20xx年8月
背景说明：您是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要您完成的几项任务。 考题一（20分）
电子邮件：
寄件人：suming@sina.com
收件人：zhongmiao@sina.com
抄送：
密送：
日期：2004.8.12
主题：关于工作日志
内容：近日，公司录用了几位新秘书。请帮我准备一份上司工作日志需要真写的信息内容和秘书自己工作日志需包括的内容，并用备忘录形式发给我，以便我为新秘书培训时参考。 谢谢
行政经理 苏明
备忘录
发给：行政经理苏明
发自：钟苗
日期：20xx年8月24日
主题：工作日志的内容
内容：
秘书协助填写上司工作日志的信息内容包括：
1、 上司在单位内参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点。
2、 上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。
3、 上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记清楚时间地点的确切细节、对方的联络办法等。
4、 上司个人的安排，如去医院看病，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。
5、 上司私人的信息，如亲属的生日，以提醒购买生日卡或礼物。
秘书自己的日志内容除了要记清上司的5项日志内容外，还需要包括：
1、 上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如准备会议发言稿、草拟合同、订机票、订餐等。
2、 上司交办的工作，例如为签字仪式联系地点，媒体报道等事宜。
3、 自己职责范围以内的工作，例如撰写半年工作总结，参加值班等。
考题二（20分）
便条
请你根据工作实践，从以下3个方面对承办周期制度进行具体说明，我将在下周部门全会上重申相关制度。
1、 何为承办周期制度？
2、 根据你的工作实践，至少提出5个方面工作的承办周期的具体要求，用表格开式展现。
3、 公司在制定承办周期制度时，在内容和期限上需要考虑什么？
谢谢
行政经理 苏明
2004.8.12
1
参考答案
1、 承办周期制度是指企业接到客房或询问者的问题后处理并回复的时间规定。它是针对时效性抽订的规则，是在时效性上指导、约束人们行动的标准。制度中量化的标准易被人们接受和执行，也方便衡量和监督，是企业的一种管理方法。
参考答案
1、 确定本次信息发布人的主题。本次信息发布会的主题属解释性主题。
2、 选择本次信息发布会举行的时机。应选择第一时间，及时澄清事实。
3、 确定信息发布会举行的地点，可考虑在本公司举行，也可在宾馆、会议厅，采访条件是否优越，各种设备是否完好、齐全、座位是否够用。
4、 确定邀请对象。以新闻记者为主宾，同时邀请一些客户、同行等。
5、 选择信息发布会的主持人和发言人。可由行政经理或公关经理主持，公司总经理担任发主人。
2
6、 准备会议资料。包括：
⒈发言稿，
⒉回答提纲，
⒊报道提纲。
如我公司生产的空气净化器实物，并现场演示，有关鉴定机构的质量合格。
7、 预算会议所需费用，应至少列兴出3项具体说明，如：场租、交通费用、人员劳务费、茶点、礼品等。
8、 其他准备工作，如会场布置、音响设备的调试、礼品的准备、工作人员的仪态举止训练等。
20xx年5月
便 条1
钟苗：
你发出的电话留言“公司股东会议通知”,我已收到,但因公司另有急事,我在股东会议期间正好出差,无法出席此次会议。我将委托他人参会,请你用电子邮件将委托书发给我,并说明应注意的问题,我将填好并按时将委托书送回。
谢谢．
经理：苏明
**年*月** 日
便条2
钟苗：
今年年底美国电力公司总裁布朗先生一行来访,届时我公司将作为主要接待单位之一。公司已安排我担任此项活动的负责人,请你就“如何安排好接待活动”给我提一些建议,以备忘录的形式提交给我。
谢谢
经理：苏明
**年*月**日
便条3
钟苗： 公司业务拓展需要,刚刚招聘来一位办公室秘书,安排其专门负责公司内、外的日常信息工作。为使其能更快适应和较好承担这项工作,请你今天下午 2 时在二楼小会议室向她详细地介绍一下信息工作程序,并请你于中午12 点以前先将信息工作程序发给我一份,我要先审查一下。
谢谢
经理：苏明
**年*月**日
20xx年11月
便条
钟秘书：
定于下周一商务9：00召开的二月分的总经理办公会，目前决定上会的事项有：研究总经理助理的人选问题，3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题，春节慰问 3
老职工的费用额度问题，生产部主管人员调整问题以及春节后如何开展20xx年第一次的春季商品促销活动。请你将拟写的会议议程于明天一早交给我（注：请考生在备注中说明自己安排事项先后的原因）。另外，我正在修订公司的会议管理规定，请你就会议时间的长短问题谈谈你的看法。
行政经理X X
XX年X 月X 日
参考答案
1、会议议程
（1）春节慰问老职工的费用额度问题
（2）春节后如何开展20xx年第一次的春季商品促销活动
（3）3月份组织青年员工参加野外拓展训练活动的实施问题
（4）研究总经理助理的人选问题
（5）生产部主管人员调整问题
备注：安排事项先后的原因是按照事情发生的先后顺序和议案的缓急轻重的原则来安排的。
2、对会议时间的长短问题的看法
会议时间的长短对会议的效率有很重要的作用。会议时间过长容易让人产生疲劳感，降低会议效率。会议时间过短，让人觉得没有必要进行会议。会议时间超过两个小时或者涉及的问题太多，会议效率都会下降。如果议程要求的时间很长，那么可以安排一系列的短时间会议。对待很长的报告，可以要求演讲者提交一份书面报告以利于记录，但在口头报告时必须只涉及重要的项目或者只是那些需要集体进行讨论的事项。
2.
便条
钟苗：
安装在电脑上的刻录机坏了，公司准备再购买一台，请你已提纲形式向我介绍一下刻录机的主要性能指标，并且说明使用刻录机要注意的事项。
行政经理X X XX年 X 月 X 日
参考答案
刻录机主要的性能指标
（1）数据传输速度
（2）缓存容量
（3）兼容性
使用刻录机要注意的事项
（1）安装时注意散热
（2）保持清洁
（3）避免刻录机长时间工作
（4）刻盘过程中的注意事项
A、在刻盘过程中尽量不要执行其他程序。
B、在刻录过程中不要对刻录机面板按键进行任何操作，特别是弹出仓门钮。
C、在进行刻录时不要随意关闭刻录软件，中止或取消刻录。
（5）及时取出盘片。
3、根据下面一段材料写一份格式规范的意向书。
某省对外贸易办公室（甲方）与深圳XXX 贸易公司（乙方），经双方协商同意，确定技术 4
经济合作关系。主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。合作方式是双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。合作程序为由双方商定在适当时间组团考察，根据考察结果共同拟定合作项目，方式，内容，步骤。
参考答案
意向书
X省对外贸易办公室（以下称甲方）与深圳XXX 贸易公司（以下称乙方）经友好协商，双方本着互惠互利共享利益，共担风险的原则，确定技术经济合作关系。现已达成初步意向，内容如下：
一、 主要合作内容有高科技产品开发，农副产品深加工与综合利用，外贸出口
技术咨询，高新技术以及资金等方面的引进合作。
二、 合作方式:根据具体项目协商，采用具体的多种合作方式。
三、 合作程序为由双方商定在适当时间组团考察，根据考察结果共同拟定合作
项目，方式，内容，步骤。
四、 未尽事宜，在正式签订合同或协议书时再予以补充。
甲方 乙方
X省对外贸易办公室（公章） 深圳XXX 贸易公司（公章）
代表：XXX（签名） 代表：XXX（签名）
X年X月X日 X年X月X日
20xx年11月
3．背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。
便 条
钟苗：
公司正在××宾馆召开新产品质量鉴定会上出现了值班秘书擅自脱岗现象，请你立 即从网上给每位值班人员加发一份有关值班工作内容和相关制度的邮件，以提示做好值 班工作。
行政经理××
××年×月×日
4．背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。 便 条
钟苗：
最近公司在印章管理及使用方面出现一些问题。请你向我说明：
1．印章有哪些作用?
2．秘书部门应管理好哪些印章?
3．使用印章应注意哪些问题?
谢谢
行政经理××
××年×月×日
5
5．背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的任务。 便 条
钟苗：
公司业务不断发展，形成的档案越来越多。为了使真正有价值的文件材料保存下来， 公司打算进行一次档案鉴定工作培训。请你准备一份关于分析档案价值方法及档案鉴定 工作要求的材料，在培训中进行交流。
行政经理××
××年×月×日
20xx年5月
3.背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。
谢谢！
行政经理 **
**年**月**日
4.背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是经理需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
我们在接待中使用的一些工具不够规范，特别是接站牌和名片的设计有些遗漏会引起客人的不便。请你在本周提供这两个沟通接待工具设计样例给客服部，以便提高接待服务水平。 谢谢！
经理 **
**年**月**日
5.背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是经理需要你完成的几项工作任务。
便条
钟苗：
公司人力资源部发了一份对员工进行计算机技术培训的通知，其中有错字、多字。请你以提纲形式说明要保证文书质量，应对文书的哪些方面进行校对，校对要遵守的要求是什么。成文后请发到我的邮箱中，以便备查。
谢谢！
行政经理 **
**年**月**日
6
3. 背景说明：你是宏远公司的行政秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的工作任务之一。 便 条
钟苗：
为促使会议精神落到实处，公司定于下周二召开一次部门经理会议。请将如何完善会议决定事项的催办制度提出你的看法，在本周末前以备忘录形式发给我。
谢谢！
行政经理 ××
××年×月×日
答：
备忘录
发给：××
发自：钟苗
时间：××××年×月×日
内容：完善会议决定事项的催办制度
①会议决定事项催办的意义和目的：使会议精神落到实处，防止有关单位或部门不重视会议交办事项，长期推诿、拖延，工作效率低下；或从部门利益出发采取消极态度，故意不办。 ②检查催办工作要求做到：明确催办人员；健全登记制度，建立催办登记簿，定期记载催办事项的进展状况；建立汇报制度，汇报催办事项的落实情况。要建立会议决定事项催办的汇报制度、登记制度等。登记制度应该设置会议决定事项传达催办登记表。
③会议决定事项催办的方式: 发文催办或称发函催办、电话催办、派员催办或约请承办部门来人汇报等。另外还可以通过约请承办部门来人汇报方式进行催办。（适当展开解释） ④会议决定事项催办的基本程序: 对会议决定事项传达→根据催办与登记制度进行催办→进行反馈。
4. 背景说明：你是宏远公司的秘书钟苗，下面是行政经理需要你完成的工作任务之一。
便 条
钟苗：
公司刚刚刻制了一枚新的公章，准备颁发并启用。请你以书面形式向我说明如何做好印章的颁发与启用工作，今天下班前发给我。
谢谢
行政经理 ××
××年×月×日
××经理
应您的要求我已做好相关说明如下，请审阅，指正：
一、印章启用前的准备
1.选定印章的启用时间；
2.提前向有关单位发出正式启用的通知并附上印模；
3.填写“印模卡”一式两份，一份留存，一份交上级单位备案；
4.在印章启用通知所规定的生效日之前，所刻印章不得使用。
二、印章颁发与启用的要点
7
1.为安全起见，取公章应实行双人同行制。
2.取回公章后，立即交办公室负责人拆封检验，指定专人保管。
3.使用单位启用新刻制的公章时，要将印模和启用日期报送上级主管部门。上级主管部门和使用单位都要把印模和启用日期的材料立卷归档，永久保存。
钟苗
××××年×月×日
5. 背景材料：
根据政策规定，腾达公司作为改制重组的国有公司，拟实行员工持股计划，他们就以下事项向市国有资产管理局请示。
本公司拟实行全员持股计划，员工持股占公司总股本的50%。公司工会作为独立的社团法人，成为员工持股主体。工会下设员工持股会作为员工持股管理机构，负责员工持股的管理和运作。员工持股会由全体持股员工组成，持股员工将其股份书面委托工会代管，工会领导下的员工持股会代表持股员工行使股东权利和股东义务。按政策规定，员工持股一次性付款给予七折优惠，本公司付款期限为持股方案获得批准后一个月，在此期限内付款视为一次性付款。按照政策规定，公司改制及员工持股所涉及的产权转让可免办理产权交易手续。 请根据以上材料，拟写一份请示。
腾达公司关于实施员工持股计划的请示
市国有资产管理局：
根据政策规定，本公司作为改制重组的国有公司，拟实行员工持股计划，现将有关事项请示如下：
一、本公司拟实行全员持股计划，员工持股占公司总股本的50%。
二、本公司工会作为独立的社团法人，成为员工持股主体。工会下设员工持股会作为员工持股管理机构，负责员工持股的管理和运作。
三、员工持股会由全体持股员工组成，持股员工将其股份书面委托工会代管，工会领导下的员工持股会代表持股员工行使股东权利和股东义务。
四、按政策规定，员工持股一次性付款七折优惠，本公司付款期限为持股方案获得批准后一个月，在此期限内付款视为一次性付款。
五、按照政策规定，公司改制及员工持股所涉及的产权转让可免办理产权交易手续。 以上请示妥否，请批示。
××××年×月×日（印章）
20xx年
二、操作题(第3题～第4题，每题15分，第5题20分，共50分)
3.
8
4.
5.
20xx年
背景说明：你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。
一、（15分）
便 条
钟苗：
在上届科技交易会期间，我公司草签的一些意向书存在欠规范之处。为此，公司准备在近期举办一期经济文书协作培训班，由相关人员专题讲授意向书的协作要领。请你提供一份意向书结构样式及其写作方法的说明，明日交我审定。
谢谢。
行政经理 苏 明
20xx年3月25日
二、（15分）
便 条
钟苗：
最近，在公司新址搬迁过程中出现了财务部与研发部之间因使用办公用房发生矛盾的情形，总经理办公室要求我们召开会议协调解决。请你就选择会议地点和布局以及会议议程的安排提出相应建议，供会议筹备过程参考。
请于明天下班前将建议交给我。
谢谢。
行政经理 苏 明
20xx年3月25日
三、（20分）
便 条 钟苗：公司上周召开了高新技术产品推介会，总经理急欲了解此次会议的社会效果， 9
请你负责完成次项工作，并简要向我说明：
1． 你准备从哪些渠道获得本次推介会的信息？
2． 怎样才能全面收集相关信息？
3． 如何对信息进行加工？
4． 怎样完成推介会会议文件的立卷归档工作？
谢谢。行政经理 苏 明
背景说明：您是宏远公司行政部秘书，下面是行政经理谢飞需要您完成的几项任务。
20xx年6 月
一、（共20分）
我们将在8月15日召开客户咨询联谊会，请你列出发送会议通知应注意的问题，并拟写一份带回执的会议通知。
行政经理 谢飞2003.5.22
发送通知应注意
①检查所有的通知中是否已附上了会议日程，然后再封口。
②检查寄送通知的信封上地址、姓名、邮编是否齐全，有无错寄、漏寄。 ③如某些客户不熟悉燕丰宾馆的确切地点，应附上一张简明的交通路线图。 会议通知邀请函
二、（共15分）
公司收到顾客的来信，反映公司产品售后服务的有关问题。但信中反映的一些情况不具体，请你与顾客进行电话沟通了解相应的信息。请列出你利用电话来收集公司产品售后服务方面有价值信息的主要步骤。
三、（共15分）
20xx年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导述职（上午9：00—11：00在公司主楼第二会议室）；中午11：30—12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共2人）、办公室主任、公关部部长、经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。此次活动主陪人为我公司总经理、两位副总经理、办公室主任及秘书。请你写出一份接待计划，并列出日程安排表。 行政经理 谢飞2003.5.22
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