关于“第二届中国.曹妃甸临港产业国际投资贸易洽谈会高新技术成果对接洽谈会开幕式暨签约仪式”接待预案

我店将于9月15日—17日接待“第二届中国.曹妃甸临港产业国际投资贸易洽谈会高新技术成果对接洽谈会开幕式暨签约仪式会议”。此次活动由河北省科学技术厅、唐山市人民政府主办；唐山市科学技术局、省科技厅国际合作处承办；中国科学院唐山高新技术研究与转化中心、唐山市生产力促进中心协办。参会领导有国家、中国科学院、省厅及市领导（7人），其他有关企业事业单位及新闻媒体记者（约140人），此次活动高规格、高标准、高要求，市科技局要求我店高度重视，保证万无一失。为确保酒店接待圆满完成，我部将团会接待流程安排如下：

饭店内联络人：刘小楹 186xxxxxxxx 麻兰娜 186xxxxxxxx 会务组联系人：苏致峰 137xxxxxxxx 智 力 138xxxxxxxx 会务组： 316 317房间

一、市场营销部：负责与会务组及店内各部门的沟通、协调工作；预订部做好客房、餐厅、会议室的预留工作及制作水牌、指示牌4个。

二、客务部：

1、大堂经理：

（1）提前试好房间钥匙并做好迎送和问询工作，及时、热情的为客人解决问题；

（2）安排门童在参会人员抵、离店期间做好接送行李准备；

2、前台：

（1）参会人员将于9月15日全天陆续入住，将预留的43间标准双床房、5间标准大床房、4间行政大床房、4间行政套房，在房卡皮上注明房号，按照床位数做好房卡；

（2）登记证件办法按照会务组安排。

3、房务中心：

（1）撤房间所有收费物品；

（2）提前检查房间卫生，保证设施设备功能良好并方便使用，做好通风工作；

（3）房间客用浴巾、面巾、地巾要保证干净、洁白；

（4）客房温度、客用水要提前调试好。

4、总机：

所有房间一律关电话，如客人要求开电话，必须与会务组取得联系。

5、房号如下：

标准双床房（43间）：301、303、305、306、307、308、309、310、311、312、315、316、317、318、320、321、322、323、325、326、327、328、329、331、333、335、337、339、401、406、407、409、410、411、415、417、418、420、421、426、429、431、433

标准大床房（5间）:501、503、505、507、508

行政大床房（4间）：707、708、710、721

行政套房：（4间）：802、803、805、806

三、餐饮部：

1、请于9月15日上午10：00前在大堂摆好签到桌及三把椅子。

2、用餐、会议时间及形式：

（1） 会场布置：（后附图）

（2） 用餐：时间19：00

9月15日午餐圆桌工作餐，人数标准待定；

9月15日晚餐江南村自助60元/人，人数待定；

9月16日午餐江南村自助60元/人，人数待定；

9月16日晚餐多功能厅宴请，7桌+1桌主桌，120元/人，主桌15人。

（3）会议：时间下午14：00-18：00

三楼多功能厅门口摆放签到桌及四把椅子；

会场领导区桌上摆放领导桌牌、茶水、矿泉水、湿巾；

参会代表区摆放桌牌及矿泉水，洽谈区每桌摆放矿泉水6-8瓶；

贵宾室准备茶水、矿泉水、湿巾、干果；

准备15个红酒杯、三个托盘，签约仪式上用（矿泉水会务组自带）；

3、自助餐台要丰富美观，以品种多、菜量大、勤加菜为宜，保证菜品口味、菜形美观。要求菜品一餐一变化，与会人员喜欢可重上，荤素搭配体现当地特色；

4、会议期间要保证食品卫生，严防食物中毒；

5、餐厅每天保证卫生清洁，空气清新；

6、用餐时间设专人在门口接待，与会人员凭餐券进入餐厅用餐。

四、计财部：

一切费用由“苏致峰”签字转“172114”团会。

五、工程部：

2

1. 检查房间设施设备，保证房间正常使用；

2. 保证电梯的正常运行；

3. 检查各电路在会议期间不出现任何问题；

4. 保证会议期间空调温度；

5. 保证大会期间水、电、气的正常供应；

6. 安排专人负责会议期间音响设备的安装督导工作，14日下午LED设备进场。

六、保卫部：

1. 9月15日-17日预留固定35辆小轿车车位；

2. 做好车场卫生、维护车场秩序；

3. 做好防火防盗等安全、保卫工作。

※各部门有专人负责，如有突发事情，保证及时、快速办理，随时补台； ※参加此次活动的领导：科技部副司长马林英、中国科学院北京分院副院长李静、河北省科技厅副厅长郭玉明、市领导吴海英、侯志宇、辛志纯、秦少清 ※如有变更，我部将及时通知各部门；

感谢各部门的大力支持！

市场营销部

二0一一年九月十四日

3

第二篇：会议预案

一、会议名称： 会议预案

二、确定会议的规模和规格

三、确定会议的时间与会期

四、确定出席范围

五、选择会场

六、会场布置

七、拟定会议议题、议程及日程

八、拟写会议文件的准备方案

九、拟写会议用品的准备方案

十、拟写会议的后勤保障方案

十一、 会议经费预算

会议筹备方案

总负责人：

其他负责人：

督 导：

一、会务组

负 责 人

成 员：

工作内容：1、负责制作、悬挂横幅；

2、桌椅、桌牌、鲜花摆放；会场卫生；

3、保证会前会后参会人员车辆安排、会后收尾事宜；

4、挂牌仪式全程摄像、照相工作，会场音响设备的调试； 时 间：20xx年月，完成会场布置工作。 签字：

二、材料组

负 责 人：

成 员：

工作内容：1、与会人员通知；

2、会议记录；

3、负责拟定会议议程；

4、打印装置会议桌牌；

时 间：20xx年日:所有材料准备就绪。 签字：

三、礼仪、接待组

负 责 人：

成 员：

工作内容：1、礼仪接待；

2、会场水果配备及会场茶水添备。

四、后勤组

负 责 人：

成 员：

工作内容：1、负责领导客房预订；

2、根据与会人数做好用餐安排；

3、做好酒店接待。

五、用餐接待

负 责 人 ：

成 员：

工作内容：1、做好用餐前的准备工作；

2、负责与会人员的用餐接待；

3、根据安排带用餐人员入席。

六、财 务

负 责 人：

成 员：

工作内容：1、负责本次挂牌仪式的费用预算及支付；

2、保证仪式当天留有一定的保障金。

七、安保组

负 责 人：

成 员：

工作内容：1、会场安全、秩序；

2、指挥与会车俩停放。

到场嘉宾名单

月日

XXX仪式安排流程

一、会务分配及负责内容

二、会场布置所需物资：

1、 横幅 2、LED屏字幕更新 3、商会牌匾

4、 胸花 5、桌牌 6、装饰花

7、 投影仪

三、陪同人员：

四、会场会务检查：

20xx年月日，由状况；应重点检查文件材料、会场布置、主席台、音响效果、出席人员的落实等情况，查出问题及时整改。