公平信用报告法 基本部分
美国雇主的初级读本，由Littler Mendelson——美国最大的人力资源法律实践者提供
摘要
作为一个消费者报告机构，HireRight或其他背景调查公司收集并整理全面的个人信息。这类信息可能包括：教育背景、工作经历、犯罪记录和机动车驾驶记录等。HireRight的客户(雇主)将这些信息运用到法律允许的各种相关雇佣事宜中。联邦的《公平信用报告法》和一些州的法规使雇佣背景调查规范化。
雇主应明白，即使他们可以依法使用背景调查公司的调查报告，作出相关的雇佣决定仍然必须遵循使用该报告时所有适用的规定。雇主也应该注意到，联邦和州议员们正在积极考虑并制定这方面的新立法。
提示
HireRight提供这些材料仅供大家参考。这些材料不能代替，也不应被理解为法律建议。HireRight并不担保材料中任何陈述观点。有关规范背景调查过程的联邦和州法律的问题，雇主应直接询问经验丰富的法律顾问。如需其他信息资源可查询联邦商务委员会网站()。该委员会一直监督联邦《公平信用报告法》。
《公平信用报告法》
联邦《公平信用报告法》（简称FCRA）和一些州的法规使雇佣背景调查规范化。假如雇主从背景调查公司如HireRight等获取个人信息或记录，FCRA就规范了类似这样为雇佣而进行的背景调查。（HireRight知名于背景调查行业，属于符合FCRA的消费者报告机构。）
有关FCRA详情请查询www.ftc.gov/os/statutes/fcradoc.pdf
FCRA广泛定义了“雇佣目的”这个术语，既包含对求职者的评价，还包括对在职人员做出晋升、调动或淘汰选择的决定。
FCRA的名称可能会误导大家。然而FCRA的确规范了雇佣背景调查，法律的范围要广于消费者报告中体现的雇佣信用信息。例如，FCRA还规范了从背景调查公司如HireRight获取犯罪记录、教育背景、从军和驾驶记录的要求。
FCRA对纯粹的“机构内部”行为并没有约束，如雇主直接进行的背景核实，面试，或雇主想尽办法获得的候选人或雇员的信息，类似直接从公众记录资源中心查到的犯罪记录等（有些州，如加利福尼亚，会对进行内部核实查询公众记录的雇主进行约束）。
然而实际上，极少的雇主有资源或专业人士去自己搜寻核实公众记录。相反，雇主通常选择与具有专业知识并专长于背景调查的背景调查公司签约，如HireRight公司。
FCRA主要聚焦于规范如HireRight这样背景调查公司的行为。FCRA也设定了一些针对有背景调查需求的雇主的要求。这些要求规定了雇主采用背景调查报告前必须遵循的程序，以及当雇主部分或全部依据背景调查报告对候选人直接做决定时应采取的步骤，决定包括如拒绝候选人，拒绝对其调动或晋升等等。材料中描述了雇主应采取的步骤。
在采取这些步骤之前，雇主应该意识到其它法律也会对他们使用背景调查报告有一定的影响。一些州，例如加利福尼亚州，已经颁布了他们自己的公平的信用报告法律。很显然，一些州立的法律，例如加利福尼亚州立法律，相对于FCRA《公平信用报告法》而言，对违反法律规定的情况提出了更多实质性的处罚内容。因此雇主应熟知各州立的法律，州与州之间的法律也许有些不同。
雇主也应注意联邦和州的立法者正积极地考虑和制定这个区域的新法案。雇主在以全部或者部分背景报告为依据，来采取任何行动之前应该先跟法律顾问咨询，以此确认立法未变革并引起必须遵循的程序的改变。
其他规定雇佣程序的法律
其它联邦和州立法律规定着雇佣程序，包括适用的州立劳动法和反歧视法， 例如19xx年民权法案第七条（简称“第七条”）和美国人残疾法案。雇主应该明白，雇主应该明白，即使他们可以依法向背景调查公司请求提供背景调查报告，但他们依据报告结果来做出是否雇佣的决定时必须遵守使用报告的所有适用限制。
雇主应该明白，即使他们可以依法向背景调查公司请求提供背景调查报告，但他们依据报告结果来做出是否雇佣的决定时必须遵守使用报告的所有适用限制。
要十分清楚，仅仅因为背景调查公司依法在背景调查报告中披露相关信息，并不意味雇主必然可以任意使用全部或部分信息作为依据来做出是否雇佣的决定。雇主必须遵守所有州和联邦法律（包括《公平信用报告法案》）对雇主使用此信息做出与雇佣相关的决定或行动的规定。
例如，有些州的法律限制雇主使用逮捕纪录，甚至犯罪记录。然而如夏威夷，宾夕法尼亚州，威斯康星州和纽约等州也有法例规定，查询的候选人的犯罪记录与工作应有着合理的联系。
另外也请注意，尽管依据FCRA，所有的犯罪记录都可报告，公平就业机会委员会（EEOC）在第七条监督下的机构，提供的的建议是，雇主从雇佣的角度考虑不能因犯罪记录自动取消求职者的资格。
相反，每个候选人都应评估以下方面：1）基础犯罪的性质；2）定罪日期；以及3）犯罪记录与工作职责的关系。
这些材料只适用于FCRA法律的规定，并不包含其他法规。相关其他法律的额外信息，雇主可以咨询法律顾问。
第一步：认证
根据FCRA，只有当雇主打算根据报告作出是否雇佣的决定时，HIRERIGHT公司可以向雇主提供雇佣背景报告。根据法律，HIRERIGHT 公司必须要求雇主在请求HIRERIGHT公司提供背景报告之前，取得候选人的书面授权，以确保雇主使用此份报告仅为了“唯一允许的目的”。
通过完成这个认证，雇主同意遵守FCRA和所有联邦和州平等就业机会的法律以及与购买使用消费者背景报告相关的法规（如上所述）。雇主授权代表须签署认证表格。
第二步：披露和授权
在请求HIRERIGHT公司提供雇佣背景报告之前，雇主需要向消费者（即目前的雇员或求职者）披露一定的信息，通知他们公司将为雇佣目的而取得一份他们的背景报告，并获得消费者的书面授权这样做。披露内容通常包含以下信息：
1. 雇主将要求背景调查公司提供背景报告的事实；
2. 提供背景报告的背景调查公司名称及联系方式；
3. 背景报告中提供的信息类型；以及
4. 如果背景调查报告属于《调查性的消费者信用调查报告》（定义如下），消费者有权要求增加报告中有关信息的性质和范围。
雇主如果在背景调查报告中要求包含医疗信息，则必须满足额外的要求。此外，一些州，如加利福尼亚州，纽约，明尼苏达州，俄克拉荷马州和华盛顿等，要求将额外的信息纳入通知。
授权资料包含一份由候选人签名的声明，允许背景调查公司，如HIRERIGHT，向雇主提供背景报告。授权资料或许也包含给候选人预留的空间填写进行背景调查所需要的个人身份信息（如候选人的社保号码），但此项并不是FCRA或其他适用法律规定必须要提供的。
披露和授权必须是独立的文件，不能是求职申请书或其他任何就业前文件的一部份。 HIRERIGHT公司可以根据请求提供披露和授权书的样本。
背景报告分为两类：《普通版本的消费者信用调查报告（Consumer Report）》和《调查性的消费者信用调查报告（Investigative Consumer Report）》。《普通版本的消费者信用调查报告》只包含来自公共和私人记录的信息。《调查性的消费者信用调查报告》既可以包含此种类型的记录，也包括通过个人访谈取得的信息，访谈对象可能包含邻居，朋友，或候选人汇报的同事上级，或与候选人认识的人，或任何知道相关信息的人。（请注意加拿大国家法律没有做出这种区分，所有以雇佣为目的而获得的背景报告都认为是《调查性的消费者信用调查报告》。）
举例来说，如果一个雇主要求HireRight 获得关于候选人前一个工作的信息，包括职位名称和雇佣时间，还有候选人的工作表现和离职原因， 那么， HireRight提供给雇主的将是一份调查性质的定制报告。
因为调查性的定制报告会包含很多敏感信息，《公平信用报告法》关于这点制定了更多的条例以保护候选人。这些保护条例主要表现在:
1. 在申请一个调查性的定制报告后的三天内，委托方（雇主）必须用邮件和信件明确和准确的告知候选人，a) 一个关于候选人的调查性定制报告可能会被完成。 b) 候选人有权利要求调查内容的性质和范围。 这样的说明可以用公开的信件和授权书的形式完成。
2. 在获得公开的信件和授权书后， 委托方（雇主）必须给候选人提供来自联邦贸易委员会（FTC）的文件，名称为“在《公平信用报告法》中你的权利摘要”。雇主可以从HireRight或者联邦贸易委员会的网站上获得此文件。
3. 在委托方（雇主）的要求下，候选人有权利要求获得一个声明，其中需要解释该背景调查的性质和范围。该声明必须不迟于以下情况之后的五天：a) 在收到候选人对于声明获取要求的当天起 或者 b) 委托方（雇主）申请该背景调查报告当天起，以上情况以较晚的为准。声明需通过书面，邮寄或者其他的方式送到候选人手中。
运输行业归运输部门（以下简称TOD）管理的雇主也许会从上述的重大流程改变中获利。对于卡车驾驶这一职位，未来的雇主将不再被要求要拥有司机在授权书上的亲笔签名。这一改变是由于卡车司机通常是在路上实行工作，这使得雇主很难得到司机们的签名。
此例外规定依然有严格限制：未来的雇主仍然要在口头上，电子版或书面上通知候选人，并获得候选人的同意制作背景调查报告。尽管，这些通知可以是通过电话等方式获得的口头上的同意。运输业的雇主可以咨询法律顾问来决定是否可以利用此例外规定。
第三步 预不利行动通知
FCRA规定当雇主根据背景调查报告中的部分或全部信息，对求职者或在职员工采取不利行动时，要遵循FCRA建立的程序。此处的不利行动是指雇主解聘候选人，或是雇主做出的的不利于在职或拟入职员工的决定。
例如，当雇主在雇佣调查报告中得知雇员有重罪背景，决定不雇用；即使雇主也依据了其他方面因素，如教育资质不够等，决定不录用此求职者。
当雇主根据候选人报告中全部或部分的信息打算采取不利行动时，雇主必须向候选人发出“预采取不利行动”通知，以及背景报告副本。此通知允许候选人查看导致未雇佣的信息，以便确定是否属实。如果候选人认为报告中的信息不准确或不完整，可以联系HIRERIGHT公司提出质疑争论。
背景调查的真实性在于尽管背景调查公司通过一切合理的努力以提供准确的信息，但是由于身份盗窃案件，多人拥有一样的个人身份“标识符”（例如，名字，生日，居住地等）的例子，以及公共记录发生不准确的例子，可能导致报告无意中包含不准确的信息。
此通知叫做“预采取不利行动”通知是因为雇主在拒绝雇佣候选人（或采取不利于雇员的
行动）之前必须提供此通知。这份预采取不利行动通知告知候选人，雇主可能会根据背景调查公司提供的雇佣背景报告结果中的全部或部分信息，采取不利于候选人的行动。雇主在此通知中必须包含两份文件：
1. 候选人背景报告副本；以及
2. 联邦贸易委员会（FTC）提供的“权利摘要”。
雇主无须记录，交付或接受候选人的证明。但是在发生关于雇主是否提供给候选人预采取不利行动通知的争执时，采取这样的措施对雇主来说是很有利的。
运输行业的雇主，归运输部管理，并且允许利用第二阶段描写的例外情况，符合以上两个条件则不须提供预采取不利行动通知。这些雇主需要根据以下第四阶段所述的提供采取不利行动通知。
第四步：不利行动的通知
如果雇主根据背景调查报告的全部或部分信息决定对候选人采取不利行动，雇主必须在不利行动通知中告知候选人此项行动。雇主在采取不利行动前必须留给候选人“合理的时间”来质疑争论背景报告中包含的信息。
FCRA本身并未规定在提交预采取不利行动通知后准确的需要经过多长时间才可以采取不利行动。但是，当局法律机构建议至少为五个工作日。
不利行动通知必须包含以下信息：
1. 采取的不利行动的情况描述，如拒绝雇佣候选人，此行动是以背景报告包含的全部或部分信息为依据；
2. HIRERIGHT公司的名称，地址，以及受付费电话号码；
3. 一份声明表明背景调查公司未采取任何不利行动，并且不能提供作此决定的原因；以及
4. 一份通知告之候选人有权利免费从背景调查公司取得背景报告副本，以及与背景调查公司争论报告中所含的信息。
雇主无须记录，交付或接受候选人的证明。但是在发生关于雇主是否提供给候选人预采取不利行动通知的争执时，采取这样的措施对雇主来说是很有利的。
然而，在运输行业中的雇主不是必须向候选人，符合在以上的第二步中有所提及的资格，提供预不利行动的通知。 这些雇主，与其他行业的雇主相同，需要提供候选人不利行动的通知。
在运输行业中的雇主必须在他们决定进行不利行动的3天之内给予候选人通知。通知可以用口头，电子或者书面的形式发布。根据上面的提示，使用并保留正式的通知文件，在一旦候选人和雇主发生纠纷的时候，对雇主是非常有利的的证据，表明他们曾经给予候选人通知。
更多信息
如果需要获取关于FCRA 和其他的背景调查相关法律法规更多的信息，雇主应该向他们的法律顾问咨询。
关于作者
Rod Fliegel, Littler Mendelson——股东
Fliegel先生拥有州、联邦和行政诉讼领域丰富的经验于规范地方和国家雇主，其中包括高风险集体诉讼。他经常与集体的和非集体形式的雇主们一起工作，目的是发展和实施法律规定和生产合格性程序。Fliegel先生精通于集体诉讼的辩护， ADA，FMLA和州立事假法律之间的关系，以及联邦和州的背景调查法律。
Fliegel 先生是一位在雇佣法相关题目方面作品较多的作家，他的著作被包括《美国新闻与世界报道》， 《洛杉矶时报》， 《华尔街日报》， 《圣荷西州报》及很多HIRERIGHT期刊在内的很多出版物引用过。Fliegel 先生同时也是汤姆森出版集团的《家庭与医疗假期手册》、雇主资源研究所出版的《加州工资与工时指导》、《加州雇佣顾问》等刊物的编辑委员会的顾问之一。
Littler Mendelson的就业实践在国内规模最大，拥有超过750名律师，包括47个地区，致力于将公共场所法规推行至每一地区，他们定期的为知名企业提供建议和支持。
Fliegel 先生联系方式：
电话：（415）439-6253
邮件：RFliegel@littler.com
常见问题与答案
在未给出附条件聘用书前，雇主可以对候选人进行背景调查吗?
《公平信用报告法》没有关于禁止雇主在出具附条件聘用书前，对候选人进行背景调查的条例。目前，只有夏威夷州禁止雇主在出具聘用书前，对候选人的犯罪记录进行调查，其他州对于该法规还在商议中。
雇主可以要求候选人提供生日日期，以便进行背景调查吗？
《公平信用报告法》和相关的州立法规中，没有明确禁止雇主不可以要求候选人提供生日，用于背景调查目的。 事实上，背景调查的实施方需要候选人的生日信息来进行背景调查工作，包括犯罪记录查询。因为大多数的法院是以犯罪者的姓名和生日作为依据来记录犯罪信息的，在没有生日信息的情况下，背景调查公司可能查询不到准确的犯罪记录。
另一方面，在联邦政府关于《禁止就业年龄歧视》（ADEA）法规中， 由平等就业机会
委员会（EEOC）颁布，规定雇主不得直接或者间接的， 以“被允许的目的”为原因获得关于候选人的年龄信息。但是， 背景调查公司可以要求候选人填写在背景调查信息表中填写他们的生日信息（并且保持能够决定是否雇佣候选人的人士不能接触到该生日信息）。这种做法是有争议的，但是并不与《禁止就业年龄歧视》（ADEA）的相关规定有冲突。然而，在ADEA关于“被允许的目的”范围外，雇主不应该探听任何关于候选人生日的信息。
候选人可以在填写工作申请表的时候，同时授权雇主进行背景调查吗?
不可以。 《公平信用报告法》和一些州的立法公平立法中，单独的授权书是被严格要求的。 同时，单独的授权书被认为是一种有效的手段避免雇主受到年龄歧视方面的指责。 如Q3所指出，《禁止就业年龄歧视》（ADEA）能够预防雇主因为一些“被允许的目的”而诱发关于就业年龄歧视问题。
背景调查报告必须用单独并且密封的文件夹中吗？
是的。背景调查报告和相关文件（例如 授权书）只能被相关人士阅读， 而且必须被安全地保存起来，最好是被锁起或者使用密码保护。
雇主能保存背景调查报告的期限是多长？
虽然《公平信用报告法》规定了销毁背景调查报告的方式（参见Q6）， 《公平信用报告法》没有对雇主保存报告的期限有明确的规定。在《公平信用报告法》中，关于这个方面有两个相关规定， ①从涉嫌违反规定的日期起五年 或者 ② 在告知违反或者原告被告知的日期起两年。 因此，雇主应该在法规允许的五年内，谨慎的保留背景调查报告，授权书和其他相关资料。
当雇主想要销毁背景调查报时要怎么办呢？
FTC公布了一些条例，以确保已废弃的调查报告无不正当的使用情况。当雇主决定清理背景调查报告时， 应遵循相关条例。这些条例规定任何收到或拥有背景调查报告或从背景调查报告中获取的部分信息构成的文件的个人，在用于商业方面时必须采取合理的措施来保护对未授权的背景调查报告上的信息的泄露或使用。所谓的合理措施包括：焚烧，粉碎含有相关信息的文件；销毁（如，用锤子粉碎物品）或删除存有客户信息的电子媒介，保证其中的信息不会泄露或是被重组。
下面这些数据或许是雇主比较关心的有关背景调查报告的使用，保存以及销毁的安全措施：
1. 完善含有管理，技术以及物理防护的手写信息的安全项目；
2. 完善合理措施以保护未授权的背景调查信息的获取和使用；
3. 依据政策以及流程实施并监控：不再使用的纸板背景调查报告进行粉碎，以确保其不会被泄露以及重组；
4. 依据政策以及流程实施并监控：不再使用的含有背景调查信息的电子媒介进行销毁及删除，以确保其不会被泄露以及重组；
5. 使用有名望的销毁公司的服务；
6. 依据政策以及流程实施并监控：保护未授权的客户信息的处理；
7. 个人教育以及培训。
当法律禁止雇主向候选人询问某些问题时，雇主是否可以间接通过背景调查公司来进行信息的询问调查呢？
依据FCRA以及一些州立的公平信用报告法律关于《调查性的消费者信用调查报告》（该报告包括个人采访）的条例，如加利福尼亚的法律，规定禁止背景调查公司违背公平雇佣法，如第七条以及ADA法律，提供信息。