江淮建设股份有限公司
文件下发管理制度与程序
一、目的
为进一步完善公司文件管理,让公司文件的下发更加规范、合理,从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门的文件下发工作。
三、管理责任
1、综合办是公司文件的统一管理部门,主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。
2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定,确保公司信息安全。
四、 发文规则
1、公司文件的下发由相关部门起草,未涉及跨部门事项的文件,归各部门管理,由部门经理及分管领导审核后,呈交总经理审阅批准之后生效;涉及跨部门事项的文件,发文部门起草后,应先征求相关部门意见,并经相关分管领导审核后,呈交总经理审阅批准后生效。
2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档,并
统一编制文号,最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门,并保存发文记录。
五、文件格式
1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印,页面边距
按标准版面。
2、主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗);二级标题为三号黑体;三级标题为三号宋体加粗;正文均为三号宋体。
3、所有正式的下发文件要求统一编号,各部门代字如下:
副总办 江总字
综合办公室 江办字
工程部 江工字 市场经营部 江市字
财务部 江财字
人力资源部 江人字
六、文件的校正程序
先由相关出台文件的责任部门起草,综合办负责初步编制文件,公司文件若需修改,由相关部门提出书面意见,经相关领导审阅批准后,由综合办按规范进行修改。修改之后的文件经综合办统一以电子文档或书面形式发往相关部门。无保留价值的原书面文件需送还综合办,由综合办统一销
毁。
七、文件审批程序
1、公司的文件采取逐级审批的程序,应将拟制的文件报送直接上级审核。
2、公司领导审批后,再由综合办统一发放至相关部门。
3、文件审核(批)的重点是:是否需要行文;是否符合公司的规章制度;是否应与有关部门协商、会签;文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。
4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件,正式发文前应先经总经理审核,由总经理签字或盖章确认。
八、文件发放办法
1、按各部门、各级领导职权划分的规定,各级领导负责签发职权范围内报送的文件。
2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发。
3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签 发。
4、文件在公司领导签字或盖章后生效。
5、文件发放人员负责本部门的发文工作,对于公司全部发文,要进行登记,即填写《发文登记表》。
6、文件收发人员应将原件进行归档管理,将文件的复印件发至抄送部门,并将相关文件电子版上传到公司群共
享。
九、收发效率与管理
1、公司综合办负责公司的文件发放工作,所有针对公司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记,即填写《发文登记表》。
2、文件发放人员必须尽职尽责,在发文的各个环节都要严格登记手续,使文件的流转方向和办理过程一目了然。
3、文件收发人员应在收文后一小时之内将文件及时送达各收文部门(个人),不得在手中积存,以免造成办公效率低下。
4、文件审核人、审批人原则上应在24小时内将所交批文件签署意见并批转或交办。
5、所有办毕文件都应立卷归档。
附:
本制度最终解释权归公司综合办。
本制度自颁布日起生效。
第二篇:公司文件编号管理制度
文件编号管理制度
1.目的
确保公司重要文件具有唯一编号,便于文件的识别、追溯和控制,保证公司文件体系有效运转。
2.适用范围
本制度适用于本公司经营管理过程中,所涉及的全部文件的编号、版号以及分发编号的标识管理。
3.总则
1. 凡本公司需进行编号管理的文件、资料,在编号时均应按照本规定的要求接受管理;本规定不适用于党务文件。
2. 由企业发展部负责制订公司文件分类的编号方法,并指导各部门专职人员执行。
3. 根据文件类型和内容进行编号分类,便于科学管理和开发利用。
4. 文件类别
4.1 文件
1. 管理制度
2. 技术文件
3. 合同(招投标)
4. 外来文件
4.2记录
1. 会议记录
2. 检查记录
3. 工作总结(周报、月报)
4. 工作计划
5.文件编号规则
5.1编码元素使用规则
5.1.1公司名称
公司全称:湖南华熠智能工程有限公司 简称:HNHY
5.1.2部门代号
QF--企业发展部 ZH--综合部 ZX--管理咨询部 GC--硬件研发部 RJ--软件研发部
5.1.3日期代号
统一采用“yyxx”的格式,例如“1101”代表该文件是20xx年
1月制定的。
5.1.4流水号
统一采用三位阿拉伯数字编码,例如 :“001”代表第一份文件。
5.1.5文件版本编号
下面是对文件版本进行编号要遵守的标准:
起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。版本编号可以根据项目需要延伸到若干层。例如, 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1。一旦文件版本得以确认后,版本编号应该始自 1.0。版本编号不断变化为: 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0,2.1, 2.2 等。
5.2文件编码结构
LYKJ/XX—XX—XX—YYXX—nnn
(000-999)
日期代号(年年月月)
文件类型
部门代号
企业代号/文件(记录)
5.3文件分类编码规则
5.3.1规章制度和管理文件
格式:LYKJ/WJ-QF-ZD-vdd
格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-制度缩写-版本号 5.3.2合同(招投标)协议
格式:LYKJ/WJ-QF-T-yyxx-nnn
格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-合同类型-年月-流水号 T:合同类型(S-销售合同;P-采购合同;C-合作协议;H-劳动合同;T-技术开发合同;O-其他合同)
5.3.3外来文件
格式:LYKJ/WJ-AA-RM-yyxx-nnn
格式说明:公司名称/文件类别-外来公司名称-需求相关-年月-流水号
5.3.4技术文件
格式:LYKJ/WJ-RJ-(AB)BB-yyxx-vdd
格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-(项目名称)工作过程名称-年月-版本号
相应工作过程名称的简称(例如 SPP,SRS)不是必需的,但如果要使用,应该遵守下面表格中的标准。
5.3.5会议记录
格式:LYKJ/JL-QF-HY-yyxx-nnn
格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-会议缩写-年月-流水号
5.3.6工作总结或工作计划
格式:LYKJ/JL-QF-ZJ/JH-yyxx-nnn
格式说明:公司名称/文件类别-部门缩写-总结/计划缩写-年月-流水号
6.附则
1、本办法由龙运科技企业发展部负责解释。
2、本办法自发布之日起实施。