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第六章 其他通用会计核算业务模块的基本操作
第一节 工资核算模块
一、工资核算模块的基本功能
职工工资是产品成本的重要组成部分，是企业进行各种费用计提的基础。工资的核算是所有单位会计核算中最基本的业务之一，属于人力资源管理的内容。
企业工资核算是以职工个人的工资原始数据为基础，完成企事业单位的工资计算、工资分配、工资发放等会计工作。因此，工资核算模块具有以下几个方面的基本功能：
1.工资核算初始设置
2.日常业务数据输入
3.工资的结算与分配
4.工资数据的输出
5.月末处理
二、工资核算模块的基本操作
（一）操作流程
（二）基本操作
1.部门设置
设置工资核算部门是为了工资核算软件可以按照部门完成工资核算和工资发放任务。企业工资一般是按部门进行汇总、统计、发放，并进入部门费用的，所以在工资核算前需要进行部门编码设置。部门设置包括部门编码、部门名称。
2.定义职工名册
建立职工名册就是按照职工单位将职工的姓名和编号逐一输入计算机，用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、职工类别等信息。
其中，职工类别与与工资费用的分配、分摊有直接关系。
3.定义工资计算项目
定义职工工资计算项目就是定义工资模块核算项目的名称、类型及数据长度等。一般企业职工工资构成的基础项目包括基本工资、岗位津贴、请假天数、其他扣款、应发合计、个人所得税、住房公积金、医疗保险、扣款合计等。
除了定义工资表和工资条上的工资项目外，还可以定义一些辅助项目。这些项目是为工资计算和工资分配服务的，一般不在工资条上打印。
4.定义工资计算公式
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用于定义工资项目的计算公式和工资项目之间的运算关系。
5.工资原始数据录入
第一次使用工资核算模块前必须将所有职工的基本工资数据录入计算机，作为工资计算的基础数据。
一般工资计算的基础数据可以分成三种情况：一是固定数据，如基本工资、岗位津贴等；第二种是变动数字，如请假天数、考勤记录、生产统计等；第三种是计算数字，如病事假工资、应发工资、实发工资等。这部分数据可以由系统自动计算产生。
工资固定数据又可以分为两种情况，一是对所有职工都都一样的固定数据，一种是每
6.工资变动数据输入
工资变动数据是指每个月份都要更新的数据，这些变动数据在每次进行工资计算之前都要输入计算机，用来执行工资计算。
7.工资计算、工资汇总
工资是费用中人工费最主要的部分，因而还需要对工资费用进行工资总额的计提计算。
（1）工资计算。工资计算工作完全由计算机自动完成，核算软件根据初始设置工作中定义的计算机公式和输入的工资原始数据和工资变动数据进行运算，计算出各个工资项目的数值。
（2）工资汇总。工资汇总是按部门进行的，每一级核算部门都可以产生各个工资项目的合计值，软件从最低级部门向上级部门一级级进行汇总，直至产生该单位总的汇总表。
8.工资分配
工资计算、汇总完毕后，就可以进行分配和各种经费的计提，并编制记账凭证，传递到总账模块。
工资费用分配的目的是将工资费用记入有关部门的成本项目，对于个企业，每月编制的工资分配凭证基本上是一样的，不同的只是分配入账的数据项。所以可以一次性定义工资分配凭证，每月由计算机自动生成转账凭证。
工资分配工作包括工资分摊类型设计、工资分摊、工资转账凭证的自动生成、工资转账凭证自动入账等几个环节。
（1）工资分摊类型设计。工资分摊是指对当月发生的工资费用进行工资总额的计算、分配及各种经费的计提。
所有与工资相关的费用及基金均需要建立相应的分摊类型名称和分摊比例，如应付职工薪酬、应付福利费等。如表6-1.
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表6-1 工资分摊定义
操作步骤：
第一步：增加计提费用类型，输入如“应付职工薪酬”
第二步：在分摊计提比例处输入100％
第三步：输入部门名称，如“财务部”
第四步：输入职工类别，如“管理人员”
第五步：输入项目，如“应发合计”
第六步：选择借方科目代码。如“管理费用—工资”科目代码。
第七步：选择贷方科目代码。如“应付职工薪酬”科目代码
重复上述步骤，直至定义完毕。
工资分摊关系是一次性定义的，对应关系需要一一设定，所有对应关系在进行工资分配时就会按该项目对应关系进行分配，并自动生成记账凭证。
（2）工资分摊、工资转账凭证的自动生成。完成分摊类型设计后就可以进行工资分摊。操作步骤如下：
第一步：打开“工资分摊”对话框
第二步：选择需要分摊的计提费用类型，如“应付职工薪酬”
第三步：输入计提月份
第四步：按“确定”按钮，屏幕自动显示应付职工薪酬分摊明细
第五步：直接选择生成转账凭证，并将凭证保存。
当工资计算汇总完毕后，有了分配的金额，通过分配中定义的会计科目和摘要，可以生成完整的转账凭证，这部分工作可以由计算机自动完成。
转账凭证生成后，通过查询或打印确定无误后，可以执行转账凭证入账。软件自动把转账凭证追加到总账模块中的凭证文件中，并根据总账模块的凭证序号为转账凭证进行自动编号。
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工资分摊设计是一次性定义的，工资转账凭证的生成和入账是在每月计算汇总完毕后由计算机按照工资转账定义自动进行的。
9.工资报表输出
工资数据处理结果最终是要通过工资报表的形式反映。工资报表一般有工资发放表、工资汇总表、工资统计表、工资费用分配表、工资分析表。
10.月末结账
工资核算是按月进行的，当月工资计算、汇总、入账完毕后，要进行数据备份，并将备份数据妥善保存。同时对将当月数据经过处理后结转至下月。
第六章 其他通用会计核算业务模块的基本操作
第二节 固定资产核算模块
一、固定资产核算模块的基本功能
固定资产核算模块完成企事业单位的固定资产日常管理和计提固定资产折旧的计算工作，按月编制固定资产计提折旧的转账凭证并自动转入总账模块。具有固定资产初始设置；固定资产增减变动处理；固定资产折旧分配和转账；固定资产账查询和月末处理功能。
1.固定资产模块初始设置
2.固定资产增减变动处理
3.固定资产折旧分配和转账
4.固定资产账查询
5.期末处理
二、固定资产核算的基本操作
（一）操作流程
（二）基本操作
1.固定资产分类设置
合理地对固定资产进行分类，有助于掌握固定资产的具体特征，正确核定固定资产的分类折旧，科学地进行固定资产结构分析。
固定资产分类设置包括固定资产分类编码、固定资产分类名称。
不同类别的固定资产可能适用的折旧方法和政策不同。在实务操作中，固定资产分类设置时，还可以设置该类固定资产的折旧类型、常用折旧方法、预计使用年限、预计净残值率。
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2.固定资产变动方式设置
固定资产的来源有多种，不同的方式不仅有不同的计价方法，涉及的对应会计科目也不相同。为了在增减业务发生时，固定资产核算模块能够根据不同的增减方式，快速生成相应的记账凭证，减少人工补充输入数据的工作量，可以按照不同的增减方式设置对应的入账科目。
3.固定资产使用部门设置
设置部门的目的是便于确定固定资产的归属。建立固定资产核算部门时，要充分考虑固定资产核算和折旧费用入账的需要。
4.固定资产折旧方法设置
固定资产核算模块之所以能够自动计算每一项固定资产的折旧费，是因为每一项固定资产的卡片中都提供了折旧计算需要的月折旧率、月折旧额或单位工作量折旧额。而这些数据并非由用户自己输入，而是根据该项固定资产的折旧方法而来的，系统将根据相应的折旧公式以及固定资产卡片的各项数据自动计算。
固定资产折旧方法是自动计提折旧的基础。影响固定资产折旧的因素主要有五个：固定资产的原值、预计净残值率、固定资产净残值、固定资产减值准备和预计使用年限。
固定资产折旧方法的设置包括固定资产折旧方法名称、月折旧率计算公式、月折旧额计算公式。
5.录入固定资产原始卡片
录入固定资产原始卡片包括两项工作，一是建立固定资产卡片；二是录入固定资产原始卡片。
（1）建立固定资产卡片。一般企业的固定资产卡片通常包括如下内容：固定资产编号、名称、资产类别、原值、使用年限、规格型号、大修记录、变动方式、使用状况、当月折旧、净值、累计折旧、折旧方法、总工作量、当月工作量、净残值率、净残值等。
上述项目主要用于固定资产的核算、固定资产的折旧计算和分配。
（2）录入固定资产原始卡片。固定资产卡片是固定资产核算的基础依据。在使用固定资产管理模块进行核算前，必须将以前的数据录入到系统中，以保持历史数据的连续性。原始卡片不限制录入时间，任何时候都可以录入。当固定资产原始卡片录入完毕后，就获得了完整固定资产卡片档案和固定资产核算表。
6.固定资产变动输入
固定资产的变动主要分增加、减少和变动三类。
（1）固定资产的增加。固定资产增加的处理类似于固定资产原始数据录入，在操作时选择使用部门、资产类别、折旧方法、变动方式，输入原值、累计折旧、使用年限等，根据固定
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资产原始数据，按照固定资产卡片的格式输入各项数据。
（2）固定资产的减少。根据固定资产变动的原始凭证，选择固定资产所在的部门、固定资产名称、变动方式，调出固定资产卡片，填写各项有关记录，然后将固定资产卡片从基本卡片库转入其他固定资产卡片库。
（3）固定资产的变动。固定资产发生原值的增减、部门的转移、使用状况的变动、折旧方法的调整、累计折旧的调整、工作量的调整、净残值率的调整、类别的调整等情况，均可以通过输入各种变动单进行处理。
7.计提折旧
自动计提折旧是固定资产核算模块的主要功能之一。系统每月计提折旧一次，核算软件根据定义的折旧计算公式和输入的固定资产卡片的数据进行运算，计算出各个固定资产项目的数值，并自动生成折旧分配表，然后制作记账凭证，将本期的折旧费用自动登账。
固定资产折旧计算完成后，软件中就形成了完整的当月固定资产明细核算表，表中包含了资产名称、计提原值、月折旧率、单位折旧、月折旧额、累计折旧、净值、净残值等数据。
8.折旧分配
计提折旧完成后，需要进行折旧分配，将已计提的折旧费用按一定方式分配到各项成本费用中，形成折旧分配表。折旧分配表是制作记账凭证，把计提折旧额分配到有关成本和费用的依据。折旧分配可以按核算部门进行，也可按固定资产类别进行。
9.生成转账凭证
生成转账凭证要在生成折旧分配表后进行。转账凭证是根据折旧分配表自动生成。当折旧分配完毕后，已经有了需要入账的金额，通过入账设计中定义的会计科目和摘要，可以生成完整的转账凭证。
10.固定资产账查询
固定资产输出信息包括账簿、折旧表、汇总表和分析表，可按需进行多种方式的组合查询，也可根据用户需要自定动态账簿。
11.月末结账
固定资产生成凭证传递至总账模块后，即可结束当期业务处理。月末结账每月一次，结账后当期的数据不能修改。
第六章 其他通用会计核算业务模块的基本操作
第三节 应收款核算模块
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一、应收款核算模块的基本功能
应收款是企业资产的一个重要组成部分，是企业正常经营活动中，由于销售商品、产品或提供劳务，而应向购货单位或接受劳务单位收取的款项。因此，应收款核算模块主要实现企业与客户业务往来账款的核算，同时完成对应付款的账龄分析。基本功能包括初始设置、日常应收单据处理、坏账处理、账表输出、月末处理。
二、应收款核算模块的基本操作
（一）操作流程
（二）基本操作
1.应收账龄区间设置
为了对应收账款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏账损失，应设置账龄区间。设置内容包括序号、起止天数、总天数。
2.客户编码和名称设置
通常客户的建立，软件可以登记企业与客户单位的各种结算关系，考核客户的信用程度。客户的建立通过建立客户档案完成。
3.付款条件设置
付款条件也叫现金折扣，是系统确定到期日和折旧日期的依据，系统根据用户所选择的付款条件来确定在该笔交易中的折扣。设置内容包括付款条件编码、付款条件名称、信用天数、优惠方案。
4.期初数据录入
初次使用应收款核算软件，需要录入期初数据，保证数据的连续性和完整性。操作时，不仅要输入各单位的期初余额，还要将之前未处理完的所有客户的应收账款、预收账款、应收票据等数据录入系统通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所有应收业务数据录入到系统中，这样初始余额就变成了到目前为止所有单位的所有未达账项明细数据。以后计算机可以根据后续发生的往来数据结合期初余额进行自动勾对，清理往来账款。
5.收款单据处理
销售#5@p与应收单是应收账款日常核算的原始单据。收款单处理主要是指对结算单据（收款单、付款单即红字收款单）进行核算，包括收款单、付款单的录入，以及对结算单的核销。收款单用于记录企业所收到的客户款项，款项性质包括应收款、预收款、其他费用等。其中应收款、预收款性质的收款单将与#5@p、应收单、付款单进行核销勾对。付款单用于记录发生销售退货时，企业退付给客户的款项。该付款单可与应收、预收性质的收款单、红字应收
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单、红字#5@p进行核销。
6.应收账款核销处理
核销是确定收款单与原始#5@p及应收单之间对应关系的操作。也就是将收回的客户款核销该客户应收款的处理，建立已收款与应收款的核销记录。只有经过核销的应收单据才能真正作为收款处理。系统提供手工和自动两种核销方式。
核销处理时，可以一张#5@p（或应收单）、收款单分次核销，也可以一张#5@p（或应收单）一次对应多张收款单核销售、一张收款单一次对应多张#5@p核销或多张#5@p对应多账收款单核销。无论采用何种方式，应收款的本次核销金额必须等于收款的本次核销金额。
（1）自动核销。自动核销以#5@p号作为核销依据。通过查询条件选择需要核销的单据，由系统自动核销。自动核销可对多个客户进行，依据核销规则对客户单据进行核销处理。核销完成后，提交自动核销报告，显示已核销的情况和未核销的原因。
（2）手工核销。可以根据查询条件选择需要核销的单据，然后手工勾对，作为自动核销方法的一种补充。
7.应收账款及账龄分析。
（1）应收账款明细账的查询。应收款明细账是反映往来单位在某段时间的往来账款的详细情况的日报表，是以每一#5@p号作为一条记录处理的。查询时，系统动态即时生成。系统提供按#5@p号、客户进行查询。
（2）应收款催款单查询。根据客户付款条件所固定的信用期间，或销售合同中所鉴订的付款时间，系统提供单据的信用过期预警，生成应收款催款单。
（3）应收账款账龄分析。用于对未核销的往来账款进行分析，主要分析截止一定日期之前各个客户应收账款余额的账龄情况。账龄分析的时间范围是根据应收账龄区间设置自动生成的。
8.月末结账
当本月业务全部处理完毕，即可结账。只有当月结账后，才可以开始下月工作。结账后该月不能再进行任何处理。
第六章 其他通用会计核算业务模块的基本操作
第四节 应付款核算模块
一、应付款核算的基本功能
应付款是企业负债的一个重要组成部分，是企业正常经营活动中，由于采购商品或接受劳务，
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而应向供货单位或提供劳务单位所支付的款项。因此，应付款核算模块主要实现核算企业与供应商之间的往来款相，同时完成对应付款的账龄分析。基本功能包括初始设置、日常应付单据处理、账表输出、月末处理。
二、应付款核算的基本操作
（一）操作流程
（二）基本操作
1.账龄区间的设置
为了对应付账款进行账龄分析，评估客户信誉，并按一定的比例估计坏账损失，应设置账龄区间。设置内容包括序号、起止天数、总天数。
2.供应商编码和名称定义
通常供应商的建立，软件可以登记企业与供应商发生的各
种结算关系，考核供应商的信用程度。供应商的建立通过建立往来档案完成。
系统根据供应商和对应的会计科目处理每笔往来业务并进行记账，通过其他辅助信息进行客户信用管理。
3.付款条件设置
是系统确定到期日和折旧日期的依据，系统根据用户所选择的付款条件来确定在该笔交易中的折扣。设置内容包括付款条件编码、付款条件名称、信用天数、优惠方案。
4.期初数据录入
初次使用应付款核算软件，需要录入期初数据，保证数据的连续性和完整性。操作时，不仅要输入各单位的期初余额，还要将之前未处理完的所有客户的应付账款、预付账款、应付票据等数据录入系统通过期初余额功能，用户可将正式启用账套前的所有应付业务数据录入到系统中，这样初始余额就变成了到目前为止所有单位的所有未达账项明细数据。以后计算机可以根据后续发生的往来数据结合期初余额进行自动勾对，清理往来账款。
5.付款单据处理
采购#5@p与应付单是应付账款日常核算的原始单据。付款单处理主要是指对结算单据（付款单、收单即红字付款单）进行核算，包括付款单、收款单的录入，以及对结算单的核销。付款单用于记录企业所支付的供应商款项，款项性质包括应付款、预付款、其他费用等。其中应付款、预付款性质的付款单将与#5@p、应付单进行核销勾对，其他费用性质的付款则直接计入费用，不能冲销应付账款。应付模块收款单用来记录发生采购退货时，供应商给企业开具的退付款项。该收款单可与应付、预付性质的付款单、红字应付单、红字#5@p进行核销。
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6.应付账款核销处理
核销处理是确定付款单与原始#5@p、应付单之间对应关系的操作，是将付款单与采购#5@p核对并指明每次付款（多次付款）是对应哪几笔（单笔）采购业务，以便结清与供应商的账款或确定与供应商的往来关系。核销处理是正确计算账龄分析表、到期债务列表和应付利息表的基础。
核销处理时，可以一张#5@p（或应付单）或付款单分次核销，也可以一张#5@p（或应付单）一次对应多张付款单据核销、一张付款单一次对应多张#5@p（或应付单）核销或多张#5@p（或应付单）对应多张付款单核销。无论采用何种方式，应付款的本次核销金额必须等于应付款的本次核销金额。
系统一般提供自动核销和手工核销两种方式。
（1）自动核销。核销方式有三种：一是业务号勾对。通过用户在制单过程中指定的业务编号。核销时，系统对业务号相同、借贷方向相反、金额一致的两笔分录自动勾对；二是逐笔勾对。系统按照金额一致、方向相反的原则自动勾对同一往来户的往来款项；三是总额勾对。对于同一往来户，只要存在借方或贷方的某项合计等于对方科目的某几项合计，无论业务编号是否相同的往来款进行勾对。
（2）手工核销。对制单过程中因错误操作或因其他业务原因导致无法由系统完成自动核销的往来账，系统提供手工清理的办法，作为自动核销方式的一种补充。
7.应付账款及付款账龄分析查询
系统提供业务账表和统计分析。
（1）业务账查询。业务账表包括业务总账、业务明细账和对账单。
（2）统计表分析。统计分析主要包括付款账龄分析、应付账款付款提示等。
8.月末结账
本月各项已经结束可以进行月末结账处理。只有当月结账后，才可以开始下月工作。结账后该月不能再进行任何处理。