XXXXXXXXXXXXX公司

公文管理规定

第一章  总  则

第一条  目的

为规范XXXXXXXXXXXXX公司（以下简称公司）的公文格式，提高办文质量，特制定本规定。

第二条  职能范围

（一）公司行政部为公文格式的归口管理部门，并负责其他部门（单位）文件格式的指导工作。

（二）各部门（单位）负责以本部门（单位）为收发对象的公文的拟定、收文及保存归档。

第三条  适用范围 

本规定适用于公司所属各部门，各分属项目参照执行。

第二章  公文制发

第四条  集团公司重大红头文件发文流程

发起部门拟稿后，发起部门负责人填写《发文审批表》（附件1）签字确认→分管领导初核内容→会签（董事会）→发文管理部门审核（格式、排版、套红）→签发人签发（CEO）→下发。

第五条  普通类文件发文流程

普通类文件是指：各部门及分公司文件。

发起部门负责人填写《发文审批表》（附件1）并签字确认→分管领导初核内容→发文管理部门审核（格式、排版、套红）→签发人签发（分管负责人/项目总)→下发 。

第三章  收文管理办法

第六条  本办法所指的文件是

（一）外部单位与公司之间关于管理、检查、监督、商请和业务衔接等事务的所有往来文函。

（二）公司内部公文。

第七条  收文处理

一般包括登记、拟办、批办等程序。

（一）对于阅件，主办部门可直接送领导或有关部门阅示。

（二）对于需办理的公文，应由收文部门负责人填写《收文处理单》（附件2）及拟办意见签字确认后承分管副总批阅。部门负责人在签注拟办意见时，认为不需要送领导批示的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门办理。

（三）各部门（单位）收到《收文处理单》时，应及时处理，需要研究而不能马上处理的，应先书面或口头简要回复。

第四章  公文格式

    第八条  公文格式按照公司行文需要划分为标准公文格式和简化公文格式两种。

第九条  标准公文格式（附件3）

标准公文格式一般由眉首、主体、版记三部分组成。公文中涉及的字体除特别标明外均采用四号仿宋体，颜色除特别标明外均采用黑色，行间距一般以四号仿宋体１.5倍行距为准。

（一）公文眉首是指公文首页红色横线及以上部分，包括份号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号等内容。眉首部分一般占公文首页的1/4到1/3。

1．涉及保密要求的公文，应在公文首页右上角用三号黑体标注秘密等级和保密期限，秘密等级两字中间空一字和保密期限用“★”相隔，密级按公文重要程度和保密要求，由高到低划分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。

（1）秘密等级为“绝密”、“机密”的文件应在公文首页左上角用三号黑体标注份号。

2．有紧急程度要求的公文，应在公文首页右上角用三号黑体标注“特急”或“急件”。如需同时标注秘密等级和紧急程度的，秘密等级标注在右上角第1行，紧急程度标注在右上角第2行。

3．发文单位标识由发文单位全称或者规范化简称加“文件”组成。发文单位标识一般用小初号宋体居中排列。多个单位联合行文的，主办单位排列在前。

4．发文字号主要分为公司发文字号、职能部门发文字号两类。发文字号包括公司（职能部门）代字、年份、序号，应置于发文单位标识之下、红色横线之上，并居中排列。联合行文的，一般只需标注主办单位发文字号。发文字号采用三号仿宋字体，居中对齐。

（1）公司发文字号由公司代字（+文种）+【发文年份】+发文顺序号组成，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业【2014】1号”。

（2）在公文种类、数量比较多的情况下，可以在发文字号中加上“文种”并按以下规定执行：

a.命令（令）、报告、请示、函、会议纪要在发文字号中的文种分别为“令”、“告”、“请”、“函”、“纪”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业令【2014】1号”、“XXXXXXXXXXXXX公司置业告【2014】1号”、“XXXXXXXXXXXXX公司置业请【2014】1号”、“XXXXXXXXXXXXX公司置业函【2014】1号”、“XXXXXXXXXXXXX公司置业纪【2014】1号”。

b.决定、决议在发文字号中的文种统一采用“决”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业决【2014】1号”；

c.通知、通报在发文字号中的文种统一采用“通”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业通【2014】1号”；

d.批复在发文字号中的文种可标识为“复”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业复【2014】1号”；若使用简复单的，在发文字号中的文种可标识为“简复”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业简复【2014】1号”；

e.专题会议纪要在发文字号中的文种可标识为“专题纪”，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业专题纪【2014】1号”。

（3）职能部门发文字号由公司代字+职能部门代字（+文种）+【发文年份】+发文顺序号组成，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业行政【2014】1号”。职能部门会议纪要等的发文字号中需标注文种，如“XXXXXXXXXXXXX公司置业行政纪【2014】1号”等。

5. 如公文为上行文（报送上级部门领导的公文），需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧；发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用三号仿宋体字，后标全角冒号，冒号后用四号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办部门签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办部门签发人姓名之下按发文单位顺序依次排列，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并与红色反线相距4毫米。命令（令）等下行文一般需在发文单位正下方、成文日期正上方用手写体签注签发人。

6．发文字号与公文标题之间用红色实线（粗细为３磅）相隔。

（二）公文主体是指对红色横线以下至主题词（不含）之间的各要素，由标题、主送单位、正文、附件目录、发文单位、签发人、成文日期、印章等组成。

1．公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，其结构一般包括发文单位、事由和文种三部分。

（1）公文标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，一般不用特殊标点符号；

（2）公文标题应位于红色横线下方空1行处用二号宋体书写，并居中排列。

2．主送单位是指公文的主要受理对象。

（1）主送单位应使用全称或者规范化简称、统称。若使用规范化简称或统称的，应将主送单位名称列在版记中的主题词之下（若需呈报的则在呈报之下）、抄送之上，标识方法同抄送。

（2）主送单位应在标题下空1行处，左侧顶格书写；主送单位名称后标全角冒号。

3．公文正文在主送单位名称下１行处，每自然段左空两字，回行顶格。数字、年份、计量单位不能回行。

4．公文附件目录应附在正文下空1行处（发文单位前），左侧空2字标识“附件”，后标全角冒号和名称，并注明附件顺序和名称。

（1）附件名称后不加标点符号。

（2）若有多个附件，则用阿拉伯数字依次标识。

（3）附件应与主件一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，若有多个附件需标识序号。

5．发文单位应在正文（或附件）下至少空1行靠右侧书写。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应尽量采取调整行距、字距等措施加以解决，务必使发文单位、印章与正文同处一页；不得采用标识“此页无正文”、空白页加盖印章等方式解决。

6．成文日期应以负责人签发的日期为准。

（1）成文日期应在发文单位（或手写体签发人）正下方用汉字将年、月、日标全，“零”写成“〇”。

（2）联合行文以最后签发人的签发日期为准。

（3）成文日期应位于发文单位下方，右空4字。

7.有附注的公文，应在发文日期下空1行，左空两字书写“附注”加全角冒号，后为附注内容。若有多个附注，则用阿拉伯数字依次标识。

8．公文应当加盖印章。

（1）单一发文须加盖印章的，印章应当用红色、端正、居中加盖，下压发文单位和成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

（2）联合行文须加盖印章的，应将各发文单位名称均匀排列在正文和成文日期之间（有附件的，则在附件目录和成文日期之间），主办单位印章在前，会办单位印章在后，印章之间互不相交或相切。

（三）公文版记是指主题词及以下的各要素，包括主题词、抄送单位（呈报、抄送）、印发栏（撰稿、核稿）等部分组成。

1．公文应当在成文日期（或附注）下空１行顶格用四号黑体标注主题词，后标全角冒号。

（1）主题词一般由3个词目组成，先标类别词，中间为关键词，最后标类属词：

a.类别词有行政、人事、财务、营销、工程、设计、客服、项目等；

b.关键词可从公文标题中选取最关键的1个词目。

c.类属词有命令（令）、决议、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、纪要等。

（2）主题词的词目用四号仿宋体标注，各词目之间空１字。词目后不加标点符号。

2．抄送单位是指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位。

（1）抄送单位应当使用全称或规范化简称、统称。

（2）抄送给上级单位或领导，可写“呈报”某某；抄送平级、下属单位，可写“抄送”某某。

（3）抄送单位应在主题词下1行，左空1格标识“呈报”或“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。

3．印发栏（撰稿、核稿）在抄送单位下１行，左、右页边各空1字标识。

4．主题词与抄送单位及印发栏之间用平行细实线（粗细为1.25磅）相隔。

第十条  简化公文格式（附件4）

简化公文格式一般保留标准公文格式中的公文主体部分，省略标准公文格式中的眉首（保留发文字号，并将发文字号移至正文标题正下方）、版记（保留抄送单位，不加下划线）两部分。

第五章　排版、印刷格式

第十一条　公文用纸一般采用国际标准Ａ4型（210mm×297mm）。特殊文种用纸可根据实际需要确定。

第十二条  公文的各页在排版时，一般应留出相应的页边距：天头宽3.7cm（包含页眉1.5cm）、地脚：3.5cm（包含页脚1.75cm），订口宽2.8cm。

第十三条  多页公文应在每页地脚正中央用阿拉伯数字逐页编出页码，页码左右各放一条一字线，如“-1-”。

第十四条  公文应在左侧装订，保证不掉页。

第六章　附  则

第十五条　本规定由公司行政部负责解释和修订。

第十六条　本规定自20##年X月X日起施行。

附件1  《发文审批单》

        发文审批单

附件2  《收文处理单》

XXXXXXXXXXXXX公司收文处理单

收文号：                        年        月       日                 入卷号：

附件3  标准公文格式

000X（左顶格3号黑体）                （右顶格3号黑体）秘  密★（保密期限）

 （四号黑体，居于秘密等级下）特  急            

（空1行，以下空行均以四号仿宋体、行间距为1.5倍为准）

XXXXXXXXXXXXX公司置业文件

（发文单位标识一般为红色小初宋体加粗，字间距缩放70%、加宽5磅，居中；空1行）

XXXXXXXXXXXXX公司置业X【2014】X号（四号仿宋，居中）签发人:XX（右空1格,名字四号楷体）

（红色横线，粗细为3磅）（空1行）

标题（二号宋体加粗，居中）

（空1行）

XXXX：（主送单位，顶格）（公文中除特别指明外均采用黑色四号仿宋体）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（每段开头空2字）

（空1行）

附件：1.（段首空2字）

（至少空1行）

XXXXXXXXXXXXX公司（右空两四字）

二〇##年  月  日（右空四字）

主题词（四号黑体，顶格）：（四号仿宋体，词目之间空1格）

呈报：（自此以下均为四号仿宋体，段首空1格）                                              

抄送：

行政部（印发部门）　　　　　　　　　   　　　　　20##年X月X日印发

                                         印数X份

附件4  简化公文格式

标  题

XXXXXXXXXXXXX公司置业行政X【2014】X号

XXXX：

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。

XXXXXXXXXXXXX公司（右空四字）  行政部

二〇##年  月  日（右空四字）

呈报：

抄送：

                             

                            

                      

第二篇：公文管理制度-红

重大企划部字《2012》0805号 签发：

重庆大业兴置业顾问有限公司

公文管理制度

1.0目的

为规范公司公文制发、收文、阅文及办理，结合我公司管理的实际情况，特制定本管理制度。

2.0管理权限

行政管理部负责对公司的公文进行处理、流转、保存、检查和管理。 3.0公文分类

公司常用公文主要分制度文件、决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等十类。

4.0公文规范

4.1文件编号

4.1.1重大字”：为公司向内部下发的公司政策、规定方面的公文和用于向上级机关请示、报告、意见等的上报性公文。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大字[201X]XX号”；

4.1.2重大函”：用于公司同不相隶属单位之间商洽工作，如询问、说明和答复问题等。公文首页采用印有“重庆大业兴置业顾问有限公司文件”的红头公文格式纸。编号为“重大函[201X]XX号”；

4.2文件格式

公司常用公文应按照公司标准的公文模板规范书写（详见《重庆大业兴置业顾问有限公司公文模板》）。

4.3写作规范

4.3.1公文结构的层次序数

4.3.1.1公文层次结构只有两层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”；

4.3.1.2公文层次结构为三层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”；

4.3.1.3公文层次结构为四层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”；

4.3.1.4公文层次结构为五层的：第一层为“1.0”，第二层为“1.1”，第三层为“1.1.1”，第四层为“1.1.1.1”第五层为“1.1.1.1.1”；

4.3.2公文字体、字号、行距、字距

4.3.2.1公文字体、字号

①发文字号：重大字[201X]XX号 三号，仿宋

②标题： 二号，黑体

③正文、落款、日期： 四号，仿宋

④部门发文字号：XX-0XXXX-XX号 三号，仿宋

⑤正标题 二号，黑体

⑥副标题 三号，楷体

4.3.2.2材料分多层次，其小标题为

①第一层 四号，黑体 例：小标题的编号为“1.0”

②第二层 四号，楷体加粗 例：小标题的编号为“1.1”

③第三层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1”

④第四层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1” ⑤第五层 四号，仿宋 例：小标题的编号为“1.1.1.1.1”

4.3.2.3行距、字距、边距

①文件正文的行距应为26磅。

②文件字符的间距为标准。

③页面上、下、左、右边距均为2.5cm。

4.4注意事项

4.4.1凡为公司正式文件，其标题必须冠以“重庆大业兴置业顾问公司”，文尾不再署名“重庆大业兴置业顾问有限公司”，直接用中文落日期，印章盖在日期上；

4.4.2公文成文日期，以文件标注生效日期为准；

4.4.3公文及文字材料，均采用A4纸；

4.4.4当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应在后一页署上“此页无正文”，再落日期加盖印章；

4.4.5各种批转件、转发件、发布件等均系文件的一部分，不得视作附件；

4.4.6任何部门以公司名义向外发送的一般性公文、报表，应履行印章审批手续，方可加盖公司印章（公文必须由行政管理部统一编号印制）。

5.0行文处理流程

5.1拟稿

5.1.1由具体承办人拟稿，并由部门负责人审核；

5.1.2行文须符合公司公文规范；

5.1.3公文写作要求：情况要具体、观点明确、内容全面、表达规范、条理清楚、层次分明、文字精炼、书写工整、标点明确、篇幅简短；不能用圆珠笔、铅笔撰写和修改；

5.2签批

5.2.1拟稿完毕后填写发文稿纸或通过OA发文流程，报分管领导审核；

5.2.2以公司名义对内发布的各种红头文件需报请董事长审批。若文件内容需会签确认的，由行政管理部负责人组织公司领导进行会签后报董事长审批。在此过程中，经办部门可根据该文件的紧急程度，及时催回文稿。

5.2.3经审批无异议的文件即可安排发文制作。

5.3校对

公文经审批程序流转结束后，由行政管理部负责人或拟稿人进行校对.

5.4印制

行政文员按公司规范的公文格式制作文件，制作后的文件经行政管理部负责人或拟稿人核对无误后，再按份数要求打印、复印、装订。

5.5盖印

行政文员按公司规定履行用章审批手续，交出纳主管加盖公司行政章。

5.6存档

拟稿部门和行政管理部应各自保存一份加盖印章的公文，同时由行政文员保存公文的电子文档。

6.0发文处理流程

6.1内部文件的发送

6.1公司发文

6.1.1公司内部发文一般通过OA系统或房友系统以电子文件形式发布，不再以纸质文件形式发布；

6.1.2特殊情况需纸质文件发送，则由行政文员填写发文签，根据发布权限发送相关部门，并确保在制作后的半个工作日内送达。文件一般由部门档案管理员或部门负责人签收，保密文件应由部门负责人签收。

6.2部门发文

6.2.1各部门因工作需要在公司内部发布的一般性通知、函件、备忘等事务性文书，由经办人拟稿，部门负责人审核后，通过OA模版进行发布（各部门负责人拥有通告权）；

6.2.2部门之间文件的传递由部门档案管理员做好收、发文记录。

6.3外发文件的发送

6.3.1以公司名义的外发文件

6.3.1.1凡以公司名义的发文由行政文员统一进行文件制作、编号，做好发文记录；

6.3.1.2需邮寄的文件，由行政文员以挂号寄出，并将挂号凭证贴于发文簿；

6.3.1.3需面交的文件，由行政管理部负责人安排人员到受文单位，并请受文单位在发文簿上签收；

6.3.2以部门名义的外发文件

由部门拟稿并以部门名义外发的文件，由承办部门自己发送并作好发文登记。由承办部门负责人及其分管领导对文件内容负责。

6.4保密文件的发送

6.4.1保密文件须通过机要（通信）渠道传递。机要人员在传递秘密文件时，必须采取相应的保密措施，确保文件安全；

6.4.2在利用传真机传递秘密文件时，必须采用保密措施。凡需存档或领导批示后的传真件，应复制后再做存档处理，以利长期保存。 7.0收文处理程序

7.1公司收文

7.1.1文件签收。行政部收件人员应逐件清点来文，如发现问题，应及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。急件要注明具体办理时限。

7.1.2文件登记。行政部收件人员须将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文单位、发往单位、份数等逐项登记清楚，以利查询。登记后的文件报行政部经理确定办理方式。

7.1.3文件批抄。分发文件应严格按批抄范围进行。时限性强的文件要在半个工作日内送达，以免延误；密级较高的文件，必须缩小知密范围。

7.1.4文件传阅。传阅文件应严格履行登记手续，行政部收件人员要随时掌握文件去向，避免漏传、误传或延误。

7.2文

7.2.1部门收到内部下发文件后，由部门档案管理员签收并填写收文记录，转交部门负责人。部门负责人按收文处理程序传阅或办理文件。

7.2.2行政管理部收件人员将文件标题、密级、发文字号、缓急程序、来文部门等逐项登入收文记录中，以利查询。登记后的文件递送部门负责人安排办理。

7.2.3行政管理部交相关部门传阅后存档处理；

7.2.4由行政管理部提交相关部门办理，各部门在办理时应注意：凡

属本部门职权范围内可以签复的事项，应直接签复行政管理部，如有

需要应抄报相关领导；凡涉及其他部门业务的事项，承办部门应主动

会同相关部门协商，并在两个工作日内办理完毕，会签后递送行政管

理部；凡须报请上级领导审批的重要事项，应由本部门提出处理意见，

并代拟批复文稿。如文稿内容涉及其他部门，应与其协商并取得一致

意见后，报请上级领导审批。

7.2.5需办理文件办理完毕后，将公文处理签及公文原件交还行政管

理部档案室存档；部门若需存留可保留复印件。

8.0本制度经修訂后于二0一二年八月一日实施，解释权与修订权归行政管

理部。

行政管理部

二0一二年七月八日

主题词：公文管理制度

主 送：董事长、各分管副总、各部门经理

发 送：全体员工

打 印：XXX 校 队：XXX 份 数：共印5份