人员、由品质管理部监督执行。“B级检查”每月进行一次。

C．“C级检查”系无计划不定时的临时性突击检查、通常在特殊情况下进行、由品质管理部或各部门经理临时决定检查范围、查岗人员和查岗时间的组织安排。

4．11．3若检查计划在实施过程中因人员变动或其他原因需改变时、由原计划编制部门负责调度、安排。

4．11．4夜间查岗必须包括以下内容

A． 保安员夜间工作状况

B． 通信设备使用情况

C． 保安员准备配戴情况

D． 交接班记录

4．11．5查岗人员须据实填写《夜间查岗情况登记表》、并由接受检查的当值人员签字确认、查岗人员需将填好的表格于检查后的第一个工作日交还发表部门（人）。

4．11．6检查结果的处理

A． 品质管理部须对A级检查的结果进行全公司范围内的通报、并负责监督有关部门采取预防和纠正措施。

B． 各部门经理须对B级检查的结果进行部门内部通报、并监督纠正预防措施的实施情况、并将检查结果于检查后一周内提交品质管理部备案、品质管理部根据B级检查的情况决定是否进行全公司通报。

C． 由品质管理部组织的C级检查结果处理方式同A级检查、由部门经理组织的C级检查结果处理方式同B级检查。

5．监督执行

由管理者代表对保安工作管理的落实情况进行监督。

6．支持性文件

《保安岗位管理办法》

7．质量记录和表格

《拾遗物品登记表》《临时出入证》《物资搬运放行条》《停车场车位租用协议书》《停车场车辆情况登记表》《中控室交接班记录表》《来访人员情况登记表》《车辆出入证》《值班记录表》

《公司进出人员登记表》《夜间查岗计划安排表》《夜间查岗情况登记表》《紧急事件处理记录表》