公司文件管理办法

1 范围

本标准规定了**公司文件管理的职责、公文的种类、管理内容和要求。

本标准适用**公司文件的拟制、办理、管理、整理、归档等。

2 规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

Q/（公司简称第一位字母） G2005 文件、影像记录控制程序及管理办法

3 职责

3.1 公司总经理负责对文件的批示。

3.2 其它领导或部门负责人负责分管和本部相关文件的起草及下发文件的传阅、学习，并积极处理实施。

3.3 办公室负责对各室部的行文进行审核、控制，对公文处理进行检查指导，督促整改。并对文件损坏、丢失者提出处理意见。

3.4 办公室负责文件发放、回收、处置登记、文件修改、文件销毁等。

3.5 办公室文秘

3.5.1 负责对文件分类并请求示阅。

3.5.2 负责文件修改、校对、印发、管理。

3.5.3 负责公司性文件的起草，配合其它相关领导、部门修改相关材料。

3.6 办公室档案员负责文件的校对、印制、用印、立卷、整理、归档和销毁。

3.7 办公室打印员负责文件的格式编排及初校、印制。

3.8 办公室电话接待员负责文件的传阅、发放。

4 公文种类

4.1 决定：适用对事项或行动的安排，奖罚有关人员。

4.2 决议：适用于经会议讨论通过的重要决策事项。

4.3 指示：适用于对下级的工作布置，提出工作的原则和要求。

4.4 公告: 适用于向企业全体员工宣布重要事项或法定事项。

4.5 通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

4.6 通知：适用于批转、转发文件或传达到有关单位周知或执行的事项。

4.7 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

4.8 报告适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

4.9 请示适用于向上级机关请求指示、批准。

4.10 批复适用于答复下级机关的请示事项。

4.11 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.12 函：适用于不相隶属机关相互商洽工作、询问和答复问题。

4.13 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项。

5 管理内容和要求

5.1 公司文种分类及编号方法

5.1.1 公司文件应按法定机构权限进行编排，分为董事会文件、监事会文件、党总支文件、经营班子文件四种。

5.1.2 公司文件应根据法定权限机构简称编号，编号方法为：**董字[ ]号；**监字[ ] 号； **党字[ ] 号；**字[ ] 号；**函[ ] 号。

Q/DHS G2004—2011

5.2 文件格式及字体要求

5.2.1 **字

5.2.1.1 文件编号应使用小三号楷体。

5.2.1.2 标题应使用二号黑体。

5.2.1.3 正文应使用三号楷体。

5.2.1.4 正文段落标题、主题词应使用三号黑体。

5.2.1.5 其余文字应使用三号楷体。

5.2.2 **函

5.2.2.1 文件编号应使用小三号楷体。

5.2.2.2 标题应使用二号黑体。

5.2.2.3 正文应使用小三号仿宋。

5.2.2.4 正文段落标题、主题词应使用小三号黑体。

5.2.2.5 其余文字应使用三号楷体。

5.2.3 公文标题

5.2.3.1 准确简要地概括公文的主要内容，一般应标明发文机关、事由和公文种类。

5.2.3.2 特制的公文专用纸版头上已印有发文机关名称，公文标题可省略发文机关。

5.2.3.3 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，不应用标点符号。

5.2.3.4 转发的公文标题过长时，在概括公文原意突出主题的前提下，应适当缩减原标题字数。

5.2.3.5 主送机关是指公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化科称、统称，一般应标注在公文标题之后、正文之前。

5.2.3.6 上行文，一般只标注一个主送机关，如需同时报其它上级机关，应当用抄送形式。

5.2.3.7 公文如有附件应在正文之后，成文之前注明附件顺序和名称；如附件不能随文分发时，应在附件名称之后注明“已发”或“另发”字样；如遇正文和成文时间不能同处一页的情况，应另起一页，在页首标注“（此页无正文）”；转发、印发、发布的文件，应当视为正文，不应当视作附件处理。

5.2.3.8 公文除会议纪要外，都应加盖印章。用印位置应上不压正文、下压成文时间。

5.2.3.9 公文用纸应采用国际标准A4型纸（210㎜Ⅹ297㎜），左侧装订。

5.3 行文规则

5.3.1 公文一般标明秘密等级和保密期限、紧急程度，未标明应按一般公文处理。

5.3.2 涉及国家或企业秘密的公文应标明密级及保密期限。

5.3.3 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”、“平急”。

5.3.4 公司董事会、监事会、党总支、经营班子可以单独行文，其他各室部一般不得正式行文。

5.4 行文办理

5.4.1 公文办理包括：草拟、讨论、会签、审核、签发、用印、登记、分发等程序。

5.4.2 公司发文程序为：部门起草→部门负责人审核→分管领导阅签或有关领导会签→办公室核稿→总经理签发→办公室登记编号→打字→部门核对→印刷→用印→装订→封发→立

卷→归档。

5.4.2.1函类文件在办理过程中部门起草人应在拟稿人一栏签字，部门负责人应在核稿人一栏签字，分管领导在分管领导一栏确认签字。

5.4.2.2字类文件在办理过程中部门起草人应在拟稿人一栏签字，部门负责人应在核稿人一栏签字，分管领导在分管领导一栏签字确认，最后由办公室上报总经理确认签字。

4.4.2.3拟稿人、核稿人、分管领导应确定：

5.4.2.1.1拟稿人签字应确定文稿内容真实、格式无误。

5.4.2.1.2核稿人签字应确定内容真实、格式、文字无误、标点准确，具备办理条件。

5.4.2.1.3分管领导应确定可以办理。

5.4.3 草拟公文

5.4.3.1 应符合国家法律、法规及相关规定。

5.4.3.2 应情况确实、观点鲜明、表达准确、结构严谨，条理清楚、字词规范、标点准确。

5.4.3.3 起草文件应注意：公文中的结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，除在第一层顺序之下可直接用第三层外，一般不应越层套用。

5.4.4 审核重点

5.4.4.1 是否确需行文。

5.4.4.2 行文方式是否妥当。

5.4.4.3 是否符合行文规则和拟制公文的要求。

5.4.4.4 公文格式是否规范。

5.4.5 复核重点

5.4.5.1 审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范。 5.4.5.2 经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审。

5.4.6拟稿部门草拟公文，应按以下程序和要求进行：

5.4.6.1草拟稿件应确保内容的完整性、真实度和文字的准确性、条理性。

5.4.6.2草拟稿件应按照本标准5.1至5.2和5.4.3条格式要求进行布局。 5.4.6.3草拟部门完成公文起草，应由部门负责人进行修改和初审签字；部门负责人确定无误后，应交由分管领导审核签字；在交予印制部门印发时内容和文字修改调整率不应超过5%，格式调整率不应超过20%。

5.4.7公文正式印制前，拟稿部门对清样认真进行核对后，应在印制前一个工作日送办公室进行复核。校对应对清样与原稿的一致性负责。复核的重点是：

5.4.7.1审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否规范。

5.4.7.2经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序进行复审；对于未按本标准5.4.6.1至5.4.6.2规定完成草拟，不具备印制的公文，应退回草拟部门重新修改。

5.4..7.3重新修改公文，交付印制前，应重新根据本标准7.3.6.3条规定程序执行。

5.4.9 草拟公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与有关室部沟通协商，取得一致意见后方可行文。

5.5 收文办理

5.5.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

5.5.2 公文应统一由办公室拆封、登记、编号、分发。

5.5.2.1其他领导、部门接收、领取到的公文，普通公文应在一个工作日内主动交办公室统一登记；重要紧急公文应在收到半个工作日内，交办公室统一登记。

5.2.2.2参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，应在会议结束返回公司一个工作日内主动交办公室统一登记。

参加上级或政府召开的各种会议材料、文件、领导讲话，也应主动交办公室统一登记。

5.5.3 办公室收到的公文应进行审核：确定主办部门，由主办部门提出拟办意见后，送公司领导批示。紧急公文，应记明办理期限。领导批示后，送主办部门办理。主办部门办理完后应及时向公司领导复命。

5.5.4 重要紧急的公文，必要时应由领导批示后，再送主办部门。

5.5.5 对送领导批示或交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，应做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。对下发的重要文件应及时了解和反馈执行情况。

5.6 公文管理

公文立卷、归档及公文管理，可参照Q/DHS G2005。

6报告与记录

附录A：***公司发文呈批卡片（字）

附录B：***公司发文呈批卡片（函）

附录A

（规范性附录）

***公司发文呈批卡片表A.1

年 月 日印 共印 份

附录B.1

（规范性附录）

洪洞大槐树寻根祭祖园有限公司发文呈批卡片表B.1

年 月 日印 共印 份

第二篇：公司文件管理规定范文

公司文件管理规定范文 1 目的

确保公司重要文件具有唯一编号，便于文件的识别、追溯和控制，保证公司文件体系有效运转。 2 使用范围

适用于公司文件的编号管理和控制：

a) 技术类文件：是指在公司的设计、生产、销售、服务等各个环节中与技术有关的各类文件和资料。

b) 其他文件：包括公司规章制度、管理文件、合同协议、传真等；

c) 编号文件包括纸介文件以及电子文件。

3 编号办法

3.1 公司名称及项目名称约定:

公司全称为：南非中国制衣集团(北京)

本组织简称：CGMBJ

项目全称：CGM 企业信息管理系统 1.0版

项目简称：CGM v1

3.2日期表示

格式：yyyy-mm-dd 或 yyyymmdd

yyyy:用四位数字表示公元年份，如20xx表示公元20xx年。

mm:用两位数字表示月份，不足两位时，第一位用零补齐，如03表示3月。

dd: 用两位数字表示日期，不足两位时，第一位用零补齐，如15表示第15号。

例如：

20xx-10-27 或 20xx1027 表示（20xx年x月x日）

3.3 文件版本编号

下面是对文件版本进行编号要遵守的标准：

起草版本的编号为 0.1, 0.2, 0.3, ..., 0.10。

版本编号可以根据项目需要延伸到若干层，例如， 0.1, 0.1.1, 0.1.1.1.

一旦文件版本得以确认后，版本编号应该始自 1.0。

版本编号不断变化为： 1.0, 1.1, 1.2, ..., 1.10。

项目可以根据需要将版本编号晋升为2.0，2.1, 2.2 等。

3.4 技术文件命名

格式：CGM-vnn-(AA-)BB-yy

CGM:项目缩写。

nn:版本号，参见3.3节。

AA:子项目名称。

yy:文件版本号。

BB:工作过程名称：

相应工作过程名称的简称（例如 SPP，SRS）不是必需的，但如果要使用，应该遵守下面表格中的标准。

验收测试计划

（Acceptance Test Plan） ATP

验收测试报告

（Acceptance Test Report） ATR

检查单

（Check List） CL

程序修改报告

（Code Difference Report） CDR

软件构成设计文件

（Software Component Design Document） CDD

具体设计文件

（Detail Design Document） DDD

软件功能设计文件

（Software Function Design Document） FDD

软件功能说明书

（Software Function Specification） FS

手册

（Hand Book） HB

系统集成测试计划

（System Integration Test Plan） ITestPlan

系统集成测试报告

（System Integration Test Report） ITestRep

组间协作文件

（Intergroup Coordination Document） ICD

初步设计文件

（Preliminary Design Document） PDD

软件配置管理文件

（Software Configuration Management Plan Document） SCM

软件开发策划文件

（Software Development Plan Document） SDP

软件项目策划文件

（Software Project Plan Document） SPP

软件质量保证计划

（Software Quality Assurance Plan） SQA

软件需求规格说明

（Software Requirements Specification） SRS

工作说明

（Statement of Work） SOW

子系统测试计划

（Sub-System Test Plan） SSTP

子系统测试报告

（Sub-System Test Report） SSTR

子系统测试脚本

（Sub-System Test Script） SSTS

软件维护计划

（Sustaining Plan） SP

系统操作描述

（System Operations Description） SOD

系统测试计划

（System Test Plan） STestPlan

系统测试报告

（System Test Report） STestRep

培训计划

（Training Plan） TP

例如：

CGM-v1-需求规格说明书-0.1.doc

CGM-v1-SRS-1.2.doc

CGM-v1-信息控制子系统-验收测试计划-2.0.doc

3.5 其他文件的编号

3.5.1 公司规章制度和管理文件

公司规章制度和管理文件的编号格式为：CGMBJ(-DN)-TT.AB-dd

DN：大写英文字母，部门代号，如该制度是公司级文件，适用于公司全体人员，该部分编码省略；如该文件是部门内部管理制度，则应标记部门编号，表示该制度由部门内部使用。

TT：大写英文字母，文件类型；

RR — 规章制度，指公司颁布执行的各种规章制度；

QS — 质量管理文件，公司运转过程中的各类文件和记录。

AB：文件名称

dd：文件版本号。

例如：

CGMBJ-RR-考勤管理规范-01.doc

CGMBJ-RR-绩效考核规范-1.2.doc

3.5.2 合同协议

合同协议的编号格式为：yyyy CGMBJ-T-nnn

yyyy：阿拉伯数字，签订合同的年份；

T：合同类型

S-销售合同

P-采购合同

C-合作协议

H-劳动合同

O-其它合同

nnn：合同流水号，流水号每年x月x日自动归0。

3.5.3 传真

发出的传真编号结构为：CGMBJ-AA -R/S–BB-yyyymmdd- nn

AA：

人员姓名

BB：传真的主题（不超过15个汉字）。

nn：流水号。

yyyymmdd：表示日期。

R表示收到传真，S表示发出传真

传真属于临时文件，一般不做长期保存，如需要保存，则应对其复印，并以外来文件的命名规则进行命名,并且与外来文件一起管理。

例如：

CGMBJ-张三-R-台湾需求的回复-20xx0314-01 （表示在20xx年x月x日收到从台湾发来的传真，主题为“台湾需求的回复”。

3.5.4 电子邮件的命名规则

电子邮件需要归档管理时，按传真的命名规则命名。

3.5.5 外来文件

外来文件结构为：CGMBJ – AA – yy - nnnn

AA：

文件种类编号:

RM：需求相关

yy：文件来源编号:

01：台湾嘉可公司

nnnn：文件流水号。

例如：

CGMBJ-RM-台湾公司操作手册-01-0001.doc

3.5.6 对外发文

指公司发给公司外部的通知、公函等。

yyyy CGMBJ（外）文字第nnn号

yyyy：阿拉伯数字，发文的年份

nnn：流水号，每年x月x日自动归0。

3.5.7 会议纪要

指公司内部会议的记录等。

CGMBJ-yyyymmdd-M-AB-dd

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：会议主题（不超过15个汉字）。

dd：阿拉伯数字，文件流水号。

例如：

CGMBJ-20xx0314-M-周例会-0001

3.5.8 其它文件

项目周报:

CGM-vnn-yyyymmdd-周报-AB

周工作计划:

CGM-vnn- yyyymmdd -周计划- AB

工作任务单:

CGM-vnn- yyyymmdd -任务单- AB

工作日报:

CGM-vnn- yyyymmdd -日报- AB

nn:版本号，参见3.3节。

yyyymmdd:日期，详见4.2节日期表示。

AB：

人员姓名

例如：

CGM-v1-20xx0312-周报-张三

CGM-v1-20xx0312-日报-李四

3.5.9 文件附件

所有文件，如另外附有文件附件、相应表格、补充文件等，采用在原有文件编号后附加：- M nn(-NA) M：附加内容类别；

T：表格

A：附件

S：补充文件

nn：附加文件流水号

NA：文件名称；

4 编号管理

Ø 合同协议由公司办公室统一编制管理。

Ø 传真由公司办公室编制和管理。

Ø 对内、对外的发文统一由公司办公室编制和管理。

第十条 发文程序规定：

1.各单位需要发文，应事先分别向党委、厂部提出申请；