怎么写好邮件

从细节做起,从日常做起,你的工作方法会在不知不觉中改善和提高.

步骤/方法

有主题且主题明确；内容符合要求，描述清楚；有附件的申请性邮件需将附件（低于3个的word/excel）粘贴在正文里；附件比较大的也需概述附件内容，不得仅仅用请见附件。

以下分别为一位知名讲师和上海分公司自己总结的写一封合格邮件的要求，为方便阅读删除了部分签名：

在这里,我把我们大部分人经常犯的错误给放到了前面,希望大家还能举一反三.每天收到许多邮件，虽然懂得邮件礼仪的人逐渐多了起来，但是跟基数相比，写得很符合职业规范的却寥寥无几，甚至有的人完不成工作、达不成合作、以致造成误解却不知道什么原因。

这是一位礼仪培训讲师基于多年在职场的经验，总结了受欢迎邮件的写法，供大家参考。 DearAllMyColleagues:

日常工作中我们有很多的信息是通过邮件来传递的,如何写一封好的邮件是一件看似简单其实很重要的事情,讲一点我的心得体会,与各位共勉.

关于收件人和抄送,涉及单一收件人的情况不提,如果多个收件人,一定要讲清楚,你的邮件是针对什么样的群体.可以列出他们的名字或者概括性的称呼.如果你的邮件需要有指定的收件人,同时这个事情要抄送给相关的人知道,那么抄送的人员要想清楚,要给谁,不需要给谁.可以注明CC:XXXX/XXX/XXX通常的习惯按照职务从低到高排列,从分公司到总公司的顺序排列.

例如:DearXXX:CC:XXX/XXX/XXX

Attn:XXXCC:XXX/XXX/XXX

主题,这是一个很重要的部分,简明扼要的说明正文要表述的内容概要,不要少,也不要多.

1. 5正文的开头称呼,每间公司的文化不同,我希望上海公司同事都能平等称呼,可以直接叫英文名字,避免混淆,加上姓氏,比如:DavidWei,可以根据沟通的熟悉程度以Dear/Hi等开头，以双方感

觉舒服为好,没有英文名字的,可以用拼音代替.

2. 6,邮件正文,这是最考验书写功力的部分,基本要求要有条理,事情复杂时,建议大家用1,2,3...等等标注.写的明白,看着也清楚.大项目下有小项目,可以用1-1)1-2)...或A,B,C...标注.行文要用词得体,表述准确.内容部分,自己能提前有个腹稿,这样就不会提笔忘字或者丢三落四,语无

伦次.信息量比较大时候,要注意层次和段落,避免一口气写成一团麻的情况.

结尾部分表明你的想法要要求,比如什么时间内回复,请XXX处理协调等等.

邮件的签名要注意加上,留下你的公司信息和联系方式,这样的一个完整的邮件才算丰满.

整个邮件要注意分寸,针对不同事件,不同人群,不同要求的邮件要有不同的语气,让对方能从你的邮件中不仅了解事情,更能感受你的感情和语气.

使用英文时候要注意大小写的变化,中文是要注意段落的起始.

注意事项

? 一忌不称呼不少人写邮件一上来就直接说事情，给人的感觉是“你应该知道我是谁”；

有的至多用个“你好”，这些都是不礼貌的做法。是：如果对方有职位要称呼职位（姓氏+职位）；如果不清楚职位，可用姓氏+先生/*。当然十分熟悉的情况下，可以用双方习惯的称呼方式，而这种情况仅限于非正式邮件。值得注意的是，通常用“您好”比用“你好”更有礼貌，除非确定自己是上级或长者。

? 二忌不分段或字体太小

有的人整篇邮件从头至尾写成一大片，象小说一样，给人眉目不清晰的感觉，不想看下去，从而自然影响处理的效率。

推荐的方式是，尽量在一个显示页面完成全文，一段一个核心意思，然后空行写第二段；如果说的事项较多，建议加上序号，但一次最好不超过三项，否则不容易记住。当然，如果能根据收件人的具体情况调整字号大小、字体样式等，则为最佳。例如对方均是五十多岁的领导，可以适当调大字号，以便对方阅读，从而也提高了回复效率。

? 三忌重点不突出

现在的职场压力和信息的充斥已很难容许人们逐字逐句地阅读一个完整的邮件。所以写信人可以把最核心的词用突出标识加以强调，包括加粗、增大字号或换字体、颜色等。但公文中通常只允许黑色和蓝色，只有相当于海报作用时才可以适当用彩色。邮件的标题至关重要，要行动性很强，只用核心词，去掉虚词。与行动、结果相关的字眼可放在句首的【】内，然后再写具体内容，例如标题可写为“【请9日前确认】xx会议日程”。

? 四忌不感谢

有些人没有感谢的习惯，而这往往是邮件回复率低的一个主要原因。不论是寻求合作、请教问题、请人帮助，还是只是告知，都可以感谢对方的善意或配合。即便是领导命令对方与自己合作，说句感谢只能表明自己有修养；更何况自己请对方帮忙呢。

? 五忌多重结束语

常见不少人在信的结尾同时写上几种问候，诸如“祝好”、“祝一切顺利”、“祝工作愉快”等等（还有用英文写bestregards,allthebest,haveaniceday）。

其实，一句最恰当的结语即可。

有时候，很明显地可以看出发件人事先设置好了签名档，里面已有问候，那么在发送之前务必仔细检查，否则会给人留下粗心的印象。避免上述情况的方法，可以在签名档中去掉问候语，只留签名和联络方式，因为大多时候的问候是因人而异的。

? 六忌不署名

不署名，言外之意，对方应该能从邮件地址判断出自己是谁，或者“不用那么客气”，而这样做会给对方造成很多不便，也较影响办事效率，想打电话沟通具体事宜时，还需要再查找。 发件人切忌以自我为中心，自认为了解对方的圈子，其实不然，有时真的不知道是谁发来的邮件（更不用说现在有那么多酷极了的网名），耽误了事情。署名是尊重对方也是尊重自己、宣传自己的方式。而且最好事先设置好签名档，附上自己所有方便的联络方式，一劳永逸。而且,从销售的角度来看这对自己也是一个宣传!

以上的一些规则同样适用于写短信，例如要称呼对方、要署名，要一次性地站在对方角度写清楚具体内容（最常用的恐怕是见面具体地点、周围明显建筑物、联络人及电话等）。

正写着，收到一个没署名的短信，偏偏这个号不在我的手机通讯录内，于是我马上回短信说：“抱歉，我刚换了手机，还没来得及导入通讯录，请问怎么称呼您？”然后署上我的中英文全名。立刻收到了回复：“我是朵朵呀，^v^”。

我实在想不出何时认识的这位朵朵，便在通讯录里搜，“对不起，没有找到您要搜索的内容”----晕！

? 七忌乱称呼

比较忌讳的是管所有人都叫经理，普通员工自然很高兴，但会冒犯比经理职位高的人。 通常称呼他人可省去“副”字，但尽量不要跳级，更不可给别人降级。例如对方是副经理，可以称呼“姓氏+经理”，但不要称呼“姓氏+总”；而如果对方是副总裁，则不可称呼对方为经理或总经理。

? 八忌回复所有人

通常只需要答复发件人，很少有需要全部回复的情况，尽管对方可能同时发给了很多人。为了减少给别人带来的不必要麻烦，用“回复”功能即可；如果很有必要抄送给其他人，则尽量自己根据实际需要有选择性地写上去。

尤其需要注意的是，好的事情可以抄送给他人，不好的事情尽量一对一处理；这与表扬当众，批评不当众是一个道理。当然，那种利用便利的往来邮件打嘴仗的行为只能影响个人形象。发件人为了避免出现对方随意点击“回复所有人”的不职业情况，可以把大批量的收件

人地址放在“密送”处，然后在正文起始位置写上收信人的群体名称，例如“致：各事业部经理”等，有利于收信人清晰了解与自己同时收到邮件的还有哪些人，同时避免了垃圾邮件的产生。

? 十忌人名不排序

收件人（包括抄送人）若为一个以上，不论在邮件地址位置，正文位置，还是附件内，均需要排序。最讲礼仪的方式是按照职务高低排序，同样职位按姓氏字母顺序排，不了解职位时可以按照字母顺序排，但重要邮件不建议这样做，尤其是重要客户。有内外之别时，以客为先。

第二篇：做外贸如何写好第一封推销邮件

做外贸如何写好第一封推销邮件

现行的外贸沟通方式，大家主要是在用：电子邮件来和客人进行沟通的。我在这里就很多人常常不知道怎样写好第一封推销电邮给买家，及怎样来回复买家的查询邮件做些文字说明。

第一封外贸推销邮件在外贸业务中可能就如我们和陌生人交往时彼此之间留下的第一印象。有些人就能够给别人留下好印象，有些人给别人留下不好印象。这印象好与坏，其实我们每个人只要真正注意，也能够做到完满的结局。

那么，我们第一次和陌生人的买家邮件交往中怎样能给买家带来好的印象呢?我想，我们要做好这个最重要的准备工作：对自己的产品要百分百熟悉，特别是自己要推销的某种新产品，对其必须要做全方位的深入了解。我们不妨问这些问题：这次我们要给买家介绍的是何种产品及推销该产品的哪个卖点?我们的卖点会不会是很多同行都在推销的?我们的卖点是不是现在这个客人需要的?或会不会是客人未来需要的?然后再来电函写作。在知道这些问题答案后，我们下面来研究写第一封英文函电时要注意哪些细节，哪些是比较适用的，有效的方法。

写第一封英文函电，首先我们必须有个好的标题。吸引买家注意的标题，这样买家才有可能打开看我们的邮件。就象我们第一次和人见面，要将自己装扮的漂亮点，帅一点，精神点一样，来吸引大家。哪些标题才算吸引人，我想大家不妨去看看Yahoo上的产品推销广告(其实很多英文网站都可以看到)，看看人家老外用何种标题来推销他们的产品的。仔细研究一下，我想就知道了。很简单，只要我们COPY他们自己习惯的做法就OK。

其次我们必须简单扼要，一目了然。推销的文字不要多，不要太长。记住：越简单越好。简单最美。但是不要因为简单而忘记自己产品的卖点。通常我们是这样来写的：

第一段：简明扼要的告诉客人我们怎样得知他需求信息，最好是一句话就

OK。

第二段：简单扼要的告诉客人我们是该产品的专业生产商或供应商，我们有上乘质量及具有竞争力的价格。现特别推荐我们的新产品，畅销的一品种来给客人。最多不要超过两句话。

第三段：详细地描述所推荐产品，越全面越好。通常是对产品品名，性能，材料，FOB/CIF价格，产品规格，包装规格，技术参数，付款方式，生产时间，样品提供情况等每一环节要做详细介绍，但也不能太累赘。

第四段：希望能够得到客人的评价及回复，如有任何疑问，欢迎随时沟通，我们便在第一时间给予客人的回复。最好是一句话。

第五段：一句话，那就是我们公司的详细联系方式，最好含有公司的电子邮件地址，公司的网页。方便客人更好回复及更多对我们的了解。

而往往我们很多人问题就是太多的文字来说明我们自己的公司背景，其实这是很大的败笔。因为，买家每天收到很多推销邮件，很少有时间来研究你的公司背景。买家常常将繁琐的文字做垃圾邮件来处理，可能不看我们辛苦写的长长推销邮件。买家何时才会研究我们公司的背景呢?可能是在想和我们真正发生业务合同时，才会用时间研究我们公司的背景资料。一旦，买家研究我们公司的背景，可能那是一个好的讯息：买家可能要向我们购买产品了。然而，到这种地步不可能是第一封邮件能做到的，也不是第一封邮件要去做的。（小贴士：网站推广不出去就上推一把论坛）

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