XX（集团）有限公司

公文管理制度 （征求意见稿）

汇编部门：集团行政管理中心 汇编时间：二〇一二年二月

第一章 总则

第一条 为了实现集团公司公文处理工作的规范化、标准化和制度化，提高公文处理的质量和效率，保证公文的严肃性，根据《国家行政机关公文处理办法》的原则，结合公司实际，特制定本制度。

第二条 公文处理必须做到及时、准确、安全、规范，必须严格执行有关保密法规，确保公司商业秘密的安全。

第三条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，遵守本制度并加强对公文处理工作的领导和检查。经常深入实际、调查研究，养成实事求是和认真负责的工作作风，提高公文处理工作的效率和质量。建立收发文记录，发文部门必须填写发文簿，收文部门必须对收到资料进行收文登记。

第四条 集团行政管理中心是公文处理的归口管理部门，主管公司并指导各部门公文处理工作，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

第五条 凡以集团公司名义行文的一切书面文件（含电子文件），均适用本制度。

第二章 公文种类

第六条 公司常用公文种类主要包括：

（一） 决定：用于对重要事项作出决策和安排。

（二） 意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三） 通知：用于任免干部，传达上级指示，转发上级和不相隶属有关单位的公文，发布要求各部门办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项。

（四） 通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重

要情况。

（五） 报告：用于向上级汇报工作、反映情况、答复上级有关单位的询问。

（六） 请示：用于向上级或有关单位请求指示、批准。

（七） 批复：用于公司回复有关单位的请示。

（八） 制度（办法）：用于发布公司的规范经营管理等行为的规章制度，用于对特定范围内工作和事务制定具有约束力的行为规范。

（九） 函：用于公司与其他不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，向与公司无隶属关系的有关业务主管部门请求批准相关事项等。

（十） 会议纪要：用于记载和传达公司内各有关重要会议主要精神和议定的事项。

第七条 公文按照行文方向分为：

上行文：指下级机关向所属上级机关的发文，如请示、报告。 平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文，主要是函，也包括一些纪要。

下行文：指上级机关对所属下级机关的发文，如决定、通知、通报、批复等。

第三章 公文格式

第八条 公司公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

（一） 涉及公司商业秘密的公文应当标明密级。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

公文按机密程度可分为以下几类：

1．绝密：指极为重要并且不得向无关人员泄露内容的公文。

2．机密：指次为重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的公文。

3．秘密：指不宜向公司以外人员透露内容的公文。

4．普通：指非秘密公文。如附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。

5．传阅：指在本公司内部传阅或传达的公文。

（二） 紧急文件应根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

（三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字，用套红大字居中印在公文首页上部。

（四） 发文字号应包括公司代字、年份、序号组成。

（五） 上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

（六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题用2号方正小标宋简体字居中排布。

（七） 正文是公文的主体部分。用3号仿宋体字。

（八） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（九） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（十） 公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件序号和名称。应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标

识。

（十一） 成文日期，会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；领导签发的，以领导签发的日期为准；一般信函、传真，以发出日期为准。成文日期用汉字将年月日标全，“零”写做“○”。

（十二） 内容不宜对外公开的，应当在文件首页右上角适当位置注明“内部文件”。

（十三） 公文除会议纪要以外，应当加盖印章。

（十四） 公文应当标注主题词。上行文按照上级单位的要求标注主题词。“主题词”用3号黑体字，后标全角冒号，词目用3号黑体字，词目为三个能反应文章内容的词组，词目之间空1字。

第九条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

第十条 公文中其他各组成部分的标识规则，按照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

第四章 行文规则

第十一条 行文应当确有必要，注重效用。

第十二条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十三条 上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。

第十四条 公司内设部门机构原则上不得对外正式行文，只就一般事务性函行文。

第十五条 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。

第十六条 除集团公司领导直接交办的事项外，不得以公司名义

向上级单位领导个人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第五章 文件编号

第十七条 每份文件都必须设置编号，不得重复或遗漏。

（一） 红头文件

红头文件的编号按国家公文编号有关标准执行。

（例：XX集[2010]1号，表示为“XX科技（集团）有限公司20xx年第1号红头文件”）

（二） 会议纪要

按年度顺序编“XX会纪［2×××］×号”。

（三） 其他类型的文件

公司其他文件，根据业务发展和管理的需要，另行确定。

第六章 发文办理

第十八条 发文办理包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

第十九条 拟稿：公文由相关部门负责拟稿，初稿形成后，经相关部门会签；拟稿部门针对会签意见修订，形成正式文稿。草拟公文应当做到：

（一） 符合国家的法律、法规及其他有关规定。

（二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三） 结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

（四） 引用公文应当先引标题，后引发文字号。应当使用国家法定计量单位。

（五） 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六） 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十条 核稿:正式文稿经部门负责人审核，交行政管理中心主任复核。

核稿把关的重点是：

（一） 是否需要行文；

（二） 是否符合国家的法律法规和方针政策及有关规定；

（三） 涉及多个部门的文件是否已会签；

（四） 提出的要求和措施是否明确具体、切实可行；

（五） 文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本适度的有关规定。

第二十一条 签发：经行政管理中心主任复核后，拟稿部门须规范填写公司行政管理中心统一印制的《发文稿纸》，按权责划分细则规定的授权，报集团领导签发。

第二十二条 对不符合本制度规定的文稿，各级领导和把关部门应当退回重拟。

第二十三条 公文正式印制前，应当重点复核以下内容：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

复核后需要对文稿进行实质性修改的，应按本制度规定程序复审。

第二十四条 印制。对文件打印清样进行全面校对无误后方可

印制；印件要格式正确、整洁、美观、份数准确。行政管理中心负责红头文件的印制和装订。

第二十五条 用印。

（一）监印人须按规定用印，用印前应当对公文进行全面审核，手续完备方可用印。

（二）印章要盖得清楚端正，印章的位置在成文时间处，整个印模应当压年压月；法人名章在成文时间上方；不得在文件的空白页上盖章。

第二十六条 分发与登记，发文部门按文件签批意见分发文件，并作好发文登记。

第七章 收文管理

第二十七条 行政管理中心负责公司外来文件以及各部门报送公司领导的文件的处理。各部门负责本部门外来文件以及公司下发文件的处理。

第二十八条 收文办理一般包括签收、登记、分发、拟办、批办、承办、督办、立卷、归档、销毁等程序。

第二十九条 签收：收到文件应以签字或盖章的方式给发文单位以凭据。

第三十条 登记：对收文的特征和办理要求进行记载，如标题、发文单位、缓急度等。

第三十一条 拟办：各部门收到的外来文件，对指名或亲启件原则上直接送收件人；不能明确收件人或重要来件应先汇总至公司行政管理中心，由行政管理中心拆开后据情填写《收文处理签》提出办理意见，送上级领导批阅。

第三十二条 分发：行政管理中心根据领导批示，对来文进行

跟进办理，对需要公告的事项，通过会议、公告栏等方式负责传达；对需要传阅的文件送达给相关责任人，并做传阅登记。

对于需要集团领导传阅、批阅的文件，应先送第一应阅人，第一应阅人退回后，再送第二应阅人，由送阅人采取一送一退的办法交领导依次传阅。对于阅知性文件一般按领导的排列顺序从前往后传阅；对于阅批性文件，则按领导排列顺序从后往前传阅。

第三十三条 承办：各责任部门（责任人）对需要办理的事项应及时进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项，承办部门应当直接答复呈文单位；凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应当主动与有关部门协商办理；凡须报请上级领导审批的事项，承办部门应当提出处理意见并代拟文稿，一并送请上级领导审批。承办情况与部门或个人绩效考核结合。

第三十四条 督办：行政管理中心有权对承办情况进行督促检查。督办贯穿于签批事项处理的各个环节，根据事项的紧急程度随时或者定期向领导反馈办理情况。

第三十五条 时间控制：各事项在拟办、承办、督办等每一阶段，均要求办理的时效性；其中，普通件办理控制在48小时内，急件办理控制在24小时内，特急件应立即办理。各责任人应在相应时间范围内向公司领导、行政管理中心反馈办理情况。公文办理时效纳入部门或个人绩效考核。

第八章 公文立卷、归档和销毁

第三十六条 公文办理完毕，承办人或者主管人员应当根据公文立卷、归档的有关规定，将定稿、正本和有关材料整理立卷。

第三十七条 公文立卷，应当以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则。灵活运用问题、名称、通讯者、时间、作

者、地区六个特征和保存价值，进行立卷，使案卷正确地反映公司的主要工作情况，便于保管、查找和利用。

第三十八条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制单位证明章，视同正式文件妥善保管存档。

案卷要写标题，填写卷内目录、备考表，确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第三十九条 没有存档价值和存查必要的公文，可按照公司《档案管理制度》有关规定，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由公司有关部门人员监销，保证不丢失、不漏销。

第九章 罚则

第四十条 集团各部门在公文办理过程中，均应严格遵守本制度，凡违反本制度的，给予20-200元处罚。

第四十一条 集团各部门在执行本制度过程中出现差错，则给予责任人50元/次的处罚；若造成严重后果，除赔偿经济损失以外，并处罚款200元/次，通报批评直到降职降薪处理。

第十章 附则

第四十二条 本制度由公司行政管理中心负责解释，并修订完善。

本制度自公布之日起施行

第二篇：xx置业有限公司公文管理制度

xx有限公司公文管理制度

第一节 总 则

一、为做好公司及公司各部门的公文处理工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据本公司实际情况，特制定本制度。

二、公司公文是传达贯彻上级指示精神，向上级请示和答复问题，指导公司工作开展的重要工具。

三、本制度归口管理部门为公司综合办公室（以下简称综合办），由其负责制度的实施、维护和完善工作。

第二节 公文种类

一、公文主要种类有：命令、指令、决定、决议、指示、布告、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要。

二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要通过专门渠道。绝密文件只能打印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。

三、文件密级由发文部门的主管领导根据文件内容确定。

第三节 公文格式

一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组 - 1 -

成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。

二、公司的红头文件等正式公文格式规范如下：

1、公文使用纸张

(1)使用的标准纸张一般为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm

(2)公文用纸天头（上白边）为：37＋1mm

(3)公文用纸订口（左白边）为：28＋1mm

(4)版心尺寸为：156mm×225mm

2、排板规格与印制装订要求

(1)排版规格：正文为四号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

(2)印刷要求：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。

(3)装订要求：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。

3、公文中的各要素标识规则

公文分为眉首、主体和版记三个部分。

对公司及公司各部门的公文使用规定如下：

(1)眉首

发文机关标识：以机关简称+字+〔年号〕+文号构成，字体为楷体三号字。

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“签发人”用三号仿宋体字，“签发人”后面标全角冒号，冒号后用三号楷体字标识签发人的姓名。

(2)主体

公文标题：用小二号黑体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题中除引用书名号或专业术语要加引号外，一般不用标注标点符号。

主送机关：主送机关名称要标全称或规范化简称，标识在标题下空一行位置，左侧顶格用四号宋体字标识，后标全角冒号。

公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空二个字，回行顶格；正文中数字要用阿拉伯数字标识，计量单位采用公制计量单位；数字、年份不能回行。

附件：公文如有附件，在正文下空一行左空二个字用四号宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”。

单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标识成文时间；成文时间右空四个字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当联合行文需加盖两个印章时，要将成文时间拉开，左右各空七个字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

附注：公文如有附注，用四号宋体字，加圆括号；标于正文成文时间下一行左侧距版线空二个字的位置。

(3)版记

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主题词：用四号黑体字，居左侧顶格标识，后标全角冒号，冒号后标主题词词组。主题词词目用四号宋体字，词目之间空一个字。

主送机关：在主题词下一行，标识时左、右各空一个字，标“主送”，“主送”后加冒号。主送机关名称要标全称或规范化简称。主送机关之间分隔要用逗号分割。

抄送机关： 标“抄送” 标在主送机关下一行位置，其标识方法与“主送”相同。

印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占一行位置；用四号宋体字。印发机关左空一个字。印发时间右空一个字，印发时间以公文付印的日期为准。用阿拉伯数码标识。

三、函、会议纪要等非正式公文格式规范如下：

1、函、会议纪要等公文使用纸张：

使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm；发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm；每行居中排28个字；发文机关名称及双线均印红色；主体参见红头文件规范执行。

2、函、会议纪要等公文中的各要素标识规则：参见红头文件规范执行。

3、有关函、会议纪要发文机关标识的规定：

以机关简称+函（纪要）+[年号]+文号构成，字体为楷体三号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表示，月、 - 4 -

日号不足两位的添零补齐，同一天下发两个以上的函、会议纪要再加流水号。

第四节 公文的收发、上报、批转

一、各部门都要建立收发文登记制度，所有文件收发，要有登记、签收手续。

二、对公司外部收文，如无明确目标单位，则统一由综合办负责处理。综合办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文件性质由综合办收回归档。有明确目标单位的可由收发室直接送达目标部门。

三、对公司内部公文，原则上对口受理，其他类文件由综合办受理。

四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由综合办附加《河南德升置业有限公司公文处理单》，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长久保留。

五、公文处理单的填写应注意以下几个方面：

1、所有提交文件必须填写全来文款项，填写字迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写，接受文件单位均可以提出拒收。

2、所有公文分转前都须进行电子文档登录。

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3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签暑意见后，由经办人负责收回并呈报领导，进行最终意见的签署。

4、公文最终的处理，是由综合办负责人对最终的处理情况（一般归档）进行最终的批注，完成公文处理的闭环。

六、未按照上述条款进行公文上报的，受文部门可以合理拒收。

七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门承办的公文，由综合办负责催办。

八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。各部门收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回综合办并申明理由。

九、各级领导阅完公文后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。

十、公司所有发文印鉴统一由综合办审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文件原稿(经领导签字)审核稿件连同正本一份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。

十一、红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，统一由公司综合办负责印发，其他文件一般用公司信笺印发。

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十二、公文必需经过发文单位负责人签发。以各部门名义行文的公文，由各部门领导人签发；以公司名义行文的公文，一般可由主管副总经理签发；涉及全局性的重要公文，由总经理签发。

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