人事档案管理制度范例

一、人事档案管理制度范例

第一条 人事档案的内容。

员工人事档案是关于员工个人及有关方面历史情况的材料。其内容主要包括：

（1）记载和叙述员工本人经历、基本情况、成长历史及思想发展变化进程的履历和自传材料。

（2）员工以往工作或学习单位对员工本人优缺点进行的鉴别和评价，对其学历、专长、业务及有关能力的评定和考核材料。

（3）对员工的有关历史问题进行审查、甄别与复查的人事材料。

（4）记录关于员工在所工作或学习单位内加入党派组织的材料。

（5）记载员工违反组织纪律或触犯国家法律而受到处分及受到各级各类表彰、奖励的人事材料。

第二条 人事档案保密规定。

公司人事部对接收员工原单位转递而来的人事档案材料内容，一概不得加以删除或销毁，并且必须严格保密，不得擅自向外扩散。

第三条 员工个人情况变更规定。

（1）员工进入公司后，由员工本人填写“员工登记表”，其内容包括员工姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面目、文化程度、婚姻状况、家庭住址、联系电话、家庭情况、个人兴趣爱好、学历、工作经历、特长及专业技能、奖惩记录等项目。

（2）项目内容如有变化，员工应以书面方式及时准确地向人事部报告，以便使员工个人档案内有关记录得以相应更正，确保人事部掌握正确无误的资料。

第四条 员工人事档案的使用。

员工人事档案为公司管理的决策部门提供各种人事方面的基本数据，并为人事统计分析提供资料。公司人事决策人员可以通过对有效数据的分析，了解公司人员结构的变动情况，为制订公司人力资源发展规划提供依据。公司要认真做好员工档案材料的收集、鉴别、整理、保管和利用，充分发挥员工档案材料的作用，为公司人力资源的规范化管理奠定扎实的基础。

二、员工人事档案管理规定范例

第一章 总 则

第一条 人事档案工作是人力资源管理工作的重要基础工作之一，是档案工作的重要组成部分。人事档案是员工个人经历和社会实践的记录，是全面地考察、了解和正确选拔、用人的重要依据。

第二条 员工人事档案由人力资源部集中保管，其任务是：收集、保管、鉴别、整理员工人事档案材料，办理档案的查询、借用和转递，建立科学的档案检索工具。调查研究档案

工作情况，逐步实现人事档案管理的科学化和现代化。

第三条 贯彻执行国家关于员工人事档案工作的法令、政策和规定，结合我公司的实际情况制订员工人事档案工作的规章制度，并负责组织、监督、指导和检查执行情况。

第四条 严格执行员工人事档案使用借阅规定，严格执行保密制度，同时确保档案的安全。

第二章 人事档案归档范围和要求

第五条 归档范围。

（1）在人力资源工作中形成的履历表、简历表、自传和属于自传性质的材料。

（2）鉴定、考核、考察工作中形成的有关材料，民主评议干部的综合材料，组织审定的考察材料等。

（3）审计工作中涉及个人的有关处分材料。

（4）成人教育（大中专）、党校、学生（学员）登记表、考生登记表、学习成绩表、毕业生登记表、鉴定表、授予学位的材料、学历证明书、学习鉴定、博士后研究人员工作期满登记表等材料。

（5）评聘专业技术职称工作中形成的有关材料：专业技术职称任职资格申报表、聘任专业技术职务审批表及考核材料等。

（6）政审工作中形成的材料，如调查报告、审查报告、上级批复、本人对结论的意见、检查交代或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据材料；甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的主要依据材料。

（7）更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党（团）时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料；个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料，上级批复等材料。

（8）党、团组织建设工作中形成的有关材料。

①中国共 产 党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表；民主评议党员中认定不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要事实的依据材料；取消预备党员资格的组织意见，退党材料。

②中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料。

③加入民主党派的有关材料。

（9）表彰奖励活动中形成的有关材料： 劳动模范、先进工作者、优秀党务工作者、优秀党员、优秀团员等审批表，立功、嘉奖、通报表扬等以及在其他工作中形成的表彰材料。

（10）纪律检查、监察、法律部门和行政管理部门工作中形成的有关材料：处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查）报告，本人检查、交待、对处分决定的意见；撤消处分的有关材料；法院判决书；复查甄别报告，决定（结论）、上级批复等。

（11）任免、调动、军队干部转业安置工作中形成的有关材料：任免审批表；考察材料；军队转业干部审批表；授予（晋升）军（警）衔审批表；转业鉴定；定职、定级材料；离退休审批表等材料。

（12）考试录用等形成的有关材料：录用审批表，聘用审批表和合同书，政审结论和有

关证明材料，辞退材料，辞职审批材料等。

（13）办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、各种工资变动审批表，提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表，批复材料等。

（14）办理出国（出境）审批工作中形成的有关材料：因公出国（出境）审批表、备案表；因私出国（出境）审批表等材料。

（15）参加区县级以上（包括区县级）党代会、人代会、政协会议和工会、青年团体、妇联等群众团体代表会以及民主党派代表会议的代表登记表等。

（16）健康检查和处理工伤事故工作中形成的有关材料：严重慢性病、身体残疾的体检表，工伤致残诊断书，确定致残等级的有关材料，新录用人员体检表等。

（17）其他起重要依据作用的材料。

第六条 收集方法。

（1）为了使员工档案能够适应人力资源管理工作的需要，要经常通过有关部门收集员工任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映员工德、能、勤、绩、廉的材料，充实档案的内容。

（2）建立主动送交员工档案材料归档的工作制度，及时地将新形成的员工档案材料送交人力资源部归档。

（3）有计划地布置填写员工履历表、鉴定、自传等，并及时将这些材料补充进员工档案。

（4）人力资源部要严格执行中组部有关人事档案收集归档的各项规定，主动和有关部门协调好档案的收集方法和程序，以使员工档案材料及时完成归档。

第七条 归档要求。

（1）收集的材料，必须经过认真的鉴别，归档的材料应真实、完整齐全、文字清楚、对象明确、手续完备，需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入档案。

（2）不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理，凡销毁材料（3年处理一次），必须详细登记，经人力资源部经理检查，并报请公司主管负责人审查批准。

（3）归档的材料必须是办理完毕的正式材料原件，材料必须有承办单位或个人署名，有形成材料的日期。

（4）凡规定要同本人见面的材料（如审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等）一般应有本人的签字，特殊情况下本人见面后未签字的，可由组织注明。

（5）员工人事档案材料的载体，一般应使用16开规格的办公用纸，材料左边应留出2～

2.5厘米装订线，文字必须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电子传真材料复印存档外，一般不得用复印件代替原件存档。

（6）各类人事档案材料应在材料形成后尽快归档。

第三章 人事档案工作岗位职责

第八条 档案管理实行专员责任制，对档案实行密级管理，由人力资源部档案专管员负

责保管与整理。

第九条 负责人力资源部工作的部门领导职责。

（1）组织本部门人员学习档案法规，认真执行公司员工人事档案工作规章制度，把档案工作纳入本部门的议事日程。

（2）与公司各部门相互配合，加强联系，共同做好业务监督、指导、检查工作，保证归档档案质量。

（3）关心和支持兼职档案工作人员的工作，提出具体要求并帮助他们解决工作中的实际困难。

第十条 负责管理员工人事档案的工作人员的职责。

（1）自觉执行党和国家有关人事档案工作的安全保密规定，严格遵守安全 保密制度，确保员工人事档案的安全保密，保守党和国家秘密。

（2）认真执行中组部关于人事档案工作的政策和法规，制订和不断完善本公司员工人事档案工作的各项管理制度。

（3）做好对员工人事档案收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与传递及指导、监督、检查工作。

（4）认真执行员工档案归档的各项规定，自觉坚持平时立卷，做好文件材料的收集积累、保管、整理立卷和归档工作，保证归档文件材料完整准确。

（5）归档材料做到案卷目录填写清楚，并做到归档材料合适清楚，准确无误。

（6）积极主动学习档案工作的有关法规及业务知识，不断提高档案管理工作水平。

（7）做好员工人事档案的统计工作。

第十一条 档案管理工作规定。

（1）在整理档案时严禁吸烟，以确保档案安全。

（2）不得私自涂改、抽取或伪造档案。

（3）不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，必须进行登记，经主管领导批准后按情况分别予以处理。

（4）在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露员工档案内容。

（5）加强档案管理，提高档案的保存价值，应做到每月归档材料一次。每年整理档案及装订一次，不得存在档案未整理、未装订的现象。档案查阅原则上实行对上级公开查询，对下级以人力资源部经理签字为准，方可查阅。

第四章 员工人事档案的使用规定

第十二条 借阅规定。

（1）需要查阅人事档案的，要经过公司人力资源部负责人批准后，方可查阅。

（2）查阅者必须严格遵守保密制度和阅档规定。

①查阅人员必须是中共党员，并填写好“查阅员工档案审批表”及登记表。

②查阅人员应严格执行保密制度、阅档规定，不准与无关人员议论档案内容；不准查阅本人及其亲属的档案。

③查阅必须爱护档案，严禁在材料上画线、涂改、拆散、抽出、增添、圈画、污损、弯折，保持档案的整洁。

④未经批准，不得私自摘抄、拍摄复制员工档案材料，如需复制必须办理登记手续，复制的材料，必须加盖人力资源部公章方可生效，摘抄材料一般不予盖章。复制材料由使用单位妥善保存，用毕自行销毁。

⑤严禁在阅档室内或阅览档案时吸烟及吃东西。

⑥对查阅人员，审查阅档材料，一看查档理由是否充分；二看是否有审批人签名及公章。对查阅人员手续不完备的，应做好说明及解释工作，并做好登记手续。

⑦接待阅档时，必须将案卷先清点后再交给阅档人员，收回时应清点后再入库归位。 第十三条 档案转递规定。

（1）员工工作调动或职务变动后，应及时将档案转给新的主管单位。

（2）转递档案应遵守下列事项：

①员工档案应以机密件通过机要交通或专员送取，不准邮寄或交员工本人自带。

②转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真整理装订，不得扣留材料或分批转出。 ③转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知”的项目详细登记，严密包封。

④收到档案的单位，经核对无误后，应在回执及登记本上签名（盖章）后立即退回回执。逾期一个月未退回者，应写信或电话催问，以防丢失。

（3）严格执行转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”应认真查转，对确属查不到员工下落的，应留公司档案室保存。

第十四条 借用规定。

（1）员工档案一般不外借。

（2）本公司或本部门内部需要借用时，必须做好登记；能当天归还还必须做好当天入库归位；借用一般不超过1 天，不得擅自转借或送有关单位查阅。

（3）借用手续与查阅规定相同，严格执行查档规定。

（4）每月检查核对一次借用和查档次数，并做好及时入库归位工作。

第五章 人事档案保密要求

第十五条 档案工作人员要认真执行《保密法》和有关的保密制度，增强保密观念，同一切失密、泄露现象做斗争。

第十六条 档案工作人员在保管档案期间不得私自翻阅人事档案，对所了解的档案内容不得向外泄密。

第十七条 接收档案要严格办理交接手续，离职后不得泄露任何机密。

第十八条 阅档人员要严格遵守阅档保密制度，不得在公共场所及无关人员面前议论档案内容，不准转借或给无关人员翻阅；不得向无关人员泄露或向外公布档案内容，违反者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。

第十九条 办理公证所需要出具的各种证明，由档案管理工作人员填写并 加盖“档案证明专用章”，本人不得翻阅自己的档案。

第二十条 非人事档案工作人员不得擅自进入人事档案库房，确保档案安全。

第二十一条 严格履行员工档案的保管及保密规定，做好以下几点。

（1）配置必要的档案存放、保管等设备。

（2）认真做好防火、防盗、防潮、防虫蛀、防晒和防高温等“六防”工作。

（3）每天上、下班要认真对保管柜的安全和保密进行检查，及时做好防范工作。

（4）每季度定期对案卷进行细致的防虫检查，及时做好放防虫药等防虫工作。

（5）建立健全员工档案的花名册，按规定做好保密等工作。

（6）凡是员工及工作人员不准保管和携带本人及其亲属的档案。

（7）每季度必须做好定期对库存的人事档案进行核对及检查，并定期做好归档材料的入卷工作，确保有效地保护和利用员工人事档案。

第六章 附 则

第二十二条 本规定今后如与国家规定有抵触，应及时修改补充。

第二十三条 本规定由人力资源部负责解释。

三、人事档案利用制度范例

第一条 目的。

（1）建立企业人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循一定的程序和手续，保证企业档案管理秩序。

（2）建立企业人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据，工作人员必须按照这些制度行事，这是对企业工作人员的基本要求。

第二条 企业人事档案利用的方式。

（1）设立阅览室。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和管理。这种方式具有许多优点，如便于查阅指导，便于监督，利于防止泄密和丢失等，这是人事档案利用的主要方式。

（2）借出使用。借档案出库房需满足一定的条件，比如：本机关领导需要查阅人事档案；公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出事件不宜过长，到期未还者应及时催还。

（3）出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件，要求出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。

第三条 人事档案利用的手续。

在通过以上方式利用人事档案时，必须符合一定的手续，这是维护人事档案完整安全的重要保证。

（1）查阅手续。

正规的查阅手续包括以下内容：

①由申请查阅者写出查档报告，在报告中写名查阅的对象、目的、理由，查阅人的概况等情况。

②查阅单位（部门）盖章，负责人签字。

③由人事档案部门审核批准，人事档案部门对申请报告进行审核，若理由充分，手续齐全，则给予批准。

（2）外借手续。

①借档单位（部门）写出借档报告，内容与查档报告类似。

②借档单位（部门）盖章，负责人签字。

③人事档案部门对其进行审核、批准。

④进行借档登记，把借档的时间、材料名称、份数、理由等填清楚，并由借档人员签字。

⑤归还时，及时在外借登记上注销。

（3）出具证明材料的手续。

单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续：

①由有关单位（部门）开具介绍信，说明要求出具证明材料的理由，并加盖公章。 ②人事档案部门按照有关规定，结合利用者的要求，提供证明材料。

③证明材料由人事档案部门有关领导审阅，加盖公章后，登记、发出。

第二篇：档案管理规定

档案管理规定

第一章 总则

第一条 为加公司档案管理工作，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，

特制订本规定。

第二条 本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经

营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。

第三条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第四条 档案工作实行统一领导，分级保管、分级查阅的原则，进行网络化管理。

第二章 档案机构及其职责

第五条 公司各部门指定专人负责档案管理工作（即资料员）。

第六条 档案工作由公司总经理统一领导，办公室负责接收，收集、整理、立卷、

保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作，并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。

第七条 办公室应逐步完善档案制度，确保档案安全和方便利用，采用科学手段，

逐步实现档案管理现代化。

第三章 档案的管理

第八条 整理办法：

1. 方法：以问题特征为主，立小卷，一事一卷。

2. 步骤：

A. 收集

文书档案：当年立前一年的卷，并预立当年的卷。

企业科技档案类：立竣工工程卷，未竣工工程资料整理成册。

B. 整理 根据分类和成立时间整理。

C. 分类 根据下述分类方法分类

D. 立卷 区分不同价值确定保管期限：永久、长期、短期。

第九条 过程管理：

1. 属于公司保管的档案：公司及各下属子公司的各部门的资料员做好平时文件的预立卷工作，并在事件结束后或在每季头一个月的十日前将上季需归档的预立卷的文件整理成册移交办公室保管，任何人不得据为己有。

2. 属部门保管的档案：在每季头一个月十日前汇编成册上报办公室，

各分级保管者在每年的二月十日前将档案总目录、预立卷材料的目

录交办公室。

第十条 监督：办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目

录，进行定期或不定期的检查，来监督各部门及各部门档案的管理工作。 第十一条 销毁：须报总经理批准，销毁时应有两人以上负责监销，并在清单上

签字。

第十二条 公司档案的分类及编号：指定资料员经办公室培训后，按有关档案分

类及编号要求操作。

第十三条 在业务中对外签署的各种经济合同按《合同管理规定》处理。

第十四条 借阅：因公司需要借阅文档的，应填好档案查阅单，员工不得随意外

带有关公司重要的文件材料，确因工作需要外带，需办理档案外借手

续，经办公室核准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅档案

必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能

随意乱放，以免遗失。

第十五条 分级查阅：具体的查阅分档，公司拥有绝对的制定权。

第四章 档案备份制度

第十六条 公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。

第十七条 各部门应尽量采用电脑管理和工作，便于业务资料的数字化处理和保

存。对存入电脑的资料、档案，按《计算机管理办法》管理。

第十八条 备份盘与源盘应分开存放，公司的备份盘应在公司外保存。

第五章 处理条例

第十九条 有下列行为之一，据情节轻重，给予50~500元扣薪处理，若构成犯罪

依法追究刑事责任：

1. 毁损、丢失或擅自销毁企业档案

2. 擅自向外界提供、抄摘企业档案

3. 涂改、伪造档案

4. 未及时上报归档或管理不善的档案管理者

5. 未按手续就借阅、外带者或越级查阅者（档案管理者同罚）

第六章 责任

第二十一条 本制度适用于伟凡公司各员工各部门。

第二十二条 本制度监督责任部门为公司办公室，第一责任人为各部门指定的资

料员；第二责任人为资料员所在部门的部门经理。