电子邮件使用规范
一、邮件文本及格式规范
1．邮件内容
一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。
2．邮件字体
① 全文统一。
② 字体大小在10-12号，不宜过大或过小，选用宋体字。
③ 字体为正体
④ 字体颜色为黑色，个别重点处可加黑或显著的颜色。
3．邮件附件
如邮件中含有附件，应在邮件内容中说明。
4．邮件信纸
使或公司统一的信纸格式，如无，则不使用信纸。
5．个人签名
① 个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式（电话分机、传真、e-mail）等
② 如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。
二、邮件语言文字规范
1．语言表述清楚、简练，不能有岐义。
2．规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。
3．段落分明、清晰。
三、邮件发送规范
1．邮件主题
① 邮件必须写明主题。
② 主题要明确清楚，文字尽量简练，让收件人了解邮件所说为何，不能有岐义。
2．邮件发送
① 邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员。 ② 明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员。
③ 转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容。 ④ 连续回复，转发邮件，要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误。 ⑤ 邮件发送前，检查一遍，确认无误后再发送。
3．邮件群发
① 邮件群发只适合于全员公告、通知等事项，除此类邮件外不群发。
② 回复群发邮件时，只需回复给发件人或少数几人，不要群发回复。
4．邮件优先级
① 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级。
② 不要频繁使用邮件高优先级。
四、其他注意事项
1．不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。
2．工作时间勿发与工作内容无关的邮件。
3．邮件只是从多沟通方式的一种，日常的沟通不要完全依赖邮件。
4．邮件附件的总容量应尽可能少于5M，如附件较大，应压缩后发送。
第二篇：电子邮件使用规范
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KSC电子邮件使用规范
一、 关于邮件主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样 可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的；
2．标题要简短，不宜冗长。
3. 标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”；
4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理；
5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼；
6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。
二、收件人、群组
1、在无法确定对方邮件地址的时候，电话确认是最好的途径
2、发送邮件前，一定要确认收件人的地址是否正确！
由于存在重名的情况，必须确认收件人 如：***\KSC\CNKC 中间的红色部分（公司名）是否正确。如不正确，请点击[收件人]按钮，打开CNKC通讯簿进行搜索，确定后选取。
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3、禁止非工作类邮件使用公司群组发送。
(特别对婚宴之类的邀请邮件，请勿用公司内部群组 如：ksc_office 进行群发 如需要邮件提醒大家，请有针对性的发送。）
三、关于称呼与问候
1．恰当地称呼收件者，拿捏尺度
1.1 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。
1.2 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x科长”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、 “某小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。
2．Email开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards， 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。
俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
四、有关电子邮件礼仪
1. Email正文要简明扼要，行文通顺
Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难
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懂的语句。
2. 注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。
尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。
3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。
如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。
4. 一次邮件交待完整信息
最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开。 在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。
6. 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提 示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。
7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述
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对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会赞扬你的体贴。
8. 避免使用^_^之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻，慎用！只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。
五、附件
1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件；
2. 附件文件应按有意义的名字命名，附加文件后应确认文件名是否是乱码，避免发送BOOK1.exl之类的附件。
3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时；
4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用；
6. 如果附件过大（不宜超过8MB），如果超出请压缩或分割成几个文件分别发送；
7. 选择便于阅读的字号和字体。
中文常用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。
不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对商务邮件。
六、结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。
1.签名信息不宜过多
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电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。
引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。
2.不要只用一个签名档
对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。
3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
七、邮件回复
1. 及时回复Email
收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是不可少的，这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。
对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在特定时间处理，但一般不要超过24小时。
如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说“收到了”，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复。不要让对方苦苦等待，记住：及时做出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该打开不在办公室代理，提示发件人，以免影响工作。
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2. 进行针对性回复
当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。
3. 回复最好不要少于10个字
对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。
4. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼
如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话 沟通等其它方式进行交流后再做判断。
电子邮件有时并不是最好的交流方式。 对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。 此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。
5．要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体）
如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了。
如果你对发件人提出的要求做出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。
如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。
点击“回复全部”前，要三思而行！
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6. 主动控制邮件的来往
为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。
八、正确使用发送，抄送，密送
要区分To和CC还有BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）
1．To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。
2．而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然如果CC的人有建议，当然可以回Email。
3．而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个可能用在非常的场合。
4．TO，CC中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!
5．只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源。
6．转发邮件要突出信息。
九、注意事项
1．在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息；
2．转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员，或者未经授权的接收人；
3．如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息；
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4．不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑；
5．对外重要文件必须经业务主管认可后转为PDF文件，或由高阶主管亲自发送；
6．所有的电子邮件应自我后检查确认无误后才发出。
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