编号：TS/G-11-01-01 版本号：A/0
营口天盛重工装备有限公司
备件管理制度
备件管理制度 编号：TS/G-11-01-01
备件管理制度
一、适用范围：
（一）为了加强嘉晨集团营口天盛重工装备有限公司（以下共同简称：公司），设备及备品备件的规范运作。确保生产和设备正常运行，加强备品备件（包含设备备件、生产备件）计划及质量管理，库存管理，确保库存备件技术状态良好。随时可投入使用，提高计划命中率，保证备品备件按需到位，防止不合格的备件入厂，杜绝因备件质量问题造成检修延时或生产不能正常进行，以满足生产和设备检修的需要，明确设备及备件管理内容、职责和工作程序，特制定本管理制度。
（二）本管理制度适用于公司所有使用单位对设备部（或生产技术部）提出或经设备部（或生产技术部）审核的备品备件计划的管理和控制。以确保关键设备备品备件及时到达；也适用于备品备件（包括新品采购、国产化（科研）备件、修复件）进厂检验及备品备件质量异议的处理。
二、部门设置及职责分工
（一）、设备部：
1、公司设备备品备件计划审批管理的归口管理部门。制定并定期修改《物资管理标准化清单》和《常备物资库存限额名录》，负责备品备件计划的审核、审批，呈报、批转并分发采购计划。控制设备备品备件计划的申报量及库存储备定额。
2、负责审定关键生产设备事故件的清单，制定关键设备事故件的清单及其库存储备定额。
3、按《物资管理标准化清单》划定的审核范围，审核并优化请购计划，确保不造成长期性积压。
4、负责对备件上报第一责任人(使用单位设备专职计划员)的上报程序、备件落实情况的考核及管理。
5、对设备及备件到货质量验收、修旧利废、报废等全过程控制。
6、负责闲置、报废备品备件及现场备件返库的审核工作。
（二）、生产技术部
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1、公司生产备件计划审批管理的归口管理部门。制定并定期修改《物资管理标准化清单》，负责生产备件计划的审核、审批，呈报、批转并分发采购计划。控制生产备件计划的申报量及库存储备定额。
2、按《物资管理标准化清单》划定的审核范围，审核并优化请购计划，确保不造成长期性积压。
3、负责对备件上报第一责任人(使用单位设备专职计划员)的上报程序、备件落实情况的考核及管理。
（三）、供应部：按批转后的采购计划组织招标、比价，按计划采购物资进厂；制定并定期修订《长期合同所涉及物资名录》；对设备及备件入库、领用、退库进行管理。
（四）、使用单位：据生产经营需求情况申报请购计划，必要时附经公司经理部审批的文字说明或请示。
三、设备备件定义和分类、备件计划的申报
（一）、设备备件的定义
为便于设备及时维修保养，把设备上损坏或老化的零部件更换下来，使有形磨损得到复原或老化得到更新等，保证设备正常运行而经常储备的一定种类和数量的零部件称为设备备件。
1、设备备件的分类：
按照设备备件的使用寿命和重要程度，可以将设备备件分为：
1.1事故备件、长期备件：使用寿命长，或只需更换小部件就能长期使用的整机（备机）或部件，一般情况下，制造周期较长，价格较贵，无重大人为或自然因素不易损伤的整机或部件；但存在突然损坏的可能性和更换周期的不确定性，该备品备件一旦损坏，将会造成重大损失或主作业线停产的重大事故 ；简称为“A”类备件。
1.2常规备件：备件的使用寿命较长且可预知或预测，从而可制定出备件更新的周期或更换修复的周期；此类备件主要为机械设备的传动零部件；简称为“B”类备件。
1.3易损易耗备件：使用寿命较短，价格较低，较难确定其更换周期，且少有修复价值；简称为“C”类备件。
2、按照设备备件的互换性和适应性可以将设备备件分为：
2.1通用（标准）备件：具有一定的互换性，可用于多台（套）不同设备
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的备件；
2.2专用（非标）备件：不具备互换性，只能用于某一台（套）设备或某一类设备的备件。
（二）、备件计划申报、审核流程（附图一、附图二）：
1、按流程办理相关传递手续，越级申报视同无效。
2、流程图与本制度具同等效力。
（三）、备件计划申报：
各个单位每月根据生产、设备状况和检修模型，在满足备品备件制作周期的前提下申报备品备件请购计划，备件（事故备件及长期备件除外）存放周期不得超过三个月。半年计划、年修计划由公司通知，统一时间进行上报。技术改造计划在技术改造审批结束后与月计划同时申报，并在备注栏标明“技改”字样。
1、请购计划：
1.1、使用单位申报的计划名称统一为“嘉晨集团营口天盛重工装备有限公司设备、备件请购计划”，具体表格形式见“附表一”
1.2、格式：A4纸横向使用（一式两联），内容除签名和审核意见外全部机打
1.3、必须填写“物资编码”（设备部、生产技术部提供）；名称、规格型号、计量单位等要素必须与设备部、生产技术部提供的《物资管理标准化清单》完全吻合；“清单”中不涵盖的物资，上报计划后，由设备部、生产技术部统一编码；设备部、生产技术部定期修订《物资管理标准化清单》
1.4、需特殊说明的内容在“备注栏”或者在下一行注明
1.5、强化审批管理：所有设备、备件（包括工具）由设备部审批；生产备件由生产技术部审批；
1.5.1、新增的成套设备，大型技术改造设备，在请购时需附经总经理批准的审批报告
1.6、请购计划须由设备部或生产技术部签字确认，分配按流程图进行
2、采购计划：
2.1、设备部、生产技术部申报的计划名称统一为“嘉晨集团营口天盛重工装备有限公司采购计划”，具体表格形式见“附表二”
2.2、格式：A4压感打印纸横向使用（一式三联），内容除签名和审核意见外全部机打。
2.3、根据需求的急缓程度编制采购计划；名称、规格型号、计量单位等
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必须与“物资管理标准化清单”完全吻合；“清单”中不涵盖的物资须统一编码
2.4、需特殊说明的内容在“备注栏”或者在下一行注明
2.5、采购计划分配按流程图进行
3、入库手续：
3.1、供应部必须按计划采购，凭采购计划和销货清单办理入库（质量管理参照“第五章”相关内容）；与计划不符的采购项要附专门的说明材料申明理由。
3.2、库房审查“采购计划”与“销货清单”的一致性，按《物资管理标准化清单》的规范内容填写入库单
3.3、销货清单必须附带单价和金额。库房收到没有附带价格、金额的物资时，必须在第一时间以“举报”的形式通知供应部，没有处理结果之前不允许办理入库。
4、规范出库领料手续：
4.1、使用单位凭《请购计划》和《领料单》支领物资（领料单须有领料人签字、主管领导签章及使用部门公章）；支领特殊用途物质（如技改设备、大中修设备等）需要在《领料单》上明确标注；库房保管员付料必须检验计划与领料的一致性（领料数量不大于计划数量），杜绝无请购计划支领的情况。
4.2、因生产需要，使用部门之间拆借库存物资的，须由双方部门主管领导协商一致，按“附表三”格式填写“物资拆借证明（代请购计划）”双方主管领导签字盖章后实施，凭“物资拆借证明”和领料单领料（无需再填报请购计划）；供应部按“物资拆借证明（代请购计划）”相关内容填报请购计划，备注栏内填写“拆借”，并附带相应“物资拆借证明（代请购计划）”。
5、规范库存资金占用管理：
5.1、按使用单位分类，制定库存限额，强化考核
5.2、定期修改库存限额，优化通用备件库备量，减少资金占用
6、增补加急采购预案：
6.1、因生产或工程急用，通过正常计划审批手续无法满足使用需要时，可启动加急采购预案
6.2、加急预案须由使用部门主管领导与设备部主管领导（或生产技术部主管领）或导沟通后，由设备部领导（或生产技术部领导）请示公司经理部主管领导核决。
6.3、得到明确答复后，由设备部领导（或生产技术部）通知供销部紧急采购
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6.4、使用部门必须在24小时内补报请购计划，备注“补充加急采购”字样，同时附文字说明，之后按正常审批流程办理
6.5、设备部（或生产技术部）审核采购计划时，以“专报”形式连同说明材料报送总经理审批，并存档备案。
（四）、备件计划审核：
1、审核要素：
1.1、使用单位原始计划（请购计划）
1.1.1、设备部（或生产技术部）的审核签字以及项目核增或者核减、材料代用、内部加工等的情况说明
1.2、设备部（或生产技术部）核转的采购计划（采购计划）
1.3、实物库存抽查
2、审核范围：
2.1、请购计划是否合理（请购必要性）
2.1.1、是否考虑了供货周期、加工时限等内容并标注采购时限，是否有特殊要求，使用单位计划人是否签字。
2.1.2、设备部（或生产技术部）是否有审核意见，设备部主管领导（或生产技术部主管领导）是否签字确认
2.1.3、设备部（或生产技术部）是否完善计划编码等内容
2.1.4、经理部是否审批或签署审批意见
2.1.5、成套设备、大型备件、技改项目是否附带专门说明
2.2、采购计划是否与请购计划中准购内容相符（计划的正确性）
2.2.1、对比请购计划与采购计划内容：对应的物资编码、物资名称、规格型号、数量、计量单位等要素是否相符；设备部及总经理审核意见是否得到贯彻落实。
2.2.2、抽查请购计划核减部分是否与库存量相符，是否某种物资有库存却没有核减计划
2.3、本制度是否适应当前生产经营需要（制度的适应性）
3、审核方法：
3.1、根据物资需求的急缓程度分类审核，并在采购计划签署审核意见
3.2、特殊物资需求呈报总经理审批：
3.2.1、市场价格波动较大的物资需求计划做好审核前调研，并作趋势预测，形成采购意见呈报总经理，由总经理核决
3.2.2、针对成套设备、大型备件、贵重备品备件、关键部位使用的备品
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备件需求计划，收集相关资料，形成采购意见呈报总经理，由总经理核决
3.3、建立采购计划审核档案，跟踪采购计划执行情况
四、备品备件的入库验收
（一）备品备件到货后由库房、供应部、各使用单位质检员和设备部共同负责检验。合格备品备件履行正常的入库手续。
（二）不合格的物质直接退回厂家，由厂家进行调换、修复等，或进行退货处理。
（三）备品备件检验填写《备品备件检验记录》，《备品备件检验记录》有公司统一印制，《备品备件检验记录》要妥善保管，并存档。
（四）技改项目设备及材料由专人管理，按照备件入库手续进行验收。
五、备件的质量管理
（一）质检员对备件的数量、型号、质量进行验收，负第一责任。
（二）各区域将在使用中出现的备件质量问题，必须在24小时以内以书面形式报设备部区域工程师。
（三）设备部区域工程师收到报告后组织相关人员进行分析鉴定后48小时内出具《质量异议分析报告》上报设备部（或生产技术部）及供应部，并提出索赔要求，要求相关单位根据损失大小进行索赔。
（四）备品备件质量异议是指新制作的备品备件或经修复的备品备件因与所供制造图上的尺寸、精度、材质等不符，不能完全达到技术要求，不能使用而影响检修；或由于制造、修复工艺不当等原因引起使用寿命缩短，增加非计划检修时间；或由于制造、修复的质量引起使用性能差等原因造成设备故障而影响生产的质量问题。
（五）备品备件质量异议的处理原则：谁采购，谁负责处理质量异议，原则上采用现金索赔制。即：供应部负责对采购备品备件质量异议的处理；修复委托部门承担对修复件备品备件质量异议的处理，且相应的责任部门在合同中必须要有现金索赔的明确条款。开检或上机使用过程中出现的备品备件质量异议，责任部门必须及时到现场确认。
（六）使用单位在备品备件使用过程中发生质量异议，以书面形式上报设备部，由设备部组织有关人员进行鉴定和确认，必要时由设备部委托具有资质的检验部门复检和裁决。一经确认，设备部按相关手续予以处理。
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六、备件的外协维修管理
（一）使用单位每月根据情况上报需要外协维修的备件及设备。
（二）公司内部有修复能力的备件，由设备部批示，转内部维修；公司内部无修复能力的备件，由设备部审批后，请示经理部批示，得到批准后，设备部组织外协维修。
（三）外协维修修复后的备件及设备，修复单位要出具修复后相关检测数据、修复合格证及质量确认单，由使用单位及设备部共同签字认可后方可投入现场使用。
七、下机备件去向的管理
（一）点检员在领用备件时必须做好下机备件的去向确认工作。
（二）下机备件去向可分为：修复、待复、机旁、报废、熔损、丢弃等。
1、修复：下机后由承修单位直接拉回进行修复。
2、待修：由各使用部门申报设备部统一管理。
3、机旁：按本管理制度有关机旁备件管理条款执行。
4、报废：下机备件报废后按公司有关规定一律交指定的回收单位回收。
5、熔损：备件在使用过程中，因直接接触高温，该备件全部熔化。
6、丢弃：在更换备件时，因拆检方式(如：气割等)造成备件无法收集(如：下落地沟等)。
八、机旁备件管理
（一）使用部门根据本部门的实际情况，健全机旁备件管理制度。
（二）机旁备件应挂货卡或备品存放牌，且做到账、物、卡一致。
（三）机旁备件必须进行动态管理，及时登录出、入库信息，并按月作好收、发、存报表。
（四）按作业区集中择点存放，由使用单位自己规划，但不能过分分散，做好定置管理。
九、备件的闲置及报废管理
（一）闲置备件是指设备已闲置或改造而造成备件长期积压并预测在正
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常情况下三年内不再使用的备件，或积压五年以上且储备量超过三年正常使用量的超储积压备件。
（二）闲置备件调拨申请
1、由使用单位计划员定期到仓储部门确认库存备件，凡符合闲置备件定义且在本部门所辖范围内无法利用的，由计划员填写《闲置备件对外调拨申请表》经使用单位主管领导审核后提出调拨申请，上报设备部。
2、设备部在专业归口部门确认的基础上，对在近三年内公司不再使用该备件的基础上，提出调拨确认意见并报设备部主管领导审批。经设备部主管领导审批同意后交供应部，由供应部进行对外销售询价。
（三）备件的报废是指备件的质量及技术性能不能满足生产要求或上机使用后将威胁设备正常运转的无使用价值的备件。
备件报废的判废标准
1、老化的橡胶件；
2、保管不当造成的性能失效而且没有修复价值的库存备件；
3、已改造、改型的原设备备件，现已不需用且又难以对外调拨的库存备件；
4、其它原因造成的经技术鉴定不能满足生产要求的库存备件。
（四）备件的报废审批
经技术鉴定待报废备件必须填写《备件报废处理申请表》（按固定资产管理制度样表执行），经技术鉴定并由所在部门领导确认、签字后，经设备部（或生产技术部）审核并统一汇总后报财务处，由财务处签署意见后报公司领导审批，经同意后方能办理出库手续。
十、考核标准
（一）使用单位申报备件及生产工具在每月20日前一次性提出下月备件请购计划，进行评审。不及时申报者，将不给于采购。设备部（或生产技术部）于每月25日前提出请购计划。供应部接到采购计划后依据备件需求时间及相关规定安排采购进度。
（二）任何使用单位不允许直接委托供应商对外加工备件，未按时上报备品备件计划、补报计划或月加急计划呈报超过2次的，一经发现考核该单位计划员员100元，单位领导100元。
（三）未执行备品备件审批制度而采购来的备品备件，视为无计划采购，
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考核申报的计划员100元，单位主管领导100元，供应部采购员200元，供应部主管领导100元。
（四）使用单位申报的备件计划，如名称、规格数量及到货日期正确无误的情况下，因供应未按期按质到货，影响生产的，考核供应部，采购员200元，供应部主管领导100元。
（五）物资处因保管不善，造成备件损坏、报废、丢失等视情节严重及造成的损失，考核库管员100元，库房主任100元。
（六）使用单位的月计划备件（非长期储备物资）在库房积存超过三个月者，对积存部分进行考核。按照同期银行贷款利率考核使用部门，具体考核人员由使用部门自行落实。
（六）需外委修复的备件，使用单位私自联系修复的，考核该作业区当事人200元，该单位领导200元。
（七）备件定置管理的考核，使用单位自订机旁备件管理制度不健全的，考核该作业区50元，单位主管领导50元。机旁备件货卡与帐物不符，摆放混乱的，视情节考核该作业区50-200元。
（八）库房备件数量超过储备定额的，以银行同期贷款利率逐月考核使用部门。具体考核人员由使用部门自行落实。
（九）具体考核事宜由人力资源部（企管部）与财务部共同落实。
十一、其他
（一）本方案经公司经理部审批后实施，修改与增删亦然。
（二）本制度的解释权属设备部。供应部、财务部共同监督实施。
（三）本制度自下发之日执行。
十二、附则
附图一：采购计划报送审批流程（设备、备件（包括工具））
附图二：采购计划报送审批流程（生产备件）
附表一：请购计划表
附表二：采购计划表
附表三：物质拆借证明
附表四：备品备件检验记录
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附表五：备件报废处理申请表
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附图一：采购计划报送审批流程（生产备件）
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附表一
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附表二
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附表三：
物资拆借证明（代请购计划）
设备部：
我部门现急需支领以下物品，，因_____________________原因，需从___________厂拆借，请给于支领，并补充计划。
拆借方：
被拆借方：
______________厂
______________厂
领导签字（公章）：
年月日
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领导签字（公章）：
年月日
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附表四：
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附表五
备件报废处理申请表
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