第二篇：公司公文管理制度

XXXX有限公司

公文管理制度

第一条  为规范公司的公文管理，提高公文处理工作的效率，特制定本制度。

第二条  公文分类及发文字号规定 

1、XXXX有限公司文件

    发文字号用：XXX[2×××]××号，“[2×××]××号”表示2×××年第××号文（下同）。

适用内容：下达重要事项的通知；转批各部门有关全局性的工作报告、请示；转发上级文件；向上级主管部门请示、报告工作等。

2、XXXX有限公司函件

发文字号用：XXX函[2×××]××号

适用内容：与不同隶属关系的单位、部门联系工作(一般具有长期存档价值的事项)，或向有关业务主管部门请求批准事项等。

3、行政管理制度

发文字号参照ISO质量管理体系文件《文件编号规则和发文号编号方法》执行。

4、职能部门工作文件

发文字号用：XXX××[2×××]××号，“XXX××”即在“XXX”后加部门简称，其余部门的简称为部门名称的前两个字。例如：“XXX综合[2010]1号”表示综合部20##年第1号文。   

5、会议纪要

公司组织的会议分为总经理办公会议、经理办公月度会议、产供销协调会议和专题工作会议，发文字号分别用“XXX总经纪字[2×××]××号”、“XXX经理纪字[2×××]××号”、“XXX原纸纪字[2×××]××号”、“XXX专题纪字[2×××]××号”。

部门组织的会议采用部门的发文字号用：XXX××纪字[2×××]××号，如“XXX纪字[2010]3号”表示XXXX  20##年第3份会议纪要。

第三条  公文格式

    l、公文一般由发文单位、秘密等级、发文字号、文件标题、主送部门、正文、附件、印章、成文时间、抄送部门等部分组成。

    2、秘密公文应当分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”字号和标注保密年限，其中“绝密”、“机密”公文还应标明份数。

    3、发文字号，包括单位（部门）代字、年份、序号。

    4、公文标题，应当准确简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

    5、公文如有附件，应当在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。

    6、公文除会议纪要外，应当加盖印章（印章盖在正文之后，成文时间处，无须落款。）

    7、成文时间，以领导人签发的日期为准。

    8、公文定稿送审时，拟稿部门应填写公司统一印制的发文稿纸（见附件）。

    9、公文审定签发后，公司文件及函件首页应采用公司统一印制的红头文件纸打印，自第二页起采用空白A4纸；职能部门文件采用公司的便笺打印。

第四条  公文标题及开头语的一般写法

    （一） 标题的一般写法

    ①关于×××××的通知；②关于××××××的请示；③印发《××××制度(规定)》的通知；④转发××××××的通知；⑤关于××××××的函；⑥关于要求(或请求批准)××××××的函。

   （二）开头语的一般写法

1、以公司名义颁布规章的文件：“各部门、分、子公司、办事处：现将《××××××制度（规定）》予以颁布实施，特此通知”。

2、转发上级文件：现将《××市关于……》（×府[2×××]××号）转发给你们，并结合我司情况提出如下意见，请一并贯彻执行。

    3、批转本司各有关部门报告、请示的文件：公司同意××部《关于……的请示（报告）》，现批转给你们，请贯彻执行。

第五条  公文行文程序

1、XXXX有限公司文件（函件）、行政管理制度行文程序：

公司发布的非重要事项的临时性通知、公告，不使用发文字号，经相关部门负责人审核，由分管领导签发。

2、会议纪要行文程序：

3、部门文件（函件、会议纪要）行文程序：

                                

第六条  公文办理

（一）收文办理。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等。

1、综合部指定专人拆封信件，按收文类别进行整理登记。

2、综合部根据来文内容及缓急程度，提出拟办意见及标注缓急标识，送相关领导批办及转有关部门承办。缓急标识分为红、黄、绿三色，红色表示特急件，办理时限要求：即收即办；黄色表示急件，办理时限：收到文件后1日内办完；绿色表示一般件，可按文件规定的时间或领导要求的时间办完。

3、承办部门接到需办理的公文后，应当抓紧时间办理，不得延误、推诿。

4、送公司主管领导批示或交有关部门办理的公文，综合部要负责催办。做到特急件跟踪催办，急件重点催办，一般件定期催办。

（二）发文办理：发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、登记、分发、立卷、归档、销毁等。

第七条  公文的立卷、归档、借阅和销毁

1、立卷

综合部档案管理员根据《中华人民共和国档案法》、公司《档案管理制度》的有关规定，及时将公文按其相互联系、特征和保存价值进行分类整理立卷，以保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。

2、归档

 ①归档范围：以公司或部门名义发出的文件、函件；上级部门主送公司的文件（包括批复、复函等）。

 ②归档要求：按《档案管理制度》执行。

3、借阅

借阅归档公文应办理批准手续。借阅或复印一般文件，借阅人要填写《文件借阅印申请表》，经本部门经理批准;借阅属于公司秘密的文件、资料按《保密工作制度》执行。外借文件限一周内归还，如不能按时归还，须办理续借手续。

4、销毁

公文的销毁按《档案管理制度》执行，严禁私自销毁。

第八条 本制度自公布之日起实施。

附件：发文稿纸

二○××年××月××日