第四单元 酒店宴会促销活动
学习目标
1.能够结合不同宴会类型的要求，熟练进行宴会的促销工作，熟练掌握宴会促销活动的流程。 2.掌握宴会促销形式、方法、选择原则O
学习任务
能够初步完成宴会的促销活动工作。
镜赏析
除夕团圆饭促销
除夕夜一向是中国人全家老少团圆聚餐的时刻O在传统的过节方式中，主妇们从
年前忙到年后，不停地穿梭于炉灶之间，为张罗团圆饭而累得筋疲力尽。近年来，已有 许多家庭不愿终年忙碌的母亲连过年都不得空闲，所以选择到酒店和餐馆享受既精致 美味，又省时省力的团圆饭。鉴于除夕夜外食人口激增，许多宴会厅便看好该消费市 场，大力推行除夕年夜饭的促销活动，以各式烹调美味的时令佳肴与象征好彩头的菜品 名称，营造出除夕年夜饭欢乐温馨的气氛。此外，有些酒店和餐馆在过年期间，以酒店 和餐馆已有资源从事"外带"的卖餐方式，将一些平日仅见于餐馆的菜品提供给客人外 带回家享用，如名菜"佛跳墙"便是酒店或餐馆经营外带方式的拳头产品，颇受大众喜 爱。这种外带引领的经营方式不仅满足了现代人省时省力又喜好享受的需求，更顺应了 除夕夜在家团圆用餐的习俗，不失为酒店和餐馆促销的方法之一。
随着人们生活水平的提高、消费观念的改变，过节上饭店，特别是除夕之夜的年夜 饭到饭店去吃，逐渐成为市民的时尚近几年，距离除夕夜还有近半年，而杭州的一些 O
酒楼、饭店年夜饭订桌却早已开始，比往年要整整提早好儿个月。红泥花园早在今年大 年初一就已经有不少客人要求预订明年的年夜饭。杭州不少酒楼年夜饭已经订出近一半 包厢天目山路的新桃李园已订出22桌， 43个包厢只剩下21个尚未订出;南山路的红泥 O
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砂锅订出12个包厢;庆春路上的前门大酒店则订出了17桌;延安路上红泥家常饭店订出
15桌。已订出十多桌年夜饭的酒楼、饭店，多数是一些地段好、交通便利、生意红火的 大型餐馆。这些提早预订年夜饭的客人则大多是一些15人左右的大家庭。由于杭城酒店 供15人以上用餐的大包厢有限，且考虑到提早订席空桌多，选择余地大，因此很多客人 早订早安心O
在平淡的产品市场中，迎春年夜饭乃是难得的一大商机，也促使上海各饭店酒家提
早推出预订服务，力争开门红。新亚集团所属80多家宾馆饭店，把年夜饭作为"厨房工
程"，他们凭借其雄厚的餐饮技术优势，研制开发出品种齐全、口味独特、价格适中的
家宴菜肴，为市民端上一桌好菜。杏花楼集团将年夜饭细分为宾馆型、美食广场型、酒
家型、西餐型、素食型等六大类，以适应社会各层次消费者的多样化需求。广州的陶然
亭、羊城、珠江等酒家，早早在店门口贴出海报，公布本店特色的年夜饭菜单;新亚、
杏花楼下属的饭店还展出实样让消费者看样定餐。一些保留有顾客资料的饭店，也
纷纷展开"电话攻势"，向老顾客征询年夜饭订单。
思考问题
酒店宴会促销工作的特点和内容是什么?
一、酒店宴会促销活动流程
(一)设立宴会销售组织
现代酒店经营者都非常重视宴会产品和服务的销售，许多酒店设立独立的宴会部，专门负责 各种规模各种形式的宴会销售和宴会服务接待工作。与宴会有关的一切销售工作由宴会部专门负 责，销售部的人员必须具备丰富的专业知识，如食品的制作、菜单的设计和成本控制、服务设施 的使用、空间的利用等方面的知识和推销技巧。由于各酒店经营状况不一，宴会在餐饮中的销售 比重不同，宴会部的组织机构与岗位设置、岗位职责范围也不尽相同。酒店宴会部下面可设立宴 会营业、宴会销售和宴会服务部门，如图4-1所示。宴会营业部的主要工作是研制新菜式及编写菜 单，控制饮食成本，制定菜点的销售价格。宴会销售部的主要工作是宴会的预订与推销，以及宴 会市场开拓工作，包括宣传、广告、促销工作，负责宴会菜单及宴会计划的制订，下达并组织实 施。宴会服务部主要负责宴会的接待和现场服务工作。
图4一1酒店宴会部组织机构，
酒店宴会促销;43@
宴会部的规模大小与组织结构取决于这样一些因素:酒店的规模与酒店可使用宴会厅面积 大小:酒店宴会业务类型:本地区宴会市场竞争状况;酒店宴会部门的预算。许多酒店的宴会
一是餐饮部下属一个主要部门，而在另外一些酒店里，宴会销售工作则由酒店销售部直接负责。 王于一些酒店管理人员欠缺营销知识以及酒店各部门"本位主义"的影响，相当多酒店的宴会经 营侧重点往往只放在宴会的现场管理上，酒店只注重提高服务质量和降低销售成本，对客人的需 --调研、宴会市场开拓、宴会组合产品和服务的设计开发、宴会售后信息反馈等不重视或重视不 ~o市场营销部或销售部只管招僚，宴会部只顾服务接待，由于得不到酒店其他部门的配合，宴 推销员给予顾客的许诺，往往很难彻底实现，酒店宴会的售前、售中、售后各个环节相脱节， E
一难真正提高酒店在宴会市场中的竞争力。
有效的宴会销售组织和训练有素的宴会推销人员，是酒店获得宴会客源的重要前提，除此以 宴会部还必须根据本酒店的资源和条件，制订自己的营销计划，加强宴会销售的针对性，使 宴会产品和服务在市场上更具竞争力。
(二)制订宴会营销计划
作为酒店整体营销计划的一个组成部分，宴会部营销计划的制订应包括以下几个方面:
1.市场竞争分析
竞争分析的主要目的是了解本酒店宴会部在市场中相对于竞争者的优势与劣势，分析的内容 可包括:竞争者所处的位置、可使用宴会厅的规模面积、宴会厅的布置与风格、宴会厅各种设备 设施及其使用性能、场地租金、产品和服务特色、目标市场、酒店声誉等方面，对各个酒店比较 析，明确本酒店宴会市场的竞争优势是什么，劣势是什么，为进一步确定酒店宴会的目标市场 提供依据，如图4-2所示。
' ‘ 图4-2酒店宴会市场竞争分析
2.明确关键宴会市场，确立正确的市场定位
了解酒店宴会部的优势以后，就可以进一步考虑本酒店可以吸引的最关键的宴会市场是什 么。宴会市场按消费水准可分为普通宴会、高级宴会和豪华宴会:按规模可分为小型宴会、中型 宴会和大型宴会:按举办地点可分为在酒店中举办的宴会和外卖式宴会:按举办者性质划分，一 般有四种类型，如表4-1所示:
⑩如宴会设计
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表4-1宴会市场类型、内容和特点 根据不同的宴会市场特点，酒店应结合自己的优势，扬长避短，分析自己最能够吸引的目标 市场，确定凭借酒店现有的硬件设施和软件水平，可以接待何种档次和规模、何种性质的宴会。
3.确立宴会销售目标
决定了酒店可吸引的宴会市场类型以后，应进一步确定宴会销售的具体目标，明确图4-3所示 的一系列问题，并把销售的重点放在酒店宴会厅使用的高峰和低峰期。
图4-3宴会销售目标确定流程图
上述信息有助于宴会部确立具体的销售目标，宴会部的统计数字应该不断修正，保持最新信 息，以便确定销售的重点对象和重点时期，例如明确宴会生意的来源是周末还是工作日，销售的 重点是提高宴会营业额还是增加宴会厅的座位周转率，确立切实可行的目标。
4.制订具体行动计划
酒店宴会部的销售目标确定以后，还应该对如何达到既定目标制订出具体的行动方案。例，酒店若以半年内增加婚宴市场销售额10%位为目标，具体的措施可包括制订特殊的"婚宴包价”促销活动、广告的宣传制作计划，参加或赞助在当地举办的集体婚礼活动，邀请本地的婚纱影楼、婚纱出租店、珠宝店的经营者到酒店来或者派员工上门访问，向潜在顾客作直接推广等一系列具体的活动，宴会部应对每项活动的执行方法、执行期限、执行负责人作具体的安排。宴会部具体行动计划的制订受酒店已确定目标市场的特殊性、酒店的促销预算、酒店的销售力量等因素的影响，可根据己确定的目标与酒店的可控因素，选择出最佳的实施方案。
5.销售效果的评估与跟踪
宴会销售效果的评估，有利于总结成功的促销策略，发现不足地方，为制订新的行动计划提 供依据。宴会销售效果如何，主要看酒店销售的增长率、顾客的反应等因素。宴会的跟踪是宴会 销售活动不可缺少的一步，售后工作的圆满完成，有利于提高酒店顾客的满意程度，争取更多回 头客。
6.掌握宴会推销方法
宴会的整体营销活动主要包括宴会前的市场调研与市场开拓、宴会的现场管理和宴会的售后 跟踪服务三个主要阶段，三者相互联系，相互影响，缺一不可。宴会推销是向宴会目标市场通报 本酒店产品和服务的信息，试图说服这些客人购买本酒店产品和服务。酒店通常可通过广告、公 关宣传、人员推销、营业推广等促销途径来达到此目的。宴会的推销工作可以包括两大方面:一 是利用顾客向酒店询问的时机，抓住推销机会，争取预订:二是主动出击，搜集目标市场的有关 信息，向潜在市场做推销。从数十人到数百人的宴会，都需要提前预订，顾客为了慎重起见，往 往会多方寻找信息，详细咨询，不断比较，最后才作出购买的决策。不论顾客任何时候以何种方
式向酒店咨询，酒店都应给予高度的重视，认真记录顾客有关的信息，了解顾客的需求，及时、 准确地回答顾客提出的问题，给予顾客满意的答复，这是对宴会部推销人员的最起码的要求。
推销宴会不像推销酒店的客房，产品和服务内容相对比较固定，宴会的安排有较大的灵活 性，产品和服务内容多，顾客的要求也多样化。推销餐饮服务与推销客房所用的策略是有所区别 的，要使宴会销售工作卓有成效，必须对负责宴会推销的人员加以培训。宴会部的推销人员可以 通过上门推销、打电话、写信等方式与酒店的潜在顾客接触，并利用各种各样的机会，发现和开 拓酒店的宴会市场。对于宴会的价格、服务档次、宴会菜单、宴会突出的主题和气氛等因素，不 同的顾客所关心的重点不同，推销员在推销过程中，应确定哪种因素对他们来说最为重要，站在 顾客的立场考虑问题，强调酒店能够给予顾客的利益，为顾客提供专业化的服务，当好顾客的参 谋，增强顾客的购买信心。
第二篇：酒店宴会促销活动2
酒店若以半年内增加婚宴市场销售额10%位为目标，具体的措施可包括制订特殊的"婚宴包 '促销活动、广告的宣传制作计划，参加或赞助在当地举办的集体婚礼活动，邀请本地的婚纱 影楼、婚纱出租店、珠宝店的经营者到酒店来或者派员工上门访问，向潜在顾客作直接推广等一 系列具体的活动，宴会部应对每项活动的执行方法、执行期限、执行负责人作具体的安排。宴会 部具体行动计划的制订受酒店已确定目标市场的特殊性、酒店的促销预算、酒店的销售力量等因 素的影响，可根据己确定的目标与酒店的可控因素，选择出最佳的实施方案。
5.销售效果的评估与跟踪
宴会销售效果的评估，有利于总结成功的促销策略，发现不足地方，为制订新的行动计划提 供依据。宴会销售效果如何，主要看酒店销售的增长率、顾客的反应等因素。宴会的跟踪是宴会 销售活动不可缺少的一步，售后工作的圆满完成，有利于提高酒店顾客的满意程度，争取更多回 头客。
6.掌握宴会推销方法
宴会的整体营销活动主要包括宴会前的市场调研与市场开拓、宴会的现场管理和宴会的售后 跟踪服务三个主要阶段，三者相互联系，相互影响，缺一不可。宴会推销是向宴会目标市场通报 本酒店产品和服务的信息，试图说服这些客人购买本酒店产品和服务。酒店通常可通过广告、公 关宣传、人员推销、营业推广等促销途径来达到此目的。宴会的推销工作可以包括两大方面:一 是利用顾客向酒店询问的时机，抓住推销机会，争取预订:二是主动出击，搜集目标市场的有关 信息，向潜在市场做推销。从数十人到数百人的宴会，都需要提前预订，顾客为了慎重起见，往 往会多方寻找信息，详细咨询，不断比较，最后才作出购买的决策。不论顾客任何时候以何种方 式向酒店咨询，酒店都应给予高度的重视，认真记录顾客有关的信息，了解顾客的需求，及时、 准确地回答顾客提出的问题，给予顾客满意的答复，这是对宴会部推销人员的最起码的要求。
推销宴会不像推销酒店的客房，产品和服务内容相对比较固定，宴会的安排有较大的灵活 性，产品和服务内容多，顾客的要求也多样化。推销餐饮服务与推销客房所用的策略是有所区别 的，要使宴会销售工作卓有成效，必须对负责宴会推销的人员加以培训。宴会部的推销人员可以 通过上门推销、打电话、写信等方式与酒店的潜在顾客接触，并利用各种各样的机会，发现和开 拓酒店的宴会市场。对于宴会的价格、服务档次、宴会菜单、宴会突出的主题和气氛等因素，不 同的顾客所关心的重点不同，推销员在推销过程中，应确定哪种因素对他们来说最为重要，站在 顾客的立场考虑问题，强调酒店能够给予顾客的利益，为顾客提供专业化的服务，当好顾客的参 谋，增强顾客的购买信心。
7.做好宴会活动安排
受理宴会预订后，在计划组织环节中，根据宴会规格要求，编制一份宴会组织实施计划的书 面资料，这也是宴会推销人员的主要工作内容之一。
( 1)制订有吸引力的菜单。推销人员必须根据顾客的要求和宴会的预算标准为顾客编写菜 单，既要照顾客人的口味，做到菜品丰富多彩，又要考虑成本和厨房生产能力，选择合适菜单的 关键要素。影响菜单选择的关键要素如图4-4所示。
罐1341宴会设计
J J - Yanhui Sh可i-
图4-4影响宴会菜单选择的关键要素
许多酒店都有一套固定的宴会菜单，供顾客了解在具体价格范围内可把宴会办到什么样的水 平，或者把该固定菜单作为蓝本，再根据客人的要求制订专用菜单。宴会部的推销人员一般倾向 于推销已经用过的菜单，这样厨房生产比较顺利，成本也较容易控制。但目前让顾客参与制订菜 单也是一种趋势，虽然这样给酒店增加了难度，但顾客要在举办宴会中寻找"自己是主人"的感 觉，酒店也应有适应市场的灵活性。酒店还应有不断创新的菜肴品种充实菜单，因为客人总希望 从品尝各种新创造的菜肴中获得乐趣，厌恶老一套的标准菜谱，需要有更多的选择余地。酒店可 用事先印好的标有菜名和价格的菜单，供顾客挑选，由顾客自己组合宴会菜单，当顾客在菜单中 挑选出来的宴会组合菜单价格超过其预算时，有些顾客可能不改变自己的主意而去修改预算，这 也是采用可选择菜单的优点。
宴会菜单的编写除了考虑顾客的口味和特殊要求以外，另一个必须考虑的重要因素是成本。 成本主要应考虑食品原材料成本和人工成本。设计宴会菜谱时，应选择那些厨房能大量供应但又 仍能引起顾客食欲的食物，有的菜原料成本不高，但通过重新包装，提高其品质，仍能够以较理 想的价格销售出去。人工成本包括两个主要方面，即食物准备制作人工成本和服务成本，不同的 食物制作方式和不同的服务方式，人工成本的差别可能很大。
(2)重视酒水推销。酒水可活跃宴会的气氛，给每一位参与者留下美好的回忆。开宴之前、 宴会进行中、宴会结束时都可能要用到酒水，宴会是酒店推销酒水的很好机会。目前大部分酒店 推出的宴席价格是不包酒水或酒水另计，或者只包括软性饮料不包烈酒，不少酒店允许客人自带 酒水，酒店只收取一定的服务费，这样，酒店可能就失去了一笔可观的酒水收入。有的酒店在向 宴会顾客推销酒水时，往往采用酒店现成酒水单上所列出的价格，这对于需要"批量"购买酒水 的宴会顾客来说，因为价格上没有什么优惠，许多人因而放弃酒水预订。如何吸引宴会的酒水消 费，做好宴会酒水的成本控制，这一点应引起酒店宴会管理者的重视。
(3)签订宴会合同。宴会菜单、酒水等确定以后，宴会部经理或宴会推销人员应完成宴会
的具体安排，如场地布置、设备和器材的租用、额外服务项目的提供等，并以宴会活动编排表 (Banquet Event Order)的形式确定下来。宴会活动编排表是宴会部与酒店其他有关部门联络 的通知书，是酒店宴会部的订单，同时也是酒店与顾客最后确定的合同内容之一。宴会编排表的
酒店宴会促销活动
容包括:宴会预订单位名称、宴会举办日期和时间、宴会名称、举办地点、预计参加人数、菜 单、饮品的提供、其他有关场地布置方面的具体要求、收费形式、联系人等。
为了保证达到客人的要求，防止双方的损失，正式宴会要签订合同，即将预订内容采用合同 形式打印出来，请客人审阅后双方签字加以确认。双方讨论过并一致同意了的每一个细节都应 写进合同。宴会合同中一般都应写明最低人数或保证人数，酒店按最低人数向顾客收费，但也按 一个具体的百分比多准备一些食品。有的酒店采用双方都保证一个基本人数的办法，同时确定- r机动数，机动数是酒店要准备接待的最大客人数和顾客要付费的最低人数之间的差额。酒店还 要求预订宴会的顾客交纳一定数额的定金，以防止由于预订临时取消而给酒店造成食品和人力的 损失。合同还必须写明需提供的具体食品和各种服务项目，宴会具体活动安排的确定是以宴会合 同的确认为准的。目前不少酒店推销人员与顾客谈妥了宴会有关价格及具体安排事宜以后，即给 客人发出计划书，如果双方都在上面签字的话，即确认下来，该计划书相当于酒店与客人之间的 合同。宴会部在确认宴会预订后，应立即印发宴会通知，将宴会的有关要求通知到各部门，各部 门、各个环节根据宴会通知书，各司其职。
8.加强宴会现场管理，重视宴会售后服务
宴会举办成功与否，与宴会部经理的现场指挥能力是分不开的。宴会服务并不是"一锤子 的买卖"，重要的是善始善终。现场服务需要推销人员的出现，以便及时解决客人提出的各种要 求。宴会结束后，宴会部应及时总结宴会销售工作，跟踪顾客意见，尽快打电话询问客人对酒店 的评价，或者发一封感谢信给客人，并附上宴会评估表，也可在宴会结束几天内再次登门拜访客 户，直接征求其意见，把顾客的信息及时反馈给酒店，并进行分析研究，总结经验，吸取教训II。 客人的不满和投诉，有助于酒店宴会服务的改进，而客人的积极肯定，可鼓舞宴会服务人员的士 气，把今后的服务工作做得更好。完整的售后服务，加深了顾客对酒店的信任，有利于酒店与顾 客建立长期的合作关系，为吸引顾客再次回头打下基础。
二、宴会销售人员的选择
由于餐饮业产品的自身属性，使它与其他行业产品相比面临许多挑战，如餐饮产品的无形 性、不可储存性，产品质量的不一致性、难控制性以及人们消费观念的转变等因素。酒店和餐馆 除做好市场调研，制定正确的营销策略外，还必须建设一支过硬的宴会销售队伍。
宴会销售是一项专业性很强的工作，其任务是代表酒店与外界洽谈并推销宴会产品。因此， 必须挑选有敬业爱岗精神和餐饮工作经历、了解市场行情和有关政策、应变能力强、专业知识丰 富、身体健康的人员担任此项工作。具体来说，宴会销售人员应符合以下五个要求:
(1)了解本酒店或餐馆能提供的各种宴会产品，以及宴会场所的面积、功能、状态，并能根 据客人的要求作出反应和设计编排宴会活动计划。
(2)清楚本酒店或餐馆各类菜品的加工过程、口味特点、成本核算，针对季节和人数的变 动，以及市场需求的变化等，对菜单提出调整的建议。
(3)熟悉酒水知识和酒水服务，能根据不同的宴会活动建议和帮助客人选择酒水。
.'361宴会
设计
] J _γanhui Sheji-
(4)了解各种宴会的不同标准、竞争对手的价格情况，并有应付讨价还价的能力，具有良好 的沟通能力，能解答宾客就宴会活动提出的各种问题。
(5)具有良好的思想素质和身体素质，有主人翁精神，反应敏捷，形象气质较好，言谈举止 得体大方。
三、宴会促销材料的准备
(一)宴会菜单
宴会菜单样本就像产品说明书一样，起着对宴会产品进行介绍和推销的作用。样品菜单是非 正式菜单，销售部门要准备几套不同档次的宴会、团体用餐的样本菜单，然后根据客人要求确定 正式宴会菜单。菜单样本应印制得美观悦目，应附上特色菜肴的彩色照片，以减少客人购买的顾虑。
(二)宴会酒单
宴会酒单的品种不必包括餐厅供应的全部品种，主要是提供符合宴会和团体用餐的酒水。对 于名酒要作一定介绍，酒单要根据种类、价格的高低来分类，以吸引不同需求的客人。
(三)宴会宣传单
宴会宣传单或小册子，是销售人员进行销售访问、信函推销以及在报纸杂志上作广告的基本 推销工具。销售人员可以利用宣传小册子向客人介绍宴会产品，也可将广告单寄给潜在客人或刊 登在报纸、杂志上。宴会广告宣传单或小册子的基本内容如表4-2所示:
表4-2宴会宣传单基本内容