XXXXXXX中心工作邮件使用规范

（征求意见稿）

      为保证沟通质量，方便邮件查找和提高工作效率、提升工作质量，加强工作规范性管理，特制定工作邮件的规范性使用要求。

1.     请使用Foxmail或公司网页站作为本地邮件客户端收发邮件，请设置收发邮件的姓名为自己真实姓名；

2.     请每月至少一次清理邮箱，保证邮箱一直处于正常可接收状态；

3.     请及时查收邮件，正常上班时间请保证接收邮件的时间误差小于20分钟（可设置邮件客户端软件自动收取邮件）；

4.     请保证自己的电脑时钟设置正常，请正确设置年/月/日/时/分及时区，不得擅自将日期调前或调后，否则会影响邮件备案及日后查找的准确性；

5.     请将邮件签名设置为自己的电子名片，内容必须包括姓名、公司、部门、内线、外线、等联系信息，以便收件人及时与你联系。

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XXXXXXXXX股份有限公司

地址：成都市XX路99号　邮编：610000

XX部/XX管理中心/XXX

内线：6666　外线：888888888

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6.     请规范书写邮件标题，标题要求简明扼要的前提下，明确说明邮件目的和内容，以便分类查阅及日后查找；

例：［请批示］部门-事件-发件人姓名-日期
［请审阅］支持服务组-事件-发件人姓名-日期
［请回复］部门-事件-发件人姓名-日期

［请复核］部门-事件-发件人姓名-日期

［请核查］部门-事件-发件人姓名-日期

［请参考］部门-事件-发件人姓名-日期
［请协调］部门-事件-发件人姓名-日期

A、       与部门内部间同事沟通的邮件主题格式为

［请复核］小组-事件-发件人姓名-年月日

例：［请复核］XXXX服务组-20##年10月XX省区XXX-张三-20151110

B、       与其他部门工作上的沟通邮件主题格式为：

［请复核］部门-事件-发件人姓名-年月日

例：［请核对］XXXXXX管理中心-20##年10月XXXXX明细-张三-20151110

7.     邮件正文的书写，正文为邮件不可或缺的一部分，即使使用附件内容的，也应根据附件内容简述汇报的内容，对于需要特定人员配合执行或数据异常的文字描述采用加粗标红的格式。邮件正文的组成分为以下几个部分：

A.   称呼：称呼是写信人对收件人的称呼用语。  第一行顶格书写，使用姓氏+职位为称呼，称呼后用逗号间隔敬语。

  例如： X总，您好： 如果为群发收件人可直接称呼为 Dear all：等 。

B.      正文内容：位置在称呼语下面隔一行，是信的核心部分。因此要求正文层次分明、简单易懂每段文字第一行的第一个文字向右缩两个汉字，每段第二行从左面顶格写起。正文内容以列表的形式概述工作汇报的内容，默认文字格式， 每项内容后换行空两格的书写。

a)     对于工作汇报类邮件：

首先，表明工作是否完成，已完成的简单描述完成情况。

其次，未完成的描述执行进度，未执行的描述为何未执行，需要特定人配合执行的需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

b)     对于数据汇报类邮件：

首先，简述数据的内容并辅以简要的分析。

其次，针对数据异常的部分，需使用红色字体加粗等重点标注的形式书写。

C.   结束语：结束语在正文之后，空一行另起一段书写，以表尊重。

D.   附件：

a)        信件如果有附件，可在邮件内容书写完毕后空一行注明，以注字加冒号起“附件一、附件二……”依序列出附件内容，并在文字底下加横线，以引起收信人的注意，使收信人便于在读信之前就可了解信中的主要内容。

b)       附件文件同样应该按照“小组-事件-发件人姓名-年月日”或“部门-事件-发件人姓名-年月日”的公式来进行命名，以方便收件人通过文件名来了解附件内容，同时，便于收件人对附件进行分类下载与保存。

E.    署名：邮件的结尾空一行顶格标注发件姓名或邮件签名。

8.     邮件地址栏的填写：请注意邮件发送的范围，邮件发送对象应为事件的直接关系人，如需抄送则抄送对象应为上级分管负责人及相关工作负责人。

a)    收件人：邮件的接收人，并对该邮件做回复、指示

b)   抄送：将邮件同时发送给收件人以外的人，发件人所写的邮件抄送一份给别人，收到的人可回也可不回邮件。

9.     多人协作的事情，记得回复（转发）邮件的时候，选择带原文回复，让收件人清楚整件事情的来龙去脉。

10.  请注意对工作邮件的及时反馈，要养成在快速有效处理邮件的良好工作习惯，按邮件重要程度进行“立即处理并回复/阅读并回复处理意见/阅读并反馈等待处理/阅读并转发”等操作；

11.  请注意工作邮件的保密，严格禁止将工作邮件及其他工作文档泄露给公司外部人员及公司内部无关人员，对需要特别保密的邮件请在标题或正文中提出保密要求；

12.  请注意保证邮件沟通的有效性，重要/紧急邮件发出后请使用电话或其他即时方式通知收件人查收并跟进处理结果；

13.  工作交流请使用公司邮箱，不得使用其他免费邮箱。

14.  日常工作的流程传递及文档传递必须使用邮件形式，以便备案查询。

15.  邮件中请注意礼节，尤其是对外邮件中请注意商务礼节，要善于使用尊称、敬语。对部门以外的交流邮件均需抄送上级分管领导。

 

第二篇：工作邮件使用规范

中美宏凯星网络科技有限公司工作邮件使用规范

为保证沟通质量，避免误会，加强制度管理，特对大家提出如下工作邮件的使用要求： 1.请使用Foxmail或OutLook作为本地邮件客户端收发邮件，请设置收发邮件的姓名为自己真实姓名；

2.所有工作邮件请保留备份，不得随意删除； 3.请设置邮件服务器端为“接收后自动删除服务器端邮件”，保证邮箱一直处于正常接收状态；

4.请及时查收邮件，正常上班时间请保证接收邮件的时间误差小于20分钟（可设置邮件客户端软件自动收取邮件）；

5.请保证自己的电脑时钟设置正常，非必要情况下请正确设置年/月/日/时/分及时区，不得擅自将日期调前或调后，否则会影响邮件备案及日后查找的准确性；

6.请将邮件签名设置为自己的电子名片，内容必须包括姓名、公司、部门、职务、座机、手机、邮件、MSN等联系信息；

7.请规范书写邮件标题，标题要求简明扼要的前提下明确说明邮件目的和内容，例如：“关于×××的通知/征询意见/正式文档”等，以便分类查阅及日后查找；

8.请规范书写邮件正文，无论邮件是否有附件，都需要在正文中概述撰写相应的内容，以便节约阅读时间。正文中需要明确表达的内容包括：目的（希望接收人做什么或分别做什么？）、时效（在什么时间或多少时间之内？）、反馈需求（需要接收人回复什么？）、事件的基本描述等，明确表达，避免误解；

9.请注意邮件发送的范围，邮件发送对象应为事件的直接关系人，如需抄送则抄送对象应为上级分管负责人及相关工作负责人，严禁全公司群发行为及其他无关群发行为；

10.请注意对工作邮件的及时反馈，要养成在快速有效处理邮件的良好工作习惯，按邮件重要程度进行“立即处理并回复/阅读并回复处理意见/阅读并反馈等待处理/阅读并转发”等操作；

11.请注意工作邮件的保密，严格禁止将工作邮件及其他工作文档泄露给公司外部人员及公司内部无关人员，对需要特别保密的邮件请在标题或正文中提出保密要求；

12.请注意保证邮件沟通的有效性，重要/紧急邮件发出后请使用电话或其他即时方式通知收件人查收并跟进处理结果；

13.公司内外工作交流请使用公司邮箱（暂无公司邮箱时可使用个人邮箱，待公司为大家开通统一的公司邮箱），不得使用其他免费邮箱。

14.日常工作的流程传递及文档传递必须使用邮件形式，以便备案查询。 15.邮件中请注意礼节，尤其是对外邮件中请注意商务礼节，要善于使用尊称、敬语。对公司以外的交流邮件原则上均需抄送上级分管领导。

公司邮箱地址：

邮件账号：

本人姓名第一个汉字拼音全拼+后面汉字拼音首字母，例如：邹慧琳对应“zouhl“ @cuaks.com

使用本人完整邮件账号登录前述网址。登录后请立即修改个人密码，并设置本地邮件收发。 初始密码：123456

邮件签名模板如下：