实训：会议方案制订

职业情景

中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一，去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。为适应生产规模的进一步扩大，去年底，该公司又扩建了1万平方米厂房，增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台。

产量增加了，销售必须跟进。目前，中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商，为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议，①由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景；研发部经理介绍、演示新产品的性能、核心技术及测试结果；②生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况；③销售部总监介绍公司产品的销售情况；④公司主管副总经理就下一步销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言。⑤同时，选择东北、华北、华南三位销售代表介绍各自的经验，最后表彰50家优秀代理商。⑥会议期间，还要组织与会代表参观企业，利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会，安排代表游览上海市内的几个景点。

为保证会议的成功举办，公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心，食宿也在上海国际会议中心。同时各部门抽调10人组成大会筹备处，由张副经理负责，具体工作包括准备会议所需文件、材料，寄发会议通知，接待，安排食宿，布置会场，联系上海国际会议中心及旅游景点，预订返程车、船、机票，邀请新闻媒体，组织联欢晚会，购置礼品等。总经理还特别强调，要在保证会议隆重、热烈、节俭的前提下，尽量让代表们吃好、住好、玩好。

根据公司领导的意见，张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处，并召开了会务工作会议，对会议准备工作进行了部署和分工。

要求：

1．为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案。

2．根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

3．以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批。

4．请根据会议的内容制作一份会议日程表(要有日期、时间、内容安排、地点、参加入、负责人、备注等项)。

5．请根据会议内容拟写一份会议通知。

6．请你根据有关内容代总经理拟一份发言稿。

（1）                              全国代理商会议

我公司将于今年中旬在上海市召开一次全国代理商会议，现现将大会方案拟订如下：

一、全国代理商会会议主题与任务：

本大会以“概况展示、未来发展”为主题，力争开成隆重热烈、富有企业交流特色的代理商会。通过大会，宣传我公司的基本概况特别是未来公司的发展新成就，展示公司的良好形象，进一步展示本公司的发展新动力； 同时在本次代理商会的带动下，展示出各个代理商的销售业务的经验和成果，促进各代理商的经验交流和发展，为自己的发展确定进新的方向和目标。大会上同时会举行联欢晚会，为各位来宾准备丰富的活动内容，提供一个互动交流的平台，促进本公司和各个代理商的友谊以及合作发展。

二、全国代理商会召开时间、活动内容和规模：

本次商会定于20##年8月8日到10日在上海国际会议中心举行，大会的主要活动内容包括：大会开幕式、闭幕式；介绍企业的基本概况及发展远景；企业的生产能力及生产情况介绍；介绍新产品及演示；公司产品销售情况介绍；新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会；东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会；联合晚会等。

大会的规模为：海内外代表1000人左右。

三、大会的日程安排

    （一）8月8日

    下午2：00以后代理商代表及来宾报到。

    下午6：00-9: 00举行大会欢迎宴会。在上海国际会议中心设主会场，汇聚主要来宾、各个代理商代表（约350人）。其他代表在所住酒店（上海国际会议中心东方滨江大酒店）参加欢迎宴会。中迅公司代表宴会欢迎词。

    （二）8月9日

   上午举办全国代理商会开幕式，时间为上午9：00 - 11: 00。

开幕式前：各个公司领导、代理商及重要嘉宾合影。

开幕式内容：（1）公司代表致欢迎辞；（2）代理代表致欢迎辞；（3）各位重要嘉宾致辞。

下午举办3场主题活：1、企业的基本概况及发展远景介绍会；2、企业的生产能力及生产情况介绍会；3、新产品及演示会。

企业的基本概况及发展远景介绍会：主要介绍本公司的基本情况以及公司的远景发展前景，展示我公司的今后发展的方向和发展实力，使各个代理商更加肯定我们的发展潜力。

企业的生产能力及生产情况介绍会：介绍本公司的生产情况和技术方面的介绍会。

新产品及演示会：显示我公司的最新产品成果和技术。

晚上举行：联欢晚会：提供交流平台，促进交流，相互学习。参观上海著名景点。

（三）8月10日

上午举行：公司产品销售情况介绍会；新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会。时间为8：30 - 11: 30

（1）公司产品销售情况介绍会：介绍公司产品的销售情况，使各大代理商明确本公司的产品的销售前景。

（2）新销售策略、销售政策及开展销售竞赛评比等专题发言会：介绍公司今后新的销售策略和销售方向，促进各个代理商的理解，使代理商订立好自己目标。

下午举行：东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会；举行闭幕式。时间：2：30-4：30。

（1）东北、华北、华南三位销售代表经验介绍及表彰大会：介绍销售经验和表彰著名代理商，相互学习。

（2）大会闭幕式。

    四、关于大会经费问题

    大会本着从俭节约、少花钱、多办事的原则进行筹划。大会筹备处按照公司规定，大会预算支出主要项目包括宴会、代表伙食费及住宿费、交通费、文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费、文艺表演费、会议场租费、主题活动费、景点参观费、安全保卫等费用，合计×万元。

    五、大会的筹办

    （一）主办单位

    由中迅显示器有限公司主办。

    （二）工作机构

    成立全国代理商会议筹委会，由张副经理任主任，副主任、筹委会秘书处等负责大会筹办工作的统筹协调，由各有关部门同志担任。

    主要工作任务：

（1）统筹安排大会日程。

 (2)领导讲话、相关文件和大会资料的准备。

 (3)负责各个代理商邀请联络。 

 (4)会场的租用、布置及座位的安排。

  (5)大会系列印刷品（请柬、信封、信笺等）的设计与印制，纪念品的制作。

  (6)开幕式以及闭幕式上交旗仪式的策划与安排。

 (7)景点参观活动的筹划与安排。

 (8)大会活动期间的医疗保障工作。

 (9)大会的经费预算报告。

 (10)大会各项费用的支付及核报。

 (II)大会费用的结算报告。

 (12)筹委会交办的其他工作。

2．联络接待组

成员单位：xx部门xx同志担任主任。

主要工作任务：

 (1)联络代理商并提出代理代表名额分配方案。

(2)提出特别嘉宾名单。

 (3)向代理代表及嘉宾发送请帖。

 (4)落实代理代表及嘉宾与会名单。

 (5)接待方案的草拟制订和组织实施。

 (6)指定并委托旅行社负责大会代表、工作人员等的食宿行。

（7）预订返程车、船、机票等

(8)联欢晚会的策划与落实。

     3．新闻文化组  

  成员单位：xx部门xx同志担任主任。

   主要工作任务：

     (1)大会的宣传发布。

     (2)大会新闻报道与宣传工作的策划与实施。

     (3)大会会刊、特刊以及其他宣传资料征集、印制、发送。
          (4)开幕式、闭幕式上文体演出的方案及组织实施。

     (5)负责大会其他活动的组织实施。

   4.安全保卫组 

   成员单位：xx部门xx同志担任主任。

   主要工作任务：

    (l)大会安全保卫工作的组织、协调、指导和检查。

   (2)会议各类证件的设计、制作、发放和管理工作。

    (3) 与大会筹委会其他部门的工作沟通协调。

（2）根据会议的规模、层次和主题，会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作。

4个小组：（1）会议筹委会；（2）联络接待组；（3）新闻文化组；（4）安全保卫组

（3）预算方案

目的：为了让代理商更多地了解公司的发展，同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能，研究如何扩大产品销售等问题，公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议代理商大会，下面为本次大会的预算方案：

预算支出主要项目：

宴会费用：包括宾馆预定金，宴会茶水费用等，合计x万元

代表伙食费及住宿费，合计x万元。

资料费用：包括文件编印包装费、宣传资料费、纪念品费等，合计x万元。

交通费用：包括车旅费、门票费、景点参观费等，合计x万元。

会议费用：包括会议场租费、主题活动费，合计x万元。

文艺表演费，合计x万元。

安全保卫费用，合计x万元。

以上预算总体费用：合计×万元。

（4）日程表：

5．请根据会议内容拟写一份会议通知。

                                 大会通知

兹定于20##年8月8号到10号，本次商会定于20##年8月8日到10日在上海国际会议中心举行，中午12:00将有午餐供应。假如你不能参加，请在7月31号之前打电话62479521告知。

附上一份大会日程。除此之外，您还将得到一张令人满意的旅行指导地图和一份便于在宾馆旁停放车辆的说明。

很高兴地欢迎你们都都来出席我们公司的这个重要大会。

附件：大会日程

      地图

                                                          中迅显示器有限公司

                                                          二〇##年五月十日

6．请你根据有关内容代总经理拟一份发言稿。

公司总经理：介绍企业的基本概况及发展远景

                            公司简介范文

中迅显示器有限公司是一家主营电脑显示器生产企业。公司成立于 XX 年 XX 月，  ＸＸ年 ＸＸ 月份开始投产。去年实现销售额8亿元人民币，产品30％出口海外，并不断保持产量连年递增的势头，质量管理也达到了同行业的先进水平。

自建企业以来，中迅显示器有限公司始终秉承“以人为本、诚信经营”的理念，采用国内外具有国际国内领先水平的生产流水线设备，打造出我们中国人的品牌。

我公司设有市场营销中心，负责公司销售市场开拓和产品销售工作，该公司按地区划分销售区域，分省级、地市级经销商，各区由大区经理负责管理经销商的业务，各大区内再分地市级由业务主管管理，并对大区经理负责。该公司采用地区总经销商专销的网络销售渠道，由对方报货单、汇款至公司帐户后，公司组织发货的办法完成销售流程。产品质量好，产品供应应求，我公司与各市场中的重点客户建立了良好的业务诚信关系，签订年度销售合同，制定销售激励政策，根据销售额度高低给予销售报酬等激励办法调动积极性。

今年以来，为适应生产规模的进一步扩大，去年底，本公司又扩建了1万平方米厂房，新增加了3条国际先进的生产流水线，使显示器年生产能力达到了100万台，使本公司的竞争能力得到提高。

   金融风暴的到来，我们同时也作出了相应的应对措施，使本公司的业务可以保持一个相对稳定的发展模式。在近期，本公司将提出“质量第一、创新技术、诚实守信”的宗旨和出口上调的目标，使本公司的生产和销售及售后服务更加完善，赢得大家的更多的信赖和支持。

我公司将继续秉承质量第一、求真务实的工作作风为我国电子技术事业的建设而不懈努力！

第二篇：如何制定会议方案

如何制定会议方案：（一）会议总体方案的含义 会议总体方案是对所要举办的会议进行总体安排的策划文案，是会议预案的一种。 （二）会议总体方案的基本内容 1．会议的名称。会议名称的确定一般采用揭示会议主题、主办者、功能、与会者、范围、时间和届次、地点、方式等特征的方法。 2．会议的目标和指导思想。 3．会议的主题、议题和议程。

4．会议的对象、规格和规模。会议对象要分清正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。

5．会议的时间。包括会议时机的选择，会议的起讫时间，会期和日程安排。 6．会议的地点。一是选择合适的举办地，如国际性会议要考虑选择在什么国家或地区以及什么城市举行；二是选择合适的场馆（包括会场、宾馆的规格及布置要求等）。 7．主办、协办单位以及拟设立的会议组织机构，如主席团、组织委员会、指导委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组的构成等。 8．会议的举行方式、配套活动以及辅助活动的日程安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。 9．会议的接待、后勤保障措施和技术手段。 10．会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻稿件等。

11．会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 12．其他应当说明的事项。 （三）会议总体方案的结构与写法 1．标题。2．主送机关。3．正文。开头部分可用一段文字写明制定方案的目的和依据，然后用序号编排各个层次。表述有两种方法：一种是详述法，详细表述各项具体安排。另一种是简述法，对所涉及的各方面的计划作原则性的安排，具体实施的要求通过各个专题策划文案来表述。直接上报请求批准的方案，结尾处要写“以上方案请审批”等字样。 正文写作要做到总揽全局、目标清楚、思路清晰、分工明确、综合协调。 4．附件。如有附件，在正文下方写明附件的名称和序号。 5．落款。署制定机构名称。经审批下发执行的总体方案也可署审批机关的名称。 6．成文时间。写正式提交的日期。