HSE程序文件

工作记录管理程序

1.   目的

记录是HSE体系运行的有效记载，是HSE体系正常运行的证实，保持完整齐全的原始记录和追溯性，为内部审核、管理评审与第三方审核提供依据。

2.   适用范围

适用HSE体系运行发生的全部记录。

3.   术语：无

4.   职责

4.1      风险管理部(或公司相关部门)是本程序的归口管理部门，负责编制、修订本程序，并负责组织记录的设计、更新、审核，指导各部门正确填报并监督检查。

4.2      （插入部门名称）负责编号管理和表样存档。

4.3      记录的使用部门负责本部门记录的设计、收集、编目、借阅、存档等管理工作，对记录的完整性、齐全性负责。

 

5.   工作程序

5.1      识别、编制和审批

5.1.1   HSE 记录媒体

HSE记录媒体可使用纸张表格，也可使用电子表格，但应有规范化表述形式和唯一编号。

5.1.2      识别

各单位按照HSE体系文件的要求，根据HSE活动需要识别并建立所需的HSE记录。

5.1.3      编制、审批

公司通用的HSE记录表格，由相关部门制定，报风险管理部门审核，经管理者代表批准后使用，并按本程序规定予以控制。部门内部使用的记录表格由各部门自行制定，经部门分管领导批准后实施，报风险管理部备案。

5.2      记录格式修改、换版

5.2.1      记录格式如有修改、换版需求时，按《文件数据管理程序》执行；

5.2.2      HSE记录的格式修改后，在附录2《HSE文件记录表格》备注栏上填写记录格式修改或换版时间。

5.3      记录填写

5.3.1   书面HSE记录填写不得使用铅笔，要求字迹清楚，填写正确、完整和及时；

5.3.2    HSE记录上应写明年、月、日及记录人签名；

5.3.3      HSE记录表格的填写应遵循下列要求：

a)     文件有要求的记录栏目，内容必须记全，空白项目应填写“/”符号；

b)     对于装置停工或设备仪表停运所导致的记录空格,填写“停工”并写明原因；

c)     记录不能随意更改,若确因笔误需要更改时，用“/”符号注销，在符号旁由本人更正重新记录,并附有更改人的签名与更改日期；

d)     电子记录须限定阅读及修改权限，防止他人随意更改。

5.4      记录保管、借阅、存档

5.4.1      （插入部门名称）负责管理体系全部记录表样的存档；

5.4.2      内部审核员、第三方审核员、主管领导有权查阅记录；

5.4.3        相关部门应按《文件数据管理程序》负责本部门全部记录的保管与存档；

5.4.4        HSE体系全部记录，应设置保存时限的要求(最少3年)，并在“记录清单”中规定。新员工三级安全教育记录永久保存。

5.5      记录作废

5.5.1        各部门应按记录时限规定，保存记录，超过时限规定的记录，相关部门应提出作废申请；

5.5.2        作废记录的销毁执行《文件数据管理程序》的相关规定。

 

6.   相关文件

6.1      《文件数据管理程序》          XX港华HSE/SP-06

7.     记录

7.1      HSE文件记录表格

7.2      记录借阅登记表

7.3      记录销毁登记表

 

8.     附录

附录1：HSE记录类别清单

附录2：HSE文件记录表格

附录2：HSE记录类别清单

(参考样本)

1、关于适用法律、法规与其他要求的信息

2、风险评估、环境因素识别的记录

3、培训记录(如安全教育台帐等)

4、检查、维护与校准记录（如安全检查台帐等）

5、检测、监测记录

6、投诉记录

7、事故、事件调查和处理报告及跟踪记录（如事故台帐等）

8、有关供应商、承包商的评估和信息

9、体系检查、审核记录

10、应急预案及演练记录

11、会议记录（如安全会议台帐等）

12、设计参数及设计运行资料

13、HSE风险评价记录

14、年度HSE工作计划与年度报告

15、HSE工作考核与奖惩实施办法和考核记录（如安全工作考核与奖惩台帐等）

16、作业实体的HSE实施程序

17、新装置开车前审核记录

18、变更审批实施文件

19、装置停产检修、改造投产前检查记录

20、所有经过批准实施的作业许可证档案材料

21、关键装置监控要求与检查报告

22、隐患治理台帐

23、HSE组织台帐

24、HSE活动记录

25、各类报表等

附录2：HSE文件记录表格

(参考样本)

第二篇：HSE记录管理程序

HSE记录管理程序

1 目的

公司建立并实施记录控制,为HSE管理体系运行提供可靠证据,为查找根源、分清责任和采取纠正预防措施提供客观依据，制定本程序。

本程序规定了HSE记录的编制、收集、保存和处理等方法和要求。 2 适用范围

本程序适用于公司HSE记录的管理和控制。

3 职责

3.1 安全环保部是本程序归口管理部门，负责记录建立、存档控制的指导和监督。

3.2 直属公司安全环保部门负责本公司HSE记录的管理及监督。

3.3 各职能部门和直属公司负责本单位记录的编制、填写、标识、收集与保管。

4 程序内容

4.1 记录的分类。

4.1.1 原始记录：如检查记录、试验记录、计量检验记录等(包括来自分承包方的有关记录)。

4.1.2 分析、统计记录：如各种台帐、月报、季报、年报、总结等。

4.1.3 体系运行记录：如管理评审记录、内部审核记录、各种检查记录、培训记录、纠正和预防措施记录、不合格评审记录、各种报告等。

4.2 记录的编制与更改

4.2.1 记录由产生或使用记录的单位和部门负责编制，能用记录由安全

环保部负责编制。

4.2.2 直接使用国家及上级部门有统一要求的记录格式，编制前由各相关部门对其适用性和适用范围进行确定。

4.2.3 体系中未列出的其它记录表格，由各相关单位根据具体情况自行规定，对HSE管理体系有重大影响记录，在使用前交HSE体系办公室备案。

4.2.4 记录表格在活动、产品、服务中任何个人或部门无权随意更改，记录表格更改，执行《文件和资料控制程序》规定。

4.3 记录的收集、保管、编目、存档要求

4.3.1 各使用单位指定人员或部门收集并保管记录，收集的记录要齐全、完整，建立《HSE记录清单》，不得丢失、遗漏,做到按期限保管。

4.3.2 各使用部门的记录在建立各项HSE记录清单的基础上，整理齐全，按级别要求归档。

4.3.3 各相关单位根据具体情况对受控记录定期归档，要建立受控记录清单，并保证每年清理一次，需要对记录进行更改时执行本程序4.2条款中的相关更改要求。

4.3.4 HSE记录按公司《HSE体系文件编写规定》要求进行标识和编码。

4.4 记录的填写要求

4.4.1 记录须字迹清晰、填写及时、项目齐全、内容真实。

4.4.2 记录的填写要求真实、准确、工整，如有笔误用“—”注销，由本人更正，并签字或盖章进行标识，每份记录要有记录员签字。

4.4.3 记录用碳素或蓝黑墨水钢笔填写（特殊要求时可例外），要求字迹清晰、完整，数据要准确及时，真实反应活动的内容和历史过程。

4.4.4 记录本着“谁管谁填，分工负责”的原则，确保记录的真实性、准确性。

4.5 记录的保存

4.5.1 记录的保存方式应便于存取和查阅，并存贮在适当的环境中，防

止损坏、变质和丢失。

4.5.2 记录的保存期限见各单位记录清单，属归档范围的记录应及时归档。

4.6 记录的查阅和借阅

4.6.1 借阅记录要办理借阅手续，各部门要建立《文件借阅登记表》，借阅记录要限期归还,不得丢失，借阅者不得私自涂改或自行复制。

4.6.2 当合同要求时，在商定期内，记录可提供给顾客或承包商查阅，查阅手续执行本程序4.6.1。

4.7 记录的处理

4.7.1 对超过保存期的记录要进行销毁，对HSE管理体系有重大影响的记录在销毁前需经公司总经理审批，销毁时，指派两人监督销毁。

4.7.2 各单位超过保存期的记录销毁前，先由本单位的记录保管员列出《作废文件处理登记表》，经主管部门批准后，各部门自行销毁。

5 相关文件

HSE03-3.7--01--2003《HSE体系文件编写规定》。

6 记录

HSE04-3.7--01--2003《HSE记录清单》

HSE04-3.7--05--2003《文件借阅复制记录》

HSE04-3.7--10—2003《作废文件处理登记表》。