公司文书的起草及制发制度

第一条 设立目的

为规范本公司文书起草和制发工作，特制订本制度。

第二条 适用范围

本细则所称文书，包括公司各种通告、通知、会议文件或传阅文件、机构内部文件以及对外发文。

凡公司内的公务文件除有特殊规定外，一律依照本制度。

发往公司以外的文件除有特殊规定外，也适用本制度。

第三条 文书的制定

1. 文书内容

文书的内容需要符合以下几点要求：

（1）文件应是一文一事，简单明了，适用楷书；

（2）除有特殊规定外，应注明以下事项：文号、发文日期、发文机关(发文者)、收文机关(收文者)、文件标题、文件拟稿人及有关责任者；

（3）文件标题应简洁明了，准确鲜明地揭示文件内容；

（4）文字应通俗易懂，尽可能口语化；

（5）行文要层次清楚，重点突出；

（6）对于文件中引用的其他相关文件，要注明其文件号及日期。

（7）陈述理由和经过时，若正文繁复，则将此部分内容作为附件记于另外的纸上。

2.文书格式

（1）文件通常在第一行写上文号，第二行写上能揭示文件内容的标题，另起一行写制发年月日、制发者名称，再一行写明收件人姓名，然后在下一行写文件内容。

（2）属于复审呈报的文件，通常采取在文件末尾用后记的形式说明，并在文件末尾隔一行处写下复审件的号码、必要事项、年月日及复审者姓名。

（3）由_____发出的指令性文件上应写收文单位的名称，必要时要写上号码和年月日。

（4）文件制发者及收件者应注明职务，署名或盖章。文件处理人将以此作为依据。但同时发往多个单位的文件，如通知等，为了简便，多采用印刷品，此时签名及盖印即可省略。

（5）文件号按如下方法编制：

A机关内部文件可注明本科室代字或代号，连续性文件应注有连续号；

B对外行文时应注明本公司代字或代号。

（6）对于定期制发文件或使用频率较高的文件，为简化手续，可事先规定好行文格式和文例，并以此为准事先做好印刷准备。

（7）在书写或印刷文件时应为事后的整理、装订留下空白处。

3.文书其他要求

（1）文书需要按规定适用特定纸张。

（2）文书原则上应用黑色墨水书写或印刷。在使用墨水时要特别注意纸张的性能，文字应清晰可辨。

（3）内容简单、非机密文件不一定密封发出，可直接传阅或发送。

4.文书分类

发文单位根据文件的不同作用，依以下原则区别使用不同文种：

（1）提案，不仅仅是发出指令，而且希望将其意见广为讨论。

（2）承认，就有关事务进行认定。

（3）请示，所报内容等候裁定。

（4）报告，关于批示的答复性汇报。

（5）申请，请示对自己或有关事项处理的许可和承认，也可用于单方面提出申请。 发文单位对下属发布的文件，依以下要求区别使用：

（1）指示，对申请、请示及要求的答复。

（2）传达，有关事务上的指令。

（3）训令，命令或注意事项。

不在前地二条之列的文件有以下类别：

（1）通牒，有关业务的通报。

（2）照会，意见或需要回复的事项。

（3）问答，对照会的答复。

5.文书的审批

（1）文书定稿前须经_____审批。

（2）凡需要呈递______的文件，须逐级上报。_____须在调查核实的基础上，写出意见，注明呈报_____的姓名，然后上报。若不需要呈报，则在该文书右上方空白处注明办文单位的名称、文号、年月日。

（3）审核者须对文件的形式、内容进行认真审阅、核查，对不当之外加以修改，使之明白无误。

6.文件信封要求

文件信封上的记录，依照以下各条进行。

（1）普通文件的信封上，要写明送关单位的名称，同时在左上方写上是否加急、挂号等，信封右下方写发文单位。

（2）秘密文件的信封上，除要在下面的左侧写上“秘”的字样外，其他参照第一条。

（3）必须收文者自行开启的文件，信封上要写清姓名同时在左侧写上“亲启”字样。

（4）机密文件要用二屋信封，内封上写文件标题。外封上的标识参照以上各条，在左侧写明“秘”的字样。

（5）文件内容特别需要保密的或其他重要重要内容的可参照前项。

7.电信传达的文书

依靠电信传达的文件，要求特别简明，避免使用容易误解的文字，并省略敬语，以使电文简短。电报通常在能动性处注明发电单位的代号。重要的电信文书，在发出电报的同时，还应将有关材料以书写或印刷成文送交收件人。

第四条 文书的发送

1.除有特别规定外，发文通常应按下规定注明发文机关(发文者)。

（1）办公室文件注明_____姓名；

（2）机关内部文件注明_____姓名；

（3）对外发文注明_____名称；

（4）会议文件按规定署名，原则上理事会或常务理事会注明______，各各委员会注明_____姓名。

2.发文时对收件人应按如下规定书写：

（1）对担任领导职务的理事等应注明其姓名及职务；

（2）对全体会员可书写“各位委员”；

（3）对某一特定委员可注明该委员姓名及所在单位名称。

第五条 附则

本办法经_____核准后实施，增设修订亦同。

本办法最终解释权归本公司。

第二篇：公文制发制度1

公文制发制度

一、公文起草

1、起草公文，须经部长或分管副部长同意。

2、必须符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文意图，并同现行有关公文内容相衔接。

3、观点正确，结构严谨，内容充实，表达准确，反映情况客观实际，提出的政策、措施切实可行。

4、公文中引用的内容必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。

5、文种、格式使用正确。主、抄送单位标注及密级划定准确。

6、统一使用16K型打印纸，公文首页上端至少留出1/3空白页面。书面修改和签批公文要使用钢笔、毛笔和碳素笔、蓝黑墨水，不准使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水。

二、行文规则

1、向上级机关行文应主送一个上级机关，如需其他相关上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文。

2、除秘书科外，其他科室不得以部名义对外印发政策性和规范性文件；如需与不相隶属机关商洽工作、询问和答复问题，一般用函行文。

3、同级机关必要时可以联合行文，但要严格控制，单位不宜过多。不同级别机关，原则上不联合行文。

4、向上级机关请示问题，应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。

5、向县委报送公文，应主送县委办公室按程序办理；除领导同志直接要求报送的材料外，不能将主送公文“并报”、“抄报”或直接送领导同志本人。

三、发文办理程序

发文办理程序一般包括：拟稿、审核、签发、编号、印制、分发、存档。

1、拟稿。属于部综合性的文稿，一般由调研科负责起草，业务性文稿由各职能科室负责起草，联合行文要征求各联署机关意见或由联署机关共同起草。

2、审核。各科室负责同志应对本科室起草的文稿负责。涉及其他科室业务范围的，拟稿人要送有关科室审核。所有以部名义行文的文稿，均须经秘书科审核。秘书科审核的主要内容是：公文格式、行文规则、文种使用、报批程序是否符合规定；是否确需行文；文号、密级、紧急程度、标题、印发范围、主题词是否准确。

3、签发。以部名义发出的文电，由承办科室填写发文笺，经部长或分管副部长审批签发；重要文稿应提交部长办公会议或部务会议审议定稿。联合行文，须经所有联署机关的领导同志会签。领导同志签发公文，应明确签署意见，并写姓名和时间；若圈阅，则视为同意，圈阅公文应注明圈阅时间。

4、编号。凡以部名义发出的文电均由秘书科负责统一登记编号。

5、印发。以部名义发出的公文，经部领导签发后，由承办科室到秘书科办理印刷审批手续，由秘书科安排专人负责印刷或到定点印刷厂统一印制。承办科室负责核对文稿。对外发文可通过机要通信或由秘书科统一发送。

6、存档。文件印刷后，要将原稿（含附件）和正式文件三份，送秘书科保存，秘书科负责立卷存档。

四、公文格式

我部有关公文的格式，按照《中共AAAA县委办公室关于印发<AAA县党的机关公文制发办法>的通知》（A办发?2007?75号）办理。