Office2007办公应用 安排约会

Outlook中的约会功能具有提醒功能，因此，当用户拥有繁忙的事物时，通常可以利用该功能，随时提醒自己每天的安排和计划。

在Outlook窗口中，单击【导航面板】中的【日历】按钮切换到日历窗口。在默认情况下，Outlook的日历使用“天/周/月”的视图显示方式。在视图的中间区域是一天（24小时）的时间段，如图13-48所示。

图13-48 【日历】窗格

在【日历】窗格中，单击左侧【日历】窗格下面的日期，或者单击右侧的日期，即可显示当日的时间段。然后，双击该时段或者右击约会产生的时段，并执行【新建约会】命令，如图13-49所示。

此时，在弹出的对话框中，可以输入约会的主题、地点，以及设置开始时间和结束时间，并且在下面的编辑区内输入需要记录的内容。记录完成后，单击【动作】组中的【保存并关闭】按钮，如图13-50所示。

图13-49 新建约会 图13-50 记录约会

在日历中，当选择【天】选项卡时，则在该天的上面显示当前的日期、星期和农

历日期等内容，在右侧显示当天的时段。

在【动作】组中单击【邀请会者】按钮，可以将该约会发送到赴约者的邮箱中。

第二篇：约会用餐礼仪

通信、电话、赴宴礼仪

（一）通信礼仪

在销售工作中，经常要使用信函，如利用信函约见顾客，用信件销售产品；生意成功，要向顾客写信致谢；对于顾客的责难，要写信进行解释；喜庆日子，向关系户发函祝贺等等。写好这些信函，对于销售产品，维系感情起着很重要的作用。信函不同于面对面交谈，只能通过文字来表达，顾客只能从信函的格式、内容以及文笔来了解销售人员及其产品，并做出判断。所以，销售人员一定要注意推销信函礼仪，讲究信函的写法。其基本要求是：

（1）书写要规范、整洁信函格式一般为：①称呼；②问候语；③正文；④结束语；⑤署名及发函日期。信函书写礼仪要讲究一些，信面要整齐、干净。

（2）态度要诚恳、热情 销售人员用认真、热情、负责的态度写信，才能通过字里行间，给顾客留下好印象，一篇好的推销信函，除了要传达一定的信息外，还要融进和蔼的微笑，增加感染力，给顾客精神上的快慰

（3）文字要简练、得体推销信函不同于一般公文，它要做到文情并茂，但也不能像私信那样信笔挥洒，过于冗长，不能滥用华丽词藻，否则会使顾客感到不耐烦，并有办事不实在的印象。

（4）内容要真实准确 用信函推销产品，所介绍产品的名称、规格、用途、用法、维修等，要与实际情况一致。不然顾客购买以后，就会产生一种受骗感觉，以后再也不敢买你的产品了。另外，对产品的价格、供货时间、地点、付款方式的表达，也要准确、清楚，否则就可能产生不必要的误解和争议。

（二）电话礼仪

1．电话预约的基本要领

销售人员在访问顾客之前用电话预约，是有礼貌的表现，而且，通过电话事先预约，可以使访问更加有效率。

电话预约的要领是：

（1）力求谈话简洁，抓住要点

（2）考虑到交谈对方的立场；

（3）使对方感到有被尊重、重视的感觉；

（4）没有强迫对方的意思。

成功的电话预约，不仅可以使对方对你产生好感，也便于推销工作的进一步进行。

2．打电话、接电话的基本礼仪

具体要求如下：

（1）电话的开头语直接影响顾客对你的态度、看法。通电话时要注意使用礼貌用词，如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时，姿势要端正，说话态度要和蔼，语言要清晰，既不装腔作势，也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候，也会给对方留下好印象。

（2）电话铃响两遍就接，不要拖时间。拿起听筒问“您好”。如果电话铃响过两遍后，拿起听筒要向对方说：“对不起，让您久等了”，这是礼貌的表示，可消除久等心情的不快。如果电话内容比较重要，应做好电话记录，包括单位名称、来电话人姓名、谈话内容、通话日期、时间和对方电话号码等。

（3）挂电话前的礼貌也不应忽视。挂电话前，向对方说声：“请您多多指教”、“抱歉，在百忙中打扰您”等等，会给对方留下好印象。

（4）要客气地对待听筒。接完电话后，要确定对方已经挂上电话，再轻轻放下话筒，如果在最后致意还没说完，或接到不是自己的电话，便将话筒“砰”地挂上或扔在桌上，会给对方留下极坏的印象。

（5）打、接电话时，如果对方没有离开，不要和他人谈笑，也不要用手捂住听筒与他人谈

话，如果不得已，要向对方道歉，请其稍候，或者过一会儿再与对方通电话。

（6）打电话时，应礼貌地询问：“现在说话方便吗?”，要考虑对方的时间。一般往家中打电话，以晚餐以后或体息日下午为好，往办公室打电话，以上午十点左右或下午上班以后为好，因为这些时间比较空闲，适宜谈生意。

（7）要学会配合别人谈话。我们接电话时为了表示认真听对方说话，应不断地说：“是，是”、“好，好吧”等，一定要用得恰到好处，否则会适得其反。要根据对方的身份、年龄、场合等具体情况，应付方式各异。

（8）对方要找的人不在时，不要随便传话以免不必要的麻烦，如必要，可记下其电话、姓名，以回电话。

（9）在办公室里接私人电话时，尽量缩短时间，以免影响其他人工作。

（三）赴宴礼仪

销售人员在销售工作中，难免与顾客有相互宴请等必要应酬，无论是应邀赴宴，还是招待宴请顾客，都要注意相应礼仪，体现出你的修养和风度。

1．出席宴请的礼节

销售人员如接到必须赴约的宴会邀请，应尽早答复对方，以便主人安排。

销售人员到达宴请地点后，应主动前住主人迎宾处，向主人问好，按西方习惯，可向主人赠送花束。入座之前，先了解自己的桌位、座位。如邻座是年长者或妇女，应主动为其拉开椅子，协助他们先坐下。邻座如不相识，可先作自我介绍。应热情有礼与同桌的人交谈。不应只同熟人或一两个人说话。

销售人员在致祝酒辞时，一般是主人和主宾先碰杯。身份低或年轻者与身份高年长者碰杯时，应稍欠身点头，杯沿比对方杯沿略各低则表示尊敬。在主人与主宾致祝酒辞时，应暂停进餐，停止交谈，注意倾听，不应借此机会抽烟。

销售人员应待主人招呼后、才开始进餐。进餐时要文雅，应闭嘴咀嚼，不发出响声。食物太热时，应待稍凉后再吃，切勿用嘴吹。鱼刺、骨头、菜渣不要直接外吐，可用餐巾遮口。无论是主人还是陪客均应如此。

销售人员在喝茶或者咖啡时，一般应右手拿杯把，左手端盛杯的小碟。茶几或桌上备的小勺，一般是用来放糖搅拌用的，切勿用它来喝茶或者咖啡。一般吃水果后，宴会即结束，此时，主人应向主宾示意，主宾做好离席准备，然后从座位上起立，这是让全体起立的信号。女主人邀请女主宾退席后，男宾可留下到休息厅吸烟，正式宴会，吃饭过程中不吸烟。宴会后，应有礼貌地向主人握手道谢。

2．招待的宴请礼仪

销售人员准备设宴招待顾客时，首先要从工作需要出发，不要搞得太铺张。由于各国各地区、各民族风俗人情不同，有着不同的风俗习惯，所以要尊重顾客的习惯、爱好，使宴请活动有轻松愉快的气氛。

招待顾客的时间、地点最好在宴请前与顾客商定。地点一般不宜选在顾客投宿的旅社或饭店举办。因为顾客往往会把投宿的旅社当自己的家一样看待，所以在他们所住的地方招待客人，就等于在客人家里招待他们一样，感觉别扭，一般不妥。

销售人员作为主人在客人到达前，要安排好席位以便客人来了入座。按国际上的习惯，席位安排原则为：同一桌上，席位高低以距离主人的座位远近而定，右高左低；外国习惯男女穿插安排，以女主人为主，主宾在女主人右上方，次主宾在男主人右上方；我国习惯按个人本身职务排列，以便谈话，若夫人出席，通常把女方排在一起，即主宾坐在男主人右上方，其夫人坐在女主人右上方。陪同人员要坐在末端，避免让客人坐末端。

销售人员招待客人进餐，要注意仪表，最好穿正式服装，整洁大方。要做适当化妆，显得隆重、重视、有气氛。宴会开始之前，主人应在门口迎接来宾，有时还可以有少数其他人员陪同主人列队欢迎客人，客人抵达后，宾主相互握手问候，随即由工作人员将客人引到休息厅小憩。若无休息厅，可请客人直接进入宴会厅，但不可马上落座。主宾到达后，主人应陪同他进入休息厅与其他客人会面，当主人陪同主宾进入宴会厅后，全体人员方可入座，此时，宴会即可开始。

上述赴宴礼仪的要求，较为严格规范。销售人员在一般销售宴请时，可适当灵活一些，但基本的重要的礼节要遵守，更重要的是要培养自身的礼仪习惯。