行政前台工作流程

前台

直接上司：总务（行政）主管

主要工作：做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。

岗位职责：（具体工作）

（1）转接总机电话，收发传真、信件和报刊；

（2）接待来访客人，并通报相关部门；

（3）管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材；

（4）打印、复印文件和管理各种表格文件；

（5）承办员工考勤和外出登记；

（6）安排约会、会议室及差旅预定；

（7）保管各种手续、手册；

（8）更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式；

（9）协助组织公司活动。

行政前台日常事务

一.保证前台电子设备的正常使用

前台有电脑、电话、传真等电子设备，若设备发生故障可以先找网络管理员检查，若无法维修，可通过其他渠道直至问题解决。 2.及时更新和发布员工内部通讯录不管是否有新进或离职员工，都应在每月初统计公司所有人员信息， 并以邮件形式向全体员工发布新的内部通讯录。 4.公司钥匙管理前台备有会议室钥匙、办公室备用钥匙，前台应妥善保管以备使用，做好钥匙统计工作，在员工办理离职时做好钥匙收回、交接工作。 5、名片的制作与申请、缴纳话费、出差人员机票、车票预定 6、公司内部上传下达通知工作

二.办公用品的盘库、购买、领用、结算

1、每季度末对库存办公用品进行盘点，制作办公用品库存统计表提交行政经理，若有用品数量不足或领用完，及时上报，进行补充 2、每月25-28日通知各部门

提交下月所需办公用品清单，统计出购买清单后报行政经理审批，批准后联系购买送货。确认收据或#5@p无误后，填支款单签字后到财务领取。

3、员工领用所需办公用品进行登记并给予发放

方案1：

（一）环境卫生的保持和检查

工作流程：1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；

2、保持办公区空气清新，定期在每周五下班前五分钟喷洒除虫药物或除臭剂；

3、及时向行政主管领用垃圾桶、卫生用纸等用品，填写《消耗品领用登记》， 保障公司后勤配备；

4、每天早上9：10整理当日的报纸归纳至总经理室报夹，将更换下来的报刊统 一放置，每两个月以废品处理，所得费用交由行政主管记入《备用金流水帐簿》中上缴财务。

注意事项：1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；

2、及时补给卫生用纸等后勤配备；

3、报刊整理整洁有序，废旧报刊处理及时。

相关记录：《消耗品领用登记》——行政主管

《备用金流水帐簿》——行政主管

（二）接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。若来访者未预约或是初

次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；

4、准备招待茶水饮料；

5、通知相关工作人员有人来访；

6、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；

7、客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

8、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户 来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；

9、及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回 复；

10、及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政主管归档。

注意事项：1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；

2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档； 3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台

（三）电话的接听和记录

工作流程：1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语； 2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立 即挂断电话；

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的

目的。

7、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认 对方接收信息正确无误。

9、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时 间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员； 3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通 知流程”）；

相关记录：《来电记录表》——前台

（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸张；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、 图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时填写《设备报修单》并联络办 公设施维护人员进行检查维修；（详见“固定资产的报修与报废流程”）； 4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业 人员进行维修；

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应申报行政主管 同意付费再使用；

5、节约资源，爱惜纸张；

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录： 《设备报修单》——前台

（五）收发《工作汇报表》

工作流程：1、每月1日分发《工作汇报表》；

2、每月30/31日收集《工作汇报表》，检查填写是否正确，并交由行政主管审核； 3、行政主管审核后交总经理查阅签字，并将总经理签字的《工作汇报表》连同

考勤统计一并交财务造工资表；

4、最后《工作汇报表》返行政主管归档。

注意事项：1、每月1日发，30/31日收回，检查后并交行政主管审核；

2、行政主管交总经理查阅签字，和考勤统计一起作为造工资依据交财务；工资 表完成后将《工作汇报表》返行政主管归档。

相关记录：《工作汇报表》——前台

（六）人员外出登记（前台提醒督促）

工作流程：1、所有外出人员需提前电话联系对方，让对方做好准备；

2、外出前在《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、事由等； 3、回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况；

4、特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；

5、前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与 考勤统计核对。

注意事项：1、外出前的准备并与对方联系；

2、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况； 3、前台人员负责提醒并督促完成，并做出统计。

4、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。

相关记录：《外出人员登记表》——前台

（八）文件的收发

A、纸质文件的收发

工作流程：1、前台收/发文件应及时在《收文明细》/《发文明细》中登记文件收/发文件的

时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字； 3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。 6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案 管理员归档。

注意事项：1、详细填写《收文明细》/《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人

签字，以便公司能查阅每一份收/发文件的具体内容； 2、及时转交给相关人员；

3、按项目分类交档案管理员归档。

相关记录：《收文明细》——前台

《发文明细》——前台 《文件外送单》——前台

B、电子文件的收发

工作流程：1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个

“收”/“发”的文件夹，然后在“收”/“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹；

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》/《发

文明细》中记录，收/发方式在备注中注明；

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

注意事项：1、了解所收/发文件内容，按收/发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；

2、及时将收/发文件转给相关负责人，并确认是否收到；

3、按时将每天收/发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目 文件夹中。

方案2：

一、 环境卫生的打扫以及保持：

1) 上班前打扫前台，接待室，会议室，办公区域卫生（包括地面、桌椅、茶几、沙发卫生） 2) 每天并要定时检查如有地面或者桌子不干净请及时清理，定期检查垃圾框，及时更换垃

圾袋。

三、 接待客户来访：

1) 客户来访起身迎接打招呼，询问来访事由。

2) 告知客户填写《客户来访登记表》，并指导客户填写，弄清楚来访者身份以及意图。 3) 将客户待到接待区域休息，准备一次性纸杯，到饮水机接水，用双手将水杯放在客户前方。告知客户：“请您稍等，我去通知***” 4) 通知相关人员有人来访：

5) 每隔15分钟添水，客户告辞时起身道别。

6) 客人离开后两分钟内清理水杯，茶几卫生，保持接待区域卫生。把客户填写的客户来访统计放在对应的文件夹中存档，月底统计。

7) 如需公司提供午餐的向部门负责人请示（来访人找哪个部门的负责人）由吴总签字才可安排订餐。

8) 每月月底统计本月所有来访信息在Excel表汇总，下月一号汇总完成。

四、电话的接听和记录：

1) 电话响起三声内拿起话筒，如有特殊情况超过三声要主动道歉。

2) 主动向对方介绍：“您好，我是北京财富通医药科技开发有限公司，我是前台。” 3) 问清来电意图，如需转接直接按R键＋分机号进行转接。（如遇到找总经理的不要告诉对方总经理的联系方式）或者直接转给郑助理R+815

4) 如果对方找的人不在座位上，要问清对方的联系方式，姓名，来电目的。并记录在便签上，电话结束后告知同事。

5) 结束语：“感谢您对北京财富通医药科技开发有限公司工作的支持，祝您生活愉快，再见。”由对方先挂断在放下话筒。

六、办公用品的出入库管理：

1) 填写办公用品领用表。

2) 到财务室文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。

3) 让领取人确认物品，签字。

4) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。

七、日常公司订水以及统计

1) 每次订水一般情况一次性定2——4桶，再睡只剩一桶的时候即使给水站打电话送水 2) 每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。

3) 简历表格题目—年—月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量。品名，即使备档。

4) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。

八、日常文件的打印以及复印设备的使用管理，收发传真管理：

1) 每天早上上班前打开复印机，并且检查A4纸使用情况（没有即使添加） 2) 复印时重要文件使用空白A4纸，表格周报之类的可以用二次纸打印。 3) 收发传真时要及时登记。

十、收发快件，邮件，信件，包裹：

收快递：

1) 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。 2) 定时发放：可以再下午下班前统一发放。

发快递

1) 所有的快递统一由前台与快递公司联系

2) 需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单。快递信封。 3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。 4) 联系快递公司过来取件。 5) 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司会计提供费用。 6) 及时做好收发快件的登记工作。

第二篇：行政前台文员试用期工作总结

我于 20××年x月x日进入公司成为试用员工，作为一个刚刚步入社会的应届毕业生，这里的一切对我来说都很陌生。如今时间已经过去两个多月，在这短短的两个多月的时间内，我慢慢地适应着个公司的文化与氛围，努力地要在这样的环境中学习和发展，在主管和同事们地关心和指导下，我学到了不少东西，各方面也取得了一定的进步，现将我该期间的工作情况作如下总结：

在这段时间内，我先后在人力资源部和测试部担任行政前台和软件测试员的职位：

初到公司，我担任公司的行政前台一职，我仔细阅读了关于公司的员工管理手册，并参加公司了对新员工的培训，学习了公司的企业文化及整个公司在经营中的一些人员配置和岗位要求，员工工作中要注意的礼仪规范及工作流程。通过这些资料和培训，我对公司有了一定的了解，同时也了解了作为公司员工应该要有的工作规范。

在担任公司的行政前台的岗位期间，从复印、扫描、传真到发放

报刊杂志、传递文件，以及对领用情况进行备案，包括一些来访人员的接待工作??每一项工作的完成都是对责任心和工作能力的考验。

办公用品的领用登记。资产管理是我之前实习的时候就有接触过的工作，保证好每个人领用物品的准确登记，及时上报及申购库存所缺物品，保证仓库物品的整齐明确是十分重要的。

这段期间，我负责公司每一天内部和外部的邮件传递及汇总，把各个部门的信件准时准确的送到，并且归档存放，以便需要时能够及时调出资料，以及向财务报销各类费用。

负责员工的考勤，及时归纳员工的出勤状态，提供考勤报表。依据人力资源经理提供的面试信息，通知人员面试以及后续的接待工作等等。 行政前台的工作和很繁琐，分析性思维很重要，经常需要对自己的工作进行轻重缓急的判断我觉自己在这方便做的还有所不足，在人力部门的工作中我一直严格要求自己，认真及时做好领导布置的每一项任务，不懂的问题虚心向同事学习请教，不断提高自己，希望自己能尽早在自己的岗位上独当一面，为公司作出贡献。当然初入职场，难免出现一些小差错需要领导指正但前事之鉴，后事之师，这些

经历也让我不断成熟，在处理各种问题时考虑的更加全面杜绝类似错误的发生。在此，我要特地感谢人力资源部门的领导和同事对我的入职指引和帮助，感谢她们对我工作中出现的失误的提醒和指正。

之后我内部移转到测试部门，担任软件测试员一职，测试部门的工作是我之前没有接触过的，和我的专业知识相差也很大，但是部门领导和同事的耐心指导，使我在较短的时间内适应了软件测试的工作环境和操作流程。

总结软件测试的最主要工作就是寻找和描述手机功能的缺陷，大体可以概括为：准确、简洁、完整、规范。

描述要点时标题需要明确指明错误要点；操作过程描述出测试的整个过程，包括工作环境，测试机器的运行条件，尽量多的提供一些相关的信息；还要相应的写明实际的运行结果和预期期望实现的结果。最后总结测试报告及评估模式要点：标题、版本号、测试人员、统计数据、概率性、及个人对此次版本测试的评估等。

此外有些问题会与软件工程师所设计的版本有差距，甚至是一些小问题，这时候更应该发挥沟通能力，善于表达观点，表明软件缺陷

为何必须修复，并通过实际演示求证观点。软件缺陷一定要尽可能的在内部解决，这对节约成本、提高产品知名度都大有裨益。

在这测试过程中，尽量做到“80-20”原则，在分析、设计、实现阶段的复审和测试工作能够发现和避免 80的 Bug，而系统测试又能找出其余 Bug 中的80，最后的 5的 Bug 可能只有在用户的大范围、长时间使用后才会暴露出来。因为测试只能够保证尽可能多地发现错误，无法保证能够发现所有的错误。这就需要每个人带着责任心和耐心去寻找缺陷。

在这两个月的工作中，公司给了我很多机会学习和发展，人的生活方式有两种，第一种方式是像草一样活着，尽管活着，每年还在成长，但是毕竟是一棵草，吸收雨露阳光，但是长不大，人们可以踩过你，但是人们不会因为你的痛苦，而他产生痛苦，人们不会因为你被踩，而来怜悯你，因为人们本身就没有看到你，所以每一个人都应该像树一样的成长，即使我们现在什么都不是，但是只要你有树的种子，即使你被踩到泥土中间，你依然能够吸收泥土的养分，自己成长起来，当你长成参天大树以后，遥远的地方，人们就能看到你，走人一片绿色，活着是美丽的风景，死了依然是栋梁之才，活着死了都有用，这

是我们每一个人做人的标准和成长的标准。

在这两个月的工作中，我体会到有一个和谐，共进的团队是非常重要的，有一个积极向上的公司和领导是员工前进的动力，公司给我这样的机会，我就要珍惜并为公司的发展竭尽全力。在此我提出转正申请，希望自己能成为公司的正式员工，恳请领导予以批准，谢谢！