昌吉市食品药品监督行政执法文书规范
第一条 为进一步规范全市食品药品监督行政执法行为，统一行政执法文书标准，根据《行政处罚法》、《行政强制法》、《食品安全法》、《药品管理法》、《化妆品卫生监督条例》、《医疗器械监督管理条例》等法律法规和规章，结合我市食品药品监督执法工作实际，制定本规范。
第二条《昌吉市食品药品监督行政执法文书规范》适用于全市餐饮服务食品、保健食品、化妆品、药品和医疗器械行政处罚和行政强制等执法活动。
第三条 本规范所附的行政执法文书格式由昌吉市食品药品监督管理局统一制定，各科室、执法大队不得自行增加文书种类或改变文书格式。
第四条《举报登记表》，是受理举报人投诉举报时制作的内部文书。 “举报内容”要简明扼要地记录举报人举报的违法事实。包括案件发生的时间、地点、涉及的人员，违法标的物的货值金额、数量、违法所得、相应的危害后果等都应记录清楚。
“处理意见”是承办部门负责人根据举报内容作出的处理决定。
第五条《案件移送审批表》，是案件受理后发现案件具有下列情形时，呈请主管领导批准移送的文书：
（一）发现案件不属于本部门主管或者管辖的；
（二）属于本部门管辖但还涉及其他部门须追究相关责任的；
（三）需要移送司法机关追究刑事责任的。
填写“主要案情及移送理由”时，应当将拟移送的相关证据材料，有关物品等表述清楚。
第六条《案件移送书》，是将案件移送有管辖权的部门所制作的对外文书。
第七条《立案申请表》，是经过对受理的案件进行初步核实，有明确的违法嫌疑人、客观的违法事实、属于本部门主管或管辖，需要予以立案调查，呈请有关领导决定是否立案所制作的内部文书。
“案情摘要”，应当按照案件的性质和违法程度，由大到小、从重到轻加以排列，逐个提出问题并加以简要说明。同时要指明当事人违反的具体法律、法规条款。
第八条《立案通知书》，是告知当事人对其违法行为已经立案调查所制作的对外文书。
第九条《授权委托书》，是在现场检查、先行登记保存、查封扣押、抽验检验、陈述申辩、案件听证等，当事人因正当理由不能到场时，授权委托有关人员代为履行相关法律行为的文书。
第十条《现场检查笔录》，是在日常监督检查或者案件调查过程中，对现场进行实地检查、勘验时记录的文书。
“检查记录”应当着重记录日常监督检查关键环节或与案件事实有关的现场情况，应当准确、客观地记录现场勘验、检查或者涉及案件违法事实的有关情况。
采取行政强制措施的，应当通知当事人在场，并在《现场检查笔录》中对采取的相关措施情况予以记载；当事人拒绝签字、盖章或接受的，应当由两名以上执法人员在《现场检查笔录》签字并注明情况。当事人不到场的，邀请见证人到场，由见证人和执法人员在现场检查笔录上签字或盖章。
没有采取行政强制措施的，当事人可以不到场，《现场检查笔录》由有关人员和执法人员签名或盖章。有关人员拒绝签名的，应当由两名以上执法人员注明情况，并签名。
第十一条《调查笔录》，是在进行案件调查时，依法向被调查人调查了解案件有关情况时所填写的文字笔录。
被调查人拒绝签字、盖章或签收的，应当由两名以上执法人员在笔录上签字并注明情况。
“监督检查类别”应准确注明是保健食品、化妆品、药品和医疗器械的研制、生产、经营、使用环节或餐饮服务食品的检查。
“调查记录”应当记录与案件有关的全部情况，记录内容必须准确。
《调查笔录》采用问答式。需对多名人员进行调查的，应当分别制作笔录。 《调查笔录》填写完毕后，应当将笔录交给被调查人核对或者当场宣读，被调查人确认无误后，应当在笔录终了处顶格注明“以上情况属实”的字样，并在笔录上逐页和修改处签字或者按指纹，写明日期。
执法人员应当在笔录终了处右下角签字、注明日期。
第十二条《先行登记保存物品审批表》，是在证据可能灭失，或者以后难以取得的情况下，对需要保全的证据在登记造册后进行保管时所制作的内部审批文书。
第十三条《先行登记保存物品通知书》，是通知当事人对需要保全的物品在登记造册后进行保管的文书。
实施先行登记保存物品时，应当由当事人在场；《先行登记保存物品通知书》及其清单，由执法人员和当事人签字或盖章；当事人拒绝签字、盖章或接受的，应当由两名以上执法人员在《先行登记保存物品通知书》及其清单签字并注明情况。当事人拒绝到场的，执法人员邀请见证人员参加；《先行登记保存物品通知书》及其清单，由执法人员和见证人员签字或盖章并注明情况。
《先行登记保存物品通知书》应当写明保存条件、保存地点以及保存证据的有关内容。
《先行登记保存物品通知书》与《（）物品清单》配套使用。
第十四条《解除先行登记保存物品通知书》，是监管部门决定解除先行登记保存物品时，所制作的通知当事人的书面文书。
《解除先行登记保存物品通知书》与《（）物品清单》配套使用。
第十五条《查封（扣押）审批表》，是对有证据证明可能危害人体健康的物品及有关资料，依法采取查封（扣押）的行政强制措施时，制作的内部审批文书。
由承办人提出采取查封或者扣押行政强制措施的依据，由主管领导审批。 第十六条《查封（扣押）决定书》，是决定对有证据证明可能危害人体健康的物品及有关资料，依法采取查封（扣押）的行政强制措施时，所制作的向当事人出具的书面文书。
实施查封（扣押）时，应当由当事人在场；《查封（扣押）决定书》及其清单，由执法人员和当事人签字或盖章；当事人拒绝签字、盖章或接受的，应当由两名以上执法人员在《查封（扣押）决定书》及其清单签字并注明情况。
当事人拒绝到场的，执法人员应当邀请见证人员参加；《查封（扣押）决定书》及其清单，由执法人员和见证人员签字或盖章并注明情况。 《查封（扣押）决定书》与《（）物品清单》和《封条》配套使用。 第十七条《查封（扣押）延期审批表》，是作出查封（扣押）物品延期决定的内部审批文书。《查封（扣押）延期审批表》要明确延长的期限，由承办人提出延长查封或者扣押行政强制措施期限的理由，由主管领导审批。
第十八条《查封（扣押）延期通知书》，是作出查封（扣押）物品延期决定时所制作的告知当事人的书面文书。通知书要告知当事人延长查封（扣押）期限的理由及当事人依法享有的权利。
第十九条《解除查封（扣押）决定书》，是对查封扣押的物品排除违法嫌疑后，向当事人发出解除物品控制的文书。同时，填写《解除查封（扣
押）物品清单》。
第二十条《（ ）物品清单》，是《先行登记保存物品通知书》、《查封（扣押）物品决定书》、《解除先行登记保存物品通知书》、《解除查封（扣押）物品通知书》《查封（扣押）物品移交通知书》等文书的附件，（ ）中应当填写连接文书名称，如《（解除查封）物品清单》。
第二十一条《产品样品采样记录》，是在餐饮服务食品、保健食品、化妆品监督执法中，对相关产品样品进行采样时所使用的文书。
第二十二条《产品样品确认告知书》，是在餐饮服务食品、保健食品和化妆品流通环节抽取样品后，为确认样品的真实性，向标签标示的生产者（包括产品批准证明文件持有人）或者进口代理单位发出的书面确认通知。在上述单位难以确认或者难以联系的情况下，可委托标示生产或者进口代理单位所在地的食品药品监督管理部门送达本告知书。
第二十三条《非产品样品采样记录》，是在餐饮服务场所采集鉴定检验用非产品样品时，所制作的书面记录。
第二十四条《药品抽样记录及凭证》是对药品抽样情况的书面记录。 第二十五条《医疗器械抽样记录及凭证》是对医疗器械抽样情况的书面记录。
第二十六条《检验（检测、技术鉴定）告知书》，是根据有关规定告知当事人对其查封扣押的物品进行检验（检测、技术鉴定）的文书。查封、扣押的期间不包括检测、检验或者技术鉴定的期间。
第二十七条《检验（检测、技术鉴定）结果告知书》，是根据有关规定将检验结果告知相应当事人的文书。
《检验（检测、技术鉴定）结果告知书》要写明被检验的产品或者其他物质的名称、法律依据及提出复检申请的期限等内容（食品为10个工作日，药品为7个工作日）。
第二十八条《技术鉴定委托书》，是依法委托技术机构对有关问题进行专门鉴定检验时使用的文书。
第二十九条《责令召回审批表》，是食品药品生产经营者未按照有关法律法规的规定主动召回存在缺陷或安全隐患的产品时，食品药品监督管理部门为避免损害或防止损害扩大，决定对需要进行召回的产品实施责令召回处理的内部审批文书。
第三十条《责令召回通知书》，是责令食品药品生产经营者对其组织生产销售的产品进行强制召回处理的文书。
“实施召回的事实依据”，应填写产品存在缺陷或安全隐患的情况。
“召回要求”，应填写食品药品监督管理部门对当事人召回相关产品的具体要求，包括召回的地域范围、召回的时限、召回进度的报告频率等。 第三十一条《案件调查终结报告》，是案件承办人对案件调查取证完结后，将案件情况及拟处理意见以书面形式供案件合议和报请领导或上级部门审查时使用的文书。
“当事人意见”，包括当事人对查证核实的违法行为认定与否，提请考
虑的因素以及对违法行为认识态度等。如当事人确认调查事实，可写成“当事人对上述违法事实没有任何异议，并在《调查笔录》（《现场检查笔录》）上签字或盖章。”如当事人对认定的违法事实有异议或提请考虑因素，调查人员应在报告中进行说明，并提出采纳与否的建议。
第三十二条《涉嫌犯罪案件移送书》，是将涉嫌犯罪的违法案件，依法向同级公安机关进行移送时所制作的文书。
《涉嫌犯罪案件移送书》同时应抄送同级人民检察院并抄报上级食品药品监管部门。
第三十三条《查封（扣押）物品移交通知书》，是告知当事人将查封（扣押）的物品移交给有管辖权的公安机关或其他行政机关的文书。
第三十四条《责令改正通知书》，是在进行案件调查时，对已有证据证明有违法行为的当事人，责令其改正或者限期改正违法行为时，所制作的对外文书。责令改正通知书应当写明当事人的违法事实、具体的责令改正意见、改正期限和法律依据。
责令限期改正的应当有复查的文字记录。
第三十五条《案件合议记录》，是在案件调查终结后，由承办部门负责人组织案件承办人及有关人员对案件进行综合分析、审议时，记录案件讨论情况的文书。案件合议人员不得少于三人。
“承办人员汇报案情（事实、证据、依据、办案程序)”,应当简明扼要，写清楚案件经过、基本事实、证据和办案程序即可。
“讨论记录”，要记载参加合议人员依次发表的意见，合议人员意见要独立、完整、清晰、具体，对不同意见和保留意见应当如实记录，不能简单的记录“同意”。
“合议意见”，是在合议人发表意见后形成的综合处理意见，应当写明对违法行为的定性结论，违反的法律、法规和规章条款以及处罚的依据和具体的处罚建议，参加合议人员有不同意见的应当予以注明。对拟作出从重、从轻或减轻处罚的，要说明处罚裁量的具体理由和依据。
合议结束后，记录人将合议记录交主持人和参加合议人员核对无误后，分别签字。
第三十六条《行政处罚事先告知书》，是在作出行政处罚决定前，制作的告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由、依据、拟作出的行政处罚决定的内容（拟处罚种及罚没款幅度），以及当事人依法享有的陈述申辩权利的文书。
第三十七条《陈述申辩笔录》，是当事人接到《行政处罚事先告知书》后，就有关事项向行政机关陈述和申辩，执法人员记录当事人陈述申辩的内容所制作的记录性法律文书。
执法人员对当事人的陈述申辩应当认真听取，准确记录陈述申辩原话原意，对当事人提出新的事实和证据要记录完整。
当事人委托陈述申辩人的，应当出具当事人的委托书。
《陈述申辩笔录》制作完毕后，应当将笔录交给当事人核对或者当场宣读，
当事人确认无误后，应当在笔录终了处顶格注明“以上情况属实”的字样，并在笔录上逐页和修改处签字或者按指纹，写明日期。执法人员应当在笔录终了处右下角签字、注明日期。
当事人提供文字陈述申辩材料的，应当随卷保存。当事人放弃陈述申辩的可不制作此文书。
第三十八条 《陈述申辩复核意见书》，是执法人员根据当事人提出的事实、理由和证据等有关情况，作出陈述申辩结论和处理意见的法律文书。本文书附《陈述申辩笔录》之后。
第三十九条《听证告知书》，是对符合听证条件的案件，在作出行政处罚决定前，制作的告知当事人将要作出的行政处罚决定的事实、理由、依据、拟作出的行政处罚决定的内容（拟处罚种及罚没款幅度），以及当事人依法享有听证权利的文书。
第四十条《听证通知书》，是通知当事人参加听证的文书。
第四十一条《听证笔录》，是在举行行政处罚听证会时，制作的对听证过程和内容的记录性法律文书。
“听证方式”注明公开或者不公开。
《听证笔录》制作要求与《陈述申辩笔录》相同。
第四十二条《听证意见书》，是听证主持人在听证结束后向本机关负责人提交的关于听证情况和处理意见的内部文书。
第四十三条《重大案件集体讨论记录》，是对于重大、复杂、拟给予较
重行政处罚的案件，由行政机关或办案单位负责人集体讨论时所制作的记录性文书。
重大是指社会影响大，危害后果严重，涉及面广等。
复杂是指案情复杂、调查困难、认定困难等。
处罚较重是指责令停产停业、吊销许可证或者批准证明文件、较大数额罚款（较大数额罚款是指对个人处二千元以上，对法人或其他组织处一万元以上的罚款）。
填写要求同《案件合议记录》。
第四十四条《行政处罚审批表》，是对依法适用行政处罚的案件，在对当事人下达行政处罚决定前，由承办人就行政处罚决定内容报请案件承办机构负责人审核，并经部门主管领导审批的一种内部使用的文书。
第四十五条《行政处罚决定书》，是对事实清楚、证据确凿的违法案件，依照法定程序对违法当事人作出行政处罚决定的文书。
案件涉及多种违法行为的，应当分别按照有关法律、法规或者规章的规定，依次分项列明。
对在规定的处罚种类和幅度内作出从重、从轻或减轻处罚的案件，应当在处罚决定中说明裁量的具体理由和依据。
“处罚决定”应当以“依据XXX法第X条第X款第X项……的规定，鉴于当事人具有.....裁量的情形，决定处罚如下：1．……；2．……；3．……”的表述方式制作。
第四十六条《没收物品凭证》，是在行政处罚决定中适用没收物品罚种时填写的文书。《没收物品凭证》日期应当与《行政处罚决定书》日期一致。 第四十七条《没收物品处理审批表》，是对没收的物品进行处理前，由承办人报请办案机构负责人审核，并经部门主管领导审批的文书。
第四十八条《没收物品处理清单》，是记录没收物品具体处理情况的文书。
“处理方式”应当注明销毁（焚烧、深埋、粉碎、毁型、无害化处理）、移交、上交、拍卖等。
“地点”仅指物品销毁地点。
“经办人”是具体实施处理物品的人。不同的处理方式可有不同的经办人。 《没收物品处理清单》应当有两名以上承办人签字。“承办人”是指该案的承办人。特邀参加人是指同级政府财政部门人员。
《没收物品处理清单》应当一案一单。
第四十九条《当场行政处罚决定书》，是执法人员按照行政处罚简易程序，对案情简单、违法事实清楚、证据确凿的违法案件依法当场作出行政处罚决定的文书。
第五十条《不予行政处罚决定书》，是对违法行为轻微，依法可以不予行政处罚时，向当事人下达的文书。填写违法事实时要对违法行为轻微进行具体描述。
第五十一条《撤案申请表》，是行政处罚案件立案后，经调查确认违法事
实不存在或者属于不予行政处罚的情形，承办机构报请主管领导批准撤案所制作的内部文书。
第五十二条《撤案通知书》，是告知当事人违法事实不存在或属于不予行政处罚的情形，决定撤销已立案案件的文书。
第五十三条《送达回执》，是将有关文书送达当事人的凭证。
凡需送达当事人的告知类、通知类文书中已设定当事人签收栏的，由当事人签收即为送达。没有设定的，应当使用送达回执。
第五十四条《延（分）期缴纳罚没款审批表》，是对当事人提出延期或者分期缴纳罚款的申请进行审批的文书，报请主管领导审批后，应当及时通知当事人。
“合议意见”注明经合议同意或者不同意延（分）期缴纳罚没款的意见，并写明理由。“合议意见”应当由合议小组提出。合议小组由办案人员、监察人员和法制人员等三人以上组成。
第五十五条《履行行政处罚决定催告书》，是申请人民法院强制执行前，书面催告当事人履行义务，告知履行义务的期限和方式、加处罚款的标准、依法享有的陈述和申辩权利的文书。
第五十六条《行政处罚强制执行申请书》，是对当事人逾期不履行行政处罚决定，并在书面催告期限内仍未履行时，申请人民法院依法强制执行的法律文书。
“申请执行内容”应当写明申请执行的事项，包括罚没款数额、没收物品名
称及数量等。
“附件”应当分项列明作为执行依据的《行政处罚决定书》、《没收物品凭证》、《没收物品清单》、《送达回执》、《履行行政处罚决定催告书》等，以及法院认为需要提供的其他相关材料。
第五十七条《罚没款票据粘贴表》，是用来粘贴昌吉市财政部门印制的代收罚没款票据和其他证明罚缴分离资料的文书。
第五十八条《没收物品票据粘贴表》，是用来粘贴昌吉市财政部门印制的没收物品票据的文书。
第五十九条《行政处罚结案报告》，是行政处罚决定已经履行或执行后，报请主管领导批准结案所制作的内部使用文书。
“执行结果”注明完全履行或者部分履行，部分履行需注明具体原因。 “档案归类”应当注明餐饮服务食品、保健食品、化妆品、药品、医疗器械。
第六十条《（ ）副页》，是《现场检查笔录》、《调查笔录》、《案件合议记录》、《陈述申辩笔录》、《重大案件集体讨论记录》、《听证笔录》、《听证意见书》《案件调查终结报告》等文书的续页，（ ）处应当填写连接文书名称，如《（调查笔录）副页》。
第六十一条《封条》，是在实施查封扣押物品、查封场所等时，对涉案场所、证物采取保全措施或者行政强制措施时使用的标识性文书。 《封条》上应当注明日期，加盖食品药品监督管理部门公章。
《封条》参考尺寸：大封条长38cm、宽11cm；小封条长30cm、宽7cm。 第六十二条 各类文书中有关共性项目的填写方法：
（一）文书中“当事人”项目的填写要求：是法人或其他组织的，应当填写单位的全称、地址、联系电话，法定代表人（负责人）的姓名、职务等内容；是公民的，应当填写姓名、性别、民族、住址、身份证号码、联系电话。
（二）文书“案由”项目的填写要求:按照相关法律法规和规章中的“法律责任”和“罚则”中表述的规范用语，用归纳法进行填写。
案由书写形式为：涉嫌+具体违法行为+案件，例如：涉嫌销售假药×××口服液案。案卷中在行政处罚审批表之前的文书（不包括行政处罚审批表）填写案由时应当使用“涉嫌”。（调查笔录的案由还应当标明违法单位的名称）
（三）文书首页不够记录的，可以续页记录，但首页以及续页均应当由当事人或有关人员签名并注明日期。
（四）设有编号的执法文书编号的形式为：（行政区域简称）+执法类别+执法性质+〔年份〕+顺序号。如：（昌市）健行罚〔2015〕05号。长农→代表昌吉市食品药品监督管理局；健→代表执法类别为保健食品类案件；行罚→代表行政处罚决定；2015→代表年份；005号→代表保健食品类行政处罚决定书排序第005号。
（五）文书中预先设定的栏目，应当逐项填写（空项应当用杠线表示），
不得遗漏或者涂改。有选择项的应当将非选择项用杠线划掉。
当场填写的笔录文书，当事人（有关人员）认为记录有误需要修改的，应当在修改处由当事人（相关人员）签字、盖章或者按指纹。
各类笔录文书应当当场交由当事人（有关人员）审阅或执法人员当场宣读，并由当事人（相关人员）和执法人员签字。具体要求详见各类笔录文书。
第六十三条 手写执法文书时，应当使用蓝黑色或黑色中性笔或钢笔，要求字迹清楚，文字规范，用词准确，标点正确。机打执法文书时，应当使用黑色喷墨，要求字体、字号统一，文书干净完整，不得有破损。 第六十四条 案卷封皮应按照市食品药品监督管理局统一制定的格式印制。
“处罚决定文号”应当填写处罚决定书的文书编号。
“本卷共 件 页”，“件”为案卷文书材料的件数，“页”为案卷的页码数，如“本卷共10件20页”。
“案卷号”，是案卷归档的顺序号。格式为：种类+年度+序号，如Y2012005号，代表药品处罚卷20xx年第005号。（“Y”代表“药品”、“X”代表“医疗器械”、“C”代表“餐饮”、“J”代表“保健食品”、“H”代表“化妆品”） “归档章”，案卷封皮应当加盖归档章，归档章加盖在封皮左上角，大小和样式可以自行设计，归档章印字为红色。
第六十五条 各级食品药品监督管理部门应当加强对执法文书的使用和管
理工作，严格按规定格式、要求印制和使用执法文书。
第六十六条 本规范由昌吉市食品药品监督管理局负责解释。 第六十七条 本规范自发布之日起执行。