项目沟通管理计划
目 录
1 概述
2 代表和授权、职责
3 项目干系人及管理
3.1干系人识别
3.2干系人管理
4 沟通一般要求
4.1 沟通形式
4.2 语言
4.3 沟通渠道
4.4 沟通要求
4.5 沟通处理
5 会议、报告、文件发放、技术文件要求
5.1 会议
5.2 报告
5.3 文件发放
5.4 技术文件
6 软件版本
7 沟通计划更新
8 相关文件
1 概述
XXXXXXX工程建设三台220吨燃煤锅炉、两台41.5MW背压机组及与其配套的辅助系统。
本沟通管理计划作为山东电力工程咨询院有限公司在执行XXXXXXX建设工程合同与嘉峪关宏晟电热有限责任公司以及其他项目干系人之间采取的沟通方法和要求作一般性的规定。
项目名称 XXXXXXX建设工程
业 主 嘉峪关宏晟电热有限责任公司
监 理 武汉威仕工程监理有限公司
总承包商 山东电力工程咨询院有限公司
工程编号 业 主 编号：酒固则（2010）01-08
总承包商编号：37-FA(C)11171
2 代表和授权
2.1 代表
2.1.1业主代表 （）
姓名： 职位： 项目管理办公室主任
电话： 传真：
Email：
2.1.2 监理代表
姓名： 职位： 总监代表
电话： 传真：
Email：
2.1.3总承包商代表
总承包商代表是项目经理。
姓名: 职位:
电话： 传真：
Email：
其他总承包商代表由总承包商项目经理在必要时指派并书面通知业主。
2.1.4 主要设备供货商代表
2.1.4.1姓名： 职位：
电话： 传真：
Email：
2.1.4.2姓名： 职位：
电话： 传真：
Email：
… …
2.1.5 主要分包单位代表
2.1.5.1姓名： 职位：
电话： 传真：
Email：
2.1.5.2姓名： 职位：
电话： 传真：
Email：
… …
2.2 授权
项目干系人的授权代表在项目所有方面都有完全授权。
所有联络文件经授权代表签字，并发送给另一方代表，方可作为有效的项目文件。
授权代表在必要时可以委托合适的人员签署。委托应书面通知另一方。
2.3 主要职责
2.3.1 业主
负责提供合适的、可供使用的进场道路；协助总承包商取得特别通行权或临时通行权。
负责办理本工程核准、开工、监督、竣工验收等国家法律、法规规定的有关手续。
负责本工程征用建设场地、租用施工场地、委派业主代表、职工培训、委托工程监理、委托工程质量监督、委托机组性能试验、组织设计评审、组织环保、安全、职业卫生、水土保持、消防等专项验收和总体验收，并承担这些工作引起的相关费用和提前进厂职工的经费。
负责委托监理单位，对本土工程的设计和施工进行全过程监理。负责生产运行人员培训和生产准备；在总承包商的组织下，配合调试期间的设备操作，对操作的准确性负责，业主方参加调试的生产运行人员应服从承包商的指挥；负责工程移交试生产后的生产和运行工作；负责调试、整套启动试运阶段安全、消防的监督。
参加工程中间验评工作，组织工程验收，负责项目后评价及竣工后试验工作。
负责确认拟招标设备的招标技术文件和投标商名单，参与技术评标和协议签订。
负责审核总承包商提供的工程资金申请报告，以及有关的统计报表；按合同规定的付款计划按期支付工程总承包费用。
2.3.2 监理
对初步设计和施工图设计阶段的工程勘测成果进行审查，提出监理意见。
参加初步设计、“司令图”的方案讨论，提出合理化建议；参加初步设计文件和“司令图”的审查，提出监理意见；按照审查会议确定的原则督促承包商实施。
参加总承包商组织的施工图交底，组织施工图纸会审，提出意见，并监督实施；
审核总承包商提出的设计变更、设计优化方案，提出意见，并监督实施。
对建设过程出现的设计问题，提出变更设计的意见。
负责组织审查总体设计单位与外围、附属工程设计图纸的接口配合，并督促实施。
组织审定施工图交付进度计划，并督促实施。
审查总承包商提交的竣工图，并督促按计划移交业主。
审查总承包商提交的物资供应计划，并督促承包商按计划组织实施。
审查确认总承包商提供的设备、材料、构件供应分包商的资质，提出监理意见。
审查总承包商编制的设备、材料采购的招标文件和技术规范书。
审查总承包商与供应分包商签订的设备、材料采购合同技术协议，并提出意见。
审查总承包商提交的设备监造规划、设备监造实施细则、质量控制计划、监造过程资料和监造结果资料，提出监理意见。
督促总承包商提交设备、材料到货计划并审查，督促、检查和协调设备、材料及时到货。
组织检查和验收进入施工现场的全部设备、材料、构件，并督促及时收缴相关技术资料和证件，对检查、验收结果提出监理意见，督促总承包商及时将不合格的设备、材料、构件清理出场。
组织审查设备、材料的现场入库、保管、领用、跟踪等管理办法，监督检查现场设备、材料的管理状况，提出监理意见，并督促实施。
审查总承包商提交的施工组织设计、关键工序的技术方案、施工质量保证措施、安全、健康、环保、文明施工措施，提出监理意见，并督促实施。
审查总承包商选择的施工分包商、调试单位的资质和业绩并提出监理意见。
审查总承包商编制的建筑、安装、调试等工程分包方案和分包工程的招标文件，参加承包商组织的分包工程招标、评标、合同谈判工作，并提出监理意见。
审查并确认总承包商编制二级网络计划与月、季、年度施工计划，并监督实施。
对总承包商未按时完成一级网络进度计划，向业主提出控制工期的整改措施和对承包商的处罚意见。
组织并主持分项、分部工程的关键工序和隐蔽工程的质量检查和验评。组织土建工程交付安装、设备系统启动条件、业主接收工程条件的检查验收，并督促落实。
监督、检查总承包商建立健全环境保护、劳动安全、职业教育及培训等制度。
参与现场的安全文明管理，参与制定施工现场安全文明施工管理目标并监督实施。
审查总承包商提交的单位工程开工申请报告。
审查总承包商质保体系文件和质量保证手册，并监督实施。
检查现场施工人员中特殊工种持证上岗情况，检查现场施工机械安全、精度、证件等状况，并监督实施。
审查总承包商编制的“单位工程、分部、分项工程项目划分表”，并督促实施。
负责编制“施工质量检验项目划分表”，明确重点部位的见证点(w点)、停工待检点(H点)、旁站点(s点)的工程质量监理计划，并按作业程序即时跟班到位进行监督检查。
审查调试计划、调试方案、调试措施、调试报告。组织设备、系统调试前条件确认；对调试过程全程监督、确认、签证；组织调试过程中相关问题分析专题会、临时应急分析会，提出处理方案；对调试的各项性能、指标进行把关、确认、签证等。
审查总承包商提交的单位工程、单项工程验收申请报告和竣工图和其它竣工资料，协助业主组织单位、单项工程竣工验收，参加工程总体验收。
审查确认总承包商提交的设计变更，审核设计变更引起的工程量变化及变更预算。
审查总承包商对业主提出的各类索赔事项和竣工结算，提出审查意见。
参加合同工程的验工计价，核实总承包商提交的月、季、年度工程量和工作量报表，审核承包商的工程款和设备款申请，提出审查意见。
2.3.3总承包商
负责在合同规定工期内完成本工程的勘测、设计，包括提供施工文件。
负责本工程建设所需的全部设备及材料的采购、供应、运输、验收、功能试验及现场保管发放等。对工程设备采购、施工、调试直至竣工投产以及修补缺陷进行全过程的管理，所需要的所有工程监督、工人、工程设备、材料、承包商设备、临时工程及其他所有物资，由总承包商进行管理。
负责本工程的生产工艺系统，辅助生产设施和附属设施的全部工艺系统与土建工程的勘测、设计范围，设计阶段为初步设计阶段的勘测与设计(含设计概算编制)、施工图设计阶段的勘测与设计，以及绘制竣工图。
负责整套启动试运(含空负荷试运与带负荷试运)用电、用煤、煤气、用水、蒸汽费用 。
负责自费办理本工程所需的工商、税务、治安、卫生防疫、消防、环保、技术监督、流动人口与计划生育、交通、气象、建设、水利、进出省、市及县等国家法律、地方行政法规及合同规定的有关许可手续。
负责协调设计、采购、施工和调试之间的关系。
负责总承包范围内各项工作的安全、质量、进度、费用控制和现场组织配合的协调、统一管理工作。
负责组织施工图交底和有关工程协调会议。
负责编制设备规范书，对重要设备进行监造、催交、催运。
组织并协调编制施工组织设计，包括工程总进度计划。
负责编制并向业主提供工程资金申请报告及有关统计报表。
负责编制并向业主提供工程中间验评、自检、自验的有关技术和施工资料，提交分项工程竣工验收申请报告和整体工程竣工验收申请报告。
负责向业主代表提供暂行的操作维修手册满足业主操作、维修、拆卸、重新组装、调整、培训和修复生产设备的需要。
负责解决总承包工作范围内的质量问题，以达到合同要求；负责更换设备性能达不到合同要求的设备。
文件的交付
(1)初步设计：合同签订后，承包商立即开展初步设计并向业主提供完整的初设文件，业主应在初步设计完成后尽早安排初设审查，最终设计方案以审定的初步设计收口版为准。
(2)施工图设计：承包商在接到初设审批文件后尽快安排施工图设计。并分期分批向业主提供施工图、设各图纸及资料、竣工图、合同工程的三维设计电子文档。
(3)工程勘测：合同签订后，承包商应立即开展勘测工作，其进展应满足设计及开工的要求。
2.3.4 施工分包商
施工承包商依据施工合同对总承包商负责。主要职责如下：
负责合同范围内的工程施工、安装、调试、达标移交生产及机组投产后的保修。
负责合同范围内的工程建设的工期、进度、质量、安全，现场施工组织管理工作。
负责申办锅炉、压力容器、消防设备、起重设备等特种设备和对外结算的计量装等特种设备的使用许可证。
负责施工用水、电和设备单体调试、分部试运用煤、煤气、用电、用水产生的费用。
负责按电力建设施工技术管理导则的规定，编制施工组织总设计、专业组织设计、作业指导书等施工技术文件，按批准的施工组织设计文件组织实施。
负责编制资金流量表计划，核查、调整里程碑付款计划，定期向总承包商提供季、月、周施工进度计划，按总承包商指令及时调整建设工程的施工进度计划。
严格建立健全质保体系和完善工程质量监督机制，接受业主、总承包商及工程所在地质量监督部门的监督与检查。
负责工程施工的三级质量验收工作，申报并配合参加重要工程项目的四级质量检验和评定，做到记录真实，资料完整，级别分明。
参加图纸会审和有关工程协调会议，组织重要项目的技术交底并作好交底记录。
按总承包商移交的坐标控制点水准点资料进行校验、放线，控制轴线必须经验收办理签证后施工。对现场控制点应采取严格的保护措施，如因保护不力或监督不到位造成后果者责任由分包商自负。
工程竣工资料移交应执行电力工程建设的有关规定。
服从总承包商的协调和组织，进行施工电源的运作维护和管理。负责合同范围内的施工现场所用的水、电、汽计量，并承担费用，接受甲方对已建设的临时设施费用的分摊。
严格遵守电力建设安全规程，建立健全安全施工的规章制度，建立各级安全网络和安全责任制。
负责作好现场安全文明施工和治安保卫工作，并服从总承包商的管理和监督。
参加总承包商采购设备和主材到货后的验收并负责接货保管工作。
质量管理执行总承包商提供的《山东电力工程咨询院质量管理体系程序文件、作业程序文件》。
2.3.5调试分包商
调试分承包商依据调试合同对总承包商负责。主要职责如下：
负责合同范围内的分部调试、系统调试、整套启动调试、达标移交生产及机组投产后的保修。
负责合同范围内的工期、进度、质量、安全，现场调试组织和管理工作。
负责编制分部调试、系统调试、整套启动调试大纲，按批准的分部调试、系统调试、整套启动调试大纲予以实施。
负责编制资金流量表计划，核查、调整里程碑付款计划，定期向总承包商提供季、月、周调试进度计划，按总承包商指令及时调整建设工程的调试进度计划。
严格建立健全质保体系和完善工程质量监督机制，接受业主、总承包商及工程所在地质检部门的监督与检查
参加重要工程项目的质量检验和评定，做到记录真实，资料完整，级别分明，对质量不合格的部位和内容应采取措施纠正，使之符合工程质量评验标准。
参加机组调试协调会，组织分部、系统、整套启动调试的技术交底作好交底记录。
工程竣工资料移交应执行电力工程建设的有关规定及总承包方的规定和要求。
服从总承包商的协调和组织管理。
严格遵守电力建设安全规程，建立健全安全施工的规章制度，建立各级安全网络和安全责任制。
质量管理执行总承包商提供的《山东电力工程咨询院管理体系程序文件、作业程序文件》。
2.3.6 主要供货商
3 项目干系人识别及管理
3.1 项目干系人识别
根据本工程的实际情况，本项目的干系人有总承包商相关部门、业主单位、监理单位、调试单位、施工分包商、设备供货商及其上级领导机关、政府行业主管单位（省市电力公司、环保、水利、消防、压力容器、技术监督局、工程建设质监局、工商税务等）、工程所在地政府交通、执法、通信、供水等部门。 （此处可根据项目实际情况进行修改）
干系人识别完成后形成项目干系人登记册和项目通讯录。项目通信录另行发布并根据项目进展情况进行动态调整。
项目干系人登记册
3.2 项目干系人管理
结合XXXXXXX建设工程的实际情况和项目干系人对本工程施加的影响程度来区别对待项目干系人要求，通过准确、及时和充分的信息传递来获得项目关键干系人对项目的支持。
4 沟通一般要求
4.1 联络形式
·信函
·传真
·会议纪要
·项目报告（进展、专题等）
·联系单
·项目备忘录
·电子邮件
·口头联络
4.2 语言
所有联络文件应用中文书写。
4.3 联络渠道
4.3.1 总体事项
业主（监理）授权代表与总承包商项目经理之间；
总承包商项目经理与项目其他干系人授权代表之间。
4.3.2 费用事项
业主授权代表与总承包商项目经理、控制经理之间；
总承包商项目控制经理与项目其他干系人项目经理之间。
4.3.3 QHSE事项
业主（监理）委托代表与总承包商分管项目经理、QHSE经理之间；
总承包商项目QHSE经理与项目其他干系人之间。
4.3.4 设计事项
业主（监理）委托代表与总承包商分管项目经理、设总之间；
总承包商项目设总与项目其他干系人技术主管之间
4.3.5 采购事项
业主（监理）委托代表与总承包商分管项目经理、采购经理之间；
总承包商项目采购经理与项目其他干系人分管项目经理之间。
4.3.6 施工事项
业主（监理）委托代表与总承包商分管项目经理、施工经理之间；
总承包商项目施工经理与项目其他干系人分管项目经理之间。
4.3.7 调试事项
业主（监理）委托代表与总承包商分管项目经理、调试经理之间；
总承包商项目调试经理与项目其他干系人分管项目经理之间。
4.4 联络基本要求
4.4.1 原则上，一份联络文件的信息只限于一个主题。
4.4.2 联络文件的内容应真实、有效，联络文件应附上支持其主题的相应资料。
4.4.3 联络文件通常应具有以下标识。
项目名称 :
工程编号 ：
文件编号和日期：
主题：
联络文件格式及编码
在项目实施的全过程中，业主与承包商均应采用本计划提出的要求格式，对联络文件进行编号，以保持双方之间的有效沟通。
项目号－文件类型码－发出单位/接收单位－专业码 顺序号
说明：
（1） 发出、接收单位分别用字母表示：
业 主 嘉峪关宏晟电热有限责任公司 （简写字母 ）
承包商 山东电力工程咨询院有限公司 （简写字母 ）
监 理 （简写字母 ）
...
（2） 文件类型码：
F（传真） E （电子邮件） L（信件 ） R（报告） T（发送单） M（会议录、备忘录） ACK（E-mail确认单）
（3） 专业码
PMR（项目经理） PDM（设计经理） PCR（控制经理）
PPM（采购经理） PCM（施工经理） PSM（调试经理）
HSE（HSE经理 ）
（4） 从0001开始的连续编号
文件格式按各自的企业标准格式要求（项目月报告除外）。
4.5 联络处理
4.5.1 电子邮件
按照合同内容。电子邮件联络将视为非正式联络。如有必要，接收的电子邮件以传真方式要求发送方进行内容确认。
4.5.2 信函
合同、商务和其它重要事项应使用信函进行联络，信函原件应提交给收件人。
发件人应取得收件人收到信函的书面确认，收件人应及时完成书面确认。
4.5.3 传真
传真可用作正式联络方式，适用于所有事项。
需要回复的传真收件方应及时回复。
4.5.4 会议纪要
会议纪要由会议发起方/主持方准备。
会议纪要应说明会议时间、地点、参加人员和纪要编号。还应记录会议讨论的确认事项和执行事项以及每一个事项的相关执行方和预定的日期。
会议纪要应在每次会后1个工作日内编制完毕。
会议纪要由发起方/主持方签发后发送至与会单位以及有必要发送的相关单位。
4.5.5 联系单
项目联系单是为了确认或澄清业主（监理）和总承包商之间以及总承包商和设备供货商、施工调试分包商等之间所有设计、采购、施工、调试事项。
联系单接收方应就联系单内容及时进行回复。
4.5.6 口头联络
电话或口头确认不作为正式联络。
以电话或口头交流有关决定或重要事项应立即以传真、信函或联系单确认。
4.5.7 项目报告
5 会议、报告、文件发放、技术文件要求
5.1 会议
5.1.1 业主（监理）、总承包商将不定期举行下列会议，以保持项目沟通畅通。
项目会议 根据需要协商确定
设计联络会 根据需要协商确定
项目会议由业主（监理）、总承包商授权代表或其指定人员主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。
设计联络会由业主（监理）、总承包商的授权代表或设计经理主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。
会议组织由提议召开会议的一方负责，应提前1个工作日将会议主题、地点、时间、会议要求通知相关方（书面、电话、口头通知均可）。
5.1.2 业主（监理）、总承包商（全体分包商会议或分别召开）以及分承包商内部将定期举行下列会议，以保持项目沟通。
现场生产周例会 每周
现场调试日例会 每天
现场HSE周例会 每周
现场QHSE月例会 每月
现场生产月例会 每月
安委会 根据现场实际情况确定
现场生产周例会\月例会由总承包商分管项目经理主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。
现场调试日例会由调试单位调总主持，会议地点在现场试运指挥部。相关方的有关人员应出席本会议。
现场QHSE周例会由总承包商QHSE经理主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。
现场QHSE月例会由总承包商QHSE经理主持，会议地点根据实际情况确定。相关方的有关人员应出席本会议。
5.1.3 会议主持方负责编制会议纪要，会议参与方签字并下发。
5.2 报告
总承包商项目部在每月20号，向业主（监理单位）提交项目月报，报告上月的进程、主要活动和进展测量数据。项目的每一阶段（设计、采购、施工和调试）应分开说明。
总承包商项目部在每月 22 号，向总承包商本部提交项目月报，报告上月的进程、主要活动和进展测量数据。
分承包商在每周 四 向总承包单位提交本单位工程周报，报告本单位一周以来的进展状况及需要总承包单位解决的问题。
5.3 文件发送
5.3.1 项目所有正式文件应由发送单进行发送，发送单应包含下列发送信息 ：收件人姓名、项目名称 、项目号、文件号、发送日期 、抄送人、文件号、标题、数量和发布用途 、备注和特别提示（如果有的话）
5.3.2 接收方应按发送单要求向发送方提交回执以进行确认。
5.3.3 发送单编号应符合本程序第4.6条规定。
5.3.4 发送单文件格式按各自的企业标准格式要求。
5.3.5 其它
所有联络以及文件传递，除了传真联络外，如需用快递方式送达的，应用一流快递服务公司进行传递。信函应同时用传真和快递两者方式传递。
5.4 技术文件
5.4.1
5.4.2 单位制
采用SI单位制。
5.4.3 技术文件标题栏
文件标题栏至少应有以下标识：业主名称 、项目名称 、项目号 、文件名称和文件号、文件发布用途、版次、日期、签署 。
5.4.4 技术文件编号 （此处应根据我院规定与业主要求商定后明确）
5.4.4.1成册本成品文件的编码
5.4.4.2 设计图纸和表格的编码
5.4.4.3设备设计图纸编码 （以设备厂家的标准为基础，将设备设计图纸编码规定可列出）
5.4.4.4 项目文件总目录编码
5.4.4.5技术规格书编码
5.4.5 文件发布用途
所有被提交的文件应在文件和发送单原件（复印前）上清楚地写出提交的用途，或加盖标记章。
所有文件如图纸、规格书，具有下列用途之一的都应提交给业主。
(1) 供审查
“供审查”文件的用途是通过文件向业主传递信息。但不管是否收到业主的审查意见，总承包商的工作继续进行。
(2) 供批准
供业主审查批准。
(3) 供施工
用于项目的施工安装、设备制造。
(4) 竣工图
作为项目竣工文件提交业主。
5.4.6 业主对文件的审查或批准
5.4.6.1 业主对总承包商文件的审查意见应在收到文件后 7 个工作日内返回给总承包商。
总承包商应根据收到的业主审查意见，修改文件以满足业主的意见。当总承包商不同意审查意见时，应与业主讨论有疑问的意见。双方意见的差异应及时得到解决，以保证工作的继续。
如果在 7 个工作日内，总承包商未收到业主的审查意见，提交的文件将视为业主无意见，总承包商可以进行后续工作。
当业主的意见属于“项目变更”时，应按项目变更程序处理。
5.4.6.2 供业主批准的文件应及时提交给业主。
提交给业主批准的文件应在业主收到文件后 7 个工作日内返回给总承包商。
如果在 7 个工作日内，总承包商未收到业主的批准或意见，提交的文件将视为已经业主批准，且无意见，总承包商可以进行后续工作。
业主的批准结果应按下列代码方式清晰地标注在返回的文件上。
A: 批准且无修改意见。总承包商可以进行后续工作。
B: 批准且有微小修改意见，基本上不需要重新工作。
如果总承包商同意业主的意见，可以进行后续工作，此时不要求重新提交文件。修改意见可以在总承包商方便的时间反映在原文件中。
R: 批准且有修改意见。业主应在返回给总承包商的文件上标记修改意见或提出书面修改意见。
假如总承包商认同业主的修改意见，可以进行后续工作，文件的修改工作应尽快完成。
重新提交的文件不必再按“供批准”文件处理，总承包商可以选择按“供施工”文件处理。
N: 不批准。总承包商应按业主的意见重新工作、重新设计、重新确定。总承包商应通过会议、通信联络等方式澄清业主的意见和业主不批准的原因。
经修改后，总承包商将重新提交文件供业主批准。
5.4.7 文件目录
总承包商应编制项目文件目录,所有总承包商发布的项目文件均应在文件目录上记载并跟踪文件状态。
5.4.8 文件提交数量
总承包商将向业主提交如下数量的文件 :
5.4.9 文件版次控制 （根据我院的程序文件和项目的实际情况进行内容补充）
6 软件版本
6.1 为便于电子文件的顺利交换，本项目将从始至终采用下列版本的软件。
说明书、表格: office2007？
2D CAD 图纸: AutoCAD ×××？
3D CAD ： ××× ？
项目管理软件： P3/E？
……
6.2 字体
宋体、Arial 或Times New Roman字体适用于所有文件、文件标题和文件名称。
6.3 提交的电子文件一般应可编辑。
7 沟通计划更新
沟通计划随着项目的进展由项目信息管理员进行更新，一般一个月更新一次。
8 相关文件
8.1 项目组织机构图
8.2 沟通渠道图
注：①：业主向总承包商下达指示；
②：总承包商向业主呈报、送审、送批、提交；
③：业主、总承包商双方协商、沟通；
④：业主向监理下达指示；
⑤：监理向业主呈报、提交；
⑥：监理向总承包商下达指示；
⑦：总承包商向监理呈报、送审、送批、提交；
⑧：监理、总承包商双方协商、沟通；
⑨：监理向分包商下达指示，同时抄送总承包商；
⑩：分包商回复监理的指示，同时呈送总承包商；
⑾：总承包商向分包商下达指示；
⑿：分包商向总承包商呈报、送审、送批、提交；
⒀：总承包商、分包商双方协商、沟通；
⒁：工作需要时，各分包商之间可相互协商，协商不成时，提请总承包商协调解决。
通信录
