乡镇、机关档案归档培训讲义
永宁县档案局 张自忠
一、做好乡镇、机关档案归档的重要意义
乡镇、机关档案是乡镇、机关在经济、社会各项事业发展过程中形成的具有历史查考和保存价值的真实记录，是乡镇、机关存史的重要凭据。是为领导科学决策，机关工作查考，群众生产生活服务的重要依据。乡镇、机关档案也是全县档案工作的重要组成部分。做好档案是对历史负责，事业负责，自己负责，群众负责
二、乡镇、机关综合档案分类
乡镇、机关机构设置单一，人员编制少，但作为一级党委政府和机关，麻雀虽小，五脏俱全，可以说什么都有，要想做好乡镇、机关档案工作，达到规范化管理要求，首先必须学会分类，就是把看似很乱的一堆档案资料把它按照主题类别分开，党委是党委的，政府是政府的。机关就是党务是党务的，行政是行政的。
乡镇、机关档案可分为以下几大类：文书档案、会计档案、科技档案、基建档案、重点建设项目、重大活动、重大事件档案、业务档案、特种载体实物档案。今天由于时间的关系，我们重点讲解文书档案的收集、整理归档。
乡镇、机关文书档案大体上分为5大类：
1、召开党代会、人代会、团代会、妇代会等重大会议形成的档案。
2、上级机关下发的各种文件、材料档案
3、本机关自制的各种文件材料档案
4、同级机关制发的文件材料档案
5、下级机关报送的文件材料档案
乡镇、机关文书档案分类，按照工作性质划分为：行政性文书，业务性文书。
行政性文书档案按照机构性质划分为：党委文书类、政府文书类、人大文书、下属单位文书。
业务性文书按照单位工作职能不同划分为：综合（工作计划，总结，汇报）、业务文书、台帐、报表。
党委（党务）文书档案分为：
（1）党委综合类：工作规划、计划，总结，汇报
（2）会议类：专题会议纪要、会议记录
（3）组织纪检类
（4）宣教文化类
（5）政法工作类
（6）群团工作类
（7）宗教统战类
（8）民生工作类
（9）经济工作类
（10）重点建设项目类
（11）重大活动类
（12）重要事件类
（13）基本情况统计类
人大文书档案分为
（1）会议
（2）选举
（3）调研
（4）议案办理
（4）法规条例
乡镇政府、机关（行政）档案分为：
（1）政府、机关行政综合类：工作规划、计划，总结，汇报
（2）会议类：专题会议纪要、会议记录
（3）文化宣教类
（4）经济工作类：工业交通、财贸类、农林水类、设施园艺、劳务产业、土地流转、承包、经济合同
（5）政法工作类
（6）民生类：卫生、计生、社保、医保、民政救助、残联扶持、
（7）计划生育类
（8）重点建设项目类
（9）重大活动类
（10）重要事件类
（11）基本情况统计类
但在实际工作中，党委、政府、人大都在一起工作，档案收集的时候一起收集，整理归档时一起收集整理。
统一分类为：
（1）党委（党务）综合类：工作计划，总结，汇报
（2）政府（行政）综合类：工作计划，总结，汇报
（3）人大综合类：工作计划，总结，汇报
（4）党代会、人代会、党群团代表会及其他会议类
（5）组织纪检类：党建，远程教育，纪律检查
（6）政法工作类：社会治安综合治理， 六五普法
（7）宣传文化类
（8）教育工作类
（9）群团工作类
（10）宗教统战类
（11）经济工作类：工业交通、财贸类、农林水类、设施园艺、劳务产业、土地流转、承包、经济合同
（12）民生类：卫生、计生、社保、民政救助、残联扶持、
（13）重点建设项目类
（14）重大活动类
（15）重要事件类
（16）基本情况统计类
类分清楚了，就可以开始收集了，收集那些档案，
三、乡镇、机关文书档案归档范围和保管期限
（一）乡镇、机关文书档案归档范围：
乡镇、机关、事业单位文书档案收集范围 保管期限表
一）、 本级党的代表大会、人民代表大会、政治协商会议、工会、共青团、妇代会形成的材料、
1、本级党的代表大会、人民代表大会、工会、共青团、妇联、科协代表大会，各乡镇、机关及有关各村党支部、村委会、换届选举的文件材料
（1）通知、名单、议程、报告、领导人讲话、大会发言、提（议）案及办理、选举办法、选票汇总、选举结果的报告、批复、讨论通过的文件、候选人名单、简介、候选人提名、决议、纪要、公报、主席团会议记录、简报、宣传报道等文件材料及有查考价值的照片、录象、音像资料 永久
（2）贺信、贺电、代表联名推荐表。 30年
（3）讨论未通过的文件 10年
（4）小组会议记录、 组织、宣传的计划、方案、总结等文件材料料 10年
此类材料按保管期限、会议议程先后顺序排列，由会议召开机关和配合单位双重收集归档，配合服务单位形成的材料自身按30年保存并送交一份给会议主办单位归档。
2、本级党委、人民代表大会、工会、共青团、妇联、科协常务会、办公会议的文件材料
（1）公报、决议、决定、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件材 永久
（2）讨论未通过的文件 10年
3、本机关党组（委）、行政办公、全体干部职工会议的记录、纪要、讨论通过的文件 永久
4、本机关召开的一年一次的工作会议和重要的专业会议文件材料
（1）通知、日程、名单、主持词、报告、领导人讲话、决议、决定、纪要、重要的材料 永久
（2）典型材料、代表发言、简报 30年
（3）小组会议记录、参考材料 10年
5、本机关召开的一般专业会议（月、季例会，现场会、交流会、座谈会、阶段性工作会议的文件材料
（1）纪要、通知 、总结、讲话、报告、重要的材30年
（2）经验交流、典型发言 10年
6、本机关承办的重大活动、大型展览会（例20##年举办的现代设施园艺节）的文件材料及有查考价值的照片、录象、音像资料
（1）请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单，本级领导及上级领导贺词、题词讲话等。永久
（2）代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年
（3）讨论记录，会议代表登记表 10年
7、上级直属机关召开的重要会议（市级以上）文件材料
（1）主要文件材料如：领导讲话、报告等 30年
（2） 其它文件材料 10年
（3）上级机关召开的会议通知不存档
二）、上级机关颁发的文件材料
1、直属上级机关颁发的，属于本机关主管业务的，和非直属上级机关颁发的（包括联合下发的）针对本机关主管业务并要执行的重要的（一般指方针政策性的且贯穿的时间较长的规定、规则、细则、办法等）文件材料 30年
2、直属上级机关颁发（联合下发）的属于本机关主管业务并要执行的一般文件材料（如暂行、试行的办法、规定 10年
3、其它需要执行的文件材料 （指阶段性需贯彻执行）10年
4、上级直属机关任免奖惩非本机关工作人员的文件（上级机关的人事任免、机构建立调整、领导小组、印章启用、表彰、处分 ，普发供参阅、不办的文件，一般性、事务性的（培训、工作联系、）通知、函、抄件不归档。没有本单位信息的期刊、简报、通报作资料保存，也不归档。
三）、本机关制发的文件材料
1、党和国家领导人、上级机关视察、检查本地区、本机关工作时材料及照片、录音、录像等。
（1）题词、讲话等重要文件材料 （照片、录音录象）永久
（2）接待方案、计划等 10年
2、本机关制发的（包括与其它机关联合制发的）文件材料
（1）方针、政策、规章制度，重要业务问题的文件材料，如：乡镇、机关加强农业、工业、村、镇建设方面的规划、决定
永久
（2） 一般业务性问题的 10年
（3） 事务性有参考价值的 10年
3、代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿及正稿
（1）重要的法规性的 30年
（2）其它的 10年
4、本机关各种普查工作形成的文件材料
（1）综合成果、专题成果、方案、总结、报告 永久
（2）原始记录 30年
5、本机关专题、典型的调查报告
（1）重要专题调研 永久
（2）一般的调研 10年
6、本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示、报告与本级机关的批复、批示
（1）方针政策性的、重要问题的 永久
（2）一般事务性问题或没有批复的请示 30年
7、本机关工作活动的 工作总结、报告
（1）主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的文件材料 永久
（2）半年的、季度的、一般专题的工作总结，或某项工作的年度总结 10年
8、岗位目标考核材料
（1）上级下达及本单位制发的年度以上的岗位目标、考核指标、职责任务、重点工作安排及考核材料（包括单项考核） 30年
（2）半年及以下的岗位目标、考核指标、工作安排及考核材料 10年
9、本机关工作的计划、规划及总结
（1）年度和年度以上的 永久
（2）季度、月份的 10年
10、本机关的统计报表
（1）汇总的、年度和年度以上的、专题的 永久
（2）半年及季度月份的 10年
11、本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信文件材料 永久
12、干部职务（称）任免的文件材料
（1）上级及本机关对本单位人员和直属单位负责人的任免（包括非领导职务）的文件材料 永久
（2）本机关对其所管辖范围内各单位人员的职务（称）（包括非领导职务）任免材料 30年
（3）本单位建立的临时机构，如各类领导小组 30年
（4）本单位人员兼任县级和其他单位的领导小组成员 10年
13、本机关劳动模范、先进工作者等 文件材料 （照片、录音、录象及各类奖状、证书等）
（1）省级以上的（指省委、省政府、国家及各部委表彰的） 永久
（2）受县级（含）以上表彰、奖励的 永久
（3）受县机级以下表彰、奖励的 30年
14、本机关有关人员的处分材料（包括上级主管机关及本机关的处分）
（1）影响大、问题严重的（一般指开除公职和党籍、刑民事判决） 永久
（2）除开除公职和党籍、刑民事判决以外的其他处分材料 30年
15、本机关对其管辖机关工 作人员的处分材料
（1）县纪检部门直接查处及下级上报的批复材料 永久
（2）县纪检部门一般了解，县机关、乡镇、机关查处的案件
30年
16、本机关有关山林、土地、房屋等案件的查处、工程的审计材料 永久
17、领导干部经济责任审计材料 永久
18、干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、开除、辞职、职务（称）评审聘任、落实政策、复转、抚恤、死亡等文件材料 永久
19、本机关职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 ，入党（团）转正通知 永久
20、本机关干部职工、党员名册 永久
21、本机关中党、团、工会组织形成的工作报告、总结、会议文件和团员名册等文件材料 永久
22、本机关组织沿革、大事记、年鉴 永久
23、本机关及本机关批准的有关区域变化和解决边界纠纷、征用土地 永久
24、建房用地审批材料
（1）批准单位 永久
（2）其他单位 及临时性建房用地审批材料 30年
25、人口出生证明材料 永久
26、户粮关系迁移，结婚、离婚登记材料 30年
27、本机关财产、档案材料
（1）有关资产出让的评估材料 永久
（2）一般的清产核资、资产评估及财产、物资、档案等的交接凭证 30年
28、本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 永久
29、本单位被上级机关采用的信息、期刊和本机关编辑的期刊 30年
30、本机关与国内外有关单位（个人）签订的合同、协定、协议书等文件材料
（1）有历史意义和 长远利用价值 永久
（2）重要的 30年
（3）一般的 10年
此类材料按合同时间长短，利用价值确定，涉及山林、土地、房屋（租赁除外）、人事的期限从长。
31、本机关关于出国考察、友好往来、参加会议等 外事活动形成的文件材料
（1）重大活动的主要文件 永久
（2）一般活动的审批手续、考察报告 30年
（3）其它文件材料 10年
32、本机关处理人民来信来访的文件材料
（1）有省级以上领导人重要批示和处理结果的 永久
（2）有上级机关或本机关领导人重要批示和处理结果的 永久
（3）其它的（包括 有处理结果和没有处理结果的）
30年
涉及山林、土地、房屋的转移、赠送、出让的信访，并有处理结果的，为永久，其他为30年
四）、同级机关制发
1、机关之间协商工作的往来文件材料 10年
2、同级非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 10年
五）、下级机关报送的文件材料
下级机关报送的总结、报告、统计报表
（1）年度和年度以上的总结、统计报表、名册、重大问题的专题报告 30年
（2）年度以下的总结、统计报表，名册、一般专题的报告和报送备案的文件材料 10年
（二）乡村不归档范围
总的来讲，凡是办理完毕的具有查考和保存价值的文件
都应该归档。但是也有一些档案不能归档
不归档的范围
（1）重份文件；
（2）无查考利用价值的事务件、临时性文件；
（3）未经签发的文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（定稿除外），铅印文件的多次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人签字的最后定稿除外）；
（4）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般建议或意见的人民来信；
（5）单位内部互相抄送的文件材料；
（6）本单位负责人兼任外机关职务形成的文件材料；
（7）为参考目的从各方面搜集的文件材料；
（8）参加非主管部门召开的会议带回的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料:
（9）下级机关送来的不应抄报或不必备案的文字材料；
(10)上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料；
(11)越级和非隶属机关抄送的一般的、不需办理的文件材料；
(12)外机关送来的征求意见的文件未定稿。
四、归档的原则
保证文件材料的齐全完整及时立卷
1、齐全，就是应该立卷的文件材料，要搜集齐全，不能断档，更不能断代，不能缺少某些文件材料，缺少了就不能反映一个事物的全过程，看不出事情的来龙去脉，查不出事情发生的原因和处理结果，因此也就不能从事物多方面的内在联系上，反映一个事物的全貌。
2、完整，即立卷的每一份文件应该是完整的，不可有头无尾，也不可中间缺页，更不允许按一时的政治需要，任意舍取文件的有关内容。
3、及时，档案材料边形成边收集，有些重要的现时利用的材料次年4月底前收集。
五、归档程序
移交
六、归档方法
1、收集
收集是做好档案工作最基础，最关键的工作，收集工作不及时，没有资料，存档是一句空话，归档难度加大。
1、平时要按照收、发文登记及时收集
2、月末或年底按时收集
3、次年3月前确保收集上年档案
4、收集时一定要注意方法：按类分开存放，按月或按年度归集，
2、装订
归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后。重要文件（如法律法规等）须保留历次修改稿的，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件；正文在前，附件在后。如果附件较多或者太厚不易装订时，也可各为一件；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；文件处理单应与正文共为一件；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，少数民族文字文本或外文本在后。
（1）装订前应将“件”内的各页按一定的方式对齐装订，便于利用。为维护归档文件的原貌，整理时不要求切边和贴边。
（2）装订采用钢钉形式。
3、分类
根据《永宁县文书档案整理规则实施细则》规定，乡镇、机关文书档案整理归档文件分类要求采用年度—保管期限—机构（问题）三级分类，即先将归档文件按年度分开，在年度下分保管期限，再在不同保管期限下按问题分类。其中年度、保管期限为必选项目，机构（问题）为选择项目。
4、文件排列
归档文件应在分类方法的最低一级类目内，即“三级分类法”的机构（问题）级内，以事由为主，结合时间、重要程度等因素排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列于相应的类目中。
（1）同一事由归档文件排列
同一事由归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序，形成日期在前的文件排列在前，形成日期在后的文件排列在后；或按文件的重要程度排列，重要性的、结论性的文件排列在前，其他文件排列在后。
（2）不同事由归档文件排列
①按不同事由形成时间的先后顺序排列。
②按事由的重要程度排列：将主要职能或重要活动形成的文件排在前，其他工作形成的文件排在后，或将综合性工作排在前，具体业务工作排在后。
5、装盒 编盒号
（1）档案盒应采用无酸纸制作。
（2）装盒前应首先加盖立档单位名称章子
（3）装盒应视文件的厚度选择适宜的档案盒，装盒后站立放置时不至于使文件弯曲受损。
（4）将装订、分类、排列好的文件装盒，装盒以后，按照党委、政府一级类目和保管期限排开，党委永久排永久，30年排30年，短期排短期。政府永久排永久、30年排30年，短期排短期。机关单位党务永久排永久、30年排30年、短期排短期。行政永久排永久、30年排30年、短期排短期。排开以后，分别接上年度的盒号，继续大流水往下编号。
6、文件编号
盒号编好以后，开始编盒内文件编号
归档文件应按排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置首先加盖归档章并填写相关内容。（见图一）
（1）室编件号
室编件号的编制应在同一年度、同一保管期限、同一机构（问题）内，按年度从“1”开始逐件编流水号。如：党委（党组）永久从1.2.3….n，30年从1.2.3….n。短期从1.2.3….n。政府（行政）永久从1.2.3….n，30年从1.2.3….n。短期从1.2.3….n。
（2）馆编件号
馆编件号主要出于馆室衔接的需要。如果进馆前某一个或几个类目的档案调整比较大，可以只将这些类目的件号、目录进行调整，其他的不动。重编的件定为“馆编件号”。
（3）填写归档章
按规定归档章必填的项目包括全宗号、年度、保管期限和室编件号、盒号、页数。
①全宗号：档案馆给立档单位的代号。新组建的单位或暂未列入档案馆接收计划的单位，可暂不填写，留待同级档案馆给定全宗号后再行填写。
②年度：填写此项时，一律采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示。如20##年、20##年，属于那一年的档案填那一年。
③保管期限：填写保管期限为永久、30、10年。
④件号：室编件号，即归档文件的排列顺序号。
⑤盒号：即档案盒排列的顺序号。
⑥页数：即单位文件总页数。计算页数时以文件中有图文的页面为一页，空白页不计；大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前的页面数计算页数；来文与复文、正本与定稿、原件与复制件等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。收文处理单也要计算页数。
（4）填写方法
填写方法：填写归档章项目时，应使用符合档案保护要求的字迹材料。即碳素墨水或兰黑墨水。
7、填写案卷盒脊。盒脊设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“—”号连接。盒号即盒排列的顺序号。
8、填写备考表（见图）。
备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、起止件号、整理人、检查人和日期。
9、编写文件目录
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。文件目录包括全总号、年度、保管期限、盒号、室编件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数和备注项。
现在一般不手工填写，电子著录后直接打印出来。
（1）编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。
（2）归档文件目录设置全总号、室编件号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、页数和备注项。
①件号：在机关档案部门整理归档时编制的目录中，件号是指室编件号。
②责任者：制发文件的组织。责任者可以是一个机关或机关内部的一个机构，也可以是几个机关。填写此项时一般应使用全称或通用的简称，不能使用“本部、本局、本乡镇、机关”等含义不明的简称。联合发文时一般应将所有责任者照实抄录，责任者多时可适当省略。但立档单位是责任者的必须抄录。
③文号：文件的发文字号。填写时照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文件之一”等文件顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。
④题名：文件标题。文件一般只有一个题名（正题名），填写目录题名时应照实抄录。有的文件还有副题名或并列题名。在正题名能够反映文件内容时，副题名一般不抄录，反之则一并抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文件没有题名，或题名含义不清，要根据文件内容重新拟写或补充题名，并将新拟或补充题名加“[ ]”号填写在目录中。在正件与附件作为1件时，如果正件题名不能反映附件内容，可在正件题名后抄录附件题名并加（ ）。
⑤日期：文件的形成日期（文件的落款时间）。具体填写日期项时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，为避免日期项占用的列宽过长，影响其他项目的填写，可将表示月、日的数字回行填写，即填写为两行，如：20010107。
⑥页数：页数项填写一件文件的总页数。
⑦备注：注释文件需说明的情况。
（3）归档文件目录的格式。目录用纸幅面尺寸采用国际标准A4型（长×宽为297mm×210mm）。归档文件目录一律打印，一式三套（见图二）。
（4）归档文件目录应按年度和保管期限单独装订成册并编制封面。
（5）归档文件目录封面的格式：目录封面设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项。其中全宗名称栏为使用全称或规范化简称填写立档单位的名称。封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型（见图三）。目录用纸应选用质地优良，耐磨损的纸张
10、上架
上架要按照年度、保管期限分开，注意不能将年度混淆。
11、移交
将单位保管到期档案或单位保管条件达不到保管要求的档案及时向乡镇、机关综合档案室或县档案馆移交
七、特种载体档案的整理
（一）收集：首先要强调的是收集，要尽可能的把一些有价值的实物、照片、录音录象、光盘、各类证书等收集齐全，这些档案相比纸质档案更加直观，印证历史的作用比较明显。
特种载体档案归档范围很广的，我们应该要有档案意识，每一件物品都是历史的记证，都有一定的保存价值，所以都要尽可能的把这些收集归档，改变过去只重视纸质文件不重视照片、录音录象、证书等特种载体档案的现象。
（二）照片档案的整理
照片档案的整理关键之处是文字说明的编写，没有文字说明的照片相对来说其价值也少了许多。
文字说明六要素：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等。
传统整理照片：芯页以30张为宜，粘四角，卷内目录以自然张或一组为单元填写。每组照片必须有总说明。要有卷内目录和备考表，装订成卷。
新式整理方法：每组照片的文字总说明可集中写在首页处，写清照片张号；也可写在每组照片之前，二种方法都可。
数码照片档案整理。现在基本都是数码照片，工作结束之后，一是要及时将照片拷贝到计算机，并进行照片编目和文字说明。二是将主要的照片及时冲洗进行保存。
（三）录音录像档案整理
一个单位可流水编号，用图书标签粘贴就可。
（四）证书等实物编号整理
一般可以根据数量多少来分类编号。可分证书、锦旗、奖杯等实物种类分别编号。编号写在图书标签上，图书标签粘贴在证书等实物上；题词、书画、锦旗等可以卷放，证书等可放到实物档案盒中；奖杯可单独存放。